辦公室工作中精細(xì)化管理研究

文/湖南省漣源市道路運(yùn)輸管理局 胡衛(wèi)華

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，在給予各個(gè)單位巨大經(jīng)濟(jì)發(fā)展空間的同時(shí)，也對(duì)各個(gè)單位內(nèi)部辦公室工作中原有的管理制度與模式帶來一定的難題與挑戰(zhàn)。為了更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求和標(biāo)準(zhǔn)，各單位辦公室開始采用精細(xì)化管理方式，系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)部運(yùn)行，優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)組成，提升整體的工作效率與質(zhì)量，促進(jìn)進(jìn)一步發(fā)展。

一、辦公室工作中精細(xì)化管理特征

（一）數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性高。辦公室工作是各個(gè)單位內(nèi)部運(yùn)作的關(guān)鍵核心，各個(gè)單位高層管理團(tuán)隊(duì)作出的每一項(xiàng)決定、措施，都是基于各個(gè)單位員工在辦公室工作中所整理、分析和總結(jié)內(nèi)容之上，辦公室工作的數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性直接決定著各個(gè)單位項(xiàng)目投資、經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的準(zhǔn)確性，影響各個(gè)單位基礎(chǔ)運(yùn)行資金分配使用額的準(zhǔn)確性。而精細(xì)化管理正是這樣一種系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理內(nèi)容，嚴(yán)格要求各個(gè)單位員工的每一項(xiàng)操作和數(shù)據(jù)處理，確保細(xì)節(jié)性內(nèi)容處理、整理與保存，以避免后期投資項(xiàng)目發(fā)生突發(fā)事件，及時(shí)找到關(guān)鍵性、細(xì)節(jié)性工作內(nèi)容，減少各個(gè)單位內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）注重管理創(chuàng)新優(yōu)化。精細(xì)化制度本身在辦公室工作中應(yīng)用的目的，是為了滿足多樣化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化對(duì)于各個(gè)單位內(nèi)部工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，其并非一成不變的管理制度內(nèi)容，會(huì)以各個(gè)單位實(shí)際工作需求和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)時(shí)跟進(jìn)制度的應(yīng)用情況，而不斷對(duì)細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和改善，并在不斷嘗試和優(yōu)化過程中，尋找到最適合各個(gè)單位發(fā)展的管理方式，使得各個(gè)單位運(yùn)行效率與質(zhì)量隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的需求變化而提升，增強(qiáng)各個(gè)單位內(nèi)部的創(chuàng)新力量，保障各個(gè)單位在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中始終占有一定的市場(chǎng)份額。

（三）堅(jiān)持以人為本的底線。對(duì)于各個(gè)單位來說，員工是各個(gè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)力量，因此在進(jìn)行辦公室精細(xì)化管理的過程中，要堅(jiān)持以各個(gè)單位員工為基本依托，而不是盲目跟從現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和各個(gè)單位管理制度內(nèi)容，直接照抄照搬進(jìn)行精細(xì)化制度實(shí)施，造成各個(gè)單位員工出現(xiàn)反抗與抵觸意識(shí)，從各個(gè)單位員工需求和能力出發(fā)，優(yōu)化獎(jiǎng)懲制度與福利待遇，嚴(yán)格工作流程內(nèi)容，激勵(lì)各個(gè)單位員工的積極性以及激發(fā)其自身的潛在能力，強(qiáng)化員工之間的交流合作，從而最大程度發(fā)揮出辦公室工作中精細(xì)化管理的功能。

（四）堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展?？沙掷m(xù)發(fā)展是新經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)背景下，一項(xiàng)特別的、先進(jìn)的單位管理理念，其打破了各單位原有的發(fā)展方案與模式，使得各個(gè)單位管理團(tuán)隊(duì)不得不開始考慮如何將可持續(xù)發(fā)展理念應(yīng)用到各個(gè)單位發(fā)展中，利用精細(xì)化管理制度的內(nèi)容，通過將兩種機(jī)制和模式有機(jī)結(jié)合起來，逐步落實(shí)到各個(gè)單位工作內(nèi)容與環(huán)境中，使得各個(gè)單位員工一邊工作一邊接受可持續(xù)發(fā)展理念的普及，進(jìn)而對(duì)于可持續(xù)發(fā)展理念具有一定的了解和重視，待相關(guān)制度內(nèi)容真正落實(shí)，單位員工早已習(xí)慣該種模式內(nèi)容，能夠更好地提升各個(gè)單位工作效率水平。

