淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

文/吉林省藥物研究院 李春麗

當(dāng)前，隨著時代的發(fā)展，信息量的增加，檔案數(shù)量呈現(xiàn)出增長的態(tài)勢，面對堆積如山的檔案，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)有些不相適應(yīng)，跟不上時代發(fā)展的步伐。檔案的管理工作與單位的日常運營息息相關(guān)，在科技不斷進步的今天，科技對于各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，同時也為各個行業(yè)的發(fā)展提供了巨大動力。各級單位部門在進行檔案管理的同時，也需要進一步加強檔案信息化建設(shè)，這樣才能更好地服務(wù)于本單位的其他日常工作。

一、檔案管理的概述

檔案管理又稱為檔案工作，主要是檔案館對于各項檔案信息進行管理和利用的過程，也是當(dāng)前我國檔案事業(yè)的重要組成之一。檔案管理是一項管理性的工作，但企業(yè)是一項服務(wù)性的工作，雖然檔案管理并不產(chǎn)生直接的物質(zhì)財富，但是檔案所提供的各項信息是其他信息所無法比擬的，例如檔案可以真實記載社會各個歷史階段的面貌。因此在進行檔案管理時，我們需要遵循統(tǒng)一的檔案管理方法，做好檔案的有效管理工作，提高檔案的管理質(zhì)量，避免檔案出現(xiàn)任何破損。

二、檔案管理信息化的好處

（一）載體受外界自然因素影響降低。眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理方法是采用紙質(zhì)載體檔案的管理，而紙質(zhì)載體檔案的保存方式極易受到各種外在因素影響，例如蟲、霉、溫濕度等方面及各種自然條件的影響也會使紙質(zhì)檔案受到損壞。而信息化技術(shù)運用于檔案管理之中的電子載體檔案，可以相對減少因各種自然環(huán)境因素的影響而導(dǎo)致的檔案載體的損壞。

（二）調(diào)取和查閱信息更加快捷。在傳統(tǒng)檔案管理中，面對大量紙質(zhì)檔案的利用，在查找檢索的過程中，會通過手工檢索查找大量的目錄和大量的實體檔案，這樣會很大程度上耗費工作人員的精力及時間。通過紙質(zhì)檔案的電子信息化建設(shè)，通過電子目錄檢索及相應(yīng)的圖像掛接技術(shù)，可以很便捷、快速地調(diào)取和查閱相應(yīng)的信息而且加以利用。未來數(shù)十年，檔案管理必然會朝著數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。

（三）減輕工作人員的工作壓力。在傳統(tǒng)的檔案管理之中，由于是紙質(zhì)檔案，這就使得工作人員在書寫之時需要確保字跡清晰，同時需要對每一個數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確把控，這就使得很多工作人員的壓力驟增。檔案管理信息化主要是將信息技術(shù)運用于檔案管理之中，工作人員的書寫要求相對降低，只需要敲打鍵盤即可完成，對于每一個數(shù)據(jù)的核準(zhǔn)可以由計算機信息系統(tǒng)來進行把控，這樣有助于降低工作人員的工作壓力。

三、檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏人才支撐。人才是推動檔案信息化的關(guān)鍵所在，檔案人才專業(yè)素養(yǎng)將直接決定著整個檔案管理工作的質(zhì)量，也會對檔案管理信息化建設(shè)帶來一定的影響。在一些事業(yè)單位中，有些檔案管理人員在從事這項工作之前沒接觸過系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，對于檔案管理的信息化建設(shè)更是一無所知。與此同時，也存在著檔案管理人員在工作中墨守成規(guī)，對于各種新方法和新技術(shù)的接受能力有限。加之領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有進行相應(yīng)的培訓(xùn)。而檔案管理人才是檔案管理的一個重要因素。因此，在技術(shù)不斷發(fā)展的今天，對于人員的素質(zhì)要求也相應(yīng)提高，而缺乏檔案管理人才的技術(shù)支撐也必然會影響到檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的信息化管理機制。事業(yè)單位在檔案管理的過程中，所使用的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不相同，很多單位采用的是傳統(tǒng)管理軟件來進行管理，這造成軟件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理軟件，在進行信息搜索時，也很難進行相通的信息管理，這會導(dǎo)致檔案管理信息化水平不高，很難實現(xiàn)資源的有效共享。除此之外，很多檔案管理單位在實際的檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，處于各自為政、獨立開發(fā)狀態(tài)，由此導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)軟件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，所管理的檔案信息數(shù)據(jù)在內(nèi)容、質(zhì)量上也良莠不齊，最主要的是沒有根據(jù)統(tǒng)一的作業(yè)流程來做好各項管理工作，這導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)的作用無法得到有效發(fā)揮。

（三）檔案信息安全問題。檔案信息安全是檔案管理信息化建設(shè)中很重要的一項任務(wù)。檔案信息化給我們帶來便捷的同時，也給我們的檔案信息安全提出了相應(yīng)要求。由于檔案信息質(zhì)量非常高，這就使得很多非法組織或者是別有用心的人員采用各種技術(shù)去攻擊檔案儲存地，獲取機密檔案信息，以便滿足非法目的。為此，這就需要我們對電子檔案做安全性保護，采取相應(yīng)的安全措施來保護電子檔案，以免因不注意操作而使檔案信息流失。例如，可以設(shè)置訪問人制度，需要通過指紋加密碼的方式才可以訪問，減少檔案信息被竊取的可能，同時也可以定期對信息庫的安全性進行檢查，刪除可能存在的電腦病毒，確保檔案信息的絕對安全。

