高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

文/安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 邱艷

高校檔案是高校在人才培養(yǎng)、教育教學(xué)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、對外交流與合作、綜合管理等方面形成的歷史記錄，在高校建設(shè)與發(fā)展中占有舉足輕重的地位。在國家現(xiàn)代化治理體系與能力建設(shè)新時代，全面促進(jìn)高校檔案工作的治理體系和治理能力現(xiàn)代化，一定程度上能夠反映高校治理體系和治理能力水平。高校的發(fā)展已從過去的側(cè)重于規(guī)模、數(shù)量等外在的發(fā)展向注重質(zhì)量的內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)變，高校理應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展過程中，加強檔案數(shù)字化管理工作，提升檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化水平，服務(wù)于高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

一、高校檔案數(shù)字化管理的重要性

高校通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠在數(shù)字媒介中存儲文字、圖紙和聲像等信息資料，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與應(yīng)用終端支持下，保證高校檔案信息資源得到高效利用與共享，將更加便捷的檔案信息服務(wù)提供給廣大用戶。高校檔案數(shù)字化屬于動態(tài)發(fā)展過程，借助信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行獲取、處理、傳輸和應(yīng)用，保證檔案管理效益最大化提升，有利于共享檔案資源。對此，高校要注重檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，充分考慮檔案實體保管與利用的要求，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化存儲，使高校檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化水平得以提升。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)高校的發(fā)展，人工管理檔案的模式已經(jīng)疲于應(yīng)付日益增多的檔案，這迫切要求高校加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，這是提高檔案管理、查詢與利用等工作效率的必經(jīng)途徑。

二、高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

（一）復(fù)合型檔案管理人才缺乏。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項科技含量極高的工程，但很多檔案管理人員不具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)，極大阻礙了高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，對人才的要求越來越高，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)，更應(yīng)該掌握自動化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。然而現(xiàn)階段高校缺乏足夠的復(fù)合型人才，普遍現(xiàn)象是科班出身的專業(yè)人才很少，外行管檔案的很多；檔案工作人員新手較多，年齡偏大者較多，甚至有些檔案工作人員系兼職。由于檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升，很難適應(yīng)高校檔案數(shù)字化發(fā)展腳步，因而無法保證數(shù)字化檔案管理工作的順利開展，不利于發(fā)揮檔案在高校建設(shè)與發(fā)展中的作用。

（二）數(shù)字資源共享程度不高。中國高校信息化迎來高速發(fā)展的契機，智慧校園、數(shù)字校園建設(shè)方興未艾。高校內(nèi)部各管理部門紛紛采購各類系統(tǒng)軟件，建設(shè)起政務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等各種數(shù)據(jù)庫。各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一，相互不兼容，系統(tǒng)與平臺間存在數(shù)據(jù)壁壘，導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸渠道不暢，信息之間難以互聯(lián)互通。檔案系統(tǒng)不能在線接收其他應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字信息，同樣，檔案數(shù)字信息不能為其他系統(tǒng)共享。這樣信息交流范圍與程度將受到限制，阻礙了高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全性保障不足。高校打造數(shù)字化檔案管理平臺，能夠為檔案信息保存與傳輸創(chuàng)造有利條件。不過在高校檔案數(shù)字化管理過程中，網(wǎng)絡(luò)攻擊、網(wǎng)站篡改、信息竊取等仍然不斷威脅著學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與信息安全，從而引起檔案信息可能出現(xiàn)泄漏的問題。高校檔案有著一定的保密性特點，而通過現(xiàn)代技術(shù)管理檔案，難免出現(xiàn)人為非法篡改數(shù)據(jù)信息的情況，這樣不能維護檔案的真實性與可靠性。因此在無法徹底解決安全隱患前，大部分高校很少投入資金與精力，不愿意進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)安全問題將影響檔案的完整性與保密性，這樣一來，無法保證檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

（四）思想不重視，投入不到位。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要持續(xù)增加資金投入，所需設(shè)備設(shè)施價格不菲，這對高校來說是一個不小的難題。很多高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的價值認(rèn)識不到位，導(dǎo)致檔案管理工作長期處于邊緣化，無法發(fā)揮出珍貴檔案資料的應(yīng)有作用。此外，由于高校的工作重心長時間放在教學(xué)與科研等方面，很多重要的檔案被閑置分散在不同的部門，檔案管理人員缺乏足夠重視，且少了必要的現(xiàn)代化設(shè)備，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作無從談起。

三、高校檔案數(shù)字化管理的對策

（一）加強檔案宣傳，提高重視與支持。為提高高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的關(guān)注度，在檔案數(shù)字化工作方面增加資金投入，應(yīng)做到如下幾點：首先，檔案部門要做好檔案宣傳工作，增強各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，確保在檔案數(shù)字化工作重要性上有正確認(rèn)識。高校要做到檔案工作發(fā)展與教學(xué)、科研等工作發(fā)展同步推進(jìn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，與高校發(fā)展總體規(guī)劃結(jié)合起來。其次，檔案部門要主動作為，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校中心工作服務(wù)，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟價值和社會價值，為檔案工作爭取更多財力、物力與人力的支持，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供堅強有力的保障，推動檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。

