數(shù)字化管理在醫(yī)院基建檔案工作中的運(yùn)用

文/淄博市第五人民醫(yī)院 田偉

一、基建檔案主要內(nèi)容與特點(diǎn)

醫(yī)院基建檔案主要指的是醫(yī)院開(kāi)展基建項(xiàng)目的原始信息材料?；n案屬于科技檔案的重要組成部分，包括基建項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及驗(yàn)收等整個(gè)過(guò)程當(dāng)中形成的聲像、圖表和文字等形式的所有資料。此外，也包含基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程當(dāng)中運(yùn)用的設(shè)備安裝、裝修和改建等施工和結(jié)果記錄等方面內(nèi)容。醫(yī)院基建檔案具有記錄性、信息性、價(jià)值性以及廣泛性等特征，可以為制定醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和院領(lǐng)導(dǎo)決策等方面提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，基建檔案是整個(gè)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的寶貴財(cái)富，因此，一定要把數(shù)字化管理科學(xué)合理地運(yùn)用到基建檔案管理當(dāng)中，才能更好地為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

二、基建檔案的重要作用

基建檔案直接反映了建設(shè)工程管理水平和實(shí)際施工情況，同時(shí)清晰準(zhǔn)確記錄建設(shè)項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程與整體質(zhì)量。醫(yī)院基建檔案能夠有效監(jiān)督基建工程項(xiàng)目的具體實(shí)施情況，避免出現(xiàn)項(xiàng)目資金與資產(chǎn)浪費(fèi)、流失的情況發(fā)生。由此可見(jiàn)，基建檔案在醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)管理、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮著不可替代的作用。

（一）便于醫(yī)院基建資料的收集。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們生活水平的不斷提升，健康問(wèn)題已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)，因此對(duì)就醫(yī)環(huán)境和條件的要求也越來(lái)越高。近年來(lái)，醫(yī)院的新建和改擴(kuò)建的次數(shù)與數(shù)量不斷增多，基建檔案的數(shù)量也隨之增長(zhǎng)。尤其是一些情況較為特殊的遷建醫(yī)院，這類(lèi)醫(yī)院不但存有老院區(qū)，還有新建的院區(qū)。整合工作較為系統(tǒng)且復(fù)雜，整個(gè)過(guò)程當(dāng)中涉及面較廣，不僅要科學(xué)規(guī)劃新院區(qū)，還需要合理改造老院區(qū)，才能確保其功能性得到實(shí)現(xiàn)。而且項(xiàng)目建設(shè)也不在一起，從而增加了醫(yī)院基建資料的整理以及收集難度。因此，必須要加大基建檔案的管理力度。此外，醫(yī)院的基建檔案作為醫(yī)院建設(shè)的核心材料，詳細(xì)、真實(shí)地記載了醫(yī)院基本建設(shè)的歷史痕跡以及現(xiàn)狀。后期的擴(kuò)建與改造計(jì)劃當(dāng)中，可以參考以往的基建資料，不影響醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)，避免許多不必要的麻煩，確保新建與改造施工的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院健康、穩(wěn)定發(fā)展。

（二）能夠促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院基建檔案屬于醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的重要資料，檔案管理的主要目標(biāo)就是記載基建工程的全過(guò)程，做好基建檔案工作對(duì)工程管理意義重大?；n案管理的核心環(huán)節(jié)就是及時(shí)收集基建項(xiàng)目計(jì)劃、立項(xiàng)以及竣工整個(gè)過(guò)程當(dāng)中的各方面資料。而且醫(yī)院建設(shè)具有周期長(zhǎng)、涉及面廣泛、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特征，從而形成了大量、多種載體、保存價(jià)值較高的檔案。這類(lèi)檔案都真實(shí)記錄了醫(yī)院工程建設(shè)的實(shí)際情況，是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容，不但可以服務(wù)于醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理以及改擴(kuò)建，也可以服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，提升醫(yī)院整體工作效益和經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)醫(yī)院快速發(fā)展。

