企業(yè)制度評估與執(zhí)行力檢查機(jī)制研究

文/大唐重慶分公司 張會(huì)香

一、基本情況

近年來，大唐重慶分公司在內(nèi)部控制管理框架下，以制度建設(shè)為抓手深入推進(jìn)規(guī)范管理，在制度體系建設(shè)和制度全過程管理方面進(jìn)行了創(chuàng)新探索，形成了制度定期清理、規(guī)范化審查、制度征詢、重要制度聯(lián)審、制度評估與執(zhí)行力檢查等行之有效的管理實(shí)踐。尤其是通過按年度進(jìn)行制度評估與執(zhí)行力檢查工作，逐步解決企業(yè)內(nèi)部存在的制度執(zhí)行力不強(qiáng)、責(zé)任部門制度優(yōu)化積極性不高等問題，收到良好成效。

二、制度全過程管理及存在的主要問題

（一）制度評估機(jī)制未建立。根據(jù)企業(yè)《制度管理辦法》有關(guān)規(guī)定，制度的全過程管理包括制度的計(jì)劃、制訂、實(shí)施、評估和清理，涵蓋了制度建立、實(shí)施到廢止的生命周期。其中，關(guān)于制度的計(jì)劃、制訂和實(shí)施，各企業(yè)較為普遍，一般按照年初下達(dá)的年度制度建設(shè)計(jì)劃、業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際制訂制度、制度發(fā)布實(shí)施等方式進(jìn)行，但對于制度評估尚沒有形成有效的工作機(jī)制。

（二）制度數(shù)量多，執(zhí)行力不強(qiáng)。隨著企業(yè)規(guī)范化管理程度的不斷提高，企業(yè)的制度體系建設(shè)較為完整，制度類別和數(shù)量眾多，公司現(xiàn)有制度數(shù)量已達(dá)300余項(xiàng)，但在實(shí)際工作中，仍然存在管理不規(guī)范、流程不暢通等問題，關(guān)鍵在于制度雖然數(shù)量眾多，但執(zhí)行力不強(qiáng)。主要表現(xiàn)：一是大部分制度制定實(shí)施時(shí)間過長（3年以上、5年以上制度占比較高），很多規(guī)定已與目前管理實(shí)際不符。二是部分制度間不能協(xié)調(diào)一致，有制度“打架”現(xiàn)象，導(dǎo)致執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)梗阻。三是制度條款和內(nèi)容表述不具體、不明確，工作流程不清晰，導(dǎo)致執(zhí)行時(shí)理解有偏差、未能達(dá)到制度制定的初衷。

（三）制度管理責(zé)任落實(shí)不到位。公司《制度管理辦法》已明確規(guī)定“各部門是本部門職責(zé)范圍內(nèi)制度管理的責(zé)任主體”，主要職責(zé)包括：計(jì)劃、制訂、審核、宣貫培訓(xùn)、組織實(shí)施、解釋、執(zhí)行情況監(jiān)督檢查、評估、考核等內(nèi)容，但在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)部門主動(dòng)開展制度評估與執(zhí)行情況檢查的積極性不高，還存在“有制度就行”的思想認(rèn)識，不能及時(shí)根據(jù)工作實(shí)際持續(xù)不斷進(jìn)行制度優(yōu)化和完善。

三、制度評估與執(zhí)行力檢查的方案設(shè)計(jì)及實(shí)施效果

由制度歸口管理部門牽頭集中開展制度評估，并同步開展制度執(zhí)行力檢查工作，是重慶分公司綜合近兩年制度清理工作實(shí)踐提出的創(chuàng)新思路，目的是充分發(fā)揮制度歸口管理部門職責(zé)，指導(dǎo)和督促業(yè)務(wù)部門落實(shí)制度管理主體責(zé)任，持續(xù)優(yōu)化和完善制度體系，不斷提高制度執(zhí)行力，促進(jìn)企業(yè)規(guī)范管理。

