大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的走向和檔案工作者的使命

陳曉靜 廣州城市職業(yè)學(xué)院

一、大數(shù)據(jù)的定義

大數(shù)據(jù)（big data），IT行業(yè)術(shù)語，是指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。

大數(shù)據(jù)的特點：在維克托 邁爾-舍恩伯格及肯尼斯 庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》 中大數(shù)據(jù)指不用隨機分析法（抽樣調(diào)查）這樣捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進行分析處理。大數(shù)據(jù)的5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（低價值密度）、Veracity（真實性）。

二、檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系

（一）國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中就會產(chǎn)生檔案，表達方式有文字、圖片、聲像等所以產(chǎn)生的檔案數(shù)量大，形式多樣；（二）檔案從文件的擬制-辦理（收發(fā)文處理）-管理就處于高速運轉(zhuǎn)中，所以檔案在一定程度上也有高速運轉(zhuǎn)的特點；（三）檔案大都是孤本且檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性?！拔镆韵橘F”，所以檔案同時具有大數(shù)據(jù)的低價值密度及真實性的特點。綜上所述，檔案也是大數(shù)據(jù)，而且是大數(shù)據(jù)中最真實可靠權(quán)威憑證性的信息記錄。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的走向：檔案載體的變遷催生數(shù)字檔案館（室）

（一）數(shù)字檔案館（室）的定義

數(shù)字檔案館（室）是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。

（二）數(shù)字檔案館（室）的由來及必要性

隨著信息時代的發(fā)展，檔案的載體也從最初的甲骨、金石、簡牘、紙張到現(xiàn)在普通使用的電子文件等新型載體。與傳統(tǒng)檔案相比，它們的科技含量更高，處理速度快，承載的信息量也更大。數(shù)字檔案館（室）隨之產(chǎn)生。狹義上的檔案業(yè)務(wù)工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作都可以通過數(shù)字檔案館（室）運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行采集捕獲、整理、鑒定等。

（三）傳統(tǒng)檔案工作者向檔案信息管理師過渡

傳統(tǒng)的手工勞動等被計算機取代，是不是檔案工作者就要退出崗位了呢？數(shù)字檔案館（室）的出現(xiàn)，除了要求檔案工作者具備專業(yè)的檔案知識外，還要求具備一定的信息技術(shù)能力。檔案的前身是文件，從文件的形成開始就要進行前端控制，文件的內(nèi)容、不同稿本及文件處理單等的齊全程度，文件的格式等都要處于全程在線可控，確保文件的真實可靠、完整安全；另外數(shù)字檔案館（室）可自行對處理完畢切具有查考利用價值的文件進行歸檔、鑒定、整理、編目等，系統(tǒng)自動處理的同時檔案工作人員也要對計算機的處理結(jié)果進行檢查，要確保分類方式、案卷、歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、檔號等的標準規(guī)范，符合相應(yīng)的法規(guī)辦法。到了末端，系統(tǒng)也會自動保存并對達到保管期限的檔案彈出鑒定保存處理。整個過程要特別注意元數(shù)據(jù)的收集保存。看似簡單，但檔案工作者必須全程檢驗檔案的真實、完整、安全、可用性。所以大數(shù)據(jù)的時代，不但不會讓檔案工作者退出“潮流”，只會要求檔案工作者擁有更多技能。這就要求檔案工作者在加強專業(yè)知識的同時，還要學(xué)習(xí)掌握信息技術(shù)，跟上時代的發(fā)展與進步。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案工作者的使命

（一）確保檔案更齊全完整

所謂的齊全完整，就是指檔案在數(shù)量和質(zhì)量上要高度統(tǒng)一?！吨腥A人民共和國檔案法》第十條：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。在數(shù)量上，要確保檔案的齊全。在質(zhì)量上，要確保檔案的完整。正附件、文件處理單、批復(fù)請示件等，要遵循文件之間的形成規(guī)律，保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。那么要如何才能保證檔案的齊全完整呢？

1.要制定有強制性的規(guī)章制度，強化檔案意識。如：我國制定的《中華人民共和國檔案法》

2.必須認真參照國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、國家檔案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)定，結(jié)合實際情況，具體問題具體分析，制定出符合本單位實際的檔案歸檔范圍、保管期限表等。

