計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化管理中的應(yīng)用

王翀楠

中圖分類號：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-022-02

摘 要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公形式逐漸朝向智能化以及自動化方向邁進(jìn)，這種趨勢能夠有效提升辦公的效率。將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，能夠建立統(tǒng)一高效的模式，才能適應(yīng)目前辦公自動化的發(fā)展要求。本文對計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠有效提升辦公自動化質(zhì)量，給相關(guān)人員以借鑒和參考。

關(guān)鍵詞 計算機(jī) 辦公自動化 應(yīng)用分析

隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，改變了人們的生產(chǎn)和生活模式。對人們工作的性質(zhì)及手段都產(chǎn)生了巨大的影響。隨著信息科技的發(fā)展，在辦公領(lǐng)域中可以借助于高效的計算機(jī)處理模式，以信息決策作為指導(dǎo)，有效實現(xiàn)辦公資源的合理利用以及資源的共享，辦公數(shù)據(jù)能夠得到較好的存儲和利用，有效提升辦公自動化的管理效率及水平。

一、計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化的主要意義

辦公自動化是一種新型的辦公模式，這種辦公模式能夠服務(wù)于人機(jī)交互的信息處理系統(tǒng)，是新世紀(jì)重點(diǎn)開發(fā)的應(yīng)用技術(shù)領(lǐng)域。辦公自動化系統(tǒng)深刻改變了目前的工作形式，所使用的系統(tǒng)工具較為先進(jìn)，后期維護(hù)更為方便，更加易于拓展，并且簡單操作容易學(xué)習(xí)，能夠支持多種信息網(wǎng)絡(luò)，在辦公過程中也能夠有著較好的安全防范措施，人機(jī)互動界面較為友好，因此得到了廣泛的使用。下面主要闡述辦公自動化中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的主要意義。

（一）能夠有效提升工作效率

辦公自動化中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)同工作，針對于個人來說，利用lotos或者是office系列軟件，能夠迅速提高辦公效率。在辦公任務(wù)中，各種文件報告以及表格不再依賴書面材料，同時計算機(jī)制作更為精確，不容易產(chǎn)生歧義，防止給工作帶來相應(yīng)的損失。更為重要的是，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)能夠給相應(yīng)的技術(shù)交流提供了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)崿F(xiàn)個體與個體之間以及群體與群體之間的協(xié)同辦公。借助于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，辦公群體之間的信息接收以及傳送都能夠準(zhǔn)確運(yùn)行。比如說相應(yīng)的郵件可以根據(jù)管理規(guī)定，群發(fā)用戶或者是向指定的用戶單獨(dú)發(fā)送，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速傳閱以及下發(fā)，有效提升工作的效率。

（二）有利于節(jié)約辦公的成本

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化的文件流轉(zhuǎn)，原來許多需要準(zhǔn)備較多資料的事項，可以在辦公自動化系統(tǒng)中輕易得到解決，這樣就能夠節(jié)約大量的紙張，墨盒以及碳粉，同時對于聯(lián)系費(fèi)用通信費(fèi)用也能夠較好的控制，有效降低辦公成本，解決浪費(fèi)過多的問題，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)辦公設(shè)備的共享，為后期的維修和保養(yǎng)都能夠建立良好的基礎(chǔ)。

（三）有利于加強(qiáng)辦公系統(tǒng)內(nèi)部之間的交流與聯(lián)系

由于受到各種環(huán)境因素的影響而受到一定的制約，部門與部門之間，員工與員工之間缺乏相應(yīng)的交流，互動性能比較差。計算機(jī)技術(shù)能夠有效突破時間以及空間上的限制，在不影響工作的前提下，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)內(nèi)部之間的順暢交流，同時也能夠使辦公業(yè)務(wù)之間緊密結(jié)合在一起。信息采集以及傳輸都可以在極短時間內(nèi)完成，領(lǐng)導(dǎo)在短時間內(nèi)就可以獲得相應(yīng)的參考數(shù)據(jù)，做出決策更為方便快捷。借助于互聯(lián)網(wǎng)能夠有效對各種資源進(jìn)行挖掘，也可以實現(xiàn)合作伙伴的跨越式發(fā)展。隨著越多的資源都在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行連接，借助于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦公交流具有非常重要的現(xiàn)實意義。

（四）能夠?qū)崿F(xiàn)角色的智能化

借助于辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)，能夠有效輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持工作，能夠有效提升辦公的質(zhì)量，也是未來辦公自動化發(fā)展的主要趨勢。借助于計算機(jī)系統(tǒng)，能夠?qū)Ω黜椆ぷ鬟M(jìn)行核查，提升跟蹤的進(jìn)度以及質(zhì)量，并且及時反饋辦公效率的結(jié)果，管理層對于工作進(jìn)展能夠隨時掌控，以提升管理的科學(xué)化以及有效化。

