婦幼保健院檔案管理工作要點研究

文/山東省菏澤市單縣婦幼保健計劃生育服務中心 呂爽

作為我國衛(wèi)生服務機構(gòu)不可或缺的重要組成部分，婦幼保健院承擔著保障婦女兒童身心健康、不斷提高婦女兒童健康水平的重要責任。在婦幼保健院衛(wèi)生檢測、婦幼疾病防治、各項改革建設發(fā)展、婦幼衛(wèi)生研究、婦幼保健等活動中形成的具有保存價值的圖像、視頻、文字以及其他不同形式的歷史記錄就是婦幼保健檔案。這些檔案真實地記錄著婦幼保健的職能，是婦幼保健院長期積累的寶貴財富，是其穩(wěn)健長遠發(fā)展不可或缺的重要依據(jù)和重要信息資源。受多種因素的影響，婦幼保健院檔案管理中還存在諸多問題，亟待進一步解決。

一、當前婦幼保健院檔案管理存在的問題分析

（一）檔案管理思路較為落后。絕大多數(shù)婦幼保健院受計劃經(jīng)濟的限制和影響，其檔案管理服務幅度較窄，具有一定的局限性，導致檔案管理工作效率不盡人意。另外，部分檔案管理人員思想意識上沒有認識到做好檔案管理工作的重要性，沒有堅持與時俱進，造成檔案管理工作無法緊隨時代的步伐，無法順應社會發(fā)展的需求，影響了檔案管理意義和價值的充分發(fā)揮。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。雖然當前絕大多數(shù)婦幼保健院在開展綜合管理工作中制定了相應的規(guī)章制度，但是受多種主客觀因素的影響，在當前所設置的管理制度中基本上很少涉及檔案管理內(nèi)容，還有部分婦幼保健院并沒有將這項工作有效納入日?？己斯ぷ髦校@樣一來，就導致整個檔案不完整，收集效率過低。另外，有少部分婦幼保健院沒有立足于自身的實際情況，制定管理標準或是制度，導致檔案管理工作范圍不清晰，管理工作較為混亂，一些重要管理信息或內(nèi)容無法納入檔案管理工作中。

（三）缺乏綜合型檔案管理人才。由于檔案管理的特殊性，需要高素質(zhì)、綜合型人才，當前絕大多數(shù)檔案管理人員是從其他科室借調(diào)過來的，很大一部分工作人員并不了解檔案管理知識，無法有序開展檔案管理工作。

（四）管理模式落后，安全性差。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡技術(shù)逐漸滲透到各個領域中，信息技術(shù)逐漸被運用到檔案管理工作中。由于資金或是條件限制等問題，部分保健院檔案管理沒有開展信息化建設，檔案管理模式依舊在延續(xù)傳統(tǒng)模式，導致檔案管理現(xiàn)代化水平較低，給檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)。部分婦幼保健院雖然使用了信息技術(shù)，但是沒有及時更新數(shù)據(jù)庫，加之當前我們處在信息共享時代，部分黑客蓄意破檔案庫，導致檔案管理存在一定的風險，阻礙了我國婦幼保健院事業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

二、新時期婦幼保健院檔案管理要點

（一）更新檔案管理觀念，樹立正確管理理念。對于婦幼保健院管理工作而言，檔案管理是至關(guān)重要的，文書檔案管理是婦幼保健院管理工作的重要內(nèi)容，當前部分管理人員片面地認為檔案管理這項工作可有可無，敷衍對待檔案管理工作。為從整體上提高檔案管理質(zhì)量，必須要堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變觀念，對此，這就要求婦幼保健院管理層向檔案管理人員講解做好檔案管理工作的重要性，同時還要告知他們檔案管理工作是一項工作分類復雜、涉及面廣、要求高的工作，正是因為這項工作的專業(yè)性，必須要接受專業(yè)的培訓，從思想意識上認識到做好檔案管理工作的重要性。如此才能從婦幼保健院的實際情況入手做好檔案編目、整理、收集以及儲存等工作，最大限度地保障檔案的真實性和準確性，從整體上促使檔案管理水平的提升。

