高校資產(chǎn)管理信息化建設存在的問題及優(yōu)化路徑

張文影

（南京審計大學，江蘇南京 211815）

0 引言

資產(chǎn)管理信息化建設是在充分調(diào)研和需求挖掘的基礎上，基于軟件編輯、信息傳輸、大數(shù)據(jù)與云計算等現(xiàn)代化計算機技術，將資產(chǎn)管理的不同事項以電子化記錄、信息實時歸集、管理全流程追蹤的方式實現(xiàn)信息化建設和管理的活動。隨著國家對高校教育支出的不斷加大和高校教學科研實力的不斷提升，高校資產(chǎn)規(guī)模也逐年遞增，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式的弊端也不斷顯現(xiàn)。2015年年底，財政部下發(fā)《關于進一步規(guī)范和加強行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理的指導意見》，提出了高校資產(chǎn)管理應以行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設為有效支撐，“要依托行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，建立全面、準確、細化、動態(tài)”的國有資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)庫。指導意見下發(fā)后，高校資產(chǎn)管理信息化建設速度不斷加快，傳統(tǒng)粗放式的資產(chǎn)管理模式逐漸向信息化精細化的方式轉變，高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)已成為高校日常資產(chǎn)管理中不可或缺的部分，資產(chǎn)管理的效能也得到顯著提升，同時，在資產(chǎn)管理信息化建設和使用過程中，問題也逐漸顯露。本文采用層次分析法，通過定量與定性相結合的方式，分析了高校在資產(chǎn)管理信息化建設中存在的問題，并根據(jù)定量分析結果，從宏觀和微觀兩個角度提出了優(yōu)化路徑。

1 高校資產(chǎn)管理信息化建設存在的問題

1.1 高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設管理思路單一

搭建高校資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)的目標是通過采用現(xiàn)代化技術提升資產(chǎn)決策的效率、資產(chǎn)管理的效能和資產(chǎn)利用的效益，但是該目標的實現(xiàn)是以全面、準確、及時的信息收集為基礎的。在我國高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中過度強調(diào)資產(chǎn)的實物管理，忽略了資產(chǎn)的價值管理。信息化建設的核心就是數(shù)據(jù)的快速流動，使資產(chǎn)管理的相關權責方和系統(tǒng)使用者可以及時準確高效地獲取資產(chǎn)的信息。系統(tǒng)是客觀的物理設施，而系統(tǒng)的建設是管理者、使用者主觀需求的集合，實物管理和資產(chǎn)管理的不一致會導致不同程度的資產(chǎn)賬目不符、賬卡不符的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)了無人監(jiān)管和不能監(jiān)管的現(xiàn)象，極大地降低了信息的真實性和準確度，不僅無法實現(xiàn)系統(tǒng)的功能，反而還會增加管理難度和無效勞動。另一方面，同其他事業(yè)單位國有資產(chǎn)信息系統(tǒng)在使用中一樣，高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)也存在分散化和多頭管理的現(xiàn)象。從內(nèi)部結構來看，高校資產(chǎn)紛繁復雜，資產(chǎn)形態(tài)多元，各院系、實驗室、管理部門資產(chǎn)的需求和構成各不相同，很難形成協(xié)同一致、銜接有序的精準化管理系統(tǒng)，往往各部門分工協(xié)作，獨自負責各自資產(chǎn)的管理和信息的輸入，由高校資產(chǎn)管理處統(tǒng)一歸口負責系統(tǒng)的日常維護。由于各部門缺乏必要的互聯(lián)互通，各部門之間也難以形成信息共享機制，所有的軟件部門難以真正進行數(shù)據(jù)共享和交流，違背了系統(tǒng)建設全面性的原則，限制了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。同時，系統(tǒng)在使用過程中還需要與財務部門和上級教育管理部門對接，因此對系統(tǒng)的包容性和接口的匹配提出了更高的要求，提高了系統(tǒng)開發(fā)的難度。而在具體使用過程中，系統(tǒng)的使用部門往往基于自己的業(yè)務訴求，注重與上級主管部門的對接和部門工作模板的更新和優(yōu)化，輕視不同部門內(nèi)部功能的銜接整合，缺乏整合優(yōu)化的動力，在一定程度上制約了信息化系統(tǒng)的完善和優(yōu)化［1］。

