辦公室人員接待媒體應(yīng)扮演好四種角色

文/中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所 劉恒順 曹淼

辦公室人員接待媒體記者是一項(xiàng)十分普遍、經(jīng)常發(fā)生，也是必須做好的一項(xiàng)工作，如果能夠做到全流程的統(tǒng)籌安排，就可以同時(shí)取得多方面的良好效果：一是能夠?yàn)槊襟w記者在新聞報(bào)道過(guò)程中提供必要的幫助。二是能夠全面鍛煉自己，以最有效的方式提升本人在單位的知名度。三是能夠以最經(jīng)濟(jì)的宣傳方式為單位樹(shù)立良好的社會(huì)形象、擴(kuò)大社會(huì)知名度。反之，就可能產(chǎn)生多種負(fù)面的危害。既影響記者順利完成采訪計(jì)劃，也影響辦公室接待記者的當(dāng)事人的工作形象，更可能損害單位的整體形象。江蘇省鹽城市人民政府辦公室的單連軍和孟凡順，結(jié)合機(jī)關(guān)單位的實(shí)際和實(shí)踐曾在《秘書(shū)之友》發(fā)表《辦公室人員接待媒體應(yīng)扮演好四種角色》一文，強(qiáng)調(diào)四點(diǎn)：一是牢記服務(wù)職能，當(dāng)好配合媒體的接待者。二是嚴(yán)守工作程序，當(dāng)好了解媒體的把關(guān)者。三是履行中樞功能，當(dāng)好溝通媒體的協(xié)調(diào)者。四是把握應(yīng)對(duì)尺度，當(dāng)好團(tuán)結(jié)媒體的保障者。筆者基于在長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所20多年來(lái)，接待中央電視臺(tái)、湖北電視臺(tái)、湖南電視臺(tái)、荊州電視臺(tái)、新華社湖北分社及《湖北日?qǐng)?bào)》《新京報(bào)》《漁業(yè)報(bào)》《沙市日?qǐng)?bào)》《江漢工人報(bào)》等媒體記者的經(jīng)歷，結(jié)合自己的學(xué)習(xí)心得，筆者認(rèn)為辦公室人員要接待好媒體，需要注意長(zhǎng)期的日積月累和應(yīng)激性的積極準(zhǔn)備相結(jié)合。還要扮演好四種角色，為媒體記者、本單位和社會(huì)受眾發(fā)揮好連接和傳導(dǎo)作用。

一、新聞線索的提供者

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。辦公室人員要成為媒體記者的新聞來(lái)源同樣需要做好事前準(zhǔn)備。而且必須是多方面，多層次的準(zhǔn)備。給媒體記者通報(bào)一個(gè)消息，往往只需要撥打一個(gè)電話、發(fā)送一封郵件、編輯一條短信，或是打開(kāi)微信直接說(shuō)幾句話就可以完成，看似是一件十分簡(jiǎn)單的事兒。其實(shí)不然！“作詩(shī)功夫在詩(shī)外”是唐代詩(shī)人白居易回答別人關(guān)于作詩(shī)的竅門(mén)給提問(wèn)者的回復(fù)。寫(xiě)出好詩(shī)要有廣博的學(xué)識(shí)、豐富的生活閱歷、精湛的文學(xué)技能來(lái)打好基礎(chǔ)。同理，要想自己成為媒體記者的一個(gè)合格幫手，成為他們新聞線索的提供者，辦公室人員就應(yīng)該把功夫下在“詩(shī)外”。