（一）2018年度制度評估與執(zhí)行力檢查方案設(shè)計(jì)。1.評估檢查范圍。發(fā)布的所有制度（包括標(biāo)準(zhǔn)），重點(diǎn)是正式發(fā)布超過3年、暫行滿1年、試行滿3年的制度，其余以抽查方式進(jìn)行。2.制度評估和執(zhí)行力檢查的主要事項(xiàng)。制度實(shí)施的總體情況；制度的合規(guī)性，重點(diǎn)是制度與黨和國家的政策法律、政府部門的有關(guān)政策、上級有關(guān)要求是否保持一致；與其他制度的協(xié)調(diào)程度；制度的適應(yīng)性，重點(diǎn)是制度是否滿足工作需要，是否符合企業(yè)實(shí)際；制度的操作性，重點(diǎn)是制度中有關(guān)職責(zé)分工、工作流程、主要措施、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究等內(nèi)容的執(zhí)行情況；制度的實(shí)施效果，是否達(dá)到設(shè)定的管理目的，以及所取得的管理效益和經(jīng)濟(jì)效益；其他問題和建議。3.主要采取的工作方式。制度問責(zé)條款及執(zhí)行情況檢查；抽取關(guān)鍵流程檢查；調(diào)查問卷；個(gè)別訪談。

（二）2018年度制度評估與執(zhí)行力檢查形成的主要成果。1.在企業(yè)內(nèi)部以無記名網(wǎng)上投票的方式開展制度評估與執(zhí)行力問卷調(diào)查，主要涉及制度執(zhí)行的內(nèi)部環(huán)境、制度本身的健康程度、制度執(zhí)行的保障措施以及制度執(zhí)行的實(shí)際效果四大部分共14個(gè)問題，通過對調(diào)查結(jié)果的深入分析，形成了2018年制度評估與執(zhí)行力檢查調(diào)查問卷分析報(bào)告。報(bào)告顯示，經(jīng)過幾年的努力，企業(yè)的制度體系已基本健全，大部分員工能用制度來規(guī)范自己的工作行為，但制度執(zhí)行的內(nèi)部環(huán)境還存在很多問題，對建立并有效執(zhí)行制度產(chǎn)生制約，現(xiàn)有制度體系本身的健康程度不容樂觀，制度執(zhí)行的保障措施還不完善，制度執(zhí)行的實(shí)際效果有待改進(jìn)。針對以上問題，結(jié)合制度清理情況和工作實(shí)際提出了有關(guān)改進(jìn)措施建議。2.發(fā)揮內(nèi)控審計(jì)力量，組成制度評估與執(zhí)行力檢查工作組，分別對各部門納入評估檢查范圍的制度進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查內(nèi)容包括：制度實(shí)施的總體情況、是否有問責(zé)條款以及流程是否清晰等，通過查閱制度內(nèi)容、實(shí)施過程記錄等方式，顯現(xiàn)出制度執(zhí)行力不強(qiáng)、部分制度規(guī)定與實(shí)際不符等問題，通過個(gè)別訪談與相關(guān)責(zé)任人就檢查結(jié)果進(jìn)行溝通和確認(rèn)，結(jié)合制度規(guī)范管理要求提出了改進(jìn)措施建議，在此基礎(chǔ)上，形成了各部門的制度評估與執(zhí)行力檢查情況報(bào)告。

（三）2019年制度評估與執(zhí)行力檢查方案的優(yōu)化設(shè)計(jì)。在認(rèn)真總結(jié)和吸取2018年度開展制度評估與執(zhí)行力檢查工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合2019年規(guī)范管理要求，進(jìn)一步完善了制度評估與執(zhí)行力檢查工作方案，即：對2018年已評估制度進(jìn)行“回頭看”，以業(yè)務(wù)部門為評估主體，調(diào)查訪談范圍擴(kuò)大至基層。具體如下：1.評估檢查范圍。正式發(fā)布超過3年、暫行滿1年、試行滿3年的制度。2.評估檢查的主要事項(xiàng)。（1）制度評估的主要事項(xiàng)（基本與上年度相同）。（2）制度執(zhí)行力檢查的主要事項(xiàng)，包括：制度執(zhí)行機(jī)制是否健全；制度規(guī)定的關(guān)鍵流程是否清晰，有無流程圖；是否存在內(nèi)容矛盾、管理空白、職責(zé)沖突、流程不暢、考核依據(jù)缺失等問題；是否有問責(zé)條款和問責(zé)執(zhí)行記錄；被執(zhí)行主體有無意見反饋；制度執(zhí)行的環(huán)境是否發(fā)生變化。3.評估檢查工作內(nèi)容。（1）部門自評。各部門對照自評表要求，認(rèn)真填寫自評意見，并對制度執(zhí)行情況進(jìn)行總體評估，說明制度是否有效以及存在的具體問題。其中對于2018年已評估的制度，結(jié)合已評估意見進(jìn)行自評。（2）檢查組核查。組織對各部門自評情況進(jìn)行核查，確保評估結(jié)果客觀真實(shí)。（3）問卷調(diào)查。通過網(wǎng)絡(luò)和微信形式開展制度執(zhí)行力評估問卷（與2018年相同）調(diào)查，與2018年調(diào)查結(jié)果相對比，針對調(diào)查反映出的問題開展深入分析，形成調(diào)查分析報(bào)告。（4）個(gè)別訪談。對涉及基層企業(yè)執(zhí)行的重要制度，抽取典型案例，對基層企業(yè)制度執(zhí)行情況進(jìn)行訪談，采取發(fā)放調(diào)查表或座談等形式，聽取基層企業(yè)關(guān)于制度執(zhí)行的意見和建議；核查及基層訪談結(jié)束后，就評估檢查問題分別對制度責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和具體責(zé)任人進(jìn)行訪談，交流存在的問題，就下一步制度建設(shè)工作提出意見和建議。

