城建檔案數(shù)字化管理策略初探

文/莆田市城市基本建設(shè)檔案館 王志英

城建檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。通過對不同階段城市發(fā)展歷史的有效記錄，對現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展具有良好的促進(jìn)作用。近年來，各項(xiàng)信息技術(shù)不斷更新，加上時(shí)代環(huán)境發(fā)展變化，城市建設(shè)與管理開始趨向于信息化、數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)前在城市檔案管理過程中，要注重優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，及時(shí)更新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，能更好地適應(yīng)社會(huì)環(huán)境以及技術(shù)發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)與利用目標(biāo)，為現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展提供更多保障服務(wù)。

一、城建檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與特征概述

檔案數(shù)字化管理是基于現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對傳統(tǒng)檔案管理模式集中優(yōu)化，提高檔案管理成效。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，檔案數(shù)字化管理具備在線收集、在線管理、安全高效管理、集成化管理優(yōu)勢。目前城建檔案數(shù)字化管理主要是通過云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面建立多元化、智能化管理機(jī)制，對各類數(shù)字檔案信息進(jìn)行處理，提供新型檔案管理服務(wù)。城建檔案數(shù)字化管理，也是對城市發(fā)展建設(shè)中多環(huán)節(jié)項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，補(bǔ)充完善信息庫內(nèi)容?；谀夸洈?shù)據(jù)為基本檢索入口，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對多項(xiàng)目錄數(shù)據(jù)集中管理。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高效化處理，將數(shù)據(jù)信息在線錄入計(jì)算機(jī)中，能對檔案信息在線收取與管理?？梢詫Σ煌攸c(diǎn)數(shù)字檔案信息內(nèi)容集中整合處理，建立專業(yè)化的專題檔案，對檔案信息進(jìn)行集成化管理。與傳統(tǒng)載體檔案相對比，數(shù)字檔案存儲(chǔ)密度更高，但對于數(shù)字檔案信息安全保障活動(dòng)也提出了更多更高要求，當(dāng)信息管理不規(guī)范時(shí)會(huì)產(chǎn)生較大損失。在數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)中，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的有效收集以及歸檔，將多個(gè)載體檔案有效轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，可以全面優(yōu)化不同載體檔案在利用方式層面的束縛，促使檔案復(fù)制、信息重組中消耗的各項(xiàng)成本得到有效控制。相關(guān)應(yīng)用人員直接基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境便能獲取需要的檔案資料，能提高檔案利用成效。基于檔案管理實(shí)體數(shù)字化管理，能對原有的檔案原件進(jìn)行保護(hù)，實(shí)現(xiàn)庫存檔案數(shù)字備份與保護(hù)，提高檔案信息管理的安全性。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀與問題

（一）硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。在城建檔案數(shù)字化管理中，各類硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施搭配與規(guī)范化利用是基礎(chǔ)條件。在硬件設(shè)施應(yīng)用中，要注重做好計(jì)算機(jī)、密集架、消毒柜、除濕機(jī)、掃描儀、溫控機(jī)等的應(yīng)用，還要做好各類硬件設(shè)備應(yīng)用更新，促使檔案管理能趨向于數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，能提升檔案管理成效。在軟件設(shè)施應(yīng)用中，目前還是保持在檔案管理系統(tǒng)檢索、查詢等功能運(yùn)用中，系統(tǒng)開發(fā)相對緩慢，未能集中突出互聯(lián)網(wǎng)資源以及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值，對城建檔案展開高效化的信息開發(fā)和利用，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)多項(xiàng)功能亟須進(jìn)一步優(yōu)化。