（五）計算機(jī)技術(shù)辦公自動化的主要特點(diǎn)

隨著現(xiàn)在生活節(jié)奏的加快，辦公效率必然要不斷提升以滿足時代發(fā)展的要求。需要不斷整合內(nèi)部和外部的信息，有效提升計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公的管理水平，這才是未來搶占辦公自動化高地的重要措施。下面主要概括計算機(jī)技術(shù)辦公自動化的主要特點(diǎn)

1.需要實現(xiàn)差異化管理

傳統(tǒng)的辦公模式比較簡單，系統(tǒng)易于維護(hù)，但是隨著現(xiàn)在工業(yè)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部劃分的門類越來越多，職能性越來越強(qiáng)，對于一般的管理人員來說，職能存在較大的差異性，對于不同部門的員工也存在較多的差別。比如說，企業(yè)內(nèi)部的銷售人員可以對客戶信息進(jìn)行瀏覽，同時要與產(chǎn)品信息平臺進(jìn)行連接，但是由于這部分是企業(yè)的比較機(jī)密的資源，因此其他人很難進(jìn)入；員工工作的進(jìn)度平臺領(lǐng)導(dǎo)可以查詢，是其他普通員工則不能進(jìn)入，因此面對不同的人群，需要開放相應(yīng)的平臺信息，這樣才能夠做到辦公管理的自動化以及差異化；

2.計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)更為靈活

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公環(huán)境愈加復(fù)雜，利用計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行分類整理和分析，然后形成有價值的參考數(shù)據(jù)，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。比如公司的日常管理情況以及客戶的反饋情況，能夠有效提升管理工作的效率，減少出現(xiàn)錯誤的可能性。

3.計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)沒有時間以及空間的限制

在傳統(tǒng)的辦公模式中，很容易受到時間以及空間的限制，借助于計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)，能夠有效打破時空限制，可以將移動互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，智能無線系統(tǒng)進(jìn)行充分的拓展和應(yīng)用，借助于智能手機(jī)客戶端以及筆記本電腦，可以實現(xiàn)及時的通訊以及視頻，同時也可以在各種場合下進(jìn)行辦公，從而實現(xiàn)辦公室的無封閉化，對于自身辦公業(yè)務(wù)也能打破時間以及空間的局限性。

二、計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化的主要應(yīng)用分析

（一）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)

針對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)所服務(wù)對象的不同，可以劃分為局域網(wǎng)以及廣域網(wǎng)兩種。在辦公自動化的應(yīng)用中，借助于局域網(wǎng)系統(tǒng)，能夠?qū)⑥k公部門或者是群體組成一個系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，通過先進(jìn)的通信系統(tǒng)以及技術(shù)進(jìn)行連接，以實現(xiàn)視頻圖像以及數(shù)據(jù)之間的交流以及存儲和交換，能夠有效提升全體工作的效率，增強(qiáng)人員之間的信息交流，能夠有效避免因為信息傳輸失誤而使得企業(yè)管理出現(xiàn)問題，提升信息傳輸?shù)某杀?，同時也能夠提高信息傳輸?shù)木_度。借助于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，能夠有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交流以及共享，借助于企業(yè)所搭建的信息分享平臺，能夠有效簡化辦公自動化的流程，對于各種辦公數(shù)據(jù)能夠得到精確的利用，促進(jìn)企業(yè)的長期健康可持續(xù)發(fā)展[1]。

（二）計算機(jī)遠(yuǎn)程傳輸技術(shù)

計算機(jī)遠(yuǎn)程傳輸技術(shù)已經(jīng)成為目前辦公自動化的必備標(biāo)準(zhǔn)，借助于各種專用軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)快速的遠(yuǎn)程信息的傳輸，并且可以實現(xiàn)發(fā)送的文字以及表格之間的快速轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)文件的自動接收以及存儲。通過各種簡單的辦公自動化操作步驟，能夠以比較短的文件傳輸?shù)臅r間，實現(xiàn)文件傳輸?shù)膽?yīng)用化，這也是計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的一種應(yīng)用。

（三）文件的恢復(fù)以及備份的技術(shù)

人們在辦公過程中，經(jīng)常由于各種問題誤刪數(shù)據(jù)，造成不必要的損失。因此對于計算機(jī)文件掌握數(shù)據(jù)備份技術(shù)能夠有效實現(xiàn)對刪除數(shù)據(jù)的恢復(fù)，減少數(shù)據(jù)遺失的可能性。在進(jìn)行辦公過程中，在發(fā)生意外文件被刪除后，也可以借助于歷史備份查看相應(yīng)的記錄。如果存儲設(shè)備出現(xiàn)故障，無法進(jìn)行存儲，也可以借助于計算機(jī)恢復(fù)數(shù)據(jù)的功能，查找丟失的數(shù)據(jù)，然后借助日志進(jìn)行備份，這種有針對性的恢復(fù)數(shù)據(jù)的工作，能夠使得計算機(jī)數(shù)據(jù)存儲更為安全性，能夠有效實現(xiàn)文件的快速流轉(zhuǎn)。