（一）要密切關(guān)注單位動(dòng)態(tài)，敏感地感知新聞。辦公室是本單位的一個(gè)行政樞紐，只要稍稍延展一下觀察時(shí)長(zhǎng)，單位里每個(gè)人、每件事的活動(dòng)情況，甚至活動(dòng)軌跡都會(huì)匯聚到辦公室?；蚴且?yàn)殚_(kāi)具出差介紹信、或是因?yàn)槌晒麍?bào)獎(jiǎng)、或是因?yàn)檗k理出國(guó)請(qǐng)示、或是因?yàn)樗姽收蠄?bào)修、或是因?yàn)橥獠靠腿藖?lái)訪，等等諸多日常工作都要辦公室參與，因此，辦公室有最天然的位置優(yōu)勢(shì)來(lái)接觸整個(gè)單位的情況。辦公室人員要用心感知日常的、瑣細(xì)工作的“新聞性”，要有心把日?，嵥榈墓ぷ骱蜑槊襟w記者提供新聞線索有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。這就要求辦公室人員始終保持“好奇性”，對(duì)一般人沒(méi)有感覺(jué)或是習(xí)以為常的事兒自己要有新聞敏感度。一旦自己覺(jué)得可能是新聞點(diǎn)，就應(yīng)該有打破砂鍋問(wèn)到底的精神，盡可能多地去向當(dāng)事人以及當(dāng)事人引出的當(dāng)事人了解情況，做好全面、深入的了解和理解。如果確有新聞性，而且自己覺(jué)得作為新聞已經(jīng)成熟，要做給媒體記者提供線索的相關(guān)準(zhǔn)備。如果自己判斷作為新聞尚不成熟，則可以列為自己跟蹤的對(duì)象。

（二）要廣泛結(jié)交媒體朋友，了解不同媒體關(guān)注的重點(diǎn)。報(bào)紙、廣播、電視、雜志曾經(jīng)是占據(jù)主流地位、擁有廣泛受眾的媒體，隨著時(shí)代的發(fā)展，各種網(wǎng)站、各種平臺(tái)、各種APP層出不窮。獲取信息只能看電視報(bào)紙雜志或收聽(tīng)廣播的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，現(xiàn)只要上網(wǎng)便速知各種信息。同時(shí)，受眾被動(dòng)接受框定的信息也已經(jīng)成為過(guò)去?，F(xiàn)大眾是自主掌握各類信息，自己想看什么，什么時(shí)間看，采用什么方式看，均可自由選擇。要廣泛結(jié)交媒體朋友，了解不同媒體關(guān)注的重點(diǎn)，傳播的特點(diǎn)，結(jié)合本單位新聞素材對(duì)于時(shí)效性、權(quán)威性、長(zhǎng)久性、專業(yè)性、篇幅長(zhǎng)短性等不同特點(diǎn)和要求，分別向不同的媒體記者提供新聞線索。比如，2005年中華鱘進(jìn)京馴養(yǎng)展示直播活動(dòng)由中央電視臺(tái)主持。CCTV-1于2005年4月2日現(xiàn)場(chǎng)直播中華鱘從長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所荊州養(yǎng)殖基地起運(yùn)階段和進(jìn)入北京海洋館階段工作。CCTV-4“今日關(guān)注”欄目，于2005年4月3日21點(diǎn)直播時(shí)段，以中華鱘為切入點(diǎn)，以人與自然和諧發(fā)展主題，做現(xiàn)場(chǎng)訪談節(jié)目。中央電視臺(tái)不僅是中國(guó)國(guó)家權(quán)威媒體，也是世界知名媒體，無(wú)論是在CCTV-1直播中華鱘進(jìn)京的出鏡記者叢威娜，還是在CCTV-4做訪談的主持人王世林都是觀眾十分喜愛(ài)的。所以影響深遠(yuǎn)。2019年在武漢舉辦的第七屆世界軍人運(yùn)動(dòng)會(huì)吉祥物“兵兵”，設(shè)計(jì)靈感來(lái)源于中華鱘，可見(jiàn)中華鱘多么深入人心。毋庸置疑，中央電視臺(tái)為中華鱘的深入人心發(fā)揮了巨大的作用。

