施工單位如何做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

文/華 莎

只有形成全方位立體化的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，檔案網(wǎng)絡(luò)體系內(nèi)的所有人員都是檔案工作的責(zé)任人，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的所有項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、整理、歸檔，才能保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是鐵路建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、施工到竣工過(guò)程中，由設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位直接形成，如實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程和實(shí)體狀況的，具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、音像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄（包括電子文件）。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案既是工程質(zhì)量、安全管理和科技創(chuàng)新等過(guò)程的全面反映，也是工程質(zhì)量責(zé)任追溯的重要依據(jù)。筆者近期參加了新建大冶北至陽(yáng)新鐵路、石家莊至武漢客專（湖北段）、長(zhǎng)荊電化改造三個(gè)項(xiàng)目的國(guó)家驗(yàn)收。本文從施工單位的角度，對(duì)如何做好工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔，以便順利通過(guò)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作進(jìn)行了研究，特提出以下五項(xiàng)建議，愿與大家交流與共享。

建議一，施工單位應(yīng)建立健全項(xiàng)目檔案管理體系

施工單位應(yīng)該堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，應(yīng)有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定工程項(xiàng)目檔案管理辦法，明確歸口管理的部門，工程項(xiàng)目部要成立項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，項(xiàng)目總工程師組織領(lǐng)導(dǎo)，工程技術(shù)部具體負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部的工程部、工程經(jīng)濟(jì)部、物資設(shè)備部、安全質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部、綜合管理部和試驗(yàn)室的相關(guān)人員、各級(jí)專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員共同參與。項(xiàng)目部的總工程師要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目工程技術(shù)文件的歸檔工作做出要求和計(jì)劃，檔案歸口管理部門具體負(fù)責(zé)各專業(yè)檔案管理的指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、檢查、考核、驗(yàn)收等工作?？陀^實(shí)踐表明，只有形成全方位立體化的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，檔案網(wǎng)絡(luò)體系內(nèi)的所有人員都是檔案工作的責(zé)任人，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的所有項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、整理、歸檔，才能保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性。

建議二，施工單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理交底

項(xiàng)目檔案工作應(yīng)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作相結(jié)合，根據(jù)鐵路建設(shè)各專業(yè)驗(yàn)標(biāo)和業(yè)主單位對(duì)此項(xiàng)目檔案管理要求，施工單位對(duì)各專業(yè)資料員進(jìn)行崗前技術(shù)交底。筆者在此特意列出鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案編制所用依據(jù)供大家參考：

1.中國(guó)鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（鐵總檔史〔2018〕29號(hào)）

2.關(guān)于發(fā)布鐵路建設(shè)項(xiàng)目資料管理規(guī)程的通知（TB/T10443-2010）

3.鐵道部關(guān)于印發(fā)《鐵路建設(shè)項(xiàng)目變更設(shè)計(jì)管理辦法》的通知（鐵建設(shè)〔2012〕253號(hào)）

4.關(guān)于發(fā)布《高速鐵路竣工驗(yàn)收辦法》的通知（鐵建設(shè)〔2012〕107號(hào)）

5.中國(guó)鐵路總公司關(guān)于規(guī)范鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目隱蔽工程視頻資料管理工作的通知（鐵總建設(shè)〔2017〕151號(hào)）

6.國(guó)鐵集團(tuán)辦公廳關(guān)于印發(fā)《鐵路照片檔案管理辦法》的通知（鐵辦檔史〔2020〕47號(hào)）

7.鐵路工程制圖標(biāo)準(zhǔn)（TB/T 10558-98）

據(jù)此，項(xiàng)目總工程師應(yīng)根據(jù)各專業(yè)工程的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合接管單位檔案管理的要求，劃分單位工程，對(duì)于開(kāi)工報(bào)審表、主要進(jìn)場(chǎng)人員報(bào)審表、進(jìn)場(chǎng)施工機(jī)械、設(shè)備報(bào)驗(yàn)表、進(jìn)場(chǎng)材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)表、施工復(fù)測(cè)、測(cè)量放樣報(bào)驗(yàn)表、施工組織設(shè)計(jì)審批表等，可以形成標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表形式的進(jìn)行統(tǒng)一。而對(duì)于無(wú)法形成統(tǒng)一的例如工程日志、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、竣工圖的編制等，提出內(nèi)容上的要求，規(guī)定格式，并對(duì)各類文件和圖紙的原件份數(shù)做出預(yù)估，對(duì)電子簽名的合法性與監(jiān)理單位、業(yè)主單位溝通后以文件形式下發(fā)各專業(yè)作業(yè)隊(duì)，按標(biāo)準(zhǔn)遵照?qǐng)?zhí)行。

建議三，施工單位應(yīng)進(jìn)一步提高檔案人員素質(zhì)

