沿海地帶歷史紙質(zhì)檔案電子化備份管理研究

賴德江 天津市兒童醫(yī)院

引言

改革開放是一項系統(tǒng)性的國家工程，具體的開放順序首先是從沿海地區(qū)開始，沿海地區(qū)的經(jīng)濟(jì)增長量與經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的水平相較于內(nèi)地要高出一定的層次，這也符合我國的區(qū)域發(fā)展戰(zhàn)略，集中資源優(yōu)先發(fā)展帶動能力強(qiáng)的地區(qū)。我國的國家檔案局，為了應(yīng)對國家信息化的挑戰(zhàn)，積極推廣檔案信息化的系統(tǒng)性建設(shè)工程，致力于在國家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮下，有條不紊、秩序性的發(fā)展推進(jìn)我國的檔案數(shù)字化的宏偉事業(yè),本文著重探討了沿海地帶歷史紙質(zhì)檔案電子化備份管理研究。

1 檔案紙質(zhì)化管理模式的優(yōu)點

1.1 紙質(zhì)化檔案原始價值突出

紙質(zhì)化的檔案與電子檔案相比最大的特點就是不依賴電子設(shè)備而能夠直接傳遞信息，并且能夠隨時隨地的對信息進(jìn)行有條理的展示，因此紙質(zhì)檔案的直觀性極強(qiáng)，方便人們對檔案的理解。

1.2 紙質(zhì)化檔案對檔案的真實性體現(xiàn)較好

紙質(zhì)化檔案在存儲和應(yīng)用的過程中，能夠客觀實在的反應(yīng)某個地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展水平，且不易被篡改數(shù)據(jù)，因此能夠?qū)ρ睾５貐^(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展數(shù)據(jù)進(jìn)行良好的體現(xiàn)。

2 紙質(zhì)檔案管理發(fā)展目前存在的問題

2.1 當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理所面臨的現(xiàn)狀和存在的問題

一般的檔案管理模式一般是有固定的存儲空間，例如一定規(guī)模的存儲室，在檔案積累到一定程度時，將檔案進(jìn)行一定規(guī)則的存儲并進(jìn)行系統(tǒng)性的分類，這樣就造成了很多難以彌補(bǔ)的缺點：

1) 保存環(huán)境相當(dāng)于電子檔案要求更加嚴(yán)格

一般的紙張在長期保存后容易發(fā)生質(zhì)變，并且對檔案的價值影響極大，對于空氣、溫度等物理條件和環(huán)境要求極高

2) 在使用中容易被人為的損壞

紙質(zhì)檔案具有實體性，這也是紙質(zhì)檔案與電子檔案最大的不同之處，紙質(zhì)檔案可以被隨時隨地進(jìn)行人工使用，但是在使用過程中，由于存在人為因素的影響，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在使用過程中容易被人為的損壞或是一定程度的磨損，很難對紙質(zhì)檔案進(jìn)行原始價值的保存。

3) 難以對檔案進(jìn)行共享

紙質(zhì)檔案具有明顯的排他性，同一份檔案在被使用時，另一個人不能夠得到相關(guān)的資源，不能古對檔案進(jìn)行使用，紙質(zhì)檔案存放在存儲室內(nèi)只能供一定數(shù)量的人參考借鑒，并不能同時滿足大多數(shù)人的需求，因此很難和電子檔案的共享新進(jìn)行對比。

4) 檢索速度較慢

紙質(zhì)檔案雖然也有一定分類，并依據(jù)檢索規(guī)則賦予檢索標(biāo)識，但在實際檢索過程中檢索的方法過于單一，并且需要事先掌握檔案的分類，并且在紙質(zhì)檔案過多時，檢索檔案需要花費大量的時間，檢索的效率難以得到有效保證，檢索速度極慢。

3 檔案電子化管理模式的優(yōu)點

檔案電子化能有效彌補(bǔ)紙質(zhì)化管理的缺陷, 它是推動沿海地帶歷史檔案事業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大動力。電子文件例如電子檔案等可以通過計算機(jī)的文件與數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)進(jìn)行及時的修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的通信與傳輸，具有極強(qiáng)的時效性，彌補(bǔ)紙質(zhì)文獻(xiàn)不能共享的不足，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)安全技術(shù)如容災(zāi)技術(shù)、密鑰技術(shù)、身份驗證技術(shù)能夠?qū)鬏敂?shù)據(jù)的安全性有所保證。

4 開展紙質(zhì)檔案電子化工作應(yīng)注意的幾個問題

4.1 提高認(rèn)識，統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案的使用不應(yīng)該局限于沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)展地區(qū)，而應(yīng)該在全國范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)度與使用，這就要求各地的檔案管理局要積極進(jìn)行信息溝通與交流，對檔案的使用與傳遞進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃與管理，防止出現(xiàn)紙質(zhì)檔案在利用上的不和諧現(xiàn)象，防止數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。為了迎接信息化時代的挑戰(zhàn)，我國需要建立全國范圍的的紙質(zhì)檔案調(diào)度系統(tǒng)，保證紙質(zhì)檔案的高效利用。

4.2 標(biāo)準(zhǔn)先行，利用優(yōu)先

1)紙質(zhì)檔案電子標(biāo)準(zhǔn)化

紙質(zhì)檔案的電子化需要一整套標(biāo)準(zhǔn)化的操作與運作流程，具體體現(xiàn)在以計算機(jī)為主要基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案錄入與數(shù)據(jù)處理方面。但是電子化檔案的處理必須符合國家的操作標(biāo)準(zhǔn)，無論是在設(shè)備的使用方面，還是數(shù)據(jù)的最終錄入方面，電子檔案都需要一整套高效的操作與應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。

2)紙質(zhì)檔案電子化必須堅持利用優(yōu)先

檔案的存儲與管理最終目的都是為了利用，因此應(yīng)該注重有選擇的檔案電子化工作。根據(jù)一些具體的實用原則，對沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)展地區(qū)的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行電子化錄入，從而在最終的實際應(yīng)用中，能夠高效率、高質(zhì)量的對電子化的檔案進(jìn)行利用，達(dá)到利用優(yōu)先的準(zhǔn)則。

5 結(jié)語

綜上所述，面對信息化的挑戰(zhàn)，我國的沿海地區(qū)對于紙質(zhì)檔案的管理需要緊跟信息化的發(fā)展潮流，通過電子化檔案的建設(shè)與發(fā)展，達(dá)到對紙質(zhì)化檔案最大程度的利用。與此同時，要注重對具有重要價值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存與傳承，制定一整套的標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案的操作與管理方法，全面提升水利工程檔案管理工作的先進(jìn)性與高效性，為沿海地帶歷史紙質(zhì)檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。