（四）重視程度不夠。當(dāng)前，依舊有一部分單位沒有真正認(rèn)識到檔案信息化對于單位發(fā)展的重要意義，認(rèn)為檔案管理并不會對單位的發(fā)展產(chǎn)生任何實質(zhì)性的影響。在這種錯誤認(rèn)知理念之下，一些事業(yè)單位并沒有加快信息化的步伐，也沒有投入足夠的資金和人力物力。在事業(yè)單位管理者看來，信息化建設(shè)收益不明顯，因此并不愿意在信息化方面投入過多的資源，也阻礙了事業(yè)單位檔案管理的信息化步伐。

（五）檔案管理信息化建設(shè)缺乏應(yīng)用。在事業(yè)單位進行檔案建設(shè)之時，只有檔案管理和信息化建設(shè)充分融合在一起，才能夠真正有效推動信息化的進程。但是當(dāng)前很多事業(yè)單位都缺乏有效的管理平臺，這導(dǎo)致很多檔案管理缺乏有效的應(yīng)用支撐，信息化步伐受到了阻礙。雖然有一些單位開發(fā)了本單位的檔案信息化管理應(yīng)用，但是這些應(yīng)用只屬于一種淺顯的應(yīng)用，并沒有對應(yīng)用進行持續(xù)性的更新和開發(fā)，這導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏應(yīng)用數(shù)據(jù)的有效更新，難以跟上不斷變化的檔案管理需求。

四、檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）進一步加強檔案管理人員的實操技能，積極推動信息化建設(shè)。加強檔案管理人員對于信息化的認(rèn)知水平，使他們認(rèn)識到信息化是未來發(fā)展的重要方向，端正自身的思想和態(tài)度。與此同時，由于當(dāng)前工作人員的專業(yè)技能素質(zhì)并不高，也可以有計劃地組織檔案信息化管理培訓(xùn)，可以聘請一些專家學(xué)者到單位內(nèi)部進行現(xiàn)場教學(xué)，切實提高廣大管理人員的業(yè)務(wù)水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識儲備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統(tǒng)，對于新技術(shù)的接受能力非常差，因此需要進一步加強檔案管理人員知識普及力度，使他們可以積極主動去學(xué)習(xí)各種全新的技術(shù)，以便推動檔案管理工作的開展。

（二）促進檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一、規(guī)范化轉(zhuǎn)變。需要進一步加強信息化的建設(shè)，設(shè)置檔案信息化各項內(nèi)容的格式流程，以統(tǒng)一規(guī)范化的方法來做好信息化的建設(shè)，這樣才能更好地促進整個檔案管理事業(yè)的發(fā)展，由此達(dá)成高度信息共享效果。并且整個信息化建設(shè)過程中，要貫徹落實標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，將工作的重點內(nèi)容由解決局部問題，轉(zhuǎn)移至標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制定、實施上去，以此來切實提升檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一、規(guī)范化轉(zhuǎn)變。

（三）建立完善的管理機制，實現(xiàn)信息安全保護。事業(yè)單位的檔案管理需要加強自我建設(shè)，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責(zé)，完善管理技術(shù)，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進。例如可充分采用數(shù)字水印技術(shù)來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術(shù)來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎(chǔ)上做好檔案信息的備份工作，針對信息數(shù)據(jù)的載體做好定期維護保養(yǎng)，并及時進行數(shù)據(jù)核查。再就是意識層面，由于當(dāng)前各種信息化技術(shù)不斷更新，檔案管理工作應(yīng)加強信息化意識，探索和優(yōu)化檔案管理的各個細(xì)節(jié)。為此，檔案管理人員需要進一步加強檔案信息安全保護意識，以自身實際工作作為基礎(chǔ)，夯實工作人員的現(xiàn)代化能力，打破傳統(tǒng)認(rèn)知，在思想上徹底扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理理念，樹立起全新的管理認(rèn)知。

（四）提高重視程度。事業(yè)單位的管理人員需要重視檔案管理信息化建設(shè)，首先領(lǐng)導(dǎo)干部需要加強認(rèn)識，認(rèn)識到事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對于檔案管理的重要作用，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能夠推動事業(yè)單位檔案管理信息化進程。除了領(lǐng)導(dǎo)之外，廣大員工也需要加強認(rèn)識，需要認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理信息化的重要意義，在工作中積極配合信息化建設(shè)，以便提高整個事業(yè)單位檔案管理信息化的水平。

（五）加大應(yīng)用開發(fā)。為了進一步做好事業(yè)單位檔案管理工作，我們還需要進一步加大檔案管理的應(yīng)用開發(fā)，通過應(yīng)用開發(fā)可以做好檔案管理的推廣和使用。在開發(fā)的過程之中，事業(yè)單位可以聘請社會專業(yè)機構(gòu)進行開發(fā)，也可以與其他的兄弟單位進行合作聯(lián)合開發(fā)，進一步提高應(yīng)用與檔案管理之間的融合度，這樣有助于提高信息化的質(zhì)量。

五、結(jié)語

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，整個社會都朝著信息化的方向不斷邁進，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展大趨勢，進一步加強自身的信息化建設(shè)。加強信息化建設(shè)不僅可以更好地促進整個單位的發(fā)展，同時對于整個社會的發(fā)展也具有極大的益處。為了推動信息化建設(shè)，需要加強檔案管理人員的專業(yè)技能，樹立發(fā)展意識，建立完善的管理制度，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。