提高國有企業(yè)辦公室工作效率探討

文/中國煤炭地質(zhì)總局第二勘探局 張海濱

國有企業(yè)辦公室是中樞機(jī)構(gòu)，對國有企業(yè)發(fā)展起著重要的紐帶作用。其包含的內(nèi)容和職能性都比較多，任務(wù)量也較繁雜。既要反饋辦公室工作的實(shí)際狀況，又要收集精準(zhǔn)信息來助力企業(yè)管理層的有用決策信息。而國有企業(yè)有著規(guī)模龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、流程繁瑣的特點(diǎn)。在國家要求和競爭激烈的環(huán)境下，作為國有企業(yè)的辦公室，必須做出相應(yīng)對策，提高辦公室的工作效率，適應(yīng)瞬息萬變的市場環(huán)境，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)提高辦公室工作效率的目標(biāo)。

一、國有企業(yè)辦公室管理的目標(biāo)和含義

國有企業(yè)管理有特殊的組織特點(diǎn)，計(jì)劃縝密、約束性強(qiáng)。在我國市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，人力資源分配的合理性、成本控制的科學(xué)性、企業(yè)工作規(guī)劃的條理性都是國有企業(yè)工作繁瑣復(fù)雜的探討方向。完善和提高工作效率是國家對中樞機(jī)構(gòu)創(chuàng)新戰(zhàn)略的重要關(guān)注，更是市場經(jīng)濟(jì)的支柱之一。具體表現(xiàn)為：在辦公室實(shí)踐工作中，縮短目標(biāo)的差距性、收集信息的有效性、管理的執(zhí)行性和監(jiān)督的阻礙性得以提升，是提高國有企業(yè)辦公室工作效率的核心含義和目標(biāo)所在。

二、國有企業(yè)辦公室管理存在的難題

（一）職責(zé)劃分不清晰。國有企業(yè)的辦公室工作中，雜亂繁瑣的事物往往無層次，邏輯條理無章法，管理比較差。辦公室需要調(diào)度企業(yè)中的各個(gè)部門，調(diào)節(jié)企業(yè)中的各種突發(fā)狀況，使得本就繁多的工作陷入雜亂，工作人員的分工和各自的職責(zé)劃分也不夠清晰，給實(shí)際工作增加了困難，達(dá)不到指定的目標(biāo)。又加上國有企業(yè)精簡機(jī)構(gòu)的實(shí)施，加大了辦公人員的工作量。除了信息上傳下達(dá)、工作督導(dǎo)落實(shí)、辦文辦會(huì)、材料寫作、國安保密的基本工作外，還要開展制度建設(shè)、信息化等工作，可以說工作內(nèi)容非常復(fù)雜。不僅加大了辦公人員的工作壓力，更會(huì)增大工作中出錯(cuò)的概率，不利于提高國有企業(yè)辦公人員的素質(zhì)。

（二）級別不明地位不高。國有企業(yè)辦公室人員的工作主要是協(xié)助下達(dá)指令并監(jiān)督執(zhí)行，本應(yīng)具備一定的公職地位。但在實(shí)際工作進(jìn)行中，辦公室人員的工作有事無巨細(xì)的特點(diǎn)，導(dǎo)致更多的時(shí)候被認(rèn)為是企業(yè)的后勤機(jī)構(gòu)、輔助部門。不能像企業(yè)其他職能部門一樣得到領(lǐng)導(dǎo)和同事們足夠的關(guān)照和重視，辦公室工作的重要性沒有得到足夠的理解和認(rèn)可，為企業(yè)作出貢獻(xiàn)和在崗位上兢兢業(yè)業(yè)的員工，不能從其工作中獲得相應(yīng)的位置和待遇，導(dǎo)致辦公人員的工作熱情不高，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)畏難和抵觸情緒，從而嚴(yán)重影響工作效率，也會(huì)給國有企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響。為此，我們應(yīng)大力提倡業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的工作人員參與管理之中，確保辦公室工作處理及時(shí)和有序進(jìn)行。

（三）實(shí)權(quán)小效率低。辦公室工作對接的層面比較多，面對的都是一些具體工作，本身的權(quán)力較低，除了辦理事務(wù)性工作外，幾乎不能在實(shí)際工作中對決策有決定性作用，使得辦公室的工作效率大打折扣。制度制定、工資待遇和員工聘辭等方面均不具備權(quán)利，流程安排難以得到及時(shí)有效的處理，辦公室人員只能起到傳遞信息的作用，沒有決策的權(quán)利，在安排和執(zhí)行各項(xiàng)具體工作時(shí)受阻，導(dǎo)致效率得不到提高，并出現(xiàn)不服從辦公室管理和無視辦公室工作的不穩(wěn)定現(xiàn)象，給國企辦公室的發(fā)展造成了不良影響。

（四）服務(wù)職能到不了位。服務(wù)職能是辦公室的基礎(chǔ)性工作，其作用的發(fā)揮得不到最佳的狀態(tài)，存在一定的官僚主義現(xiàn)象。國有企業(yè)在傳統(tǒng)歷史的影響下，時(shí)常出現(xiàn)門難進(jìn)、事難辦、臉難看的現(xiàn)象，更是有優(yōu)先處理上級交辦的任務(wù)，拖延對待基層和職工需求的消極現(xiàn)象，事務(wù)得不到迅速的處理。國有企業(yè)辦公室還存在人員配置和職能定位不明確的缺點(diǎn)，一崗多責(zé)的常態(tài)給本就有著大量工作的辦公室人員增加了負(fù)擔(dān)，長時(shí)間的壓抑情緒使人產(chǎn)生煩躁和逆反心理，失去了工作的熱情和耐性，大大降低了工作的效率，容易產(chǎn)生矛盾。