3.要將檔案的移交收集工作納入到各部門的職責(zé)范圍內(nèi)，作為崗位責(zé)任制或績效考核的其中一項，分工明確，責(zé)任到人。

4.檔案工作者必須對收集到的材料進行檔案文件真?zhèn)蔚蔫b定，判定檔案的形式及內(nèi)容是否屬實（原則上存檔的文件材料需原件）；此外，需對檔案價值進行鑒定，根據(jù)檔案的價值，確定檔案的保管期限。

（二）讓檔案活起來、亮起來

什么叫讓檔案活起來、亮起來呢？用原中央檔案館館長、國家檔案局局長楊冬權(quán)的話就是要關(guān)心檔案，利用檔案，重視檔案的開發(fā)，盤活檔案資源，搞活檔案工作，用檔案中的智慧之光照亮人類、照亮社會，讓檔案在現(xiàn)實中發(fā)光閃亮，讓檔案工作在社會上放射光芒。

作為檔案工作者，我們應(yīng)該積極創(chuàng)造硬件、軟件，大力開發(fā)檔案信息資源，想利用者之所想，急利用者之所急，竭誠地為利用者服務(wù)，讓檔案造福人類。

1.以館（室）藏檔案為主要研究對象，在深入了解檔案資料及利用者需求的基礎(chǔ)上，有針對性地圍繞一定的題目范圍對檔案進行匯編、編述等工作。如編輯收發(fā)文或者專題文件匯編和全宗指南、大事記、組織沿革等參考資料。

2.主動、周到及時地開展檔案利用服務(wù)。定期舉辦檔案專題講座，檔案網(wǎng)上陳列、巡回、專題展覽等，開發(fā)網(wǎng)上檔案信息檢索系統(tǒng)，建立檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)在線查檔以及線上線下檔案咨詢服務(wù)。

3.加強檔案部門跟媒體的合作。盡量選用當(dāng)下最流行、最大眾化的傳播形式發(fā)揮檔案信息傳播的效力，擴大檔案的利用范圍，增強廣大人民的檔案意識。如廣東省檔案局（館）與廣東電視臺新聞頻道合作推出的“解密檔案”

（三）讓檔案更安全可靠

由于自然和社會的各種原因，檔案都是處于一種漸變性的自毀過程中，或可能遭到突變性的破壞（如自然災(zāi)害），而本單位或者社會對檔案的利用是要求我們長遠地擁有完好的檔案，讓檔案更安全可靠，這也是我們維護保管檔案的底線。而檔案安全包括物質(zhì)安全及政治安全，物質(zhì)安全指檔案的實體安全，讓檔案不受到人為或者外部環(huán)境的破壞，盡量延長檔案的壽命。政治安全是檔案的內(nèi)容要做到不失密不泄密。

1.管理上確保安全。管理上包括檔案庫房管理標準及庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。要有完善可操作性強的庫房管理標準規(guī)范，庫房內(nèi)的溫濕度控制及檔案“十八防”等要做到位。須對檔案進行定期檢查，特殊時期要進行風(fēng)險排查，杜絕隱患，確保檔案安全。

2.存儲上確保安全。首先把帶有歸檔標識的文件集中，拷貝至耐久性好的載體上（一次性光盤，只讀光盤），一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對已加密文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。此外，檔案管理系統(tǒng)的安全保障系統(tǒng)要放在首位。檔案管理一直強調(diào)統(tǒng)一集中管理原則，這不僅包括檔案的實體管理權(quán)限屬于檔案管理部門，也包括檔案要統(tǒng)一存儲，要建立檔案系統(tǒng)的機房和服務(wù)器。

3.利用上確保安全。利用上以網(wǎng)絡(luò)利用為主，充分利用數(shù)字信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特性，實現(xiàn)信息公開、共享，做到高效、高質(zhì)。（1）設(shè)置訪問權(quán)限，確定利用范圍。（2）開放的范圍、時間，檔案管理部門對照利用申請者的情況和檔案的內(nèi)容確定是否提供利用，必要時征求檔案形成單位的意見。（3）檔案的利用需辦理嚴謹?shù)纳暾埖怯浭掷m(xù)（閱覽、復(fù)制）