淺談事業(yè)單位機(jī)關(guān)機(jī)要文件細(xì)節(jié)化管理

余鵬

【摘要】機(jī)要文件是保密性較高的機(jī)密文件或資料，也是事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容。在機(jī)要文件管理過程中，一定要具備高度的規(guī)范性與責(zé)任感。機(jī)要文件的管理要遵循國家、事業(yè)單位的規(guī)章制度，尤其考驗(yàn)事業(yè)單位機(jī)要文件管理者的個(gè)人素養(yǎng)與綜合能力，只有管理人員具備高超的管理素質(zhì)，才能真正意義上提高事業(yè)單位機(jī)關(guān)文件的管理效果，讓保密工作更具可靠性與穩(wěn)定性，筆者以機(jī)要文件的管理現(xiàn)狀與機(jī)要文件管理人員的基礎(chǔ)素質(zhì)為切入點(diǎn)，提出了提高機(jī)要文件管理效果的有效措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;機(jī)要文件;細(xì)節(jié)化管理

機(jī)要文件是國家發(fā)展的基礎(chǔ)，也是連接黨與群眾的重要橋梁，充分展現(xiàn)出其重要性與機(jī)密性，同時(shí)，也是事業(yè)單位資料管理的重中之重，給文件管理部門帶來了嚴(yán)峻的壓力與考驗(yàn)。以現(xiàn)階段事業(yè)單位機(jī)要文件部門的工作現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，無論是工作質(zhì)量方面，還是保密工作方面，都存在諸多的問題，尤其在收發(fā)文件、文件管理以及加蓋公章方面，依然有待提升，對(duì)文件管理工作的效率與質(zhì)量帶來了消極的影響。

一、機(jī)要文件管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)有待提高。針對(duì)事業(yè)單位機(jī)要文件的管理方面，機(jī)要文件管理者要具備高度的警惕性、保密性及謹(jǐn)慎性等諸多的要求，同時(shí)還要樹立科學(xué)的管理意識(shí)。然而，現(xiàn)階段事業(yè)單位文件管理者的管理意識(shí)依然有待提升，對(duì)機(jī)關(guān)文件的重要性與保密性缺少認(rèn)知。導(dǎo)致在印章管理以及收發(fā)文件環(huán)節(jié)中，忽視了對(duì)重要信息的保護(hù)性工作，給竊取文件資料的人可乘之機(jī)，最終造成了機(jī)密文件的泄露，上述問題是事業(yè)單位亟待解決的問題。在機(jī)要文件中，大多記載了黨和國家未來的發(fā)展規(guī)劃以及具體的工作選項(xiàng)等，決不能讓無關(guān)的人知曉。

（二）不規(guī)范的文件管理方式。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)階段事業(yè)單位文件管理的規(guī)范性較差，尤其在文件管理者的行為準(zhǔn)則與專業(yè)技能方面，缺少規(guī)范性管理，進(jìn)而無法提升事業(yè)單位機(jī)關(guān)文件的管理質(zhì)量與效率。健全的管理機(jī)制是高效管理的基礎(chǔ)，而管理機(jī)制的匱乏，會(huì)降低對(duì)文件管理者的約束力，在管理工作的開展過程中，諸多不確定因素會(huì)對(duì)文件管理工作造成影響。尤其在復(fù)印、蓋章、文件收發(fā)方面缺乏規(guī)范性管理，給機(jī)要文件的管理工作帶來消極的影響。

（三）監(jiān)督機(jī)制的缺乏。機(jī)要文件是事業(yè)單位的重要內(nèi)容，保密性較強(qiáng)，在文件管理活動(dòng)中，合理的監(jiān)督管理機(jī)制有助于提高機(jī)要文件的管理質(zhì)量?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位的管理工作統(tǒng)一由文件管理者完成，在監(jiān)督機(jī)制嚴(yán)重缺乏的情況下，無法高效地監(jiān)督文件管理者的工作行為，造成了監(jiān)管上的漏洞，給機(jī)要文件的嚴(yán)密性與機(jī)密性帶來了挑戰(zhàn)，隨時(shí)存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。

二、機(jī)要文件管理人員素質(zhì)要求

（一）堅(jiān)定政治立場，忠于黨和國家。機(jī)要工作是事業(yè)單位各類消息傳播的樞紐，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，事業(yè)單位之間的交流趨于頻繁，機(jī)要文件管理人員身負(fù)機(jī)要文件的管理重任，會(huì)經(jīng)常性地被敵對(duì)方視為盜取信息的目標(biāo)方。所以，機(jī)要文件管理者在日常工作活動(dòng)中，一定要堅(jiān)定自身的政治立場，時(shí)刻保持警惕感，無論發(fā)生什么事，無論在任何情況下，都要嚴(yán)守工作紀(jì)律，并將其視為生命準(zhǔn)則，最終高效完成管理任務(wù)。

