以知識管理為導向的醫(yī)院檔案管理體系的構建探討

任敏

現(xiàn)階段，基于知識管理視角，極大地促進了醫(yī)院檔案管理體系的構建，這在規(guī)范醫(yī)院檔案管理、提高檔案管理智能化水平等方面發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢，已經(jīng)成為了醫(yī)院內(nèi)部共同關注的話題之一。

一、以知識管理為導向的醫(yī)院檔案管理體系構建的必要性分析

（一）有利于明確醫(yī)院檔案管理目的

結合我國一些醫(yī)院的檔案管理情況，一些醫(yī)院檔案管理部門缺少對醫(yī)院檔案管理工作的高度重視，一定程度不利于檔案管理工作的順利進行。基于知識管理視角，樹立檔案管理理念，在檔案管理工作中，要積極開展檔案信息資料的收集和整理等工作，滿足檔案信息需求，進而對檔案信息進行查找和利用。

（二）有利于豐富檔案信息內(nèi)容

對于以往傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式來說，僅僅整理顯性信息，也就是將紙質資料上顯示的信息進行清除，結合隱形信息進行分析，但是相關檔案管理人員的重視程度嚴重不足，進而很難保證醫(yī)院檔案信息的完整性。結合工作經(jīng)驗可以看出，在醫(yī)院諸多工作環(huán)節(jié)中，對于經(jīng)驗和技術來說，重要的一項特點就是抽象性，但是必須要將其保存下來、基于知識管理視角，進一步拓展了檔案管理人員的視野和意識，進而將抽象化資料信息的收集、整理等工作落實到位。

（三）有利于整理檔案內(nèi)容，將檔案價值提升上來

借助醫(yī)院檔案，可以將實踐活動充分記錄下來，以便于醫(yī)院工作人員對檔案進行查閱。比如：對于臨床醫(yī)生來說，可以借助查閱患者病例，進而汲取經(jīng)驗，以便于更好地治療其他患者。但是在實際上，在一些醫(yī)院的檔案管理工作中，其條理性嚴重缺失，由于檔案內(nèi)容較為復雜、繁瑣，資料信息也呈現(xiàn)出較為多元化的趨勢，一定程度上增加了醫(yī)院工作人員工作的難度性。而基于知識管理視角，加強醫(yī)院檔案管理體系的構建，可以借助計算機技術和網(wǎng)絡技術等，以此來對檔案信息進行整理和編輯，進而確保信息與條理性和清晰性等要求相符合。

二、以知識管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系構建的具體內(nèi)容

（一）構建醫(yī)院知識集成系統(tǒng)

1.構建多維知識體系。在醫(yī)院行政管理過程中，要想順利處理好知識資源長期累積現(xiàn)象，必須要加強多維度組織知識體系的構建，并制定完善的醫(yī)院知識分類體系。結合醫(yī)院組織維度的知識體系，如圖1所示，這一分類體系，對知識體系和部門之間的對應關系進行了明確，促進醫(yī)院業(yè)務活動的順利進行，并明確相關責任。

此外，結合專業(yè)維度的知識體系，將知識條目、崗位以及專業(yè)人員之間的關系進行明確，再為后續(xù)的醫(yī)院知識關聯(lián)推送到不同崗位和人員，進而構建知識聯(lián)系。對于構建多維知識體系來說，建立范圍主要包括醫(yī)院部門和人員等，在業(yè)務科室和崗位 變化的影響下，進一步完善多維知識體系。

2.構建結構化文檔管理系統(tǒng)。結合創(chuàng)建、管理以及發(fā)布技術文檔方面所遇到的問題，構建了文檔結構化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，具體如圖2所示。結構化文檔管理系統(tǒng)，可以將醫(yī)院文檔創(chuàng)建流程化充分體現(xiàn)出來，借助協(xié)同分工創(chuàng)建文檔，保證醫(yī)院文檔數(shù)據(jù)與完整性要求相符合。基于單一數(shù)據(jù)源，文檔模板和數(shù)據(jù)較為獨立化，這對數(shù)據(jù)的維護和更新具有極大的幫助，通過創(chuàng)建文檔模板，為不同用戶角色提供相應的文檔，進而滿足個性化文檔發(fā)布要求。

同時，對于醫(yī)院文檔中的數(shù)據(jù)，要結合結構化形式，將其保存在數(shù)據(jù)庫之內(nèi)，并加強關聯(lián)關系的構建，及時查詢、對比文檔數(shù)據(jù)，將檔案資源中的知識信息價值充分體現(xiàn)出來。結合文檔結構化數(shù)據(jù)管理，重要的一項特點就是保密性，結構化文檔數(shù)據(jù)，可以為細顆粒權限控制提供一定的便利，避免通過非法途徑來進行查看。

3.構建知識庫。對于知識庫來說，作為重要的知識集群，具有高度的組織性，在醫(yī)院檔案管理體系構建過程中，知識庫，可以與醫(yī)療業(yè)務和行政管理領域方面的需求相符合，是問題求解的重要方式方法。同時，知識庫和實體檔案分類存儲之間存在著顯著的差異，檔案中的知識，具有高度的豐富性和多樣性，必須要加強分析和總結，挖掘有價值的知識，并結合一定的專題，構建相應的數(shù)據(jù)庫。

