淺析企業(yè)檔案管理

文/陳莉麗

企業(yè)管理是企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的重要一環(huán)。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)管理工作越來越受到重視，管理水平也越來越高，其中企業(yè)檔案管理工作也是如此。那么，如何做好企業(yè)檔案管理工作呢？

企業(yè)管理是企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的重要手段，其中的檔案管理也是重要內(nèi)容之一。搞好企業(yè)管理，不僅關(guān)系到企業(yè)的自身發(fā)展，同時(shí)也是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，更好地走向社會(huì)、服務(wù)社會(huì)的現(xiàn)實(shí)需求。然而，目前一些企業(yè)檔案管理工作一直存在思想觀念不到位、職責(zé)規(guī)范不明確等問題，從而制約了企業(yè)的發(fā)展?？陀^的現(xiàn)實(shí)告訴人們，企業(yè)要辦好、要發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該重視各項(xiàng)管理工作，加強(qiáng)檔案管理尤為重要，勢(shì)在必行。本文分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，指出了存在的問題，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

不言而喻，近些年，特別是黨的十八大以來，在習(xí)近平總書記的重要指示與親切關(guān)懷下，我國(guó)在飛快的崛起。檔案事業(yè)也同其他各項(xiàng)事業(yè)一樣，取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。如此前所未有的大環(huán)境，為企業(yè)檔案管理工作帶來了發(fā)展機(jī)遇，總體來看企業(yè)檔案管理水平大有提升，這是良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，非常喜人。然而，仔細(xì)分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，在當(dāng)前新的形勢(shì)下，隨著檔案管理工作的發(fā)展，企業(yè)檔案管理出現(xiàn)了一些新的現(xiàn)象與不足，諸如企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)中有著很多與自身職位不相關(guān)的地方，檔案管理隊(duì)伍人員配備不合理，工作激勵(lì)機(jī)制不健全，人員的培養(yǎng)目標(biāo)不明確，等等。為了促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)必須重視檔案管理工作，企業(yè)管理者，特別是企業(yè)的決策者要改變傳統(tǒng)檔案管理理念，樹立與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)思維，特別是面對(duì)大數(shù)據(jù)信息化的新時(shí)代，為企業(yè)檔案管理水平提升提供了廣闊的空間，思想觀念必須順應(yīng)這一大的變化。企業(yè)在專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)上各個(gè)部門要一視同仁，不能“冷落了”檔案部門。企業(yè)招聘人才時(shí)，引入優(yōu)秀的檔案管理人才特別重要。加強(qiáng)企業(yè)管理隊(duì)伍建設(shè)，發(fā)揮企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，建設(shè)優(yōu)秀的檔案管理人才隊(duì)伍，提升企業(yè)檔案管理工作水平，對(duì)于加快企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。可是現(xiàn)實(shí)的狀況是，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，還是檔案管理者，檔案管理科學(xué)理念的樹立尚需提高；企業(yè)檔案隊(duì)伍的建設(shè)需要強(qiáng)化；檔案部門硬件配備應(yīng)予加強(qiáng)，檔案管理制度有待健全。由此可見，一些企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀尚不盡如人意。

二、企業(yè)檔案管理存在的問題

分析表明，當(dāng)前一些企業(yè)檔案管理工作中主要存在以下問題：

一是檔案管理人員數(shù)量不足。目前，一些企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀還是不盡如人意，在檔案管理人員的素質(zhì)方面表現(xiàn)突出。有的檔案管理部門成立時(shí)間較晚，員工的學(xué)歷不高，年齡偏大，尤其是專業(yè)出身的人才數(shù)量很少。根本原因是企業(yè)管理者不重視檔案管理工作，也不重視對(duì)檔案管理人才的綜合素質(zhì)的提升?；旧隙际切率重?fù)責(zé)檔案管理工作，而且檔案管理人員大多都是兼職。這些兼職人員都在本職工作之外管理檔案，如此勢(shì)必增加了這些工作人員的業(yè)務(wù)量。還有很多兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)出身，缺乏檔案管理的相關(guān)能力，導(dǎo)致檔案管理工作無法正常開展。

二是檔案管理與企業(yè)管理缺乏整體融合。企業(yè)的檔案管理工作服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，記錄企業(yè)的各大要事，這是企業(yè)管理工作的歷史記錄。但不少企業(yè)忽視與行政管理工作關(guān)系密切的檔案管理工作，盡管有的企業(yè)整個(gè)建設(shè)工作紅紅火火，但是檔案管理工作跟不上，在時(shí)過境遷后，檔案并未留下完整的工作記錄和軌跡，企業(yè)管理沒有和檔案管理結(jié)合起來，企業(yè)平時(shí)也不注重對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理的融合與對(duì)接，沒有做好企業(yè)管理和檔案管理的對(duì)接，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和檔案管理形成了兩張皮，這不利于企業(yè)的發(fā)展。可見，企業(yè)的工作的系統(tǒng)化、協(xié)調(diào)性都需要進(jìn)行改進(jìn)，給檔案管理工作以應(yīng)有的位置，真正做到企業(yè)管理工作與檔案管理工作的整體融合，如此會(huì)更加有利于企業(yè)的加速發(fā)展。