（二）健康的身體與心理素質(zhì)。1.恪盡職守，極具奉獻(xiàn)精神。恪盡職守、奉獻(xiàn)精神是機(jī)要文件管理人員的職業(yè)準(zhǔn)則。盡管機(jī)要文件管理工作需要具備保密性與實(shí)效性，但也是一項(xiàng)準(zhǔn)確性很高的服務(wù)性工作，需要管理人員具備很高的工作素質(zhì)。機(jī)要文件管理人員每天需要處理的事務(wù)較多，工作內(nèi)容也較為繁重，工作環(huán)節(jié)頗為復(fù)雜，同時(shí)所涉及的部門也較多。即便是非工作期間，也要做好積極的準(zhǔn)備，一旦出現(xiàn)緊急狀況，還要臨時(shí)加班，無論是工作內(nèi)容方面，還是在工作時(shí)間方面，都要比一般工作者付出的更多。雖然機(jī)要文件管理人員的工作較為辛苦，但是依然要保持高度責(zé)任感與警惕性，并以自身的工作內(nèi)容為榮，堅(jiān)持恪盡職守、無私奉獻(xiàn)的精神，為工作的高效開展，為管理工作的高效完成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2.嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律、保持良好工作作風(fēng)。機(jī)要文件管理工作較為特殊，這就要求機(jī)要文件管理人員在工作過程中，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，保持積極的工作態(tài)度，只有這樣才能確保機(jī)要文件管理工作順利開展，減少泄密的風(fēng)險(xiǎn)。機(jī)要文件管理人員一定要樹立正確的工作觀念，嚴(yán)于律己，為自身工作建立嚴(yán)格的要求以及高標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，在機(jī)要文件的管理活動(dòng)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)行事，例如，密級(jí)文件決不允許復(fù)印，在文件的傳閱過程中，密級(jí)文件的回收要具有時(shí)效性，保證文件的歸檔與銷毀工作能順利開展。3.提高自身的保密意識(shí)。保密意識(shí)是機(jī)要文件管理人員的工作準(zhǔn)則，在機(jī)要文件的管理過程中，一定要慎之又慎。機(jī)要文件管理員一定要充分認(rèn)知到保密工作的重要性與必要性，以及對(duì)事業(yè)單位的影響，同時(shí)還要保持與竊密者斗爭的工作精神，不斷提高自身的保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)自身言行的管理，有效區(qū)分信息來源，堅(jiān)決維護(hù)國家利益與單位利益。

（三）提高自身的綜合素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。相比于其他類型的文件管理而言，機(jī)要文件管理工作更加復(fù)雜與特殊，不僅在管理工作中徹底貫徹保密工作，還要講究實(shí)效性。事業(yè)單位機(jī)要文件管理工作質(zhì)量的高與低，直接影響了其他工作的正常開展。因此，在機(jī)要文件的管理過程中，管理人員一定要提高自身的綜合素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，而較高的綜合素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素養(yǎng)是管理工作高效開展的基礎(chǔ)，是保障國家、事業(yè)單位利益的基礎(chǔ)，為其他工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，機(jī)要文件管理人員要熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。機(jī)要文件管理人員也要跟隨時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備的有效應(yīng)用，進(jìn)而提高機(jī)要文件管理的工作效率。其次，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，加強(qiáng)文件管理工作。在機(jī)要文件管理過程中，要嚴(yán)格遵守管理的規(guī)章制度，保持高度認(rèn)真與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細(xì)心核對(duì)收發(fā)文件，充分發(fā)揮文件的保密性。再者，在機(jī)要文件的管理過程中，充分掌握基礎(chǔ)的工作任務(wù)與工作原則，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)原則的管理工作，保證文件管理的安全性與準(zhǔn)確性。同時(shí)，加強(qiáng)時(shí)效性方面的管理，真正落實(shí)保密工作，對(duì)機(jī)要文件的收發(fā)、文件登記以及其他工作內(nèi)容，都要堅(jiān)持工作原則，保證工作能順利進(jìn)行。最后，提升自身的管理能力。熟悉管理流程，發(fā)現(xiàn)管理漏洞，利用先進(jìn)、科學(xué)的管理方法，進(jìn)而提高綜合管理效率。