1.2 高校資產(chǎn)管理信息化建設管理技術更新滯后

信息技術的更新?lián)Q代日新月異，高校資產(chǎn)管理信息化建設的一項主要內(nèi)容就是通過新技術的采用，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，根據(jù)需求的變化推動系統(tǒng)的升級。隨著物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、寬帶移動互聯(lián)網(wǎng)、射頻識別等技術的飛速發(fā)展，人臉識別、智能管理、地理信息等現(xiàn)代化技術不斷在社會管理中得到廣泛使用，最大限度地實現(xiàn)了現(xiàn)代管理的智能化水平，然而在資產(chǎn)管理領域的推廣使用則相對較為滯后。以資產(chǎn)盤查為例，資產(chǎn)盤查作為資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，目前高校仍以手工盤點為主，效率低下。當前，信息技術的進步已經(jīng)實現(xiàn)了利用無線射頻信號對目標對象的自動識別，通過對資產(chǎn)實施標簽轉換和有效綁定，無須人工核查即可實現(xiàn)對資產(chǎn)的準確識別和快速定位，并將數(shù)據(jù)及時上傳和匯總，最終實現(xiàn)對資產(chǎn)的自動盤底，極大地提升了資產(chǎn)清查的效率和準確性。一方面資產(chǎn)管理信息化建設在高校并未引起足夠的重視，內(nèi)在發(fā)展動力不足；另一方面，高校作為行政事業(yè)單位在采用和引進新技術上，自主性和靈活性相對缺乏，導致在技術快速發(fā)展的背景下，高校資產(chǎn)管理信息化建設管理技術較為滯后。

1.3 高校資產(chǎn)管理信息化建設人才隊伍培育緩慢

高校資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)的運用效率在一定程度上取決于資產(chǎn)管理隊伍水平的高低。從現(xiàn)狀看，高校資產(chǎn)管理隊伍信息化水平不高，管理隊伍的規(guī)模不大，人才隊伍的培育較為緩慢。高校資產(chǎn)管理信息化建設作為高校資產(chǎn)管理領域的新事物，需要專業(yè)的技能支撐。資產(chǎn)管理人員不僅需要掌握一定的計算機基礎知識，熟悉系統(tǒng)的基本功能模板，還需要將資產(chǎn)管理的工作內(nèi)容與信息技術整合，實現(xiàn)工作流程的再造和工作方式改變。各院系、實驗室和行政部門都存在各自的資產(chǎn)管理崗位設置，人員構成參差不齊，年齡、學歷差異較大，人員變動大，并且一兼多職，在使用信息系統(tǒng)的過程中，以簡單的傳幫帶為主，缺乏系統(tǒng)的學習培訓，在使用過程中也根據(jù)工作職責設置使用權限，缺乏系統(tǒng)的全局認識，被動地接受系統(tǒng)的使用，而缺少主動思考系統(tǒng)優(yōu)化的動機。因此，在高校資產(chǎn)管理信息化建設過程中，頂層設計遠遠高于基層創(chuàng)新，在推進過程中，難以形成合理的基層創(chuàng)新和人才梯隊的培養(yǎng)。

2 高校資產(chǎn)管理信息化建設的需求分析

基于前人的研究成果和對高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)不同使用人群的調(diào)查訪談，當前高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)主要包絡高校資產(chǎn)的全口徑管理、資產(chǎn)的全生命周期管理、資產(chǎn)盤點和清查、數(shù)據(jù)匯總和統(tǒng)計分析、固定資產(chǎn)的使用、標簽及卡片打印、基礎信息維護、校內(nèi)數(shù)據(jù)傳遞和共享、支持手機客戶端、微信公眾號、手機短信連接、信息保密、不同單位間信息交互、電子標簽管理、大數(shù)據(jù)挖掘和預測15項功能［2-3］，其需求的具體內(nèi)容如表1所示。

同時，根據(jù)功能需求的具體內(nèi)容，可將15項功能劃分為系統(tǒng)基礎功能模塊、系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展模塊、系統(tǒng)適應性擴展模塊三大模塊。當前關于高校資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)基本形成上述完善的結構，不同學者也從客戶需求、計算機技術應用等角度對高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)優(yōu)化提出不同建議和優(yōu)化方向，但多是以客戶提供需求，產(chǎn)品經(jīng)理根據(jù)客戶需求提出修改建議，編程人員根據(jù)建議開展產(chǎn)品的研發(fā)這套線性的模式開展，建議來源的使用群體人為分割，背離了打造協(xié)同統(tǒng)一的信息化建設目標。因此本文采用層次分析法，通過對學校不同院系、實驗室和管理部門不同使用群體、資產(chǎn)管理信息化建設領域的研究學者及設備和技術提供方等相關研發(fā)者、使用者、研究者的問卷調(diào)查，其中受訪者55 人，收回問卷55 份，其中有效問卷55份，定量與定性地分析高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)優(yōu)化路徑和方向。

表1 高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)需求分析

層次分析法（The Analytic Hierarchy Process，AHP）是一種定性分析與定量分析相結合的多目標決策分析方法，將人們的主觀判斷量化處理，將各種判斷要素指標之間的差異數(shù)值化，適合應用于復雜的模糊綜合評價系統(tǒng)，是一種被廣泛應用的確定評價指標權重的分析方法。根據(jù)高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的功能模塊劃分和具體需求內(nèi)容，按照層次分析法的步驟，本文建立如下由目標層，準則層和方案層所組成的層次結構模型，其中目標層為高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)優(yōu)化方向，準則層為三大功能模塊劃分，方案層為15項具體的需求內(nèi)容。

依據(jù)上一層指標因子的屬性要求，對下一層指標因子采用1-9標度方法兩兩進行重要性比較，然后通過和積法確定指標權重，并將問卷調(diào)查數(shù)據(jù)做了同趨化、標準化和無量綱化處理，得到高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)各層級的權重大小，以此來衡量受調(diào)查者對高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)需求的重視程度，從而判定系統(tǒng)未來優(yōu)化的方向。通過對判斷矩陣的計算和一致性檢驗，得出如表2所示的各層級和指標的綜合權重。

