信息化時(shí)代優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理研究

張海生

寧武縣民政局 山西忻州 036700

檔案管理工作作為事業(yè)單位基礎(chǔ)保障與流程環(huán)節(jié)，對事業(yè)單位健康發(fā)展產(chǎn)生越來越明顯的影響。其中檔案管理工作的核心就是文書檔案管理工作，主要為日常工作中由文書轉(zhuǎn)化而來的檔案，既是總結(jié)過去經(jīng)驗(yàn)，也是對未來工作指示的依據(jù)。過去事業(yè)單位通過紙盒外包紙質(zhì)保存文書檔案，數(shù)字存儲(chǔ)僅起到輔助作用。但隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，社會(huì)認(rèn)可與電子認(rèn)證水平的提升，事業(yè)單位文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)程出現(xiàn)較大改變，需要及時(shí)調(diào)整文書檔案管理內(nèi)容與方式以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，本文就此展開論述。

1 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理流程存在問題

目前，就事業(yè)單位而言，檔案管理的流程不夠完善，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案的編號不夠系統(tǒng)。第二，檔案的標(biāo)題設(shè)置不夠規(guī)范，在尋找相應(yīng)的檔案時(shí)，容易由于分類的不準(zhǔn)確降低工作效率。第三，傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代檔案管理模式存在一定的沖突，導(dǎo)致信息的整合標(biāo)準(zhǔn)不一，嚴(yán)重影響工作效率[1]。

1.2 不夠重視信息化建設(shè)

就現(xiàn)階段來說，一些事業(yè)單位缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視，其原因在于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)很多依然存在落后、陳舊的思想觀念，因循守舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、人工管理的模式。也有一些事業(yè)單位在開展檔案工作的時(shí)候已經(jīng)應(yīng)用了一些信息手段，但是沒有積極、主動(dòng)地開展檔案信息化建設(shè)，只是抱著遵循時(shí)代發(fā)展潮流的想法，在技術(shù)投資、相關(guān)設(shè)施引進(jìn)等方面存在不足，信息化建設(shè)只是徒有虛表，沒有得到切實(shí)落實(shí)，無法為文書檔案管理提供有效的支持，導(dǎo)致文書檔案管理止足不前，不能得到創(chuàng)新發(fā)展。

2 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 建立健全文書檔案管理制度

制度是提升管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，對于事業(yè)單位的文書檔案管理而言，也符合這種要求。在完善制度之前，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該提高重視程度，并結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前的實(shí)際情況，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)時(shí)代變化給管理模式帶來的影響，從而對整個(gè)文書檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。為加快大信息化背景下管理模式的轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位需要做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，加強(qiáng)硬件的建設(shè)，傳統(tǒng)的管理模式在效率上表現(xiàn)出明顯的滯后性，在信息化背景應(yīng)該充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為管理提供便利。因此需要做好計(jì)算機(jī)的配置、網(wǎng)絡(luò)的安裝以及內(nèi)網(wǎng)保密處理工作。第二，應(yīng)該積極對現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，借助電腦對相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保存。第三，還應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)的部門積極配合，確保文書檔案管理系統(tǒng)的完整性。從而不斷完善制度的建設(shè)，為數(shù)據(jù)檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)化流程[2]。

2.2 有效應(yīng)用信息技術(shù)

信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理中，應(yīng)對信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)管理模式的優(yōu)化，即由以往紙質(zhì)檔案、人工管理的模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)字化、自動(dòng)化管理模式，這種新型檔案管理模式有著明顯的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，有利于保護(hù)檔案的安全性與完整性。與傳統(tǒng)文書檔案管理模式相比，采取信息化管理模式可對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一記錄、管理，并可以借助相關(guān)軟件，將所有操作記錄保存下來，還可以對檔案資料進(jìn)行備份，從而可以保障檔案原始資料的安全性與完整性。其次，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。雖然檔案管理大多數(shù)工作內(nèi)容比較簡單，但檔案資源較多、信息量較大，采取人工管理模式的時(shí)候需要花費(fèi)大量的時(shí)間，且容易發(fā)生失誤。信息化背景下，檔案資料越來越復(fù)雜，單純依靠人工很難高效識(shí)別有價(jià)值的信息，而通過應(yīng)用信息技術(shù)，便可以將人員從復(fù)雜、繁瑣的勞作中解放出來，可有效降低檔案管理的人力成本，也有利于提高檔案管理工作的效率，還可以避免人為因素而導(dǎo)致的失誤。最后，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效利用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。在以前，事業(yè)單位的文書檔案僅供事業(yè)單位使用，同時(shí)紙質(zhì)檔案具有一定的局限性，檢索、查閱的手續(xù)繁瑣，導(dǎo)致檔案的利用率不高。信息化背景下，數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了檔案信息資源的保存方法，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)起來，便于檢索、使用，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)也為檔案資源的共享提供了有效的平臺(tái)。

2.3 加強(qiáng)信息人才的培養(yǎng)

文書檔案管理的信息化，需要專業(yè)的信息技術(shù)人才才能得以實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，要把信息技術(shù)人才的引入作為事業(yè)單位中的重點(diǎn)工作，通過人才隊(duì)伍的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，提升檔案管理的效果。對于在崗的文書檔案管理人員，事業(yè)單位要加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)來提升他們的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，也要在培訓(xùn)的過程中，加入大量的信息技術(shù)內(nèi)容，提升他們的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)量；事業(yè)單位要加強(qiáng)人才的引入工作，通過事業(yè)招聘或者定向培養(yǎng)的方式，吸引更多的人才進(jìn)入事業(yè)單位，打造一直具有高水準(zhǔn)的管理隊(duì)伍，利用信息技術(shù)人才的專業(yè)能力，建立一個(gè)信息化的管理平臺(tái)，事業(yè)單位可以把各種檔案信息都發(fā)布到這個(gè)信息平臺(tái)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息共享，通過這樣的方式，人們在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)候，可以在一個(gè)部門進(jìn)行辦理，不需要為了驗(yàn)證各種信息往返于多個(gè)部門之間，可以達(dá)到精簡事業(yè)單位工作程序的效果；信息技術(shù)人才還需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，避免信息的泄露。通過高端人才的引入，來提升事業(yè)單位文書檔案管理的效果[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，而在當(dāng)今的信息化背景下，文書檔案信息化管理成了文書檔案管理的主要發(fā)展方向。事業(yè)單位只有充分重視文書檔案信息化管理工作、建立健全文書檔案信息化管理制度、增加文書檔案信息化管理設(shè)備投入、提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及增強(qiáng)文書檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性，才能夠優(yōu)化文書檔案管理。