高校檔案在互聯(lián)網(wǎng)下的管理研究

伍震

摘 要：隨著高校的快速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，高校檔案管理記錄工作壓力劇增，檔案工作在整個高校管理中承擔(dān)著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐高校日常運轉(zhuǎn)，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使高校檔案在高校中發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是高校發(fā)展的有力支撐。目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全國各大領(lǐng)域的發(fā)展迅速，高校檔案管理應(yīng)借此背景對自身的管理進行全面化改革升級，互聯(lián)網(wǎng)模式下可以讓高校檔案管理工作打破傳統(tǒng)思維，針對高校檔案管理的特殊性構(gòu)建出互聯(lián)網(wǎng)下的高校檔案管理新方向。借助互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)勢整合檔案資源，創(chuàng)新管理，本文在以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下探索新的高校檔案管理新模式。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);信息化

一、高校檔案管理的重要作用

（一）高校檔案的意義和價值

高校檔案是學(xué)校的信息資源，作為高校發(fā)展、經(jīng)營、科研、管理等各方面活動的原始記錄，是高校高速發(fā)展中的無形資產(chǎn)，是高校的寶貴財富，在高校管理的各方面具有重要的憑證及參考、借鑒等作用。高校檔案是高校發(fā)展歷史的記錄者，也是高校傳承自己獨特文化的重要媒介。在高校的文化建設(shè)發(fā)展中，提升高校的競爭力，提高高校校園文化水平都離不開高校檔案，它具有連接過去和現(xiàn)在、呈現(xiàn)將來的作用。

（二）高校檔案的作用

高?？蒲性谧隽㈨棥㈩A(yù)案、策劃、科研都需要借鑒、查找歷史數(shù)據(jù)，進行大數(shù)據(jù)分析。良好的檔案管理在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用。檔案在科研設(shè)計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個高校在研發(fā)過程中的重要技術(shù)依據(jù)，科研研發(fā)工作是一個從無到有的過程，研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關(guān)檔案，借鑒歷史經(jīng)驗。從這個意義上講，檔案為科學(xué)研究提供了一個上升的平臺，構(gòu)造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架，而從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發(fā)光”。高校檔案也對學(xué)校學(xué)生的發(fā)展進行著記錄，記錄學(xué)生在高校中學(xué)習(xí)情況和生活情況，學(xué)生在校期間的優(yōu)良表現(xiàn)和不足地方，便于學(xué)校更容易對學(xué)生進行管理和教育。利用完善的檔案素材，展示高校的發(fā)展史和校園文化，加強學(xué)生對學(xué)校的歸屬感，樹立學(xué)生正確的價值觀，弘揚學(xué)校文化。

二、傳統(tǒng)高校檔案管理的現(xiàn)狀和不足

（一）傳統(tǒng)高校對檔案管理的現(xiàn)狀

目前高校對檔案管理工作認(rèn)識不足，檔案管理意識不足。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍重視高校內(nèi)科研、教學(xué)方面，導(dǎo)致對檔案管理工作不重視，檔案管理手段落后，大部分高校還在使用人工的方法管理檔案工作，這樣的模式在時間和空間上都有很大的局限性，在工作中工作人員不僅費時費力，沒有工作效率，也滿足不了高校科研和教學(xué)師生的需求。

（二）傳統(tǒng)高校檔案管理的不足

高校傳統(tǒng)檔案管理工作中通常對文字、圖片、視頻分開存儲，這樣的存儲模式會出現(xiàn)檔案信息資源利用效率低，資源檢索不完整的現(xiàn)象，高?？蒲泄ぷ髡吆蛶熒跈n案資源使用中，查找相應(yīng)資源煩瑣困難，資源完整性差。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)步入校園，有些高校雖然也對檔案管理工作進行信息化建設(shè)，但是只是一個面子工程，沒有在根本上運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理，一些不合理的信息化建設(shè)措施不僅不會對檔案管理工作起到幫助作用，甚至?xí)绊懙綑n案資源在互聯(lián)網(wǎng)中的安全性。

三、高校檔案在互聯(lián)網(wǎng)模式下的創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)信息化是檔案管理的新要求、新目標(biāo)，更是管理工作服務(wù)創(chuàng)新和檔案管理創(chuàng)新的新標(biāo)志?；ヂ?lián)網(wǎng)信息化建設(shè)是推動高校檔案管理重要發(fā)展方向，是提高檔案管理工作效率的有效途徑，讓檔案管理工作由落后走向現(xiàn)代化?；ヂ?lián)網(wǎng)下的高校檔案管理建設(shè)工作，首先要對原來的檔案信息資源進行有效的分類整理，結(jié)合檔案信息資源的特點，構(gòu)建信息化交互式的電子檔案。電子檔案的使用可以讓檔案管理員在互聯(lián)網(wǎng)平臺上對檔案信息資源進行記錄和管理，同時也能避免檔案資料的丟失和破損。在最大程度上提升檔案管理工作的效率。同時高校的科研工作者和師生在使用檔案信息資源時，能夠通過大數(shù)據(jù)技術(shù)更快、更精準(zhǔn)地幫助用戶找到相應(yīng)的目標(biāo)資源。高校檔案管理工作在享受互聯(lián)網(wǎng)線上帶來的便利，也要承擔(dān)互聯(lián)網(wǎng)共享性的風(fēng)險，在互聯(lián)網(wǎng)檔案管理中要注重網(wǎng)絡(luò)的安全性，完善高校檔案管理工作人員的互聯(lián)網(wǎng)安全意識，組建符合新時代信息化的檔案管理干部，提升檔案管理員的創(chuàng)新思維，樹立起檔案管理員的互聯(lián)網(wǎng)思維。在此基礎(chǔ)上，高校檔案管理模式才能更好服務(wù)高校，為促進高校發(fā)展提供充足的保障。