（二）完善檔案管理制度，提供管理理論依據(jù)。首先，婦幼保健院領導人員要立足于當前管理的實際情況，不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，探討分析當前管理制度存在的問題，針對問題進一步細化責任，在制度中明確職責，通過這樣的舉措，一方面可以促使檔案管理工作人員工作效率的提升，另一方面可以減少檔案管理過程中的失誤，更好地為檔案管理人員提供理論依據(jù)，構(gòu)建科學合理的工作目標，統(tǒng)一權(quán)責，有效確保檔案管理工作順利有序地開展。其次，建立健全檔案管理制度，可以規(guī)范檔案管理人員工作，減少管理中資料缺漏或是信息缺失等情況發(fā)生，促使檔案管理人員工作效率提升，有助于節(jié)約婦幼保健院的開支，提高社會對婦幼保健院的信任度，為優(yōu)化資源配置、實現(xiàn)醫(yī)院資源共享奠定良好基礎。最后，必須要構(gòu)建明確的獎懲制度，通過制度激發(fā)檔案管理人員做好檔案管理工作的積極性。

（三）積極引入管理人員，重點加強人才培養(yǎng)。首先，婦幼保健院為進一步提高檔案管理工作效率，要配置高素質(zhì)、復合型的管理人員，尤其是信息化管理人員，促使檔案管理人員更好地利用先進信息技術(shù)，整合龐大的檔案數(shù)據(jù)信息。其次，通過“引進來，走出來”重點加強對檔案管理人員的培訓教育，通過培訓教育，促使檔案管理人員綜合素質(zhì)和工作能力提升。在培訓教育中，一定要加強考核，確保對人才的培養(yǎng)落到實處，同時還可以激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，促使他們認真做好檔案管理工作。最后，婦幼保健院還要為檔案管理人員營造一個良好的工作環(huán)境，投入人力物力。創(chuàng)設一個信息化、現(xiàn)代化的檔案室，以便更好地為檔案管理工作有序開展奠定良好基礎。

（四）實現(xiàn)規(guī)范化和現(xiàn)代化，規(guī)范管理確保安全。首先，婦幼保健院要投入一定的人力、物力、財力加強保管基礎設施建設，對此，可以設置一個專業(yè)的檔案庫房，同時配置一定的安全保管設施，摒棄傳統(tǒng)落后的管理手段，重點加強檔案的信息化管理。檔案管理人員利用計算機程序管理，監(jiān)控檔案的收集、整理、歸檔以及開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，與此同時，還必須要進一步建設檔案資源內(nèi)部局域網(wǎng)，以便更好地共享檔案資源，從整體上提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。其次，構(gòu)建檔案掃描系統(tǒng)，采用掃描系統(tǒng)掃描錄入方式取代傳統(tǒng)人工錄入方式，促使檔案管理質(zhì)量和水平的提升，在這一過程中，還必須要注意充分利用各種信息手段，整理收集信息。另外，還可以借鑒其他醫(yī)院的先進檔案管理經(jīng)驗，促使婦幼保健院檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化水平提升。最后，要利用先進技術(shù)做好檔案信息的加密保護工作，提高重要檔案的訪問密碼級別，最大限度地確保檔案信息資料的安全。對于泄露信息的工作人員，一定要采取措施，嚴肅處理。只有通過上述舉措，才能更好地形成安全有效的保障系統(tǒng)。

三、結(jié)語

總而言之，婦幼保健院是專業(yè)為兒童或是婦女提供醫(yī)療服務的，在我國醫(yī)療衛(wèi)生體系中是至關(guān)重要的。要想促使婦幼保健院穩(wěn)健長遠發(fā)展，就必須要認識到做好婦幼保健院檔案管理工作的重要性，分析當前檔案管理中存在的問題，尋找解決之道，優(yōu)化檔案管理工作措施，為新時期婦幼保健院的穩(wěn)健長遠發(fā)展提供強有力的保障。