檔案信息化在工程檔案管理中的現(xiàn)狀及實(shí)施措施

王丹

遼寧省調(diào)兵山市鐵煤集團(tuán)檔案館 遼寧調(diào)兵山 112700

如今信息技術(shù)在檔案管理時(shí)期得到了廣泛的使用，檔案改革速度不斷增快，信息技術(shù)對(duì)于檔案改革來(lái)說(shuō)是比較重要的，在新時(shí)代背景中要想確保檔案管理工作可以更好地滿足時(shí)代的發(fā)展需求，在社會(huì)中發(fā)揮一個(gè)顯著的作用，就需要針對(duì)信息資源開(kāi)展有效地管理，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息的發(fā)展和進(jìn)步。不過(guò)要想能夠更好地應(yīng)對(duì)各種影響因素，提升檔案的信息化和現(xiàn)代化，就需要改進(jìn)信息化建設(shè)，確保檔案管理能夠變得更加規(guī)范化、更加電子化。

1 工程檔案管理

1.1 主要內(nèi)容

工程項(xiàng)目建設(shè)，其自身具有特殊性，環(huán)節(jié)眾多，流程復(fù)雜，是系統(tǒng)性與專業(yè)性的統(tǒng)一[1]。從資料角度分析，其包含工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的土建、安裝文件、施工竣工圖紙以及多種綜合性文件。文件資料類型多樣，如技術(shù)交底文件、設(shè)計(jì)變更、質(zhì)量文件、相關(guān)驗(yàn)收資料、評(píng)估資料、竣工圖等；綜合性資料類型涉及項(xiàng)目多方面，如報(bào)批文件、環(huán)境資料、安全管理、協(xié)議、合同等。

1.2 信息化現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)在各行業(yè)應(yīng)用的拓展，工程檔案管理領(lǐng)域也加強(qiáng)了先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，切實(shí)提升檔案管理水平，為行業(yè)發(fā)展提供更加便捷與高效的檔案管理服務(wù)。盡管工程檔案管理信息化建設(shè)得到行業(yè)認(rèn)可，但在工程建設(shè)領(lǐng)域，通過(guò)大量調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)成果仍不盡如人意，問(wèn)題較多。首先，硬件落后，設(shè)備與設(shè)施更新不及時(shí)。其次，工程檔案管理思維尚未轉(zhuǎn)變，重點(diǎn)放在實(shí)體檔案整理方面，檔案管理信息化尚未真正貫徹在檔案管理實(shí)踐，對(duì)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位。最后，鑒于工程檔案來(lái)源渠道的多樣性與分散性，集中管理難度較大，不利于對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一管控，信息整合效果不佳。

2 檔案信息化在工程檔案管理中的實(shí)施措施

2.1 工程檔案數(shù)字化建設(shè)

制定存量工程檔案的數(shù)字化目標(biāo)和工作計(jì)劃，一步步實(shí)現(xiàn)工程檔案內(nèi)容的數(shù)字化，要進(jìn)一步提升檔案利用效率，還需要實(shí)現(xiàn)照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，并且對(duì)已有的電子目錄的數(shù)據(jù)資源與實(shí)體檔案進(jìn)行比照，查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)完整一致。

2.2 先進(jìn)的檔案信息化管理軟件

電子檔案作為檔案的主要形式之一，不僅是行業(yè)的重大財(cái)富，而且是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)巨大財(cái)富。雖然電子形式的工程檔案無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但它在利用過(guò)程中所產(chǎn)生的社會(huì)效益不容忽視。在信息化時(shí)代，越來(lái)越多的電子文件出現(xiàn)，管理電子文件也成為一大問(wèn)題。選擇恰當(dāng)?shù)墓芾碥浖枪こ虣n案管理信息化建設(shè)的第一步，也是工程檔案管理信息化建設(shè)所不可規(guī)避的問(wèn)題，如若選擇一個(gè)先進(jìn)、合適的管理軟件，將為檔案數(shù)據(jù)信息的最大化利用提供可能。

2.3 優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境

也要認(rèn)識(shí)到由于工程檔案自身的特殊性，必須要在紙質(zhì)化和信息化數(shù)字化兩種選擇中達(dá)到一個(gè)有機(jī)平衡狀態(tài)。對(duì)于能夠通過(guò)信息化手段保存的內(nèi)容率先考慮數(shù)字建檔，不能通過(guò)信息化保存的內(nèi)容也要與信息化檔案管理體系建立有機(jī)聯(lián)系。而對(duì)于兩種檔案信息的管理，優(yōu)質(zhì)、安全性強(qiáng)的電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境尤為必要，通過(guò)科學(xué)的管理方式，保證電子檔案在保管、利用、遷移、移交過(guò)程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性、用戶身份的真實(shí)性，并妥善管理在運(yùn)行過(guò)程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，選擇符合長(zhǎng)期保存要求的電子檔案存儲(chǔ)格式，確保電子檔案信息不被非法更改[2]。

2.4 提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力

（1）在檔案管理工作當(dāng)中，管理人員的作用相當(dāng)大，因此企業(yè)要聘用相關(guān)專業(yè)的工作人員，也要將檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能進(jìn)行全方面提升。

（2）隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各大行業(yè)對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用也在不斷上升，所以企業(yè)一定要定期對(duì)檔案管理員的業(yè)務(wù)與學(xué)習(xí)加強(qiáng)培訓(xùn)。

（3）企業(yè)需要制定出完整的獎(jiǎng)懲制度與考核制度，調(diào)動(dòng)工作人員的極性，定期對(duì)檔案管理人員信息化管理工作實(shí)施考察與考核制度，獎(jiǎng)勵(lì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極學(xué)習(xí)、更新自己知識(shí)和技能的工作人員。

2.5 加大資金支持力度

當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)對(duì)于檔案信息化投入力度不大。由于檔案管理在企業(yè)管理事項(xiàng)中占據(jù)重要地位，會(huì)直接影響企業(yè)工程建設(shè)情況。然而，大部分企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到工程檔案管理的重要性，并且認(rèn)為工程檔案無(wú)法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對(duì)企業(yè)的發(fā)展效益幫助不大。所以在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中，對(duì)于工程檔案管理的投入力度不足，導(dǎo)致工程檔案管理存在較多問(wèn)題，沒(méi)有深入落實(shí)和踐行管理制度，也影響了工程檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用。對(duì)于工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)將建設(shè)工程檔案的資金投入納入到年度預(yù)算當(dāng)中，不斷提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，注重服務(wù)器、掃描儀、計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的優(yōu)化配置。

3 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，工程檔案管理工作成為影響工程領(lǐng)域健康發(fā)展的重要因素。因此，要結(jié)合信息化時(shí)代背景，正視信息化建設(shè)對(duì)工程檔案管理的價(jià)值，強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化與整合，維護(hù)工程檔案的完整性，切實(shí)提升檔案管理水平，為工程檔案的高效利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，推動(dòng)工程建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[3]。