淺談風(fēng)電企業(yè)提高工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的探索

宗璐璐

摘 要： 本文首先闡述了風(fēng)電企業(yè)檔案形成特點(diǎn)，接著分析了保證風(fēng)電工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的措施，最后對(duì)建立風(fēng)電工程檔案數(shù)字化，提高檔案查閱速度和利用率進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞： 風(fēng)電企業(yè);檔案管理

【中圖分類號(hào)】F426.61 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.277

引言：電氣工程檔案管理的最終目標(biāo)是滿足各部門信息資源的需求和利用，這將加快工程竣工文件的查詢和借閱，使業(yè)務(wù)人員能夠更快地訪問和使用所需的竣工文件。高質(zhì)量的文件服務(wù)需要豐富的技術(shù)資源。不斷提高風(fēng)電工程文件管理的基本功能，不斷改進(jìn)電子文件質(zhì)量，確保信息資源的完整性、準(zhǔn)確性、邏輯性、安全性和可用性，是建設(shè)優(yōu)質(zhì)風(fēng)電工程、安全運(yùn)行風(fēng)電場(chǎng)、快速優(yōu)質(zhì)提供檔案服務(wù)、發(fā)揮工程檔案服務(wù)生產(chǎn)運(yùn)行、實(shí)現(xiàn)工程檔案價(jià)值的重要前提。

1 風(fēng)電企業(yè)檔案形成特點(diǎn)

風(fēng)力發(fā)電廠通常有多個(gè)場(chǎng)站，分布在不同行政區(qū)域，為了適應(yīng)當(dāng)?shù)匦姓?quán)力，我國(guó)國(guó)有電力公司的組織結(jié)構(gòu)通常是一個(gè)多品牌團(tuán)隊(duì)。傳統(tǒng)發(fā)電廠通常集成在只有一個(gè)法人主體的地理區(qū)域中，但是，風(fēng)電場(chǎng)通常具有多個(gè)法人實(shí)體、不同的管理模式、與多個(gè)稅務(wù)機(jī)關(guān)簽訂的合同以及多個(gè)法人實(shí)體生成的文件。與傳統(tǒng)的單一供電企業(yè)文件責(zé)任者與傳統(tǒng)發(fā)電企業(yè)僅為一個(gè)公司不同，看上去象是多個(gè)全宗的檔案管理，但實(shí)體組織為單個(gè)全宗。這樣，風(fēng)力發(fā)電公司的文件被劃分為比電力、水、原子能等由不同公司生產(chǎn)的傳統(tǒng)電力公司高一級(jí)的類別。但是，不同公司的文件被視為同一類別中的平行關(guān)系，而不是前者，而是文件內(nèi)容，按組件管理文件時(shí)，不同的導(dǎo)體會(huì)區(qū)分這些文件。為該類建立分類關(guān)系后，風(fēng)力發(fā)電企業(yè)的文件管理可以實(shí)施多種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以避免文件分類發(fā)生沖突。

2 保證風(fēng)電工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的措施

2.1 工程前期準(zhǔn)備工作

工程文件管理組織的創(chuàng)建是保證工程文件質(zhì)量的組織保證，風(fēng)電場(chǎng)工程開工前，施工單位應(yīng)成立項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立三級(jí)文件管理網(wǎng)絡(luò)，為項(xiàng)目文件和項(xiàng)目的同步開發(fā)奠定基礎(chǔ)。文件管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)包括物資、計(jì)劃和財(cái)務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域。此外，還應(yīng)明確各參建單位工程檔案管理人員職責(zé)，在此基礎(chǔ)上，可以利用QQ和微信等手段建立三級(jí)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，方便相互溝通協(xié)調(diào)，建立快速高效的垂直管理體系。

2.2 事前控制是工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良的基礎(chǔ)

（1）機(jī)構(gòu)建設(shè)是工程檔案質(zhì)量預(yù)防性控制的重要因素，工程施工開始時(shí)，施工管理部門應(yīng)制定風(fēng)力發(fā)電設(shè)施建設(shè)檔案管理和風(fēng)力發(fā)電設(shè)施數(shù)字化檔案管理實(shí)施細(xì)則。該細(xì)則應(yīng)明確建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的職責(zé)分工，詳細(xì)規(guī)定編制完成文件的范圍和要求。負(fù)責(zé)項(xiàng)目施工的單位工程師能夠了解系統(tǒng)要求，并為今后的工作促進(jìn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施;（2）加強(qiáng)對(duì)參建單位非全時(shí)工作人員的培訓(xùn)，解釋檔案管理要求，積極控制文件來源，確保檔案質(zhì)量，為工程可研、初設(shè)、招投標(biāo)、合同、竣工圖等項(xiàng)目文件的收集奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);（3）在編制招標(biāo)文件（詢價(jià)）和簽署設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)界定特別條款，規(guī)定提交相關(guān)竣工文件的要求和責(zé)任。項(xiàng)目文件的收集、整理和按時(shí)歸檔移交受合同條款的保障。

