新時(shí)期重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)策探究

文/福安市河道堤防管理處 陳韓鋒

當(dāng)前我國(guó)重點(diǎn)工程項(xiàng)目逐漸增多，這些重點(diǎn)工程項(xiàng)目，對(duì)國(guó)計(jì)民生具有重要的影響，對(duì)我國(guó)城市化建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展具有重要的作用。目前隨著我國(guó)建筑業(yè)的不斷發(fā)展，我國(guó)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理已有一定的成效。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷努力學(xué)習(xí)，從而更好的開(kāi)展重點(diǎn)工程檔案管理工作。由于重點(diǎn)工程項(xiàng)目具有一定的特點(diǎn)，在建設(shè)時(shí)間方面，是相對(duì)較長(zhǎng)的，對(duì)于質(zhì)量要求也很高，所以一般的重點(diǎn)工程是比較大型的，所涉及的人員比較多。同時(shí)，相關(guān)的材料和因素涉及的比較多，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作，這樣才能在一定程度上保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目順利竣工。

一、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性

（一）重點(diǎn)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)。重點(diǎn)工程項(xiàng)目都是比較龐大的，是一個(gè)重要的社會(huì)系統(tǒng)工程，具有投資大和建設(shè)工期長(zhǎng)的特點(diǎn)。在重點(diǎn)工程建設(shè)過(guò)程中，一般資金來(lái)源比較廣泛，而且參與建設(shè)的單位比較多。在建設(shè)工程中，大多采用了新的技術(shù)和設(shè)備，從而導(dǎo)致大量引進(jìn)新的設(shè)備和技術(shù)。在這樣的情況下，形成了多種檔案類(lèi)型，種類(lèi)比較多，數(shù)量比較龐大，而且價(jià)值較高，具有文本多樣、載體復(fù)雜等特點(diǎn)。對(duì)于這種情況，要想做好檔案管理，需對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)管理，重視工程質(zhì)量，從而拓展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的部門(mén)和領(lǐng)域，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。

（二）應(yīng)當(dāng)重視重點(diǎn)工程檔案管理。在進(jìn)行重點(diǎn)工程建設(shè)時(shí)，檔案管理是對(duì)整個(gè)重點(diǎn)工程的歷史和真實(shí)情況進(jìn)行反映的過(guò)程。對(duì)于那些重點(diǎn)工程來(lái)說(shuō)，檔案管理工作，更應(yīng)當(dāng)給予充分肯定，這是其他任何管理無(wú)法替代的，也是任何東西無(wú)法替代的。尤其在工程進(jìn)行驗(yàn)收和改建擴(kuò)建階段，具有極大的參考價(jià)值。檔案管理工作，是一項(xiàng)具體的工作，是一個(gè)工程的載體。重點(diǎn)工程從開(kāi)始到結(jié)束，需要涉及許多內(nèi)容，是非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。重點(diǎn)工程表面是體現(xiàn)片面的情況，許多信息在檔案管理中。我國(guó)的建筑工程質(zhì)量管理是終身責(zé)任制的，所以這就體現(xiàn)出檔案管理的重要性。

（三）檔案工作與工程建設(shè)應(yīng)當(dāng)一致，同時(shí)有效促進(jìn)了工程管理。檔案在管理的過(guò)程中，與建設(shè)工程是一致的，兩者應(yīng)當(dāng)相輔相成。所以應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，同時(shí)也促進(jìn)了工程管理。在進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)利用好檔案管理工作，這樣既能有效節(jié)約工程成本，也可以一定程度上縮短工期。所以檔案管理工作對(duì)于工程建設(shè)是非常重要的，所以項(xiàng)目工程的管理者，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作。

二、重點(diǎn)工程項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理時(shí)的現(xiàn)狀