二、辦公室工作中的精細(xì)化管理原則

（一）數(shù)據(jù)化原則。數(shù)據(jù)化原則是精細(xì)化管理原則的基礎(chǔ)內(nèi)容，能夠直接顯現(xiàn)單位內(nèi)部運(yùn)行的工作能力與邏輯，不僅能夠?qū)⑺泄ぷ鲀?nèi)容信息簡(jiǎn)單、明了地展現(xiàn)出來，還能夠科學(xué)合理規(guī)劃各個(gè)單位內(nèi)部有限資源，最大程度避免員工工作中帶入私人情感問題，讓員工明確自身能力和水平，從而以更加理性和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光規(guī)劃各個(gè)單位未來發(fā)展方向，綜合提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力水平。且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷引用，工作內(nèi)容數(shù)據(jù)化對(duì)于辦公室工作來說也是必經(jīng)過程，數(shù)據(jù)化原則能夠加速其在辦公室工作中的融合應(yīng)用，促進(jìn)各個(gè)單位工作技能進(jìn)一步提升。

（二）操作與控制性原則。操作性是指在制度實(shí)施過程中，需要對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和提升，因?yàn)椴皇撬兄贫葍?nèi)容都具有合理性，管理團(tuán)隊(duì)要定期對(duì)于精細(xì)化實(shí)施情況進(jìn)行調(diào)查和總結(jié)，及時(shí)對(duì)制度內(nèi)容中存在的問題和不足進(jìn)行改善，不斷提升精細(xì)化內(nèi)容和管理范圍，提升各個(gè)單位辦公室工作效率和質(zhì)量；而控制性原則是指通過細(xì)節(jié)化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作掌控，來加強(qiáng)對(duì)于辦公室工作的管控力度，特別是一些容易出現(xiàn)操作不當(dāng)和流程錯(cuò)誤的細(xì)節(jié)內(nèi)容，從根源上減少相關(guān)問題的再次發(fā)生，有效避免了單位內(nèi)部不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）精益求精原則。在實(shí)際的單位辦公室運(yùn)行過程中，因?yàn)楣ぷ鞅姸?、流程繁瑣，容易出現(xiàn)細(xì)節(jié)性問題，輕則造成辦公室工作出現(xiàn)混亂，重則造成各個(gè)單位損失大量資金。應(yīng)對(duì)這一問題，在精細(xì)化管理制度中一定要遵循精益求精的原則，明確規(guī)劃未來發(fā)展方向與目標(biāo)，擺正自我工作態(tài)度和行為，積極應(yīng)對(duì)工作中存在的問題與挑戰(zhàn)，嚴(yán)格要求自我工作技能操作規(guī)范化，確保每一項(xiàng)工作內(nèi)容都能夠準(zhǔn)確且詳細(xì)，利用有限資源帶來最大的經(jīng)濟(jì)效益。

三、加強(qiáng)辦公室工作中精細(xì)化管理的措施

在辦公室管理工作中，只有強(qiáng)化精細(xì)化管理，才能夠提高管理的質(zhì)量和水平，滿足管理的需求，提高管理的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的有效運(yùn)行和順利完成。下面將針對(duì)加強(qiáng)辦公室工作中的精細(xì)化管理措施進(jìn)行分析和探討。

（一）提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力。加強(qiáng)辦公室工作精細(xì)化管理的首要措施，就是提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力水平。因?yàn)楣芾韴F(tuán)隊(duì)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要運(yùn)行力量，只有將管理團(tuán)隊(duì)行為操作精細(xì)化才能夠保障所得到的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的精準(zhǔn)化。那么各個(gè)單位需要重新對(duì)于管理團(tuán)隊(duì)人員進(jìn)行規(guī)劃布置，組建高專業(yè)水平團(tuán)隊(duì)以及相應(yīng)輔助團(tuán)隊(duì)，在滿足人才數(shù)量供應(yīng)需求的同時(shí)，也能夠通過這種輔助工作的方式，讓輔助團(tuán)隊(duì)進(jìn)行學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)，不斷對(duì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部專業(yè)能力與操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行提升，同時(shí)各個(gè)單位要為這些管理團(tuán)隊(duì)定期提供專業(yè)技能培訓(xùn)與考核，為績(jī)效優(yōu)異者提供外出深造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，接觸更多先進(jìn)的單位管理模式和辦公室操作模式，從而對(duì)見識(shí)范圍進(jìn)行擴(kuò)展、專業(yè)能力進(jìn)行提升以及對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，為管理團(tuán)隊(duì)帶來更多的創(chuàng)新性管理建議與制度內(nèi)容，提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力水平，保障各個(gè)單位工作的高效、順利進(jìn)行。

