數(shù)字化城市管理實(shí)踐中對(duì)電子檔案工作的探討

楊帆

摘要：在我國(guó)城市管理的不斷優(yōu)化過程中，隨著城市管理手段與先進(jìn)技術(shù)的融合，數(shù)字化管理逐漸成為了城市開展內(nèi)部管理的重要方向。在當(dāng)前城市化管理的過程中，電子檔案作為其重要的組成部分有著科學(xué)程度和便利化程度更高的優(yōu)勢(shì)。在本文的研究中主要對(duì)于當(dāng)前城市化管理過程中電子檔案管理的工作加以分析，探討電子檔案管理質(zhì)量的提升措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;電子檔案

在我國(guó)檔案工作的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理一直都是較為廣泛的檔案管理方式。而在當(dāng)前數(shù)字化的推動(dòng)過程中，電子檔案的出現(xiàn)革新了檔案管理方式的同時(shí)也有效提高了檔案的管理質(zhì)量。在數(shù)字化管理的實(shí)踐與探索過程中，該種工作模式可以有效提高城市管理的工作效率與工作質(zhì)量，而隨著技術(shù)的不斷完善，該種電子檔案的管理將會(huì)作為檔案管理的主要趨勢(shì)。隨著數(shù)字化城市管理的不斷完善，在我國(guó)當(dāng)前城市管理的過程中，數(shù)字化城市管理的推進(jìn)也使其在工作的開展過程中進(jìn)行了電子檔案管理工作的融合與改革。電子檔案的科學(xué)管理，既可以有效提升檔案管理的質(zhì)量，也可以促進(jìn)數(shù)字化城市管理的快速發(fā)展。

一、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

電子檔案的推進(jìn)革新了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，變革管理模式的同時(shí)促進(jìn)了管理質(zhì)量的提升。從實(shí)際電子檔案的應(yīng)用來看，其優(yōu)勢(shì)首先表現(xiàn)在檔案管理工作效率的提升上，在電子檔案的管理過程中，采用計(jì)算機(jī)手段進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)便捷的處理功能可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案內(nèi)容的檢索與歸檔，在降低檔案管理人員工作強(qiáng)度的同時(shí)，以快速的檢索來保障檔案歸檔的質(zhì)量，促進(jìn)整體檔案管理效率的提升。

其次，電子檔案的應(yīng)用有著更為豐富的表現(xiàn)形式，在當(dāng)前電子檔案的管理過程中，其主要采用了信息化的數(shù)據(jù)庫形式。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，該種數(shù)據(jù)庫的檔案存儲(chǔ)形式主要應(yīng)用了多樣化的信息技術(shù)，可以通過檔案表現(xiàn)形式的豐富來拓寬其管理的方向。除了紙質(zhì)檔案之外，在電子檔案的存儲(chǔ)過程中，也可以進(jìn)行圖像、聲音檔案信息的融入，提高其數(shù)字化特征的同時(shí)提升了檔案的管理水平。

最后，在電子檔案的管理過程中及時(shí)增刪信息的工作方式，相較于傳統(tǒng)的知識(shí)檔案有著工作效率上的優(yōu)勢(shì)。通常情況下，在紙質(zhì)檔案的管理過程中，對(duì)于答案信息的增加與刪除需要在查找翻閱的背景下進(jìn)行手動(dòng)的工作，而且工作的開展不僅較為繁瑣，同時(shí)也有著質(zhì)量低下、效率低下的弊端。在當(dāng)前電子檔案的管理過程中，計(jì)算機(jī)便捷的增刪功能可以保障其信息處理的高效性，同時(shí)也節(jié)約檔案管理的開展時(shí)間，確保檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案完整性的提高。

二、數(shù)字化城市管理中電子檔案管理的開展方式

在當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，電子檔案管理工作的開展有效提升了檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率，在豐富其表現(xiàn)形式的同時(shí)節(jié)約了工作開展過程中的勞力投入，提高了檔案管理的質(zhì)量。而在當(dāng)前數(shù)字化城市管理的背景下，電子檔案管理工作的開展可以從以下幾個(gè)方面來提升其整體的工作質(zhì)量：

（一）加強(qiáng)雙向歸檔

對(duì)于檔案工作而言，其在數(shù)字化城市管理的背景下，管理人員在開展檔案管理工作時(shí)既要依托于檔案管理的本質(zhì)進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，同時(shí)也要考慮數(shù)字化城市管理中檔案管理的目的進(jìn)行雙向歸檔工作，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

在電子檔案的完善過程中，雙向歸檔工作的開展可以促進(jìn)數(shù)字化城市管理過程中電子檔案的有效管理。通常情況下，在檔案管理的過程中，為了確保信息的準(zhǔn)確性以及完整性，可以通過檔案雙向歸檔在進(jìn)行電子信息存儲(chǔ)的同時(shí)也進(jìn)行紙質(zhì)文件的編號(hào)與歸檔，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理質(zhì)量的提升，確保在不同的應(yīng)用條件與應(yīng)用背景下都可以進(jìn)行檔案的便捷應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)

數(shù)字化城市管理的工作開展過程中，檔案管理質(zhì)量的提升要通過相關(guān)工作人員工作素養(yǎng)的增強(qiáng)來保障。在電子檔案管理工作的開展中，要通過對(duì)于檔案管理人員技能培訓(xùn)工作的開展，確保其計(jì)算機(jī)管理工作的質(zhì)量。

電子檔案在管理的過程中對(duì)于計(jì)算機(jī)存在一定程度的依賴，而由于檔案在存儲(chǔ)過程中有著信息量大的特點(diǎn)，在管理的過程中既要重視信息的傳遞性，也要保障信息的安全。在開展內(nèi)部管理培訓(xùn)的過程中，既強(qiáng)調(diào)電子檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性，也要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，促進(jìn)其在檔案管理工作開展過程中對(duì)于檔案內(nèi)容不斷的檢查，避免信息的丟失。通過專業(yè)技能的培訓(xùn)，促使檔案管理人員掌握電子檔案收集歸檔的工作方式提升及業(yè)務(wù)水準(zhǔn)的同時(shí)促進(jìn)電子檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）做好備份工作

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，電子檔案在開展的過程中容易受計(jì)算機(jī)的影響而產(chǎn)生信息不安全的情況。因此，為了確保電子檔案存儲(chǔ)的有效性，工作開展過程中要通過對(duì)檔案保管載體進(jìn)行定期監(jiān)測(cè)，確保其電子文件存儲(chǔ)的有效性。

通常情況下，在電子檔案的管理過程中，可以采用“一式三套”的保管模式以日常查閱、封存、異地保管三種不同的形式來完善檔案的備份處理工作，確保其檔案管理的有效性。

為了避免在檔案管理工作過程中出現(xiàn)由于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)而產(chǎn)生檔案保管質(zhì)量有限的實(shí)際問題，要通過對(duì)于檔案管理工作日常監(jiān)督的開展，提升其他管理工作的有效性，通過對(duì)于不合理問題的及時(shí)解決來保障檔案管理的工作效果。

三、結(jié)語

為了提高城市管理的現(xiàn)代化水平，提升電子檔案管理工作質(zhì)量，要通過雙向歸檔工作的開展、相關(guān)培訓(xùn)的組織以及備份工作的處理來提高電子檔案管理的質(zhì)量。在充分認(rèn)識(shí)電子檔案價(jià)值的基礎(chǔ)上，通過有效的應(yīng)用與管理保障其管理工作開展的質(zhì)量與效率，使其切實(shí)服務(wù)于數(shù)字化城市管理工作，促進(jìn)城市的數(shù)字化發(fā)展。

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