鐵路建設(shè)項(xiàng)目由于點(diǎn)多線長(zhǎng)，涉及專業(yè)多，檔案人員既要懂工程技術(shù)，又要懂檔案知識(shí)。項(xiàng)目部總工程師應(yīng)與建設(shè)單位檔案部門多溝通，請(qǐng)各鐵路局史志中心的檔案專家就項(xiàng)目文件檔案收集范圍、整理要求對(duì)資料員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，使其成為工程建設(shè)管理和檔案管理集于一身的復(fù)合型人才。另外在施工企業(yè)內(nèi)部也要持續(xù)不斷地開(kāi)展項(xiàng)目檔案培訓(xùn)，發(fā)揮導(dǎo)師帶徒弟的作用，保證各層面熟悉檔案編制及管理的人員不斷檔，盡量保持人員穩(wěn)定，在人員更替時(shí)，務(wù)必做好檔案交接工作。

建議四，施工單位需要加強(qiáng)過(guò)程檢查，強(qiáng)化考核機(jī)制

檔案是在施工全過(guò)程中形成的真實(shí)資料，必須加強(qiáng)過(guò)程檢查和控制，盡量避免錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)資料形成與混入，從而影響檔案的真實(shí)性和利用效果。技術(shù)部門應(yīng)做好項(xiàng)目文件的收集、審核、把關(guān)，財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集，綜合（宣傳）、安質(zhì)部門做好影像資料的收集，各對(duì)口部門必須齊抓共管，工作過(guò)程中加強(qiáng)督促和指導(dǎo)?？梢?jiàn)，加強(qiáng)全過(guò)程的監(jiān)督檢查十分必要。

檔案管理工作涉及層面廣，人員多，必須全員重視方能做好。通常情況下需要多部門的配合，共同完成。項(xiàng)目檔案工作必須由項(xiàng)目經(jīng)理親自抓落實(shí)，而參與實(shí)際工作的協(xié)調(diào)尤為重要。通過(guò)制定詳細(xì)的獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，提高參與人員的積極性。加強(qiáng)考核，將檔案的移交納入項(xiàng)目經(jīng)理制的考核之中，并要嚴(yán)格執(zhí)行。

建議五，規(guī)范整理組卷，做好項(xiàng)目檔案移交驗(yàn)收工作

在工程項(xiàng)目竣工的后期，施工人員調(diào)動(dòng)頻繁，項(xiàng)目部要保證檔案人員的穩(wěn)定，對(duì)項(xiàng)目文件的案卷組卷內(nèi)容和整理質(zhì)量進(jìn)行自查，這是做好項(xiàng)目檔案移交驗(yàn)收工作的可靠基礎(chǔ)與前提條件。為此，以下幾項(xiàng)工作尤為重要，特一一列出：

1.項(xiàng)目文件組卷、案卷排列是否遵循文件形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，便于保管和利用；

2.開(kāi)竣工報(bào)告、設(shè)計(jì)變更文件、隱蔽工程記錄、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄是否齊全，簽字手續(xù)是否完備；

3.竣工圖重繪的依據(jù)是圖面變更面積為20%，凡沒(méi)有變更的施工圖是否加蓋了竣工圖章，竣工圖的圖幅及內(nèi)容是否符合國(guó)標(biāo)，疊圖是否規(guī)范，圖標(biāo)內(nèi)相關(guān)人員簽字手續(xù)是否完備；

4.卷內(nèi)文件以卷或件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，不得重號(hào)或漏號(hào)；

5.編寫(xiě)卷內(nèi)目錄時(shí)，是否做到條目編寫(xiě)準(zhǔn)確，項(xiàng)目案卷名稱是否詳盡概括了卷內(nèi)所有文件內(nèi)容；

6.備考表的內(nèi)容是否及時(shí)反映組卷情況，對(duì)于歸檔存復(fù)印件的文件可以在備考表中注明原件出處；

7.歸檔紙張是否符合長(zhǎng)期保管需要；

8.照片檔案是否包含了照片檔案的六要素；

9.在準(zhǔn)備項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，要準(zhǔn)備好檔案管理工作的匯報(bào)材料，具體內(nèi)容包括：工程概況、檔案過(guò)程管理情況（包括組織機(jī)構(gòu)、檔案建設(shè)的制度保障、檔案管理責(zé)任制的落實(shí)、形成過(guò)程的質(zhì)量管控、預(yù)立卷、項(xiàng)目文件的整理編制）、項(xiàng)目檔案移交情況、監(jiān)理單位對(duì)本單位項(xiàng)目檔案審核情況以及檔案工作的自我評(píng)價(jià)。

經(jīng)過(guò)對(duì)以上這些內(nèi)容認(rèn)真做好自查，對(duì)存在以及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)查漏補(bǔ)缺，切實(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤，方能確保整個(gè)項(xiàng)目歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性及安全性。

綜上所述，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集整理是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，施工單位面對(duì)復(fù)雜的管理狀況，要從組織管理、制度建設(shè)、明確標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化培訓(xùn)、過(guò)程控制、嚴(yán)格獎(jiǎng)罰等諸多方面加強(qiáng)管理，做到控制檔案形成的源頭，保障過(guò)程中檔案基礎(chǔ)資料收集齊全完整，認(rèn)真做好檔案的整理編制。實(shí)踐證明，順利通過(guò)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的檔案真實(shí)可靠，其打造的工程項(xiàng)目檔案工作服務(wù)企業(yè)的平臺(tái)，才能發(fā)揮出工程項(xiàng)目檔案應(yīng)有的作用。