淺議檔案開(kāi)放與信息安全

邢紹存

摘 要：檔案作為當(dāng)今社會(huì)信息的主要來(lái)源，同時(shí)也是社會(huì)信息價(jià)值體現(xiàn)的最大化。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在檔案事業(yè)的發(fā)展中扮演著重要角色。本文通過(guò)對(duì)檔案開(kāi)放及應(yīng)用現(xiàn)在展開(kāi)研究，分析檔案信息安全性，得到檔案開(kāi)放和信息安全之間存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)對(duì)策加以改善。

關(guān)鍵詞：檔案開(kāi)放;信息安全; 防范措施

檔案是隨著人類(lèi)歷史文明不斷發(fā)展而產(chǎn)生的產(chǎn)物，記錄了人類(lèi)歷史長(zhǎng)河中的各個(gè)階段，是全世界的寶貴財(cái)務(wù)，因此實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)放與信息安全保障是檔案管理工作中的重要使命。但檔案開(kāi)放與信息安全受到了多方面的威脅，一方面自然災(zāi)害為檔案管理工作帶來(lái)了較大的安全新歡，另一方面，電子檔案也需要更加完善的信息安全保障機(jī)制和法律法規(guī)。只有建立起全方位和強(qiáng)有力的檔案信息安全保障體系才能夠保護(hù)更好地保護(hù)檔案。

一、檔案開(kāi)放與信息安全的內(nèi)涵

（一）檔案開(kāi)放。檔案開(kāi)放指的是檔案館將保管年限達(dá)到一定程度的檔案通過(guò)解除保密控制的方式，來(lái)達(dá)到公眾利用的原則。檔案開(kāi)放和利用在根本上改變了檔案館的封閉性，也體現(xiàn)出社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步中民主精神的存在。

（二）檔案信息安全。檔案信息需要依附于不同的載體才能得體展現(xiàn)，但在檔案信息的保存過(guò)程中無(wú)論是通過(guò)書(shū)面文字記載還是打印記載或者是電子信息的記載都存在著想要的安全隱患問(wèn)題。一方面書(shū)面文字記載對(duì)于保存檔案環(huán)境要求較高，需要在溫度和濕度以及不會(huì)經(jīng)常發(fā)生自然災(zāi)害等條件下才能得以完善保存;另一方面，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用也較為普遍，但網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性和病毒以及黑客等多方面的問(wèn)題都對(duì)檔案信息的安全帶來(lái)了較大的隱患。因此在自然環(huán)境和社會(huì)人文環(huán)境中都要加強(qiáng)信息安全的保護(hù)。

二、檔案開(kāi)放利用和信息安全現(xiàn)狀

（一）檔案開(kāi)放利用現(xiàn)狀。檔案開(kāi)放利用指的是對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)及利用。檔案開(kāi)放利用具有一定的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值，同時(shí)也為當(dāng)下社會(huì)提供了相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)借鑒和參考。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是相輔相成的，檔案的開(kāi)放水平?jīng)Q定了檔案信息資源的利用程度，因此對(duì)于檔案開(kāi)放和利用來(lái)說(shuō)，開(kāi)放是利用的前提，同時(shí)利用也對(duì)開(kāi)發(fā)起到了一定的制約作用。檔案信息資源開(kāi)放但無(wú)法得到利用，那么檔案信息資源的開(kāi)放就失去了意義。但當(dāng)前我國(guó)檔案信息資源的開(kāi)放程度仍處于較低的狀態(tài)，目前我國(guó)開(kāi)放的檔案僅僅占據(jù)國(guó)家檔案保存總量的28%。而造成我國(guó)信息開(kāi)放利用率較低的另一原因則主要是考慮到信息安全性。