（四）建立內(nèi)部的信息發(fā)布平臺

比如說可以借助于電子論壇刊物以及公告板的形式，明確內(nèi)部的規(guī)章制度以及相應(yīng)的公告事項，在內(nèi)部能夠無紙化傳播，有助于單位員工及時了解外部的動態(tài)情況。信息發(fā)布的平臺是內(nèi)部人員相應(yīng)的公開信息的場所，管理員對其信息進(jìn)行分類和更新，也可用于發(fā)布各種通知，在內(nèi)部可以設(shè)置電子郵件，具備與外界進(jìn)行交流的功能。借助于內(nèi)部信息發(fā)布平臺，領(lǐng)導(dǎo)也可以掌握相應(yīng)的工作反饋情況，以達(dá)到不斷提升以及優(yōu)化的目的[2]。

（五）促進(jìn)辦公流程的自動化

需要有效提升辦公工作的效率，同時對內(nèi)部資源進(jìn)行改進(jìn)和提高，有效提升工作的舒適性。大量單位內(nèi)部的流程化工作，都可以借助于計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)自動化發(fā)展，這樣能夠使得內(nèi)部與外部資源進(jìn)行優(yōu)化和整合，對辦公事務(wù)進(jìn)行管理，比如說日常用餐的管理，其他會議管理物品管理都可以與辦公流程自動化相互結(jié)合。

（六）其他方面的應(yīng)用

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，除了有以上幾個方面的內(nèi)容之外，還有其他幾個比較重要的應(yīng)用：

1.檔案管理中

在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)能夠有效實現(xiàn)無紙化辦公，同時對于人事管理，工作管理以及資料管理考評制度急著都能夠結(jié)合起來，有效降低工作的管理費(fèi)用，實時查詢功能更為強(qiáng)大，提升人是管理的效率。

2.對于會議管理也有較多的益處

在傳統(tǒng)模式下，當(dāng)召開會議時，需要準(zhǔn)備大量文件，借助于計算機(jī)技術(shù)，能夠使得會議管理更為輕松，在會議召開前，可以通過內(nèi)部OA系統(tǒng)對會議議題和內(nèi)容進(jìn)行審批，然后在相應(yīng)的安排人員時間以及場地，以電子郵件的形式發(fā)放，會議的函件，借助于信息技術(shù)，要整理好相應(yīng)的會議記錄。

3.對于個人用戶進(jìn)行管理

可以提供用戶在線辦公的平臺，對用戶個人工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，做好相應(yīng)的日程安排以及工作整理以及記錄，還能夠與其他用戶交換意見，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)材料的報審[3]。

三、計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用前景

在未來智能化是辦公自動化的主要發(fā)展方向，需要組織流程進(jìn)一步優(yōu)化，加強(qiáng)知識創(chuàng)新以及技術(shù)創(chuàng)新，成為智能管理的智能平臺。第一，更加強(qiáng)調(diào)知識驅(qū)動，以借助于知識管理技術(shù)，將知識管理納入到協(xié)同辦公平臺建設(shè)中，建立相應(yīng)的場景通道，充分發(fā)掘創(chuàng)造力，并且將組織行為轉(zhuǎn)變?yōu)閭€人行為，實現(xiàn)知識系統(tǒng)的綜合化；第二，建立門戶，更加強(qiáng)調(diào)以人為本，同時更加強(qiáng)調(diào)人機(jī)交互之間的可操作性以及及時共通性，個體協(xié)調(diào)之間更加方便快捷，做好數(shù)據(jù)的整理和分析，實現(xiàn)自動化以及智能化；第三，做好協(xié)同辦公。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展在個人辦公終端設(shè)備上進(jìn)行知識管理已經(jīng)成為常態(tài)，它可以實現(xiàn)移動辦公以及無線的掌控，有效提升辦公的效率。

四、結(jié)語

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中有著較為廣泛的應(yīng)用，它能夠有效提升辦公自動化的效率，并且做好各專業(yè)的系統(tǒng)配合，因此在未來的發(fā)展中具有十分重要的現(xiàn)實意義及社會意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭辰陽.計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].技術(shù)與市場，2020，27（6）：96+98.

[2]王才偉.辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用研究[J].計算機(jī)產(chǎn)品與流通，2020（8）：10.

[3]江浩.計算機(jī)視覺技術(shù)在自動化中的應(yīng)用探析[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2020（14）：179-180.