2.3 事中控制是工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良的重要保證

（1）制度建設(shè)是工程檔案質(zhì)量事前控制的重要環(huán)節(jié)。施工初期，建設(shè)單位制定《風(fēng)力發(fā)電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《風(fēng)力發(fā)電工程數(shù)碼照片檔案管理辦法》，組織項(xiàng)目建設(shè)參建單位的檔案人員學(xué)習(xí)、了解制度要求，便于今后工作中統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施;（2）培訓(xùn)是達(dá)成工程檔案管理共識(shí)的重要渠道。通過各種形式和渠道開展參建單位檔案人員專業(yè)培訓(xùn)，提高對(duì)施工單位檔案和施工人員的檔案認(rèn)識(shí);建立協(xié)作共享小組，分享文件管理經(jīng)驗(yàn)，避免錯(cuò)誤問題重復(fù)發(fā)生，提高文件工作人員的技能和水平;（3）現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，提高了工程文件的檢索成功率和利用率。使用電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)在線處理，電子文檔管理系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)直接對(duì)接，實(shí)現(xiàn)在線歸檔，為工程項(xiàng)目文件全過程管理奠定良好的基礎(chǔ);（4）為項(xiàng)目文件建立定期進(jìn)度跟蹤系統(tǒng)。施工監(jiān)理遵守風(fēng)電企業(yè)技術(shù)檔案規(guī)范（組織工程文件的規(guī)范），定期檢查施工文件的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，并與工程進(jìn)度保持一致，確保工程文件與進(jìn)度同步。

2.4 事后控制是提高工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良的必要手段

（1）針對(duì)竣工文件整理和現(xiàn)場(chǎng)施工不同步、不及時(shí)的問題，檔案部門及時(shí)與工程部溝通，通過與工程技術(shù)專業(yè)人員和設(shè)備廠家的配合，每月定期對(duì)參建單位進(jìn)行檔案管理檢查。施工單位應(yīng)聘請(qǐng)一名經(jīng)驗(yàn)豐富的文件架構(gòu)師，提供全面的作業(yè)流程說明，以提高施工單位文件的質(zhì)量和現(xiàn)狀;（2）工程竣工時(shí)，檔案工作人員積極參與驗(yàn)收竣工工作，必須及時(shí)編制相關(guān)竣工文件，逐步提高工程檔案質(zhì)量。

3 建立風(fēng)電工程檔案數(shù)字化，提高檔案查閱速度和利用率

信息建設(shè)的快速發(fā)展極大地便利了工程文件管理，利用檔案管理等信息軟件，將各階段生成的檔案文件按照一定的規(guī)則進(jìn)行整理，建立一套索引齊全的參考體系。根據(jù)風(fēng)電檔案分類規(guī)則、檔案敘詞表等相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合檔案整理實(shí)踐，形成樹形結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化信息。在風(fēng)電項(xiàng)目施工的每個(gè)階段，同步將電子文件輸入信息系統(tǒng)，完善文件條目著錄項(xiàng)信息，通過不同著錄項(xiàng)可對(duì)文件進(jìn)行多種方式的排序，以簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的手動(dòng)分類和創(chuàng)建測(cè)試時(shí)的邏輯連接。直接解決了工作和計(jì)算機(jī)刷新以及檢索大型文件的問題，通過企業(yè)計(jì)劃，工程和制造部門可以訪問其計(jì)算機(jī)上的設(shè)計(jì)文件和圖紙，從而減少了借用工作量、縮短了查詢時(shí)間并優(yōu)化了文件訪問。

結(jié)束語：通過對(duì)風(fēng)電工程項(xiàng)目的有效控制，風(fēng)電工程項(xiàng)目逐步得到了專業(yè)人員的一次性引導(dǎo)和認(rèn)證，風(fēng)電場(chǎng)投產(chǎn)后，運(yùn)行人員通過查詢工程檔案，熟悉和掌握風(fēng)電場(chǎng)設(shè)施設(shè)備的性能和運(yùn)行規(guī)律，保證了風(fēng)電場(chǎng)的正常運(yùn)行，使工程檔案對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行和業(yè)務(wù)發(fā)展起到有效的保障作用。

參考文獻(xiàn)

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