（二）檔案開(kāi)放中的信息安全現(xiàn)狀。1.檔案信息安全保障公眾意識(shí)淡薄。檔案工作不僅是檔案管理工作者的責(zé)任，同時(shí)也是關(guān)系到國(guó)家的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，但由于檔案工作的特殊性質(zhì)，導(dǎo)致社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息安全保障的認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理工作進(jìn)行中產(chǎn)生了較大的困難，僅僅只是依靠檔案工作者黨方面的安全保障措施力度也無(wú)法達(dá)到充分保障其安全性。2. 電子檔案存放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對(duì)不穩(wěn)定。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案不僅僅只是通過(guò)書(shū)面載體的形式出現(xiàn)，電子檔案的數(shù)量也急劇增長(zhǎng)。電子檔案的保存和利用中需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境展開(kāi)，但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定性和安全性以及都對(duì)于電子檔案的安全保障作用產(chǎn)生著重要影響。危險(xiǎn)和不穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅會(huì)損壞檔案，同時(shí)也有可能造成檔案的丟失。3. 檔案載體及存儲(chǔ)環(huán)境問(wèn)題。檔案信息是通過(guò)各種不同的載體形式而呈現(xiàn)出來(lái)的，而檔案載體的優(yōu)劣性則直接對(duì)于檔案信息的生存狀態(tài)產(chǎn)生著影響。以往對(duì)于檔案信息的主要載體是通過(guò)紙質(zhì)的方式出現(xiàn)，但隨著時(shí)間的變遷，紙張可能會(huì)在空氣中氧化、發(fā)黃和變脆等，影響到檔案信息的安全性。雖然隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，檔案載體也逐漸以光盤(pán)和硬盤(pán)等電子硬件為載體，但光盤(pán)和硬盤(pán)遭遇到磁性較弱和磨損等情況之后也會(huì)造成檔案信息的殘缺或者消失。此外，無(wú)論是通過(guò)紙質(zhì)方式存儲(chǔ)還是通過(guò)電子硬件等方式都需要考慮到其儲(chǔ)存環(huán)境。檔案庫(kù)房?jī)?chǔ)存中的濕度和溫度以及酸度和密封度等都影響著信息安全，這些因素在很大程度上決定了檔案信息是否會(huì)褪色以及發(fā)霉程度和蟲(chóng)害，光盤(pán)硬盤(pán)等氧化程度。電子檔案賴(lài)以生存的電腦環(huán)境以及檔案信息中心機(jī)房和工作站等環(huán)境的好壞，也對(duì)于檔案信息的安全起到了直接的決定性作用。4.檔案信息安全保障法規(guī)尚有缺陷。檔案信息安全同樣也需要法律法規(guī)來(lái)對(duì)其進(jìn)行保障。當(dāng)前我國(guó)雖然為保障檔案信息安全制定了一定的法律法規(guī)，但由于各地區(qū)之間檔案管理的情況存在著差別，制定的法律法規(guī)也無(wú)法完全起到保護(hù)作用。也正是由于在各地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)管理中沒(méi)有地方性法規(guī)對(duì)其進(jìn)行約束才造成了檔案信息開(kāi)發(fā)和利用中出現(xiàn)了混亂的局面，因此要加檔案信息安全法規(guī)的建設(shè)步伐。5.信息安全保障面臨的人才問(wèn)題。在檔案信息安全保障建設(shè)中，檔案工作人才也是重要的影響因素。檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、安全防護(hù)意識(shí)以及創(chuàng)新能力都直接影響到檔案信息的安全保護(hù)程度。當(dāng)前，我國(guó)各級(jí)各地區(qū)之間檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)之間存在著較大差距，檔案安全管理意識(shí)較為淡薄，這些因素不僅對(duì)于檔案信息安全造成了隱患，同時(shí)也限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、檔案開(kāi)放與信息安全保障體系建設(shè)