三、醫(yī)院基建檔案工作中存在的不足

（一）沒(méi)有意識(shí)到基建檔案的重要性。當(dāng)前，大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理者意識(shí)比較淡薄，沒(méi)有從內(nèi)心深處意識(shí)到基建檔案的重要性。有的醫(yī)院在建設(shè)過(guò)程當(dāng)中對(duì)基建檔案材料的搜集與整理重視程度不足，檔案管理人員和負(fù)責(zé)基建人員之間缺少溝通、協(xié)調(diào)，致使工作進(jìn)度緩慢。有些醫(yī)院沒(méi)有成立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)人員，更缺少健全的規(guī)章制度來(lái)開(kāi)展基建檔案的管理工作，使得該項(xiàng)工作效率和質(zhì)量較低。

（二）收集檔案資料時(shí)存在不足。其一，醫(yī)院在施工的時(shí)候，不注重基建檔案的收集和整理，沒(méi)有配備專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，基本都是施工人員或者工程師兼職，他們不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，精力也不足，不能及時(shí)、完整地收集材料。各種圖表的內(nèi)容不完整，表述不準(zhǔn)確，缺少說(shuō)明性文字，一些資料與數(shù)據(jù)殘缺不全，比如有些工程項(xiàng)目沒(méi)有建筑材料的出廠憑證、質(zhì)檢認(rèn)定書(shū)；有的工程沒(méi)有具體的施工負(fù)責(zé)單位等，這些原因都會(huì)造成項(xiàng)目竣工后存在質(zhì)量安全隱患，責(zé)任認(rèn)定模糊不清，假如出現(xiàn)安全隱患就缺少準(zhǔn)確的依據(jù)與可靠的憑證。其二，材料書(shū)寫(xiě)不夠規(guī)范，表達(dá)不準(zhǔn)確，存在模糊性，有的圖紙質(zhì)量不好，不容易長(zhǎng)時(shí)間保存。重點(diǎn)工程檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、全面地記錄了項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，具有長(zhǎng)期保存的價(jià)值。但是有的醫(yī)院存在使用圓珠筆書(shū)寫(xiě)、使用復(fù)印件充數(shù)等種種不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致基建檔案質(zhì)量大幅度降低。其三，基建檔案的移交與后續(xù)補(bǔ)充工作沒(méi)有落實(shí)到位。醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)屬于一個(gè)動(dòng)態(tài)、變化的過(guò)程，基建材料管理需要具有系統(tǒng)性，然而有些醫(yī)院卻只注重最原始的基礎(chǔ)材料，后期的改建、翻修以及擴(kuò)建等資料隨意亂放，沒(méi)有按時(shí)整理歸檔，在需要使用檔案資料的時(shí)候又找不到檔案，使得許多問(wèn)題不能從根本上得到解決。

（三）基建檔案數(shù)字化管理中存在不足。首先，數(shù)字化意識(shí)不強(qiáng)，管理制度不健全。在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，管理人員只重視基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)，對(duì)檔案管理工作缺少全面的認(rèn)識(shí)和研究，使得基建檔案數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有有效執(zhí)行。多數(shù)管理人員的管理意識(shí)薄弱，使得檔案管理工作的效率與質(zhì)量較低。此外，基建檔案管理制度不健全，考核標(biāo)準(zhǔn)不完善，在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)要求執(zhí)行檔案管理工作，增加了基建檔案數(shù)字化建設(shè)的難度。其次，信息缺失，檔案利用率不高。在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)人員不重視基建檔案的整理與收集工作，導(dǎo)致信息資料缺失，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的整體質(zhì)量。另外，檔案管理工作人員沒(méi)有嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化建設(shè)相關(guān)管理制度，使得電子文件標(biāo)準(zhǔn)、電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)以及交換格式等方面存在許多差異。同時(shí)不健全的檔案管理考核制度，使得檔案管理工作人員的責(zé)任感較低，不重視網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)以及和電子相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息方面的收集，直接導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)的工作效率低下。最后，信息化專(zhuān)業(yè)人才短缺，管理水平不高。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)的老齡化較為嚴(yán)重，基建檔案管理工作專(zhuān)業(yè)人才較為短缺，導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)速度比較緩慢。在具體工作過(guò)程當(dāng)中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用無(wú)法得到全面發(fā)揮，導(dǎo)致基建檔案管理的信息化水平較低，管理利用效能不高，不利于基建檔案的數(shù)字化建設(shè)。