通過上述所得權重指標可以看出，在高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)基礎功能模塊仍是系統(tǒng)的主體部分和主要的技術需求內(nèi)容，權重得分0.648分，這也說明了高校資產(chǎn)管理信息化建設的必要性和重要性。相對而言，系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展模塊和系統(tǒng)適應性擴展模塊權重得分相對較低，分別為0.223 分和0.129 分，該得分說明目前系統(tǒng)優(yōu)化的重點依舊是主體功能的完善和系統(tǒng)內(nèi)外部協(xié)同和兼容程度的擴展，對一些適應當前發(fā)展趨勢的適應性需求相對較低。從資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的具體需求內(nèi)容來看，資產(chǎn)的全口徑管理、資產(chǎn)的全生命周期管理和數(shù)據(jù)匯總和統(tǒng)計分析功能排在前三的位置，綜合權重得分分別為0.15、0.17 和0.14，其中作為系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展模塊的數(shù)據(jù)匯總和統(tǒng)計分析功能的需求較大，說明在夯實高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)基礎功能的同時，為適應當前高校精細化管理的要求，系統(tǒng)的使用者在利用系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、指導決策上提出了更高的要求，這也將成為未來系統(tǒng)優(yōu)化中的重要內(nèi)容。其中得分較低的分別是保密功能、不同單位間數(shù)據(jù)交互功能、手機短信功能和大數(shù)據(jù)挖掘和預測功能，他們的綜合權重得分都在0.02以下，其中比較特殊的是系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展模塊的不同單位數(shù)據(jù)交互功能得分僅為0.02分，但這并非說明系統(tǒng)的參與者對資產(chǎn)管理與其他單位間擴充數(shù)據(jù)的使用權限和一致性的需求不高，而恰好說明參與者對系統(tǒng)在研發(fā)和設計之初重點關注財政和教育主管部門系統(tǒng)銜接上的重要性，因目前使用的高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是研發(fā)之初是由教育主管部門主導，所以系統(tǒng)的研發(fā)就注重了與教育和財政部門的統(tǒng)一，因此在后期優(yōu)化中，對該項需求要求較低。

表2 高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)各指標權重及標準化值

3 高校資產(chǎn)管理信息化建設的優(yōu)化路徑

從宏觀上看，在高校資產(chǎn)管理信息化建設過程中，一方面要不斷提升信息化建設的管理水平，按照企業(yè)項目管理的模式，注重項目前的可行性分析、項目建設中的優(yōu)化和監(jiān)督以及項目后的評估，高效有序地推進高效資產(chǎn)管理的信息化建設。同時要加強項目建設的頂層設計，注重項目推進過程中和主管部門、各管理部門、各院系的溝通協(xié)調(diào)，明確資產(chǎn)歸屬和各使用單位、崗位的權限，盡可能避免資管歸屬不清晰、管理多頭的問題。尤其注重項目使用過程中資產(chǎn)實物價值和賬面價值的統(tǒng)一，將資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)日常使用頻率和數(shù)據(jù)更新及時性作為相關職能部門的績效考核指標，通過系統(tǒng)管理的精細化水平，提升系統(tǒng)的使用效能和數(shù)據(jù)的準確性、及時性和全面性［4］。另一方面，要強化人才梯隊建設和專門人才的培育。高校可以充分利用自身優(yōu)越的教學資源和系統(tǒng)提供方的技術服務，加強對相關人員專業(yè)技能的培訓，打造一批專業(yè)的技術能手和管理人才，將系統(tǒng)推廣的頂層設計和使用人員的基層創(chuàng)新有機地結合起來，實現(xiàn)高校資產(chǎn)管理信息化建設不斷向縱深發(fā)展。

從微觀上看，在高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的具體優(yōu)化中，仍要不斷提升夯實系統(tǒng)的基礎功能，尤其是關于資產(chǎn)的全口徑和全周期的管理，修補過程中使用的bug，特別注重數(shù)據(jù)的匯總和統(tǒng)計分析功能，提高系統(tǒng)的人性化和交互設計。在系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展模塊中，要強化對系統(tǒng)協(xié)同統(tǒng)一度的優(yōu)化，提升校內(nèi)數(shù)據(jù)傳遞和共享功能。針對系統(tǒng)適應性拓展功能，綜合權重得分也達到0.129分，因此還是要針對當前技術發(fā)展的趨勢，針對手機客戶端和微信公眾號等功能的開發(fā)，提升系統(tǒng)的使用體驗。

4 結語

綜上所述，為了進一步加強高校國有資產(chǎn)管理信息化建設，需要從宏觀上加強對高校資產(chǎn)管理信息化建設的管理和人才培養(yǎng)，有針對性地根據(jù)系統(tǒng)需求強化對系統(tǒng)功能的優(yōu)化和研發(fā)，不斷推動技術更新和進步，使高校資產(chǎn)信息化建設不斷提升到更高的水平。