三是檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理。企業(yè)檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理，有的企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的時(shí)間并不長(zhǎng)，檔案管理工作起步較晚，缺乏成熟的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且還需要走很長(zhǎng)的路，尤其是在對(duì)檔案管理人才的配備上也要有所提升。檔案管理人才的年齡結(jié)構(gòu)、職稱和學(xué)歷結(jié)構(gòu)的安排不夠合理，并未真正地形成檔案管理人才隊(duì)伍，更沒有形成檔案學(xué)科帶頭人的制度，所以，無法給予檔案管理人才合理的晉升和聘任待遇，對(duì)檔案管理人才造成了新的不公平，挫傷了廣大檔案管理人才的工作積極性和主動(dòng)性。

三、提升企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策

針對(duì)上述存在問題，提出以下解決對(duì)策——

一是提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與檔案管理者的思想理念。常言道，火車跑得快，全靠車頭帶。企業(yè)檔案管理工作搞得好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)?，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者，特別是主要決策人，事關(guān)企業(yè)的整體建設(shè)與發(fā)展。作為企業(yè)的重要管理工作之一的檔案管理，只有他們高度重視，并放在應(yīng)有的位置，方能為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造有利的條件與良好氛圍。所以，提升企業(yè)檔案管理水平，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理者應(yīng)該既當(dāng)先生，又當(dāng)學(xué)生，首先從自身做起，高度重視檔案工作，列入工作重要議程，給檔案工作在企業(yè)各項(xiàng)工作中以相應(yīng)的位置，真正把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作切實(shí)抓好，為企業(yè)的發(fā)展注入動(dòng)力與活力。

二是提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前，企業(yè)如何提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，如何促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，解決好檔案管理人員數(shù)量不足的問題。因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，檔案管理人才要具備很強(qiáng)的工作能力，方能把握檔案管理的總體趨勢(shì)與大方向。綜合看來，真正優(yōu)秀的合格的企業(yè)檔案管理人才要有良好的管理素養(yǎng)、職業(yè)技能、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、英語能力和法律知識(shí)的運(yùn)用能力，檔案管理帶頭人要具備強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)和掌握信息化技術(shù)，將檔案管理融合到信息化技術(shù)產(chǎn)業(yè)中，加強(qiáng)檔案管理工作的改革創(chuàng)新，提升自身的管理水平，加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，端正自己的心態(tài)，樹立服務(wù)意識(shí)，為企業(yè)檔案管理工作做準(zhǔn)備。客觀現(xiàn)實(shí)表明，檔案管理者，特別是檔案管理帶頭人，要真正做到這些方面尚需更加努力，提升空間確實(shí)很大。

三是注重檔案管理人才的職業(yè)規(guī)劃。當(dāng)代社會(huì)，競(jìng)爭(zhēng)非常慘烈。競(jìng)爭(zhēng)的集中表現(xiàn)，最為突出的還是人才的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)要加快發(fā)展，要在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，人才這一大關(guān)鍵必須牢牢地抓住。企業(yè)不僅要重視管理人才的引進(jìn)與使用，同時(shí)也應(yīng)注重檔案管理人才的工作計(jì)劃，注重檔案管理人才的職業(yè)規(guī)劃，為員工著想，加大重視檔案管理人才的力度，建立精通業(yè)務(wù)的檔案管理隊(duì)伍，并讓每一個(gè)檔案管理人才都具有搞好工作的信心與責(zé)任擔(dān)當(dāng)。這項(xiàng)工作抓好了，企業(yè)檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)新局面，提升新水平。

四是建立健全檔案人員的激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)要建立健全檔案管理人才的績(jī)效考核制度以及激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人才的主動(dòng)性，增強(qiáng)檔案管理人才的職業(yè)素質(zhì)，建立適合檔案管理的績(jī)效考核制度，對(duì)專兼職檔案工作人員建立有關(guān)的崗位職責(zé)、職稱聘任制度，在自愿的基礎(chǔ)上，參加檔案管理工作的晉升。企業(yè)必須加大對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，適時(shí)購(gòu)入檔案管理工作需要的軟硬件設(shè)備。此外，還要加大檔案管理工作的宣傳力度，營(yíng)造良好的檔案文化氛圍。

綜上所述，檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的主要組成部分，檔案管理是企業(yè)工作中不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。針對(duì)存在問題，采取有效對(duì)策提升檔案管理工作水平，無疑是企業(yè)合理利用與開發(fā)資源的重要支撐。抓好檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感、使命感和信息化技術(shù)技能，無疑會(huì)加速企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。