（一）對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠。當(dāng)前我國(guó)的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，一般時(shí)間比較長(zhǎng)，所以在正常情況下，重點(diǎn)工程項(xiàng)目都會(huì)分成多個(gè)標(biāo)段。在實(shí)際的工中，對(duì)于每個(gè)標(biāo)段，可能會(huì)出現(xiàn)分包的情形，這會(huì)導(dǎo)致參與工程項(xiàng)目建設(shè)的隊(duì)伍比較多，情況比較復(fù)雜，在施工人員方面，素質(zhì)上也有一定的差別。在進(jìn)行重點(diǎn)工程項(xiàng)目時(shí)，一般不是固定的一個(gè)單位負(fù)責(zé)，在編制上也會(huì)有一定的差別。如果負(fù)責(zé)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的經(jīng)理人沒(méi)有從思想和觀念上，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為只要搞好項(xiàng)目工程即可，這樣就存在責(zé)任不清，以及檔案管理不夠到位的情況。

（二）沒(méi)有健全相關(guān)的檔案管理制度。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，尤其是重點(diǎn)工程的檔案管理，雖然建設(shè)單位投入了較多，同時(shí)做了許多工作，但是對(duì)于建設(shè)工程企業(yè)，最主要的工作內(nèi)容，還是圍繞著整個(gè)項(xiàng)目工程進(jìn)行的。所以很少重視管理建設(shè)單位的檔案資料，所以在資料管理和整編上，還缺少一定的重視。在重點(diǎn)建設(shè)工程中，工程項(xiàng)目資料在規(guī)范性上有一定的欠缺，管理不夠完善。由于在檔案管理過(guò)程中，缺少必備的資料移交程序和相關(guān)的管理制度，所以重點(diǎn)工程在建設(shè)項(xiàng)目上，進(jìn)行相關(guān)檔案交接時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)手續(xù)不到位的情況，造成部分重要的檔案丟失。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員。當(dāng)前國(guó)家級(jí)的重點(diǎn)工程都配備了相應(yīng)的檔案管理人員，對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理工作，對(duì)所涉及的各種文件和資料進(jìn)行保管、存儲(chǔ)和發(fā)放，但是這些檔案管理人員，大部分缺少相關(guān)的工程建設(shè)知識(shí)，以及工程技術(shù)等方面的知識(shí)。所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備什么資料，收集什么資料，如何收集有用信息，缺少一定的認(rèn)識(shí)。同時(shí)還存在思想意識(shí)上，對(duì)檔案管理和歸檔工作的重要性認(rèn)識(shí)不足的情況，從而導(dǎo)致重點(diǎn)工程項(xiàng)目管理方面，對(duì)于檔案管理和歸檔工作認(rèn)識(shí)不夠到位的情形。

（四）對(duì)竣工檔案歸檔工作缺少規(guī)劃。對(duì)于重點(diǎn)工程進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，沒(méi)有對(duì)整編責(zé)任進(jìn)行劃分，目前采用的是幾個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)共同對(duì)資料進(jìn)行匯總，由于沒(méi)有將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到相應(yīng)的部門(mén)或者責(zé)任人，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，出現(xiàn)推諉的情況。在重點(diǎn)工程建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于許多環(huán)節(jié)的檔案管理人員，沒(méi)有參與或者沒(méi)有直接參與，由相關(guān)的人員或者部門(mén)進(jìn)行整理后，移交基建部門(mén)，匯總后交給檔案管理部門(mén)。整個(gè)過(guò)程沒(méi)有檔案管理人員直接參與，所以在檔案管理中，許多檔案管理人員無(wú)法查找到出現(xiàn)問(wèn)題的原因。

三、做好檔案管理工作的對(duì)策分析

（一）項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要嚴(yán)把責(zé)任關(guān)。首先，應(yīng)當(dāng)明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)責(zé)任。對(duì)于重點(diǎn)工程進(jìn)行檔案管理，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用各種措施和辦法，將相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)將相關(guān)的責(zé)任，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度中，在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)通過(guò)有效途徑，對(duì)項(xiàng)目的責(zé)任人和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一定的培訓(xùn)，從而在思想和意識(shí)上，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。其次，將檔案管理工作與工程建設(shè)同步。在重點(diǎn)工程建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作，納入責(zé)任制度和崗位考核中。同時(shí)，將經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度考核和崗位責(zé)任制度建設(shè)以及工程建設(shè)檔案管理與規(guī)劃設(shè)計(jì)和工程施工以及竣工同步。此外，應(yīng)當(dāng)將工程檔案管理變成事前監(jiān)督，這樣可以更好地進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)督管理和控制。最后，應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任制度。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)更好地落實(shí)法人責(zé)任制度，這是有效確保重點(diǎn)工程檔案管理工作的方法之一。