四、數(shù)字化管理在醫(yī)院基建檔案管理中應(yīng)用策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，明確目標(biāo)。醫(yī)院要有組織地對(duì)基建檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一安排部署，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步明確目標(biāo)任務(wù)。首先，結(jié)合檔案工作實(shí)際情況和社會(huì)發(fā)展需求，創(chuàng)建完善的基建檔案數(shù)字化管理體系和制度。明確基建檔案收集工作內(nèi)容、歸檔整理要求以及保存和借閱流程，并堅(jiān)持層層負(fù)責(zé)原則，促進(jìn)責(zé)任逐級(jí)落實(shí),確保相關(guān)部門(mén)把基建檔案工作執(zhí)行到位。其次，進(jìn)一步提升醫(yī)院人員對(duì)基建檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。要想保證當(dāng)前醫(yī)院基建檔案的數(shù)字化管理工作順利、有效開(kāi)展，就需要進(jìn)一步提升醫(yī)院人員對(duì)基建檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。在整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，要加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案數(shù)字化管理的重視程度，只有他們?nèi)嬉庾R(shí)到當(dāng)前基建檔案數(shù)字化管理的重要作用，基建檔案數(shù)字化管理才能順利、有效地發(fā)展。此外，要想提高整個(gè)基建檔案的數(shù)字化管理水平，就需要先進(jìn)技術(shù)與充足的資金投入。總之，新的社會(huì)環(huán)境下，醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理不是一蹴而就所能完成的，需要分階段分任務(wù)進(jìn)行，在整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，醫(yī)院檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體設(shè)備應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)使用現(xiàn)代化管理方法科學(xué)合理的管理進(jìn)程，才能切實(shí)提升實(shí)際的基建檔案數(shù)字化管理以及應(yīng)用效率和質(zhì)量。

（二）完善醫(yī)院基建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。醫(yī)院基建檔案管理工作的主要任務(wù)就是歸納、分析與整理醫(yī)院相關(guān)人員在進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的資料信息。要想確保醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理得到有效落實(shí)，就必須完善醫(yī)院基建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況與時(shí)代發(fā)展的新要求，完善醫(yī)院基建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，把醫(yī)院的各類(lèi)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化手段處理，從而促使醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理在互聯(lián)網(wǎng)背景下科學(xué)、高效以及全面地開(kāi)展。其次，完善醫(yī)院基建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以后，需要加大對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的監(jiān)督管理力度，定期更新與完善數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，才能全面發(fā)揮檔案數(shù)字化的整體效益。最后，健全醫(yī)院基建檔案安全數(shù)字化管理體系。在醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理工作當(dāng)中，不可避免地會(huì)遇到安全管理問(wèn)題，這就需要根據(jù)可能存在的安全問(wèn)題，制訂完善的安全防范體系，防止數(shù)據(jù)庫(kù)信息化管理過(guò)程當(dāng)中發(fā)生病毒入侵的現(xiàn)象，增強(qiáng)醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理的安全性。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養(yǎng)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案工作效率和質(zhì)量，要想實(shí)現(xiàn)有效的基建檔案數(shù)字化管理，就必須采取行之有效的措施提升基建檔案管理人員的整體素養(yǎng)。基建檔案管理人員不但需要具備較高的專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)要掌握各種計(jì)算機(jī)操作技能。但是當(dāng)前許多醫(yī)院的基建檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，責(zé)任感不強(qiáng)。雖然有的掌握了相應(yīng)的知識(shí)與技能，但是仍舊無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期基建檔案管理應(yīng)用工作的實(shí)際需要，致使基建檔案數(shù)字化管理效率不高。因此，在健全基建檔案數(shù)字化管理的當(dāng)中，檔案管理人員要根據(jù)工作實(shí)際，不斷學(xué)習(xí)各方面知識(shí)和技能，才能真正滿(mǎn)足基建檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。

綜上所述，近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各級(jí)醫(yī)院進(jìn)入迅猛發(fā)展的勢(shì)態(tài)，規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在熱火朝天地進(jìn)行。但是基建檔案管理方面依舊存在許多不足，致使基建工作存在漏洞和問(wèn)題。因此，必須要把數(shù)字化檔案管理融入醫(yī)院的基建檔案管理當(dāng)中，提高認(rèn)識(shí)，明確目標(biāo)，完善醫(yī)院基建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升基建檔案管理人員的整體素養(yǎng)，才能從根本上解決這些問(wèn)題，提升檔案的實(shí)際應(yīng)用效果，增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院健康、穩(wěn)定發(fā)展。