（二）完善相關(guān)管理制度內(nèi)容。正所謂，沒有規(guī)矩不成方圓，想要確保精細(xì)化制度能夠落實(shí)在實(shí)際的管理中，需要完善的管理制度內(nèi)容，結(jié)合各個(gè)單位實(shí)際發(fā)展情況，在國(guó)家管理制度法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定一套完整的精細(xì)化管理制度，細(xì)化辦公室流程環(huán)節(jié)中各項(xiàng)細(xì)節(jié)內(nèi)容，清晰規(guī)劃不同部門的責(zé)任與任務(wù)，依照責(zé)任制度選擇相應(yīng)的部門管理人員統(tǒng)一進(jìn)行工作布置，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室工作內(nèi)容的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，使得員工在明確自身工作任務(wù)的同時(shí)，還能夠增強(qiáng)自我工作責(zé)任意識(shí)，積極主動(dòng)地配合制度措施落實(shí)、遵守管理制度內(nèi)容，阻斷不良分子妄圖利用制度細(xì)節(jié)漏洞破壞各個(gè)單位利益行為的發(fā)生，同時(shí)還要完善相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度內(nèi)容，從員工實(shí)際需求出發(fā)，完善制度內(nèi)容以滿足各個(gè)單位員工在經(jīng)濟(jì)和精神上的需求，員工會(huì)以積極工作態(tài)度對(duì)待工作中所面臨的困難和挑戰(zhàn)，從而營(yíng)造出高效有序的辦公室工作氛圍，有效提升各個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）塑造單位管理文化。相較于國(guó)外機(jī)構(gòu)文化發(fā)展歷程，我國(guó)單位文化發(fā)展起步較晚，整體發(fā)展時(shí)間過短，造成很多單位內(nèi)部對(duì)于精細(xì)化管理產(chǎn)生錯(cuò)誤認(rèn)知，進(jìn)而造成辦公室精細(xì)化管理始終無法到位。應(yīng)從各個(gè)單位高層管理團(tuán)隊(duì)開始，改變?cè)械乃枷胍庾R(shí)，明確辦公室精細(xì)化管理的重要性，以可持續(xù)發(fā)展和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光，科學(xué)合理規(guī)劃各個(gè)單位未來發(fā)展方向，重視單位各類文化建設(shè)，給予員工正向的思想引導(dǎo)，帶動(dòng)單位整體工作積極性，從而推動(dòng)各個(gè)單位高效運(yùn)行。同時(shí)還要對(duì)于管理團(tuán)隊(duì)樹立針對(duì)性的職業(yè)道德，通過單位文化樹立與發(fā)展目標(biāo)確立，使得管理團(tuán)隊(duì)明確精細(xì)化工作的重要性和必要性，也明確自身工作作風(fēng)對(duì)精細(xì)化管理的影響，嚴(yán)格依據(jù)工作流程要求，以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待每一項(xiàng)工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)，特別是容易出現(xiàn)問題的工作細(xì)節(jié)，避免亡羊補(bǔ)牢，花費(fèi)大量精力來彌補(bǔ)前期工作問題，提升管理團(tuán)隊(duì)整體的工作效率與質(zhì)量，促進(jìn)各個(gè)單位綜合管理能力提升。

（四）控制資源消耗量。除了以上三項(xiàng)加強(qiáng)辦公室工作精細(xì)化管理的措施以外，還要控制資源消耗量，這是近年來經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中對(duì)于各個(gè)單位管理發(fā)展的一個(gè)新要求。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的各個(gè)單位經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中，單位基礎(chǔ)能力水平是一項(xiàng)考慮標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)單位基礎(chǔ)運(yùn)行成本也是一項(xiàng)考慮標(biāo)準(zhǔn)，面對(duì)這一因素，各個(gè)單位要正視降耗節(jié)支舉措對(duì)于單位運(yùn)行成本控制的重要性，通過各單位內(nèi)部的各種宣傳途徑，向員工宣傳降耗節(jié)支的內(nèi)容與意義，落實(shí)各項(xiàng)降耗節(jié)支措施制度，牢記這是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的宣傳工作，應(yīng)當(dāng)潛移默化讓員工形成該種意識(shí)，而不是強(qiáng)制性對(duì)員工進(jìn)行思想意識(shí)宣傳，引發(fā)員工對(duì)于降耗節(jié)能意識(shí)的抵觸。同時(shí)要建立相應(yīng)的監(jiān)控體系，定期對(duì)于辦公室工作進(jìn)行審核和檢查，全面調(diào)查降耗節(jié)支實(shí)施的反饋情況，在提升員工自我責(zé)任意識(shí)的同時(shí)，對(duì)精細(xì)化制度與降耗節(jié)支措施內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，遵守人性化和合理化基本原則，為單位員工創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境和文化氛圍。

四、結(jié)語

綜上所述，精細(xì)化管理不僅對(duì)于辦公室工作效率提升具有推動(dòng)性，且對(duì)于各個(gè)單位管理制度優(yōu)化也有重要性。因此，單位要重視精細(xì)化管理對(duì)辦公室工作管理與發(fā)展的重要性和必要性，轉(zhuǎn)變以往過分保守的管理理念，強(qiáng)化精細(xì)化的管控投入力度，組建更為專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)辦公室基礎(chǔ)人力資源力量，樹立正確的單位文化與精神文化，同時(shí)不斷完善相關(guān)管理制度內(nèi)容，系統(tǒng)化管理辦公室工作流程與環(huán)節(jié)，使降耗節(jié)支措施在單位工作中真正實(shí)施?？刂茊挝换A(chǔ)運(yùn)行成本，提升單位的整體運(yùn)行效率和質(zhì)量，為單位在未來經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中進(jìn)一步發(fā)展和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。