（二）明確數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度。提升高校檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化水平，應(yīng)該制定檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，為推動數(shù)字化檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。高校要結(jié)合實際情況與檔案管理特點，不斷對檔案數(shù)字化管理流程進(jìn)行優(yōu)化，將各工作崗位制度明確下來，對檔案數(shù)字化工作中的標(biāo)準(zhǔn)與工序交接程序進(jìn)行細(xì)化。要將檔案管理職責(zé)落實到個人，保證分工明確，責(zé)任到人，并結(jié)合紙質(zhì)檔案類型、介質(zhì)種類以及年代等情況，在工作流程、工作崗位和技術(shù)指標(biāo)等方面作出適當(dāng)調(diào)整與設(shè)置，由專人進(jìn)行指導(dǎo)和開展質(zhì)量檢查工作。對所有工序交接環(huán)節(jié)來說，應(yīng)該將交接登記工作做到位，包括檔案出庫領(lǐng)用、預(yù)處理、數(shù)字化處理、質(zhì)量檢查、裝卷歸還和數(shù)字檔案信息備份移交等，均應(yīng)該做好交接登記手續(xù)。只有讓工作制度與管理辦法更加嚴(yán)格，將相應(yīng)措施做到位，這樣檔案原件才更加安全，高校數(shù)字化檔案質(zhì)量才能提升。

（三）重視數(shù)字化檔案安全管理。為了數(shù)字化檔案更加安全，必須選擇定期備份、信息加密以及訪問控制等技術(shù)措施。在數(shù)字化檔案備份的過程中，要在不同存儲介質(zhì)中備份至少兩份完全相同的文件。高校在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)過程中，應(yīng)該結(jié)合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)開展建設(shè)工作，同時配置由國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻與殺毒軟件。由于數(shù)字化檔案密級不一樣，要在不同的網(wǎng)絡(luò)中使用，針對保密要求高的數(shù)字化檔案，要在與外網(wǎng)隔斷的專網(wǎng)內(nèi)使用，各份數(shù)字化檔案應(yīng)結(jié)合保密級別設(shè)置不同密級標(biāo)識，并做好技術(shù)認(rèn)證與授權(quán)訪問工作，并在數(shù)字化檔案信息下載中加強控制。若是數(shù)字化檔案安全開放，應(yīng)該與校園網(wǎng)連接，讓高校檔案信息資源開發(fā)與利用獲得良好條件。在使用檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)該打造實名注冊制度，應(yīng)用查詢管理系統(tǒng)，保證高校檔案管理工作有據(jù)可查，能夠追根溯源。

（四）實現(xiàn)檔案資源共建共享。當(dāng)前高校信息化建設(shè)取得一定成果，開放的辦公自動化系統(tǒng)能夠在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布教學(xué)管理通知、文件以及規(guī)章制度等，確保高校師生能夠借助網(wǎng)絡(luò)查詢的方式掌握相關(guān)教學(xué)信息，轉(zhuǎn)變以往依賴于電話通知、張貼布告以及收發(fā)文件等傳統(tǒng)管理模式。高校應(yīng)該統(tǒng)籌全校信息化建設(shè)，將各個部門的信息化工程納入一盤棋，打破檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等各類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息在線電子歸檔。此外，高校檔案部門要加快館藏檔案數(shù)字化掃描工作，提供電子檔案全文存儲和檢索服務(wù)，實現(xiàn)電子檔案信息在線共享。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，高校檔案才能真正實現(xiàn)共享，便于全校師生利用，避免出現(xiàn)檔案閑置的情況，為高校教育教學(xué)活動的順利開展打牢基礎(chǔ)。

（五）加強檔案管理人才建設(shè)。在高校檔案數(shù)字化管理過程中，人員素質(zhì)與能力將是重要影響因素。檔案管理人員應(yīng)該提高綜合能力，才能為高校檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，因此需要盡快掌握現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，能夠利用計算機開展檔案數(shù)字現(xiàn)代化管理與應(yīng)用工作。針對這種情況，一方面，高校要運用多種方式做好在職檔案管理人員繼續(xù)教育工作，加強檔案信息化知識的培訓(xùn)，讓其知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平能夠滿足高校檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展需要；另一方面，要吸收更多優(yōu)秀的計算機科學(xué)與技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)工程、數(shù)字媒體技術(shù)等專業(yè)的學(xué)子加入檔案隊伍，充實檔案數(shù)字化管理工作人才庫，充分發(fā)揮各自專業(yè)優(yōu)勢，聚成合力，為高校檔案工作提供可靠的人才保障，保證高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)步、順利推進(jìn)。當(dāng)然，檔案管理人員要意識到學(xué)習(xí)的重要性，要跟上新時期檔案管理工作發(fā)展步伐，主動掌握數(shù)字化操作技術(shù)，才能更好地勝任崗位工作，保證高校檔案數(shù)字化管理水平實現(xiàn)提升。

四、結(jié)語

總之，高校檔案管理工作正逐步實現(xiàn)數(shù)字化，但由于很多高校起步較晚，滯后于當(dāng)前教育信息化的整體趨勢。由于檔案具備較大的參考價值，能夠為高校教育、管理及科研等活動的開展提供可靠依據(jù)，因此，加強高校檔案管理工作顯得尤為關(guān)鍵。針對高校的實際情況，應(yīng)該加快檔案數(shù)字化管理工作，切實增強檔案管理工作人員創(chuàng)新意識，讓他們掌握更多專業(yè)技能，提高網(wǎng)絡(luò)安全意識。這樣才能為數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)創(chuàng)造有利條件，助力教育服務(wù)供給模式升級和教育治理水平提升。