加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

顧勤軒

四川省鹽亭縣人力資源和社會(huì)保障局 四川綿陽(yáng) 621000

自新中國(guó)成立后，干部檔案增多，存在嚴(yán)重的管理混亂，丟失情況。中共中央組織部面對(duì)該情況，于1956 年召開(kāi)干部檔案工作會(huì)議，通過(guò)了《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》。經(jīng)過(guò)多年發(fā)展后，為跟上時(shí)代步伐，中共中央辦公廳于2018 年11 月28 日印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，同年開(kāi)始實(shí)施，以此對(duì)干部人事檔案管理提出了新要求，將信息化納入該工作頂層設(shè)計(jì)中，規(guī)定了干部人事數(shù)字檔案管理范圍、信息化管理體系、信息資源建設(shè)，以促進(jìn)人事管理創(chuàng)新。

1 干部人事檔案信息化管理定義

干部人事檔案信息化隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展從無(wú)到有。在過(guò)去《干部檔案工作條例》中，并未出現(xiàn)有關(guān)干部檔案信息化的直接規(guī)定，在第二章第八條中，盡管提出應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，推廣管理模式，卻指向不具體、不明確，后續(xù)也未加以補(bǔ)充。在我國(guó)涌現(xiàn)更多人工智能、區(qū)塊鏈及云計(jì)算等技術(shù)，檔案管理中電子檔案已經(jīng)成為主要形式，所以在新頒布的《干部人事檔案工作條例》（簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）中增加有關(guān)信息化干部檔案規(guī)定，為信息化管理提供指引[1]。在該《條例》中定義干部人事數(shù)字檔案，是根據(jù)國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)掃描等方式將紙質(zhì)干部人事檔案向數(shù)字文本及數(shù)字圖像轉(zhuǎn)化。

2 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新措施

2.1 建設(shè)基礎(chǔ)資源

在《條例》中規(guī)定，組織人事部們應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家要求，強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)、規(guī)劃、開(kāi)發(fā)及管理，提高采集、處理、利用及傳輸檔案信息能力。為此，在開(kāi)展信息化干部人事檔案管理中，應(yīng)當(dāng)加大基礎(chǔ)資源建設(shè)，為信息化檔案管理提供保障。一是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在信息化檔案管理中，基礎(chǔ)設(shè)施作為管理前提，可加大內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，遵循大組工作網(wǎng)原則，建立有關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系，并配制基礎(chǔ)信息化辦公設(shè)施與機(jī)房，不僅要保證基礎(chǔ)設(shè)施齊全，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安保措施監(jiān)測(cè)其運(yùn)行狀況，尤其是做好系統(tǒng)維護(hù)與更新工作，始終保持最佳性能。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，利用檔案系統(tǒng)加工數(shù)字資料，提升工作技術(shù)水平，為后續(xù)建設(shè)數(shù)據(jù)資源庫(kù)夯實(shí)基礎(chǔ)[2]；二是建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)。在信息化檔案管理中，需要有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與應(yīng)用系統(tǒng)為其提供支持，常見(jiàn)系統(tǒng)流程是審核登記檔案、數(shù)字化處理、審核批準(zhǔn)/檔案整理、查閱利用/轉(zhuǎn)出登記、庫(kù)房管理/檔案移交；三是建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，根據(jù)信息化檔案管理需求，特別是專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)工作，其標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)有數(shù)據(jù)庫(kù)、基礎(chǔ)硬件與開(kāi)發(fā)軟件標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合干部檔案特點(diǎn)建立與自身相符的標(biāo)準(zhǔn)管理體系，編制代碼細(xì)則、規(guī)范專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，劃分種類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等，完善體系推動(dòng)信息化檔案實(shí)施。

