淺析中小培訓企業(yè)財務和管理方面問題

龐艷紅

摘 要：中國培訓業(yè)規(guī)模速度不斷提高，企業(yè)管理水平和財務核算能力有待提高，本文總結了中小培訓企業(yè)在經營管理中普遍存在的一些問題。希望相關企業(yè)可以參照對比，及時發(fā)現問題改善經營管理，完善內部控制機制、促進企業(yè)健康發(fā)展，更好地服務社會。

關鍵詞：培訓行業(yè);財務核算;企業(yè)管理

一、培訓機構基本業(yè)務流程

培訓行業(yè)是一般都有多個培訓場館，中小培訓企業(yè)從成本考慮培訓場館一般采用獨立的學員信息管理系統(tǒng)。常規(guī)的流程是業(yè)務經理與客戶簽約后，將簽約合同交于前臺，前臺根據簽約合同在信息管理系統(tǒng)中錄入相關客戶信息。培訓機構大量收入來源于個人，筆數多金額小，為避免現金挪用、隱藏等舞弊，一般客戶在前臺通過第三方平臺支付費用。第三方平臺收到客戶款后，扣除業(yè)務費用直接轉到培訓機構統(tǒng)一的銀行賬戶。前臺按客戶要求安排學員的課程，信息管理系統(tǒng)會自動記錄學員上課情況。培訓機構允許學員轉館，簽約的客戶也存在退課、轉贈課時等各種情況。

二、考察場館的經營效率和效果時遇到的問題

筆者在工作中接觸到的一個案例是培訓機構正式運營后，投資者看到客戶陸續(xù)簽約繳納費用后，特別樂觀。培訓機構在運營滿一年多后，今年碰到了疫情，場館業(yè)績大幅下滑，資金周轉出現困難，投資者才意識到遇到了資金問題。為了掌握各個場館的經營效率效果，委托我方作為第三方進行咨詢評估。在熟悉了基本業(yè)務流程后，我方提取了企業(yè)財務方面和場館方面的數據。在對數據進行審核分析過程中發(fā)現一系列問題。主要的問題有：一是財務核算不規(guī)范，財務管理形同空白。二是場館信息管理系統(tǒng)數據信息不完整，不準確。三是業(yè)績考核方式不科學。

三、問題分析和解決方案

（一）財務上，投資者對財務管理重要性認識不足，沒有聘用勝任的財務人員

財務是一個連續(xù)性的工作，前期賬務處理不規(guī)范，對企業(yè)后續(xù)的運營會產生混亂的影響。案例中培訓企業(yè)財務方面的問題可以追溯到成立初期，投入大量資金，用于房租、裝修、廣告宣傳等，沒有合理規(guī)劃好資金的使用，基本上是盲目擴張。

在收入核算上，培訓業(yè)是先收費，后服務的贏利模式，所以較之其他行業(yè)具有自己的特殊性。財務人員應該遵循《企業(yè)會計準則第14號——收入》第十二條 “對于在某一時段內履行的履約義務，企業(yè)應當在該段時間內按照履約進度確認收入，但是，履約進度不能合理確定的除外”進行核算。培訓機構收到的培訓費用，應當作為預收款處理，只有完成消費部分，才能核算為收入，剩余的部分其實是負債。后期還有客戶退費的可能，為了把這部分負債轉成收入還要支付房租、教師工資、水電費等各種費用。因此從成立初期，如果管理者在自己不懂財務的情況下，一定要聘請有專業(yè)能力和職業(yè)道德的財務人員負責財務工作。

（二）管理方面的問題

針對場館信息管理系統(tǒng)數據不完整不準確的情況，調查結論顯示是由于之前的前臺離職導致。我們基本確認是培訓機構內部管理出現了盲點和疏漏。鑒于原始數據是一切核算的基礎，如果原始數據存在遺漏或者錯誤，那么后續(xù)的數據處理分析都是不準確的。只能要求場館方面重新核實有關客戶記錄數據信息，復核每份簽約合同客戶姓名、簽約金額、簽約課時、簽約時間、到期時間等關鍵信息。

整個原始數據追溯過程，耗時耗力，基本把整個業(yè)務重新來過。在這一復核過程，進一步發(fā)現了問題。有原始客戶合同保管不善的、有已經完成課時的學員記錄被刪除的，有轉贈課會員記錄中沒沖減課時的、有轉館人員名單場館間不一致的等等。

數據的完整性和準確性是數據錄入的基本要求，在登記基礎信息的時候，一般都用*號重點標準關鍵字段，這樣字段的準確性尤為必要。另外在實際工作中，有的信息管理軟件為了簡化方便，在設計上往往沒有特別的刪除限制機制，不需要特別授權就可以具備刪除權限。有的軟件有授權機制，但軟件使用者為了方便，對錄入人員給與了管理員的權限。

在案例中培訓機構存在重視業(yè)務銷售，忽視日常管理的問題，缺乏工作必要的基本業(yè)務流程圖和制度約束。人員變動時缺乏完整的交接過程和責任意識。天長日久不可避免就出現各種各樣的問題。

為此，我們對企業(yè)管理給出如下建議。一是對原始簽約合同必須專人負責妥善保存。二是對原始數據錄入后進行必要復核。三是對關鍵崗位人員發(fā)生變動時，要對交接內容進行復核簽字，明確責任。四是有條件機構最好共享式管理信息系統(tǒng)，如果采用獨立信息管理系統(tǒng)，場館之間應采用更為合理有效的業(yè)務管理模式。五是每個月的業(yè)績統(tǒng)計與月度考核，需要與系統(tǒng)數據核對，負責人簽字。六是對于轉館、轉贈課時客戶等發(fā)生特殊情況的需要有專門的備查記錄。

（三）有關業(yè)績考核的問題

案例中的培訓機構，人員從總經理到場館負責人再到前臺工作人員和業(yè)務人員分層設置，每個人看似都有明確的業(yè)務定位，但在執(zhí)行上面布置的任務時，會拖延和推諉。出現這方面問題說明監(jiān)督、考核制度不健全，有些根本沒有制定相關的約束制度，導致人員工作懶散、積極主動性不高，責任感不強。建議明確業(yè)務分工，保證權責清晰，加強對工作責任的考核，特別是上層管理人員的考核，不僅是業(yè)務方面更重要的責任意識和管理能力。

四、總結

良好的企業(yè)架構設計和嚴格內部控制是企業(yè)管理工作的基礎，是企業(yè)健康發(fā)展的保證，也是企業(yè)走向成功不可或缺的要素。培訓機構作為市場經濟的主體之一，面臨著愈加激烈的競爭，必須高度重視自身內部建設?？v觀當前培訓行業(yè)的管理現狀，大多數培訓機構沒有建立真正的完善的財務、內部管理系統(tǒng)，使企業(yè)很難適應不斷加劇的市場競爭。因此加強財務和管理已成為提高培訓機構經營管理水平的當務之急。

參考文獻：

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[2]姚凱.加強教育培訓機構內部控制的思路分析[J].現代經濟信息. 2015（20）.