（二）城建檔案館藏資源門類不夠齊全。在信息媒介多樣性基礎(chǔ)上，城市建設(shè)管理中產(chǎn)生的城建信息逐步趨向于多樣化發(fā)展。在各項(xiàng)信息中主要有文字、圖片、音頻、視頻等，過去傳統(tǒng)化紙質(zhì)管理檔案不能有效展示出多樣化的城建信息，加上紙質(zhì)檔案不易保存且容易受損，導(dǎo)致檔案管理難度增大，所以強(qiáng)化電子檔案管理至關(guān)重要。目前大部分省（直轄市、自治區(qū)）在城建檔案管理中已實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案以及電子檔案雙向化管理，由于各省（直轄市、自治區(qū)）城建檔案發(fā)展不平衡，城建檔案信息化進(jìn)程也存在較大差異。發(fā)達(dá)的?。ㄖ陛犑小⒆灾螀^(qū)）早已實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套管理，而一些落后的地區(qū)卻在近年才逐步開展城建檔案的信息化建設(shè)。由于人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等因素影響，在城建檔案管理資源體系中，聲像檔案管理處于被忽視地位，尚未得到有效重視，缺乏規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)，館藏聲像檔案尚未得到高效化利用，致使聲像檔案價(jià)值未能集中體現(xiàn)，導(dǎo)致館藏資源門類較少。目前城建檔案館藏資源日益豐富，但是也存有較多問題。檔案館館藏資源門類劃分不全，少的僅有4～5個(gè)檔案門類，館藏門類相對單一，側(cè)重于房屋建筑、市政公用、基礎(chǔ)設(shè)施。在館藏建設(shè)中要注重順應(yīng)社會(huì)多方面發(fā)展，結(jié)合城市真實(shí)發(fā)展面貌對城建檔案發(fā)展思路進(jìn)行調(diào)整。

（三）城建檔案管理法制有待健全。目前城建檔案管理法制建設(shè)有待健全，城建檔案管理執(zhí)法細(xì)則需要進(jìn)一步完善，各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化體系尚未有效建立，多個(gè)區(qū)域城建檔案管理難以有效統(tǒng)一，不能對各項(xiàng)數(shù)字化資源進(jìn)行共享。其次，城建檔案管理中法律意識(shí)不足，未能展開統(tǒng)一化培訓(xùn)以及教育，檔案管理人員對于多項(xiàng)法律未能有效掌握，導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程陷入發(fā)展困境中。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展以及大數(shù)據(jù)牽引下，要注重將城建檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝Щ男畔①Y源，在相應(yīng)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共建與共享，能推動(dòng)檔案管理工作全面發(fā)展，還能為城市現(xiàn)代化建設(shè)提供更高效化的信息渠道，有助于深入挖掘城建檔案自身價(jià)值。城建檔案管理工作發(fā)展新時(shí)期，要想保障城建檔案高效化共享，要注重建立完善的法制保障，建立標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展體系，統(tǒng)一檔案數(shù)字化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)。

（四）城建檔案管理信息意識(shí)薄弱。在當(dāng)前數(shù)字化發(fā)展環(huán)境中，城建檔案管理不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理，要注重將城建檔案作為重要的信息資源，促使城建檔案管理工作能有效延伸，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息高效化管理。從現(xiàn)階段城建檔案基本管理現(xiàn)狀中能得出，城建檔案管理理念亟須轉(zhuǎn)變。原有的城建檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)老化嚴(yán)重，人員隊(duì)伍信息意識(shí)不足，服務(wù)水平較低，服務(wù)模式較為被動(dòng)，未能深入挖掘各區(qū)域城建檔案信息資源，還是停留在傳統(tǒng)的檔案管理思維模式中，難以有效實(shí)現(xiàn)城建檔案管理活動(dòng)轉(zhuǎn)型發(fā)展，對城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展具有較大限制作用。