（二）構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理體系。首先，設(shè)立工程指揮部。在工程審批立項(xiàng)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)重點(diǎn)工程的建設(shè)需求，成立工程項(xiàng)目指揮部，這樣可以方便協(xié)調(diào)和加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系，確保工程有序進(jìn)行。其次，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。在重點(diǎn)工程立項(xiàng)以后，應(yīng)當(dāng)配置專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，這樣可以做好相關(guān)工作，確保資料和圖紙等得到更好的保管和收集。再次，工程完工以后，將資料移交給建設(shè)單位。當(dāng)驗(yàn)收完成以后，檔案管理工作人員，要依照合同的閱讀，整理好相關(guān)的資料，同時(shí)移交給建設(shè)單位。最后，加強(qiáng)各部門(mén)的溝通。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與指揮部的溝通，從而有效確保重點(diǎn)工程的質(zhì)量。

（三）做好相關(guān)培訓(xùn)。在重點(diǎn)工程建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)的措施，充實(shí)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平。在重點(diǎn)工程開(kāi)始階段，監(jiān)督指導(dǎo)人員，應(yīng)當(dāng)協(xié)助施工單位，建立和健全各種制度和管理，依據(jù)相關(guān)的法律和法規(guī)進(jìn)行管理。對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)督的人員，應(yīng)當(dāng)定期舉辦相關(guān)培訓(xùn)，主要是對(duì)項(xiàng)目工程檔案管理的程序和范圍進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理更加規(guī)范完整，從而實(shí)現(xiàn)竣工與檔案管理同步。

（四）重點(diǎn)把握項(xiàng)目合同簽訂。在重點(diǎn)項(xiàng)目工程中，簽訂合同前檔案管理部門(mén)就應(yīng)積極參與其中，主動(dòng)參與合同簽訂過(guò)程。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，通過(guò)合同形式，明確工作人員進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任和義務(wù)。通過(guò)規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目，檔案管理內(nèi)容，還有歸納和移交范圍。在合同簽訂的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)全面考慮，相關(guān)工作人員和管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，這樣便于后期的檔案管理工作。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量，以及檔案管理水平，用來(lái)衡量建設(shè)單位的實(shí)際管理水平。對(duì)于重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)資料，以及相關(guān)圖紙還有合同的規(guī)定以及相關(guān)的文件，要確定歸檔的時(shí)間和保管份數(shù)，對(duì)于違約要求也應(yīng)注意。這樣才能將檔案管理工作滲透到重點(diǎn)工程建設(shè)的各個(gè)方面，引起各方的重視。在檔案管理過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)明確各種文件資料的責(zé)任人，對(duì)于沒(méi)有依照合同約定上交相關(guān)材料的，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的懲戒。為了保障重點(diǎn)工程檔案的完善規(guī)范，要嚴(yán)格把握合同關(guān)，這對(duì)于檔案管理是非常重要的。

（五）強(qiáng)化重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案動(dòng)態(tài)管理。在重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案登記上報(bào)方面，目前還存在許多問(wèn)題，所以應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化重點(diǎn)工程項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理工作。要求及時(shí)掌握重點(diǎn)項(xiàng)目工程實(shí)際情況，同時(shí)應(yīng)當(dāng)建立一套完善的重點(diǎn)檔案管理備案制度，然后根據(jù)上報(bào)情況進(jìn)行登記，對(duì)相關(guān)單位進(jìn)行抽查，然后通過(guò)一些辦法，努力調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。

（六）嚴(yán)格把控竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)。當(dāng)重點(diǎn)工程進(jìn)入竣工驗(yàn)收階段，需要進(jìn)行質(zhì)檢，這個(gè)過(guò)程要與檔案同時(shí)進(jìn)行，主要是對(duì)工程的主要部分進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證，對(duì)工程竣工進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)歸檔，對(duì)相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，然后對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收。在驗(yàn)收過(guò)程中，不僅要對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行驗(yàn)收，也要對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，所以只有做好檔案管理工作，才能進(jìn)行全面的驗(yàn)收工作，確保整個(gè)項(xiàng)目工程全面竣工和驗(yàn)收。