2.2 完善安全保證體系

在干部人事檔案管理中，無(wú)論是傳統(tǒng)管理模式還是現(xiàn)代管理模式，信息安全均為工作重點(diǎn)。在建設(shè)信息化檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將其安全性仿造首要位置，人員均需擁有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，且《條例》中提出，管理干部人事檔案時(shí)，應(yīng)先建立檔案圖形掃描系統(tǒng)、檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、信息交換系統(tǒng)、存儲(chǔ)校驗(yàn)系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)及信息備份系統(tǒng)等，以此為基礎(chǔ)保證信息完整性與準(zhǔn)確性。因此，一是建立安全維護(hù)體系，為軟件運(yùn)維提供保護(hù)，以免產(chǎn)生丟失數(shù)據(jù)等問(wèn)題，加大機(jī)房物理安全防護(hù)，安排專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)管控持續(xù)電源系統(tǒng)、逐級(jí)服務(wù)器、存放存儲(chǔ)設(shè)備區(qū)域等，對(duì)該區(qū)域定期巡檢，特別是病毒庫(kù)自動(dòng)在線(xiàn)更新，以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性[3]；二是設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，通過(guò)不同保密方式識(shí)別人員身份，如控制訪(fǎng)問(wèn)次數(shù)、鑒別使用者身份、加密數(shù)據(jù)傳輸、動(dòng)態(tài)審計(jì)數(shù)據(jù)等，確保信息安全。并且，加強(qiáng)技術(shù)保障，以免非法更改密碼或被盜，為檔案帶來(lái)安全風(fēng)險(xiǎn)；三是做好數(shù)據(jù)備份工作，避免發(fā)生損毀服務(wù)器、系統(tǒng)崩潰等情況，在短時(shí)間內(nèi)即可恢復(fù)丟失數(shù)據(jù)。

2.3 多元?jiǎng)?chuàng)新檔案管理

在“十四五”來(lái)臨之際，為加強(qiáng)信息化檔案管理，則應(yīng)當(dāng)與“十四五”規(guī)劃相結(jié)合，不僅要在該背景下思考檔案管理對(duì)策，還要強(qiáng)化兄弟單位合作，特別是在修訂檔案法背景下，需與受眾加強(qiáng)互動(dòng)，以打造高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

一是錄入檔案信息前，需保證該信息擁有完整原始依據(jù)、信息準(zhǔn)確真實(shí)，專(zhuān)審后方可錄入系統(tǒng)。并且，審核中查明入黨時(shí)間、工作時(shí)間及出生時(shí)間，了解其工作經(jīng)歷、家庭背景、學(xué)歷學(xué)位及身份識(shí)別，避免材料造假。

二是加強(qiáng)動(dòng)態(tài)化管理，運(yùn)行檔案系統(tǒng)過(guò)程中，需對(duì)管理進(jìn)行動(dòng)態(tài)化跟蹤，提高人員責(zé)任意識(shí)、政治素養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)技能，維護(hù)和更新管理系統(tǒng)，保證管理有效性。

2.4 挖掘檔案潛在價(jià)值

在《條例》中提出，干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)通過(guò)大數(shù)據(jù)等技術(shù)，構(gòu)建科學(xué)利用機(jī)制，為建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)班子、配制干部資源、研究組織人事工作規(guī)律、宏觀管理隊(duì)伍團(tuán)隊(duì)提供服務(wù)。其中明確提出干部人事檔案管理不僅承擔(dān)著“記錄”職能，還應(yīng)當(dāng)為人力資源管理、干部人事管理等提供數(shù)據(jù)支撐。以往應(yīng)用檔案效率較低，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)全面、客觀的分析檔案信息。通過(guò)信息技術(shù)的支持，則可對(duì)檔案價(jià)值深入挖掘。如利用人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)，迅速量化分析檔案信息，更加準(zhǔn)確、科學(xué)的了解干部能力、素質(zhì)、知識(shí)等，將人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃與分析結(jié)果相結(jié)合，為人員管理提供參考?；蚴窃u(píng)價(jià)當(dāng)前干部資源存在哪些不足、哪些優(yōu)勢(shì)，怎樣引進(jìn)、調(diào)整和培養(yǎng)干部人才等，從而優(yōu)化人力資源管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案管理對(duì)于優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)、分析個(gè)人能力、人事調(diào)動(dòng)及考評(píng)任用等方面作用重大。為了提高干部人事檔案管理精準(zhǔn)度，則應(yīng)當(dāng)結(jié)合《干部人事檔案管理?xiàng)l例》，通過(guò)建設(shè)基礎(chǔ)資源、完善安全保證體系、多元?jiǎng)?chuàng)新檔案管理、挖掘檔案潛在價(jià)值的方式，加強(qiáng)信息化管理，從而推動(dòng)人事管理創(chuàng)新。