三、城建檔案數(shù)字化管理策略探析

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)管理系統(tǒng)。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)以及發(fā)展中，要重點(diǎn)發(fā)揮各類軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)施應(yīng)用價(jià)值，相關(guān)管理部門要整合各項(xiàng)資源全面完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。結(jié)合檔案管理工作基本要求，要注重購置更多數(shù)字化應(yīng)用設(shè)備，通過智能化硬件設(shè)施應(yīng)用轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一化的人工操作。比如通過折圖機(jī)對傳統(tǒng)人工折圖進(jìn)行替換，能提升整體操作效率，節(jié)約充足的人力資源，還能推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。管理部門要積極開發(fā)應(yīng)用功能多樣的管理系統(tǒng)，對管理應(yīng)用系統(tǒng)各項(xiàng)功能予以豐富，在現(xiàn)有檔案錄入、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能基礎(chǔ)上，要注重對物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等各項(xiàng)信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行分析，規(guī)范化利用RFID射頻識(shí)別技術(shù)，對檔案管理具體情況進(jìn)行定位，監(jiān)控檔案存放管理?xiàng)l件指標(biāo)，比如較為重要的溫濕度指標(biāo)。還要深入拓展檔案資源開發(fā)利用深度，將傳統(tǒng)被動(dòng)化管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)模式，探究智能化程度較高的數(shù)字化管理方式。

（二）優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富數(shù)字資源。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展是基礎(chǔ)部分。當(dāng)前要注重對原有的館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，有效擴(kuò)大城建檔案基本歸檔范圍，在雙向歸檔中提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展成效，還能將原有的紙質(zhì)檔案管理范圍有效擴(kuò)大，豐富檔案具體來源與組成。另外，還要注重豐富數(shù)字化資源，在城建檔案存檔形式中，不能局限于圖、文檔案管理形式，還要注重音頻、視頻等多媒體檔案的管理，全面豐富檔案館藏資源，多領(lǐng)域記錄檔案具體發(fā)展現(xiàn)狀，推動(dòng)城市化發(fā)展。

（三）健全法制保障，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)屬于系統(tǒng)化建設(shè)任務(wù)，數(shù)字化檔案系統(tǒng)具備較強(qiáng)的依賴性，能有效突出檔案保密工作的重要性。當(dāng)前要注重進(jìn)一步推動(dòng)城建檔案信息管理保障體系建設(shè)，積極完善原有的安全管理體制，建立規(guī)范化的城建檔案保障體系，為城建檔案管理數(shù)字化活動(dòng)開展提供參照依據(jù)。相關(guān)管理部門要做好檔案管理人員法律知識(shí)普及與培訓(xùn)，提高管理人員法律意識(shí)以及安全意識(shí)，提高檔案安全保護(hù)成效，防止檔案信息泄露。還要做好檔案異地備份，提高管理安全性，實(shí)現(xiàn)各區(qū)域以及各部門城建檔案工作信息交流與共享。另外，還要注重建立通用的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，對檔案收集、管理、應(yīng)用流程全面優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一化發(fā)展，加速電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。

（四）強(qiáng)化信息意識(shí)，培育專業(yè)人才?，F(xiàn)階段城建檔案數(shù)字化建設(shè)范圍較廣，多數(shù)區(qū)域城建檔案是基于電子檔案形式進(jìn)行保管，通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充。目前在數(shù)字化城建檔案管理建設(shè)中，不能僅僅局限于形式層面上的數(shù)字化發(fā)展，要注重將檔案作為重要的信息資源，強(qiáng)化信息意識(shí)，建立信息觀念，通過數(shù)字信息技術(shù)對檔案信息集中挖掘與開發(fā)應(yīng)用，提高城建檔案自身利用價(jià)值。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理中，對檔案管理人員提出了更高的管理要求，當(dāng)前要注重培育更多專業(yè)技術(shù)人才，做好專業(yè)化培訓(xùn)以及教育，對設(shè)備技術(shù)進(jìn)行更新，為城建檔案數(shù)字化管理提供有效的人才保障。

四、結(jié)語

在現(xiàn)階段城建檔案建設(shè)中，各項(xiàng)信息決策以及信息參考是重要價(jià)值表現(xiàn)，在當(dāng)前數(shù)字化城市發(fā)展建設(shè)中，要注重實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)管理人員要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)管理的重要作用，全面提升自身信息素養(yǎng)，強(qiáng)化信息意識(shí)，通過整合信息技術(shù)應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，提高檔案管理數(shù)字化發(fā)展水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的有效轉(zhuǎn)型。