檔案本質(zhì)屬性研究簡評

郭朋

【摘要】檔案的屬性有一般屬性與本質(zhì)屬性之分。我國檔案界的傳統(tǒng)認(rèn)識是將原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性。筆者簡單闡述自己的觀點(diǎn)，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】屬性;分析;研究

自古以來，檔案被稱之為“鞘中的寶劍”“國王的甲胄”以說明對統(tǒng)治者的重要性，而今，又被看作“社會(huì)的記憶”，凸顯作為特定媒介建構(gòu)社會(huì)記憶的重要價(jià)值，也就此形成了檔案記憶觀。社會(huì)記憶是指人們在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)生活中所創(chuàng)造的一切物質(zhì)和精神財(cái)富，以信息的方式加以編碼儲存和重新提取的過程的總稱。隨著聯(lián)合國教科文組織的世界記憶工程以及中國城市記憶工程的開展，“社會(huì)記憶”成為檔案的新代言詞，全世界的檔案工作者逐漸把記憶觀念納入理論框架和實(shí)踐范疇，愈發(fā)自覺地參與到集體記憶的建構(gòu)、維護(hù)與傳承中來。

值得注意的是，在研究檔案社會(huì)記憶的相關(guān)問題時(shí)，需要明確一個(gè)前提，即檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，與社會(huì)記憶有著本質(zhì)區(qū)別。檔案是承載社會(huì)記憶的重要載體，絕不能與社會(huì)記憶等同。在此前提下，開展檔案記憶研究能啟發(fā)人們從社會(huì)記憶價(jià)值的角度出發(fā)思考檔案和檔案作用，用新的視角開拓與發(fā)現(xiàn)檔案領(lǐng)域的新知。

檔案的屬性有一般屬性與本質(zhì)屬性之分。我國檔案界的傳統(tǒng)認(rèn)識是將原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性。近年來，檔案界又有人提出了幾種全新的觀點(diǎn)。筆者綜合這方面的研究作簡要述評。

一、原始記錄性

吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出：“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性”。應(yīng)該說，這一認(rèn)識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認(rèn)識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因?yàn)椴皇窃加涗洠筒荒芩闶菣n案了。而事實(shí)上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性?！?/p>

筆者認(rèn)為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機(jī)械地理解原始記錄性。對形成文件的機(jī)關(guān)來說，文件原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機(jī)關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個(gè)完整的有機(jī)整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認(rèn)，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果?！碑?dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實(shí)物即可作為實(shí)物檔案看待?！薄稒n案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”?？梢?，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。

也許有人會(huì)說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同？的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機(jī)統(tǒng)一，是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性?！彼裕募c檔案從本質(zhì)上來說，則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”。其實(shí)，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯(cuò)誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變化，恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個(gè)名稱，也就說明了這一點(diǎn)。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認(rèn)為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案?！边@一認(rèn)識似乎是正確的，因?yàn)闄n案保管機(jī)構(gòu)保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機(jī)構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對于檔案保管機(jī)構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機(jī)構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會(huì)征集和搜集檔案這一補(bǔ)充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機(jī)構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作？對此，張輯哲同志指出：“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實(shí)際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案?！币蚨鴮⒖陀^記錄的歸檔保存性作為檔案的本質(zhì)屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會(huì)所接受，檔案是一種信息的認(rèn)識也被檔案界所認(rèn)同，于是劉建平同志便認(rèn)為“檔案的本質(zhì)是信息”。當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報(bào)所記錄的內(nèi)容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報(bào)的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因?yàn)椤皺n案學(xué)界一般都認(rèn)為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體;檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性的要求”。張輯哲同志也指出：“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認(rèn)為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上（主要指其內(nèi)容）是信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對檔案信息的認(rèn)識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的”。

應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如擴(kuò)充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴(kuò)散性、可分享性外，還具有自己的特點(diǎn)：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因?yàn)樾畔⒖煞譃樯鐣?huì)信息和自然信息，從記錄方式來看，社會(huì)信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會(huì)信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則是原生的社會(huì)信息，而圖書、情報(bào)則屬于派生的社會(huì)信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

四、非現(xiàn)行性

傅榮校同志認(rèn)為：“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史（原始）記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實(shí)踐活動(dòng)的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果”。

很顯然，這一認(rèn)識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點(diǎn)持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認(rèn)為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性”。

筆者認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認(rèn)識不符合我國實(shí)際。因?yàn)閲獾默F(xiàn)行文件是指“一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點(diǎn)的文件?！狈乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件?！倍覈话阏J(rèn)為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認(rèn)識的。在我國，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作是檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機(jī)關(guān)單位的檔案保管機(jī)構(gòu)移交。我國的檔案概念是具有中國特色的。有專家明確指出：“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的?！惫P者認(rèn)為，由此而認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性明顯不妥。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。2013年，我國決定自2013年開始，將把每年的6月9日（國際檔案日）作為檔案部門的宣傳活動(dòng)日。國際檔案日作為世界檔案界一個(gè)盛大節(jié)日，為世界的檔案工作者推動(dòng)本國檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個(gè)契機(jī)，有助于提升檔案在大眾、政治家、決策者以及贊助機(jī)構(gòu)中的地位，鼓勵(lì)新的用戶和擴(kuò)大用戶基礎(chǔ)，改變檔案部門和檔案專業(yè)的形象，讓檔案界發(fā)揮出最充分的意義，從而建立起更大的信心與社會(huì)互動(dòng)。