三、提高機(jī)要文件管理效果的措施

（一）完善收發(fā)文件、登記的管理制度。在事業(yè)單位機(jī)要文件的管理過程中，加強(qiáng)對(duì)文件收發(fā)等級(jí)的管理至關(guān)重要，機(jī)要文件是管理的核心與根本，對(duì)比行政文件，顯然機(jī)要文件具備了更高的價(jià)值性與保密性。在接受新機(jī)要文件的過程中，要加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件的記錄工作，加強(qiáng)登記處理，保證機(jī)要文件正確的屬性，同時(shí)反復(fù)核實(shí)文件的基礎(chǔ)元素，確保機(jī)要文件登記數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)錯(cuò)登或漏登的現(xiàn)象。完善收發(fā)文件、登記的管理制度，也是機(jī)要文件管理的重要選項(xiàng)。盡管每個(gè)事業(yè)單位都有著自身的規(guī)章制度，但特殊情況特殊處理，以提升機(jī)要文件保密性為基礎(chǔ)，同時(shí)也是機(jī)要文件管理者的工作職責(zé)。同時(shí)，在機(jī)要文件的收發(fā)過程中，一定要加強(qiáng)安全防范工作，凡事事必躬親，杜絕代收發(fā)等行為。蓋章環(huán)節(jié)與上述流程大致相同，將工作重心放置在防止信息泄露方面。

（二）提升管理人員的綜合素養(yǎng)。高質(zhì)量的人力資源是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，所以，在事業(yè)單位機(jī)要文件的管理過程中，一定要努力提升管理人員的綜合素養(yǎng)，給機(jī)要文件工作的順利開展提供支持。而提高機(jī)要文件管理人員綜合素養(yǎng)可以從兩個(gè)方面入手，首先提高入職門檻，加大教育力度。在教育方面，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的定期考核與培訓(xùn)工作，強(qiáng)化管理人員的保密意識(shí)，提高自身的專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)職業(yè)道德方面的培訓(xùn)工作，熟悉正規(guī)的操作流程，保證機(jī)要文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)與細(xì)節(jié)都能符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)自身言行的管理工作，為機(jī)要文件的高質(zhì)量管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與保障。

（三）健全機(jī)要文件的借閱機(jī)制。文件庫是放置機(jī)要文件的地方，通過對(duì)各類文件的歸納與整理，有助于領(lǐng)導(dǎo)層的觀看與借閱。健全機(jī)要文件的借閱機(jī)制，完善科學(xué)的借閱制度，在文件的傳遞過程中，一定要親力親為，不可找人代交，領(lǐng)導(dǎo)批示后，文件要直接交給機(jī)要文件管理人員。如果領(lǐng)導(dǎo)在文件庫中查閱文件，待領(lǐng)導(dǎo)離開后，要及時(shí)歸檔文件。同時(shí)，要在文件庫中安裝監(jiān)控設(shè)備，提高文件庫的安全性能，實(shí)時(shí)掌握文件庫的狀態(tài)。

（四）加強(qiáng)機(jī)要文件監(jiān)督體系的建設(shè)工作。在事業(yè)單位機(jī)要文件的管理活動(dòng)中，一定要加強(qiáng)機(jī)要文件監(jiān)督管理體系的建設(shè)工作，增加對(duì)機(jī)要文件管理人員的監(jiān)督手段，甚至細(xì)化到文件監(jiān)督管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，例如，言談舉止方面、收發(fā)文件方面，以及文件的借閱與銷毀方面等，都要給予及時(shí)、實(shí)時(shí)、高效的監(jiān)督。加大對(duì)文件管理的監(jiān)督力度，對(duì)機(jī)要文件管理人員的行為舉止、言語、收發(fā)文件、借閱以及銷毀等內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)、細(xì)致的監(jiān)督。加強(qiáng)機(jī)要文件監(jiān)督體系的建設(shè)工作，有助于責(zé)任與權(quán)利的細(xì)化，為機(jī)要文件管理工作的順利開展夯實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位為加強(qiáng)機(jī)要文件的管理力度，一定要以機(jī)要文件管理人員的綜合素養(yǎng)為切入點(diǎn)，提高管理人員的保密意識(shí)與綜合素養(yǎng)，完善文件管理的工作流程，使機(jī)要文件的管理更具規(guī)范性與科學(xué)性。同時(shí)，建立完善的機(jī)要文件管理體系，為事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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