二、新聞事件的解讀者

發(fā)生在單位里的新聞，正是因?yàn)閹в袧饬业膯挝簧屎蜐夂竦膶I(yè)色彩。因?yàn)槭煜?，容易被本單位的人理解。也因?yàn)槭煜?，極其容易被本單位的人忽視。因此辦公室人員除了筆者在“新聞線索的提供者”那一節(jié)里所述的要有一雙慧眼識(shí)別新聞外，還要有一張利嘴解讀新聞。要能夠去掉單位和專業(yè)色彩，把單位新聞、專業(yè)新聞變成“外人”容易理解和接受的解讀。這里的“外人”，排在首位的是不在自己?jiǎn)挝簧詈凸ぷ鞯拿襟w記者，其次才是社會(huì)公眾。通常記者“進(jìn)入”單位采訪有“間接”和“直接”兩種方式。間接進(jìn)入單位采訪，往往是借助電話、QQ、微信、郵箱等遠(yuǎn)程交流工具初步了解新聞的概貌，判斷是否有符合自己媒體特點(diǎn)的新聞價(jià)值，從而決定繼續(xù)采訪，或是放棄采訪。直接進(jìn)入單位采訪，就是媒體記者親臨單位進(jìn)行面對(duì)面的交流。無(wú)論是間接進(jìn)入單位采訪，還是直接進(jìn)入單位采訪，記者一般都會(huì)首先聚焦辦公室，從辦公室尋求幫助或指引。

很顯然，如果辦公室人員能夠把發(fā)生在單位里的新聞事件向媒體記者解讀清楚，媒體記者就可以更加清晰、準(zhǔn)確、生動(dòng)、快速地把單位新聞事件向社會(huì)公眾表述清楚。社會(huì)公眾才可以較快地認(rèn)識(shí)到新聞事件將會(huì)如何關(guān)聯(lián)自己的學(xué)習(xí)、工作和生活。只有如此，辦公室人員才算為記者提供了有效的服務(wù)。反之，就沒(méi)有為記者提供有效的服務(wù)。

三、新聞通稿的發(fā)出者

常言道：隔行如隔山。不同行業(yè)、同一行業(yè)的不同單位存在著各自的特點(diǎn)，也許用千差萬(wàn)別來(lái)描述行業(yè)和單位的不同特點(diǎn)不一定十分恰當(dāng)，然而置于日新月異的大環(huán)境下，對(duì)于時(shí)效要求高、工作節(jié)奏快的媒體記者而言深入了解一個(gè)行業(yè)，了解這個(gè)行業(yè)的各個(gè)分支是一件十分困難的事情。眾所周知，要寫(xiě)出一篇精彩的新聞稿，往往需要圍繞新聞事件縱向、橫向了解很多很多。面對(duì)同一個(gè)新聞事件，參與采訪的媒體記者就越多，尤其是越有新聞價(jià)值的新聞事件吸引記者的能力就越強(qiáng)，記者隊(duì)伍的組成就越加復(fù)雜，年齡大的、年紀(jì)輕的，造詣深的、歷練淺的，脾氣好的、脾氣怪的等等，他們的關(guān)注點(diǎn)一定是各有不同的。很顯然，作為直接與媒體記者對(duì)接的辦公室工作人員需要應(yīng)對(duì)比較復(fù)雜的局面。因此，新聞通稿顯得十分重要。在面對(duì)面接待媒體記者之前，辦公室人員必須做好記者的來(lái)意調(diào)查、請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)、采訪相關(guān)專家、搜集關(guān)聯(lián)資料、集中多方意見(jiàn)，完成組織撰寫(xiě)新聞通稿的工作。新聞通稿由辦公室人員直接與媒體記者接觸時(shí)分發(fā)給他們。辦公室人員在接觸任何媒體記者時(shí)，所有的回答都應(yīng)該做到萬(wàn)變不離其宗，核心觀點(diǎn)都應(yīng)該包含于新聞通稿之中。

