個人檔案如何有效管理

程潔 陳勇

摘 要：個人檔案又叫名人、人物全宗，是指社會知名人士在社會活動中形成的、能夠記載和反映個人生平歷史、工作實績、學術(shù)水平等不同門類和載體形式的各種材料組成的檔案整體。盡管在檔案管理工作中，許多細節(jié)可能千篇一律，但是個人檔案作為身份標志，積極有效的管理可以使它的利用價值百里挑一。本文針對個人檔案的現(xiàn)狀，提出個人檔案管理的一般規(guī)律，即個人檔案管理要積極有效，合乎時代發(fā)展。

關(guān)鍵詞：個人檔案 有效管理

通過研究檔案的利用價值及普遍表現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)檔案相對于比較高級的記錄載體，必然需要有效又準確的方法來提高利用率，個人檔案的有效方法，即為檔案的利用率和保密性。利用率好理解，保密性如何體現(xiàn)，試想一件貴重物品經(jīng)常被展覽，人人都見過，那么假冒偽劣的仿制品也一起多起來，所以高質(zhì)量的檔案需要曝光，但曝光要適度。而一份個人檔案被妥當?shù)谋４?，并且被證實具有現(xiàn)實意義的利用價值，那么這份檔案的保密性和利用率就能很好地體現(xiàn)出來。

在個人檔案的管理中發(fā)現(xiàn)，由于保密性和利用率常常同時體現(xiàn)，因此也起到互相牽制的作用。由于制度上規(guī)定，個人檔案不允許本人查閱，要實現(xiàn)檔案的利用價值，檔案管理工作者的工作素質(zhì)起到?jīng)Q定性作用。然而時代的進步，要求個人檔案，不存在對個人的保密內(nèi)容。由于個人檔案延續(xù)一生，難免碰到意外之事，比如信用擔保，擔保成功或者失敗，本身就是一個問題，會對個人信用造成影響，而一旦信用擔保失敗，對個人檔案內(nèi)容的收集和管理將會上升到法律層面上來。目前從影響個人檔案管理的有限約束因素與風險方面觀察個人檔案，檔案管理者主觀上的知情度即為檔案開放的程度，它的開放使個人檔案具有利用價值，同時也是對個人檔案管理工作的一項約束，即開放權(quán)限程度的約束。而個人檔案管理，客觀上的風險，表現(xiàn)在信息安全的基本要素：真實性、保密性、有用性及其相互間的聯(lián)系與矛盾。通過個人檔案在人力資源管理中，工作的流程（先收集，再整理，再審核，再更新，最后傳遞）可以清楚看到可利用的檔案資源在管理工作中，來自哪里，去向何方，以及這一流程的標準化，即收集、整理、歸檔，同時標準化流程是有目的得遵循真實、全面、及時、不斷更新的特點。

人事檔案管理是人事工作的一個重要組成部分，這項工作主要包括人事檔案的收集、鑒別、整理、利用和傳遞服務(wù)等內(nèi)容。我國現(xiàn)行人事檔案管理工作與我國現(xiàn)行的人事管理體制改革并不相符，已無法適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展要求，需要進行幾方面改革：充實人事檔案內(nèi)容，建立統(tǒng)一的人事檔案管理機構(gòu)，健全人事檔案工作的規(guī)章制度，創(chuàng)新人事檔案管理方式，增加人事檔案內(nèi)容的透明度。建立有效的個人檔案的管理制度，變落后的人事檔案管理為個人檔案管理。目前提出的公民個人檔案一體化管理，建立統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，在一定區(qū)域內(nèi)設(shè)立各級國家檔案中心，集中管理該地區(qū)公民檔案。這些方案和制度是符合《檔案法》規(guī)定的檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則。

個人檔案一體化是趨勢（如何從隔離到融合的個人檔案），使得個人檔案由戶籍檔案和人事檔案整合起來，之前是分開的。信息技術(shù)的發(fā)展，不但給個人檔案的管理提供了新的存儲載體、查詢手段，而且在提供利用上可以實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)、異地查詢，同時，信息加密、分級管理等技術(shù)有效地保護了個人信息安全?，F(xiàn)階段還難以完全擺脫紙質(zhì)檔案，在電子檔案真實性、憑證性問題尚未得到解決的情況下，在實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制的基礎(chǔ)上探索、完善個人檔案的電子化管理比較可行。這是公民個人檔案一體化管理的內(nèi)外部機制，個人檔案的電子化技術(shù)已完善，找到適合電子化管理的恰當手段，進一步提升個人檔案利用的效率，是有效管理個人檔案的必要條件。

在實施過程中，以信件、家譜、日記等為主要內(nèi)容的人物遺產(chǎn)全宗，是歷史人物個人檔案的組成部分，個人信息的存檔應(yīng)囊括每個社會人在其工作和生活中相伴產(chǎn)生的重要信息，作為公共文化資源重要組成部分的個人檔案資源建設(shè)，需要以廣大社會公眾為依托。重視個人檔案就是重視歷史的公共資源，個人檔案是了解自己、家庭及時代的重要信息來源，個人檔案信息了解的多少，需要實踐的推進和理論的指導(dǎo)。而實踐和理論中新舊更替的一體化，在一些小的細節(jié)上見真章，這些細節(jié)同時體現(xiàn)在檔案的時代性和科技發(fā)達的領(lǐng)域。