（二）構建知識應用體系

1.構建知識應用軟件平臺。

第一，知識門戶。這主要是指將信息門戶和知識管理思想結合在一起，并集中整合了醫(yī)院各種應用系統(tǒng)，提高了信息資源的整合效率。在知識門戶中，主要包括顯性知識和隱性知識，其中，顯性知識主要包括文檔數(shù)據(jù)庫、醫(yī)療信息以及相關方針政策等，借助知識門戶，可以對相關知識和問題等進行搜索，在點擊搜索結果時，可以實現(xiàn)全文瀏覽或閱讀，不斷提高醫(yī)院各個部門和人員的信息共享效率，避免出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，進而為決策質量的提升助益。

第二，知識社區(qū)?；诰W(wǎng)絡視角，構建知識社區(qū)，可以滿足醫(yī)療知識需求，并促進供給雙方之間的交流和協(xié)作。比如：患者在獲取相關診療知識過程中，通過知識社區(qū)，可以提出相關問題，也可以在論壇中上傳自己的癥狀，專家會進行一對一的解答，進而實現(xiàn)高效的互動和交流。

2.構建知識應用硬件平臺。對于醫(yī)院檔案知識的硬件來說，其構成內(nèi)容主要包括應用服務器、數(shù)據(jù)庫服務器等，其中，對于應用服務器來說，可以實現(xiàn)動態(tài)網(wǎng)頁技術，在網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫之間發(fā)揮著重要作用，為應用程序提供業(yè)務邏輯。而對于數(shù)據(jù)庫服務器來說，主要得益于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的構建，其構成主要包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件和計算機，進而為用戶提供強有力的數(shù)據(jù)服務和保證。

三、以知識管理為導向的醫(yī)院檔案管理體系構建的完善措施

（一）構建信息化檔案管理系統(tǒng)

在信息技術不斷發(fā)展過程中，必須要加強計算機網(wǎng)絡技術的應用，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化目標。首先，要加強計算機網(wǎng)絡技術的應用，加強網(wǎng)絡檔案平臺的構建，隨即引導醫(yī)務工作人員將信息和病例進行整理，進而傳輸?shù)綑n案平臺之中。基于此，可以將檔案的信息量擴展開來，也可以對醫(yī)務人員病例整理工作實施有效的監(jiān)督和管理。其次，對于檔案管理人員來說，要對積極開展檔案是否準確的檢查工作，不斷提高檔案信息的完整性，并確保檔案錄入效率的穩(wěn)步提升。

（二）加強數(shù)字化管理

加強數(shù)字化管理方式的應用，可以不斷提高檔案信息整理效率，并確保良好的傳播效率。醫(yī)院要積極邀請專業(yè)人才，在硬件和軟件方面予以一定的扶持。對于條件良好的醫(yī)院來說，要加強與其他醫(yī)院之間的交流和協(xié)作，構建網(wǎng)絡共享平臺，進而實現(xiàn)檔案信息的共享性和實時性，醫(yī)院檔案管理工作人員在數(shù)字化管理時，要嚴格控制訪問人員，在用戶登錄門戶構建的基礎上，設置防御系統(tǒng)，以此來抵御黑客和病毒，從而最大程度地防止泄漏醫(yī)院檔案信息資源。

（三）構建模塊化知識檔案管理

在知識管理體系中，其內(nèi)容主要包括知識產(chǎn)權、信息檔案等，所以，對于醫(yī)院來說，必須要加強資源的高效利用，將模塊化檔案管理，納入到知識管理體系之中，形成電子信息檔案中心，更好地收集和整理醫(yī)院各種電子信息檔案，在分類完成以后，再轉移到相應的類別之中。而各類別系統(tǒng)是醫(yī)院知識的重要構成途徑，醫(yī)院檔案管理人員，要制定完善的類別系統(tǒng)，再整理好各種醫(yī)療知識，將知識分類工作落實到位，以便于形成某一個知識類別，并完善相應的知識關系，集中整合各個科室和類型的知識檔案，進而實現(xiàn)醫(yī)院檔案知識的高效利用。

（四）加強人員制度的構建，完善個性化管理

1.在醫(yī)院檔案知識管理工作中，要想確保醫(yī)院檔案管理效率的穩(wěn)步提升， 必須要高度重視人員控制這一問題，進一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)結構，確保檔案知識管理良好的實施效果。在提高檔案管理人員專業(yè)能力過程中，要開展一系列的培訓活動，加強集中化培訓，并滲透知識管理思想，及時總結經(jīng)驗，實現(xiàn)無形知識向顯性知識的順利過渡，進而納入到醫(yī)院檔案庫之中，確保經(jīng)驗技術滿足共享性需求。

四、結語

總而言之，基于知識管理視角，加強醫(yī)院檔案管理體系的構建是至關重要的，可以不斷提高檔案信息資源的利用效率，實現(xiàn)檔案資源的實時性和共享性，并維護醫(yī)院檔案信息資源的安全性和穩(wěn)定性，防止出現(xiàn)不必要的泄漏、丟失等現(xiàn)象，以防造成醫(yī)院不必要的經(jīng)濟損失。結合知識管理，構建醫(yī)院檔案管理體系任重而道遠，必須要予以高度重視。（作者單位：天津市兒童醫(yī)院）