（四）2019年制度評估與執(zhí)行力檢查形成的主要成果。1.采用與2018年相同的制度評估與執(zhí)行力調(diào)查問卷和網(wǎng)上（微信）無記名投票的方式，問卷調(diào)查分析結(jié)合了2018年的調(diào)查結(jié)果，采取實(shí)際情況分析和趨勢分析兩種方式，按制度的內(nèi)部環(huán)境、制度本身的健康程度、制度執(zhí)行的保障措施以及制度執(zhí)行的實(shí)際效果四個(gè)部分進(jìn)行綜合分析，形成了2019年制度執(zhí)行力問卷調(diào)查分析報(bào)告。報(bào)告顯示，企業(yè)現(xiàn)有的制度體系基本健全，大部分員工能以制度來規(guī)范自己的工作行為，通過2018年制度評估與執(zhí)行力檢查、規(guī)范制度制訂流程和嚴(yán)格規(guī)范化審查（所有新修制訂制度完善責(zé)任追究條款）等工作的開展，企業(yè)的制度建設(shè)與制度管理工作進(jìn)一步深化，制度執(zhí)行力得到逐步提高。但與此同時(shí)，影響和制約制度執(zhí)行的問題仍然存在，制度執(zhí)行的內(nèi)部環(huán)境仍不容樂觀，制度本身的健康程度仍有待提高，制度執(zhí)行的保障措施仍有待加強(qiáng)，制度執(zhí)行的效果仍有待改進(jìn)。報(bào)告針對以上存在的問題進(jìn)行了深刻反思，結(jié)合工作實(shí)際研究提出了改進(jìn)措施建議。2.通過對各部門制度自評估情況進(jìn)行審核檢查，涉及基層訪談問卷組織各所屬單位進(jìn)行了訪談，并就訪談反饋的問題與制度責(zé)任部門進(jìn)行了溝通確認(rèn)，通過對各部門自評問題的歸納整理和深入分析，形成了2019年制度執(zhí)行力檢查自評訪談核查分析報(bào)告。從各部門自評情況來看，大部分部門對制度評估和執(zhí)行力檢查工作高度重視，結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際認(rèn)真開展了自評工作，自評出的問題深刻具體，對于2018年已評估的制度根據(jù)實(shí)際情況提出了進(jìn)一步的評估意見，對下一步制度修訂具有很好的指導(dǎo)意義。首次進(jìn)行基層訪談，是為進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行中存在的問題，從反饋情況來看，基層企業(yè)在執(zhí)行上級制度時(shí)仍存在制度宣貫培訓(xùn)不到位以及制度理解有偏差等問題。

2019年以業(yè)務(wù)部門為主體開展制度評估與執(zhí)行力檢查，從自評問題、基層訪談問題來看，效果好于2018年，顯示出業(yè)務(wù)部門在制度建設(shè)與制度管理發(fā)揮主體責(zé)任的重要性。

四、結(jié)語

企業(yè)制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作和長期性工作，只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)。任何制度都是企業(yè)特定階段的產(chǎn)物，隨著企業(yè)發(fā)展壯大、市場環(huán)境變化以及企業(yè)管理水平的提升，企業(yè)的制度體系必須要不斷地進(jìn)行優(yōu)化和完善。而定期開展制度評估與執(zhí)行力檢查，是企業(yè)制度建設(shè)和制度全過程管理必不可少的必要環(huán)節(jié)，是促進(jìn)企業(yè)制度體系不斷健全完善、優(yōu)化以及提高企業(yè)制度執(zhí)行力的有效手段。本文通過連續(xù)兩年的探索和實(shí)踐，形成了制度評估與執(zhí)行力檢查工作的有效方法和工作機(jī)制，對其他企業(yè)的制度建設(shè)工作具有借鑒意義。