理論的進步在于指導(dǎo)實踐。針對個人數(shù)字檔案中電子文件的管理，從文件形成之時甚至之前對文件形成一直到歸檔整個過程給與通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督，即前端控制。這種方法最初只針對電子文件，即檔案人員對電子文件管理的干預(yù)時機，需提前至系統(tǒng)設(shè)計階段。如果檔案人員在系統(tǒng)設(shè)計階段，積極介入個人檔案電子文件管理，那么隨后的文件生成、保管、歸檔、利用等環(huán)節(jié)，能有效保證電子文件的安全性。個人數(shù)字檔案的保存應(yīng)建立數(shù)字信息庫，將所有文件傳輸?shù)綆熘?，?guī)范文件的數(shù)據(jù)格式，即類似于紙質(zhì)檔案的排序、歸檔和裝盒過程，從而獲得文件副本版本和文件出處，類似于來源原則的應(yīng)用。

個人檔案是人們與過去聯(lián)通的橋梁，具有事務(wù)性、象征性和證據(jù)性，說明個人檔案在整理中也發(fā)揮著事由原則。具有可訪問性而成為“共享”資源個人檔案關(guān)注個人，但是也包含政府信息或工作信息以及由第三方維護信息的數(shù)字檔案。而數(shù)字檔案采用的概念，比如人生流（人生的由生到死）、干草堆（各種紛繁無序的的事件必然的聯(lián)系也多）?？梢园l(fā)現(xiàn)來源原則（人生流）和事由原則（干草堆）在個人檔案整理中都有相關(guān)，兩者在實踐工作中逐漸趨近，有時往往很難區(qū)分，卻不孤立。有來源的同時是有內(nèi)涵的，有內(nèi)容的同時能找到出處，這是個人檔案在信息化社會的進步。

個人將其通信、照片、視音頻等個人文件保存在電子郵件、計算機及網(wǎng)絡(luò)上。在個人檔案管理的保存價值方面，被認為可以為個人數(shù)字檔案存儲、檢索、獲取提供方便，個人數(shù)字檔案在個人和家庭中比在檔案機構(gòu)庫中具有更大價值，發(fā)揮的作用更加明顯。

個人數(shù)字檔案的保存應(yīng)建立數(shù)字信息庫，將所有文件傳輸?shù)綆熘?，?guī)范文件的數(shù)據(jù)格式，即類似于紙質(zhì)檔案的排序、歸檔和裝盒過程，這樣規(guī)范的數(shù)據(jù)庫可以方便信息的提取和利用。有專家認為網(wǎng)絡(luò)存儲廉價化使人們可以保留一切文件。而個人數(shù)字財產(chǎn)由于備份、共享等多種原因，會進行分布式存儲。正因如此，個人數(shù)字檔案被認為應(yīng)該建立分布式存儲目錄，這包含兩方面：一方面，記錄任何文件副本版本和文件出處;另一方面，檔案工作者應(yīng)同個人檔案創(chuàng)建者建立“持久合作關(guān)系”，創(chuàng)建指南、參與管理。

檔案創(chuàng)建者高效、可靠和良好的方式管理個人照片系統(tǒng)，該方式包括兩個方面：按時間順序和按縮略圖分類展示照片，通過這兩種功能，可簡單瀏覽，尋找目標不斷增長的信息存儲容量，促使我們不斷更新原有文件。這種無形的管理負擔，是個人數(shù)字檔案面臨的一個重大挑戰(zhàn)，因此她提出管理數(shù)字檔案的三種活動，即日?；顒?、社會活動和個人活動。三種活動得出電子郵件是一種重要的管理工具的結(jié)論。用戶使用附件的形式給自己發(fā)送文件，并使用電子郵件元數(shù)據(jù)來保存、編目、組織和檢索重要數(shù)據(jù)，既方便歸類也方便查找，實現(xiàn)檔案信息的往返自如、更新自如、存檔自如。

此外，個人檔案的管理一定要人檔結(jié)合，而不是人檔分離，導(dǎo)致個人檔案具有保密性而沒有價值性，或者施展了價值卻不保密。不可否認的是，檔案的來源最終是人的活動或者說人帶動的機構(gòu)的活動。通過檔案生成者和管理者的活動，現(xiàn)有的個人檔案是自行添加以及官方更新相結(jié)合。結(jié)合檔案的發(fā)展以及對個人檔案實踐，對于那些不知道自己檔案“身在何方”的人員，業(yè)內(nèi)人士建議，畢業(yè)生要與參加工作前的最后一個學校聯(lián)系，外地畢業(yè)生要向原戶籍所在地的人社部門咨詢;多次變換工作的人則要向第一家用人單位進行咨詢。履行這一程序同樣是個人檔案在時代變化中必須解決的問題，同時也是需要改進的問題。

目前，計算機大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用，正逐漸改變繁瑣而模糊的個人檔案管理工作，電子檔案的管理正從輔助字紙檔案，變?yōu)殡娮訖n案和字紙檔案并行，且互相交叉方向上的進步。而信息技術(shù)的應(yīng)用也使保密與價值變的簡單宜行，更說明新技術(shù)才是保持領(lǐng)先的前進動力，也是帶領(lǐng)檔案工作的風向標。

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