職場人時(shí)間管理的一點(diǎn)啟發(fā)

李寧

關(guān)鍵詞：時(shí)間管理;計(jì)劃先行;集中精力;復(fù)盤;提升

工作生活中，我們總在感嘆，時(shí)間都去哪了，一天下來忙到?jīng)]時(shí)間，復(fù)盤卻不知道忙了些什么，成了很多職場人的痛點(diǎn)，時(shí)間管理也成了很多人需要掌握的重要技能。結(jié)合工作實(shí)際，筆者通過每日復(fù)盤總結(jié)，有幾方面心得體會。

效率提升，計(jì)劃先行。凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，做計(jì)劃不僅了體現(xiàn)一個(gè)人對于工作、生活的規(guī)劃能力，也能夠?yàn)槔砬逅悸?、督促、提示、培養(yǎng)習(xí)慣以及總結(jié)回顧等作用，正所謂“一切以結(jié)果為導(dǎo)向的才叫執(zhí)行力”，那么制定計(jì)劃的意義就在于幫助我們更好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，確保成果落地。我就經(jīng)常吃不善于計(jì)劃的虧，在編制報(bào)告的過程中，直接上手，沒有事先計(jì)劃好到底要寫什么樣的結(jié)構(gòu)，突出什么重點(diǎn)，導(dǎo)致一邊調(diào)結(jié)構(gòu)、一邊調(diào)內(nèi)容，而且經(jīng)常被要求重寫。工作管理，大同小異。小到一篇文章，大到人生規(guī)劃，都要做到心中有數(shù)，任務(wù)安排下來，仔細(xì)籌備規(guī)劃，把需要的資源準(zhǔn)備充分，提升效率，確保自己在做正確的事情，再考慮把事情做好。

集中精力、攻堅(jiān)克難。社會學(xué)及企業(yè)管理學(xué)中有一個(gè)著名的二八定律，說的是“在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的?！币粋€(gè)人成功的秘訣就是需要把80%的主要精力用在20%的重要事情當(dāng)中，可是趨利避害是人的本能，實(shí)際工作中我們往往先開始做那些比較簡單瑣碎的事情，回復(fù)郵件，幫別人打印材料，看似忙碌，實(shí)則產(chǎn)出和投入嚴(yán)重失調(diào)。為了確保將有限的精力用在攻堅(jiān)克難上，我嘗試進(jìn)行深度工作和學(xué)習(xí)，削減60%看手機(jī)的時(shí)間，通過四象限工作法，把事務(wù)按照緊迫性和重要性分為ABCD四類，形成時(shí)間管理的優(yōu)先矩陣。為了確保實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，減少阻力，一天只列一項(xiàng)重點(diǎn)目標(biāo)和兩項(xiàng)必做事項(xiàng)，逐漸地提升專注重點(diǎn)工作的能力。

找準(zhǔn)節(jié)奏，打跑“盜賊”。日常的工作需要良好的節(jié)奏。除了一些臨時(shí)性的緊急工作任務(wù)，比如領(lǐng)導(dǎo)緊急召開工作會議、突然接到重要訪問的事項(xiàng)等，一般的工作需要自己的節(jié)奏。每個(gè)人的生活經(jīng)歷、工作狀態(tài)都不同，工作的節(jié)奏需要在實(shí)踐中不斷地進(jìn)行摸索和積累，一天的工作開始前，準(zhǔn)備好一張EXCEL表格，分時(shí)段把自己的工作填進(jìn)去，可以在一天工作結(jié)束的時(shí)候會想一下今天的時(shí)間被什么所占用，看看有沒有低效率的工作時(shí)間，有沒有各種無效等待，或者有沒有大包大攬去做不屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作，再有復(fù)盤一下自己被打擾的情形。這幾種情況都是我們時(shí)間的“盜賊”，如果表格中顯示，這幾種情況我們都占全了，那么我們時(shí)間都去哪了的問題就找到了答案。只有不斷的自我練習(xí)、自我修正、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，才能不斷提高效率，減少對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗，進(jìn)而不斷地掌控時(shí)間。

每日復(fù)盤，總結(jié)反思。實(shí)際在日常的工作中，每日復(fù)盤的作用可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于埋頭苦干。很多人都會寫計(jì)劃，但是工作做完了就扔一邊，會覺得總結(jié)和反思讓人頭疼。當(dāng)然復(fù)盤工作并不是一蹴而就的，在不斷地復(fù)盤總結(jié)中，找到工作的規(guī)律，找到一個(gè)方向，才能更好得為日后的工作和成長服務(wù)，如果錯(cuò)把個(gè)案當(dāng)規(guī)律，恐怕得不償失。一天的工作結(jié)束，想一想都有哪些事情值得總結(jié)，比如今天聽得報(bào)告寫得特別好，結(jié)構(gòu)是怎么組織的，使用了哪些精彩的語句;再比如今天挨批評了，問題到底出在哪里，下次是不是可以做得更好，以前有沒有犯過同樣的問題。一天的工作下來，總結(jié)一下未完成的事項(xiàng)，總結(jié)超計(jì)劃完成的事項(xiàng);重新分析評估未完成事項(xiàng)，得出時(shí)間管理的自我提升建議，每周進(jìn)行統(tǒng)一復(fù)盤，對重大事項(xiàng)進(jìn)行研究。通過總結(jié)評估，把計(jì)劃、實(shí)施串起來，形成一個(gè)計(jì)劃—實(shí)施—總結(jié)—評估—再次計(jì)劃的完成閉環(huán)結(jié)構(gòu)，不斷地打磨細(xì)節(jié)，不斷提升自己。

留出時(shí)間，自我提升。合理的空閑時(shí)間對于一名管理者來說是必不可少的，通過休閑、充電，才能夠有更好的精力和更大的能力來應(yīng)對這個(gè)快速變化的社會。有一段時(shí)間，我陷入了自我否定的泥沼之中，失眠多夢，精神焦慮，做什么事情都提不起勁，每天悶悶不樂，感覺生活特別累也特別煩躁。如果覺得累了，一定是有什么地方出了問題，但是解決問題的方法永遠(yuǎn)在問題之外，沒有精神就去運(yùn)動，覺得累了就多讀書。良好的精神狀態(tài)和健康的身體條件對于提升工作和生活的質(zhì)量是底層邏輯。

相互監(jiān)督、共同努力。作家劉瑜在《送你一顆子彈》一書中有一句經(jīng)典的話，“懶惰是一種本性，但是戰(zhàn)勝本性是人的另一種本性?！比绾螒?zhàn)勝這個(gè)人類的本性，找個(gè)人監(jiān)督，一起進(jìn)步是一個(gè)非常好的實(shí)現(xiàn)途徑。我曾通過運(yùn)用番茄工作法來提升自己的時(shí)間管理效率，無奈總是被自己或者別人打斷，一天下來完成不了幾個(gè)完整的番茄，工作效率雖然有了一定的提升，但是一直被打斷的番茄讓全面提升工作效率的信心備受打擊。一個(gè)偶然的機(jī)會，我看到了豆瓣上有一個(gè)戰(zhàn)拖小組，試著進(jìn)入網(wǎng)上自習(xí)室，通過建立一種連接，利用視頻監(jiān)督的方式，我每天刷完整番茄的數(shù)量不斷增加，工作效率也得到了極大地提升，可以有更多的時(shí)間去提升自己的工作技能，提升的工作技能也在不斷得提升工作效率，形成了正反饋。我想在日常的工作中也可以嘗試做一些這樣的工作，比如建群讀書打卡，共同學(xué)一門公文課程，這些可以在以后的工作中加以實(shí)踐。