（一）檔案信息安全思想保障。針對(duì)于當(dāng)前檔案信息安全思想意識(shí)淡薄的問(wèn)題，主要可以通過(guò)以下方式提升：1.加強(qiáng)信息安全意識(shí)的培養(yǎng)。要樹(shù)立信息安全意識(shí)，可以通過(guò)典型案例的方式對(duì)當(dāng)事人信息全意識(shí)和思想觀念進(jìn)行收入剖析，從而找出由于缺乏信息安全意識(shí)而導(dǎo)致事故產(chǎn)生的原因。讓民眾意識(shí)到檔案信息安全不僅是檔案工作人員的職責(zé)，同時(shí)也是民眾的責(zé)任和，提升其責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)感知安全隱患的敏感性。2.信息安全道德建設(shè)。檔案工作者在檔案管理中，要充分意識(shí)到自身肩負(fù)著檔案信息安全保護(hù)的責(zé)任和義務(wù)，要自覺(jué)遵守檔案管理工作的法律法規(guī)，堅(jiān)決抵制和拒絕違法行為，保護(hù)國(guó)家檔案，為檔案事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步而努力。此外，檔案用戶(hù)也需要嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)章程和制度，積極配合各機(jī)構(gòu)和部門(mén)的檔案信息安全保障工作，維持工作秩序，對(duì)于不能夠和未公示的檔案做到不看不進(jìn)不問(wèn)。同時(shí)檔案管理部分也要加大對(duì)于檔案信息安全和保護(hù)的宣傳力度，在民眾和檔案管理人員中構(gòu)筑堅(jiān)固的檔案信息安全保障思想防線(xiàn)。

（二）檔案保管保存環(huán)境建設(shè)。首先，保存紙質(zhì)檔案取決于紙質(zhì)。要永久存儲(chǔ)，請(qǐng)使用U級(jí)紙或“耐用紙”作為文件紙。其次是膠片和磁帶檔案的保存。膠片檔案的安全保障的膠片需要由不銹鋼或其他抗腐蝕金屬制成。磁帶檔案的儲(chǔ)存需要恒定的溫度和濕度。同時(shí)，應(yīng)避免有害氣體腐蝕，保持清潔。此外，為了避免由諸如光盤(pán)類(lèi)的數(shù)字音頻文件存儲(chǔ)介質(zhì)引起的消磁現(xiàn)象，必須保持磁場(chǎng)遠(yuǎn)離。最后，電子檔案的保存，一方面為了保證電子文件信息在開(kāi)放利用過(guò)程中的安全，利用不同權(quán)限與身份認(rèn)證等手段將系統(tǒng)軟件的安全設(shè)置分為初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)三類(lèi)等級(jí)，進(jìn)而從軟件角度保證檔案信息安全。二是通過(guò)綜合利用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有獨(dú)特知識(shí)產(chǎn)權(quán)的系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)用軟件。

（三）健全的法律法規(guī)體系。建設(shè)完整的法律法規(guī)體系，才一能保證檔案工作各個(gè)過(guò)程均有法可依，從整體層面為構(gòu)建檔案安全保障體系作出指導(dǎo)性規(guī)范，同時(shí)也為建設(shè)針對(duì)性安全保障法規(guī)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）加速人才培養(yǎng)的發(fā)展能力建設(shè)。檔案開(kāi)放利用是每個(gè)檔案館必須面臨的工作，可分三個(gè)層次進(jìn)行培養(yǎng)和培訓(xùn)：首先是決策層領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)，主要應(yīng)依靠自身努力，不斷學(xué)習(xí)，提高理論水平，培養(yǎng)創(chuàng)新精神。其次是對(duì)業(yè)務(wù)管理層人才的培養(yǎng)，重點(diǎn)對(duì)其思想意識(shí)、工作能力、管理思維以及工作作風(fēng)等方面進(jìn)行全面培養(yǎng)。最后是應(yīng)用層人才的培養(yǎng)。通過(guò)小組課程，綜合練習(xí)和測(cè)試，重新培訓(xùn)對(duì)檔案開(kāi)放利用過(guò)程中可能涉及到的信息安全知識(shí)進(jìn)行再教育，使其可以應(yīng)對(duì)工作中的各種情況，杜絕安全事故的發(fā)生。

參考文獻(xiàn)

[1] 尹振芳.淺析檔案開(kāi)放利用的安全保障[J].網(wǎng)友世界，2013（7）：18-19.