（一）建立安全穩(wěn)定的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)

在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，構(gòu)建安全穩(wěn)定的高校管理系統(tǒng)尤為重要。針對互聯(lián)網(wǎng)信息的開放性特點，互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)需要有效抵御外來木馬病毒入侵，保障檔案資源的安全和師生個人隱私安全，通過高校強大的硬件系統(tǒng)支撐結(jié)合先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)構(gòu)建智慧型檔案管理系統(tǒng)，能夠有效將高校檔案信息資源整合到互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)讓高校能夠更方便快捷地利用檔案資源。安全可靠的檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理工作到互聯(lián)網(wǎng)檔案信息管理工作轉(zhuǎn)型的重要保障。

（二）加強檔案管理工作人員的互聯(lián)網(wǎng)素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理工作人員是高校檔案管理工作的軟實力，檔案管理工作人員的專業(yè)性和職業(yè)素質(zhì)是高?；ヂ?lián)網(wǎng)信息建設(shè)的重要保障，能夠為沉悶的檔案管理工作注入活力，從而對管理工作模式進行有效創(chuàng)新。所以高校在檔案管理工作人員挑選中，要注重檔案管理工作人員的互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)知識。在檔案管理工作中，要不斷進行互聯(lián)網(wǎng)管理的培訓(xùn)，提高其工作能力。保障檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性。

（三）不斷提升的檔案館服務(wù)能力

現(xiàn)如今，第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展勢頭越來越猛，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作應(yīng)該提升自己的服務(wù)功能，面向使用者，開發(fā)相關(guān)服務(wù)軟件，擴充搜索引擎功能，為使用者提供更便捷的服務(wù)系統(tǒng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案館”模式下，檔案館需要不斷提升服務(wù)能力以適應(yīng)新時代的需要。還可以利用互聯(lián)網(wǎng)開展線上交流服務(wù)，及時解決使用者的問題，還可以利用微信、新媒體等平臺擴充服務(wù)領(lǐng)域。

（四）加大檔案管理工作資金投入

想要更好的建設(shè)高?；ヂ?lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，要加大對檔案管理工作的投入。配備現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)信息設(shè)備，讓傳統(tǒng)的檔案能夠有機過渡到互聯(lián)網(wǎng)信息檔案系統(tǒng)中，加大資金扶持力度，積極開展?jié)M足互聯(lián)網(wǎng)時代下學(xué)校檔案工作建設(shè)及發(fā)展需求的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，并加強檔案管理工作中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極推動學(xué)校檔案管理工作的順利進行，實現(xiàn)與其互聯(lián)網(wǎng)的有機融合，進而切實提高學(xué)校檔案工作的總體水平，更好地為學(xué)校師生和教學(xué)活動提供服務(wù)。

（五）用互聯(lián)網(wǎng)思維提高高校檔案管理工作效率

構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案系統(tǒng)是為了更好的實現(xiàn)高效檔案使用效率和管理效率，在高校檔案管理工作中充分運用互聯(lián)網(wǎng)思維，改變傳統(tǒng)的檔案管理，用互聯(lián)網(wǎng)思維來進行工作，以互聯(lián)網(wǎng)思維為基礎(chǔ)，圍繞高校檔案管理工作的實際情況，來開展檔案工作，從而提高學(xué)校檔案工作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)思維始終堅持以人為本，那么學(xué)校檔案工作管理人員在實際工作中也應(yīng)當(dāng)堅持以人為中心，充分挖掘人的潛能，調(diào)動人的主觀能動性和創(chuàng)造性。

四、結(jié)語

高校檔案管理的核心是信息化。為了將高校檔案的價值充分體現(xiàn)出來，只有不斷完善高校檔案互聯(lián)網(wǎng)管理，加強檔案管理意識，充分將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)進行結(jié)合，培養(yǎng)出具有互聯(lián)網(wǎng)思維的檔案管理工作者，這樣互聯(lián)網(wǎng)下的高校檔案才能利用自身優(yōu)勢充分為高校廣大師生進行服務(wù)，促進高校發(fā)展。

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