淺談監(jiān)督監(jiān)理單位如何在項(xiàng)目檔案管理中履行職責(zé)

文/中韓（武漢）石油化工有限公司 閔梅

隨著《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范（SH/T 3903-2017）》的正式發(fā)布實(shí)施，進(jìn)一步明確了監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案管理中的職責(zé)：第一，監(jiān)理文件資料的移交與歸檔職責(zé)。第二，對(duì)參建單位交工技術(shù)文件的檢查、審核與驗(yàn)收的職責(zé)。因此，監(jiān)理單位如何在項(xiàng)目管理中履行檔案資料的監(jiān)管職責(zé)，對(duì)工程檔案資料的齊全、完整、真實(shí)、可靠非常重要。面對(duì)監(jiān)理單位在項(xiàng)目管理實(shí)際中存在的“重現(xiàn)場(chǎng)輕資料”的現(xiàn)象，談一談業(yè)主如何監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位履行在項(xiàng)目檔案管理方面的職責(zé)。

一、事前介入

（一）合同約定。在與監(jiān)理單位簽訂委托合同時(shí)，應(yīng)把項(xiàng)目文檔管理要求納入監(jiān)理范圍合同條款中。明確監(jiān)理單位應(yīng)按合同規(guī)定的條款，按時(shí)、按質(zhì)、按量提交、交付文件，并對(duì)未達(dá)到國(guó)家、行業(yè)和委托人相關(guān)制度和歸檔要求的文件進(jìn)行整改，對(duì)所提交文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。同時(shí)，還應(yīng)明確對(duì)合同范圍內(nèi)各施工、設(shè)計(jì)、采購(gòu)等單位交工技術(shù)文件的形成進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，審核的職責(zé)。

（二）要求監(jiān)理建立健全項(xiàng)目檔案管理體系。監(jiān)督監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，就建立檔案管理機(jī)構(gòu)和配備相應(yīng)的檔案管理資源，即明確檔案負(fù)責(zé)人（一般要求為總監(jiān)）和專職檔案人員（具備一定檔案知識(shí)的技術(shù)人員）。專職檔案員一般作為業(yè)主的單點(diǎn)聯(lián)系人，負(fù)責(zé)雙方往來文件、資料的接收、發(fā)放和移交工作。監(jiān)理單位須將文檔控制納入監(jiān)理規(guī)劃，并由專業(yè)監(jiān)理工程師編寫文檔管理實(shí)施細(xì)則。同時(shí)，監(jiān)理單位需按業(yè)主統(tǒng)一要求配置文檔管理專用計(jì)算機(jī)，并統(tǒng)一接入委托人專用網(wǎng)絡(luò)，文檔生成、管理所用軟件應(yīng)使用雙方認(rèn)可的版本。

二、事中控制

（一）共同審核參建單位的文檔方案?！妒突そㄔO(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定（SH/T 3503-2017）》要求，工程項(xiàng)目開工前，參建單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的具體情況及建設(shè)單位的交工技術(shù)文件編制方案，制定交工技術(shù)文件編制細(xì)則。因此，項(xiàng)目開工前，業(yè)主應(yīng)同監(jiān)理單位共同審核各承包商的交工技術(shù)文件編制方案，對(duì)項(xiàng)目名稱、單位工程劃分、文檔編制參考標(biāo)準(zhǔn)、表格使用、整理組卷方案、移交時(shí)間等進(jìn)行確認(rèn)。

（二）督促監(jiān)理開展定期與不定期的文檔抽檢。在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，指導(dǎo)監(jiān)理加強(qiáng)對(duì)施工過程文件的檢查，不定期地對(duì)各類施工文件進(jìn)行監(jiān)控，定期對(duì)資料進(jìn)度進(jìn)行檢查，確保施工文件與現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度相一致。同時(shí)，監(jiān)理單位要適時(shí)提醒參建單位，對(duì)隱蔽工程、重大施工節(jié)點(diǎn)等要保存聲像文件。業(yè)主每月召開一次監(jiān)理例會(huì)，及時(shí)了解監(jiān)理文件形成、收集、整理狀況以及指導(dǎo)、檢查參建單位施工過程文件形成、收集、整理狀況。

（三）開展培訓(xùn)工作。業(yè)主要采取“定期培訓(xùn)、實(shí)時(shí)答疑”的方式，對(duì)監(jiān)理單位及參建單位進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)范圍要涉及以下幾個(gè)方面：第一，文件材料的收集、接收、分發(fā)、整理、組卷、編目、歸檔等文檔管理程序。第二，EPC單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位的項(xiàng)目文檔歸檔范圍、相關(guān)文件形成所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。第三，文件的整理、編制及組卷要求等。以此來提高監(jiān)理人員的專業(yè)技能水平，提高資料審核能力，保證項(xiàng)目文件的齊全性、完整性。

（四）落實(shí)監(jiān)理審核資料責(zé)任制。監(jiān)理單位要對(duì)監(jiān)理合同范圍內(nèi)的設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)、檢測(cè)等單位形成的檔案資料進(jìn)行歸檔移交前的審核，重點(diǎn)審核項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量和齊全性，主要是分包商資質(zhì)和人員資質(zhì)資料、現(xiàn)場(chǎng)施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄、設(shè)備材料質(zhì)量證明文件、竣工圖審核等。審查發(fā)現(xiàn)問題，填寫監(jiān)理審查意見單，立即反饋給相關(guān)單位整改，直至達(dá)到規(guī)范要求為止，并形成檢查整改閉環(huán)記錄。

三、事后考核

參建單位須攜《監(jiān)理審查意見單》，方可向業(yè)主送審交工資料。經(jīng)由業(yè)主驗(yàn)收組審查發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的文件數(shù)量超過規(guī)定數(shù)值，屬監(jiān)理單位履行交工技術(shù)文件職責(zé)不到位，將依據(jù)項(xiàng)目規(guī)模對(duì)監(jiān)理單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰；監(jiān)理單位未及時(shí)審核造成文件延遲移交的，監(jiān)理單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

業(yè)主通過“事前介入、事中控制、事后考核”的方式，監(jiān)督監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案管理中履行職責(zé)，在做好自身形成的文件材料收集、積累、整理歸檔的同時(shí)，督促參建單位項(xiàng)目文件的整理與移交，穩(wěn)步推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理，保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。