三、提高國有企業(yè)辦公室工作效率的措施

（一）引進(jìn)自動(dòng)化管理技術(shù)。新時(shí)期辦公室的自動(dòng)化辦公平臺(tái)越來越受推崇，應(yīng)使國有企業(yè)的辦公室工作人員廣泛得到應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的高效便捷。引進(jìn)自動(dòng)化管理技術(shù)不僅是標(biāo)準(zhǔn)化的提升，更對促進(jìn)辦公室工作效率起到?jīng)Q定性作用。工作人員通過學(xué)習(xí)管理平臺(tái)的專業(yè)技能，在自身業(yè)務(wù)能力獲得提高的同時(shí)，對工作實(shí)效性的增強(qiáng)更為有利。盡早實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的辦公環(huán)境，讓信息化網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)在國有企業(yè)的辦公室普及和發(fā)展，使辦公室的各項(xiàng)工作發(fā)生根本的改變，提高整體服務(wù)能力。國有企業(yè)必須按照黨和國家及企業(yè)制度的要求規(guī)范化管理和運(yùn)作，決不能疏忽工作的細(xì)節(jié)，避免造成損失和不利的影響。在自動(dòng)化管理中強(qiáng)化執(zhí)行管控，加強(qiáng)自我管理，定期審核工作成果，嚴(yán)肅評定服務(wù)能力，及時(shí)修正工作細(xì)節(jié)減少執(zhí)行偏差。硬件設(shè)施與高素質(zhì)辦公人才的完美組合才是國有企業(yè)提高辦公室工作效率的有效措施。

（二）提升管理質(zhì)量。提高管理工作人員的自身素質(zhì)是更為重要的，對于辦公室工作而言，人才的因素往往起著決定性的作用，提高工作效率實(shí)際上是對人才的更好利用和發(fā)展。國有企業(yè)辦公室工作有著內(nèi)容多、事務(wù)瑣碎的特點(diǎn)，且工作環(huán)境單一，對工作敷衍應(yīng)付的情況時(shí)有發(fā)生，因此，為人才提供更有效的激勵(lì)政策和完善考核制度是推進(jìn)辦公室工作效率的有效措施。人才素質(zhì)的優(yōu)劣直接影響工作的成效，強(qiáng)化人才隊(duì)伍的素質(zhì)教育和壯大隊(duì)伍的發(fā)展迫在眉睫。國有企業(yè)一定要引進(jìn)更多的管理人才，用更好的環(huán)境去吸引優(yōu)秀的人才，對已有的人員進(jìn)行培訓(xùn)提高，并量身定制適合自身特點(diǎn)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)課程，提升管理質(zhì)量，提高管理和工作能力。

（三）重視職業(yè)能力。國有企業(yè)辦公室人員職業(yè)能力的高低，對企業(yè)發(fā)展走向帶來深遠(yuǎn)的影響，職業(yè)能力是形成企業(yè)聲譽(yù)的關(guān)鍵，其作用不容忽視。那么，國有企業(yè)辦公室的管理人員在工作中的能力表現(xiàn)便成了重要的因素，應(yīng)該更加嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行流程，把工作做得更加細(xì)致，避免出現(xiàn)工作嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象。國有企業(yè)應(yīng)該依據(jù)自身情況，建立更加完善和健全的辦公規(guī)范機(jī)制，使辦公室的工作人員素質(zhì)得到較大的提升，重視考核的相關(guān)工作，加強(qiáng)評定制度和監(jiān)督到位，采取更加有效的應(yīng)對措施來提高國有企業(yè)辦公室的工作效率。

（四）采納新型觀念。幫助辦公室工作人員樹立新型辦公觀念是提高工作效率的又一舉措，促進(jìn)國有企業(yè)更好地發(fā)展。按照領(lǐng)導(dǎo)的指示開展工作的陳舊觀念使得自身工作的創(chuàng)造性比較差，沒有主動(dòng)意識(shí)，害怕承擔(dān)責(zé)任，更是影響工作效率。所以，必須讓辦公室管理人員形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，應(yīng)該走進(jìn)基層了解工作中的實(shí)際需要和心聲，這樣才能保障工作人員的利益，根據(jù)實(shí)際需要安排工作和調(diào)節(jié)工作，精準(zhǔn)性得到提升，工作效率的成果才能突顯。

（五）明確職責(zé)嚴(yán)肅紀(jì)律。先進(jìn)企業(yè)的共性都有著完善的辦公室管理體系，各個(gè)層次都有著明確的職責(zé)分工和獎(jiǎng)懲機(jī)制，在激烈的市場環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。加強(qiáng)改革的力度，定位辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度的責(zé)任劃分，使辦公室工作走向正規(guī)化軌道，確定工作人員的崗位內(nèi)容和工作職能，采取責(zé)任制管理。明確管理流程，杜絕公物私用、以權(quán)謀私等現(xiàn)象，成就一批經(jīng)驗(yàn)豐富、嚴(yán)肅認(rèn)真的高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)，整體提高辦公室的工作效率。

四、總結(jié)

國有企業(yè)辦公室的工作有重要的管理主體，認(rèn)識(shí)到國有企業(yè)辦公機(jī)制的結(jié)構(gòu)完善和人員管理的重要性是做好辦公室工作的核心，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)和辦事效率是幫助提高辦公室監(jiān)督管理和實(shí)現(xiàn)提高工作效率的重要因素，幫助企業(yè)有效應(yīng)對市場競爭和政府要求，分析國有企業(yè)辦公室工作中的常態(tài)現(xiàn)象，及時(shí)研究成因，解決問題。