四、標(biāo)題句的推薦者

媒體記者參與了單位的新聞采訪，無(wú)論是應(yīng)邀參加，還是自己獲得信息參加，一般來(lái)講都會(huì)撰寫(xiě)新聞刊發(fā)或錄制新聞播發(fā)。不同媒體、不同記者同樣會(huì)追求自己新聞的獨(dú)特性，選擇不同的角度呈現(xiàn)新聞事件的不同側(cè)面，最突出的差異性表現(xiàn)往往體現(xiàn)在新聞標(biāo)題上。由于標(biāo)題是統(tǒng)領(lǐng)全篇的“點(diǎn)睛”之筆，作用十分重要。在實(shí)際新聞傳輸過(guò)程中，標(biāo)題往往是吸引讀者眼球、決定是否通篇閱讀之所在。也是吸引聽(tīng)眾的關(guān)鍵信息之所在。所以能夠作為標(biāo)題的語(yǔ)句，被大家稱為標(biāo)題句，也有人干脆把標(biāo)題句叫著“金句”。

為什么要扮演好標(biāo)題句推薦者這個(gè)角色？因?yàn)橛浾攉@得新聞信息是很大的，無(wú)論是通過(guò)采訪會(huì)議、采訪新聞當(dāng)事人，還是采訪新聞現(xiàn)場(chǎng)，都會(huì)獲得大量相關(guān)信息。記者通常不可能把所有信息都應(yīng)用于一篇新聞中，往往是不同的記者因?yàn)樾摒B(yǎng)、經(jīng)歷、觀點(diǎn)等不同而選取從不同視角撰寫(xiě)新聞。能夠引起記者共鳴或是讓記者印象深刻的表述就極有可能成為記者撰稿的視角，能夠與“共鳴”和“印象深刻”相匹配的標(biāo)題句常常是記者決定視角的最后選擇。根據(jù)我國(guó)對(duì)新聞?dòng)浾叩南嚓P(guān)職業(yè)要求，記者只能是記錄者、反映者、旁觀者、呼吁者，不能干預(yù)、不能超越、不能操縱，記者在選取報(bào)道視角上也是有壓力的。據(jù)了解，記者通常有三種選擇標(biāo)題句的方法：第一種方法是，會(huì)從他現(xiàn)場(chǎng)獲取的一大串表達(dá)里選取一句話作為標(biāo)題。第二種方法是，記者會(huì)在給出的新聞通稿或文章里的一個(gè)段落標(biāo)題作為他的標(biāo)題句。第三種方法是，辦公室人員為他推薦的標(biāo)題句。

由于新聞的時(shí)效性要求，記者有時(shí)迫于時(shí)間壓力，很難自己總結(jié)、提煉出讓自己和媒體領(lǐng)導(dǎo)滿意的標(biāo)題句來(lái)，如果辦公室人員做好了充分準(zhǔn)備，為記者推薦了好幾個(gè)標(biāo)題句，記者就極可能采用推薦的標(biāo)題句作為自己的新聞標(biāo)題。這樣宣傳的效果就會(huì)更加符合新聞事實(shí)，也更加符合單位的宣傳方向。

在提煉標(biāo)題句時(shí)要努力做到三點(diǎn)：第一點(diǎn)，標(biāo)題句要切中要害，言簡(jiǎn)意賅地抓住新聞事件的中心。第二點(diǎn)，標(biāo)題句要盡量押韻，讀起來(lái)要朗朗上口。第三點(diǎn)，標(biāo)題句要易于誦記。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室人員在接待媒體時(shí)要積極、主動(dòng)、全面考慮問(wèn)題，盡可能幫助媒體記者，在兼顧記者多種需要的時(shí)候，要聚焦記者和本單位對(duì)于新聞生產(chǎn)和傳播的核心需要，跟記者和媒體換位思考，把辦公室人員的工作往前、往深再走一點(diǎn)點(diǎn)，通過(guò)自身的努力使得新聞事實(shí)為各方理解和接受，促進(jìn)形成三好效果：記者寫(xiě)得好，單位宣傳得好，大眾接受得好。