信息時代城建檔案雙套制管理問題分析

林怡

【摘要】時代的發(fā)展推動科學技術水平的不斷提高，電子信息技術發(fā)展突飛猛進，大部分地方的城建檔案館已實行雙套制的接收管理模式。在雙套制管理方式中不可避免會出現(xiàn)一些問題。本文在具體的研究過程中從檔案雙套制管理存在的合理性入手，具體分析了檔案雙套制管理存在的問題及具體解決措施。

【關鍵詞】信息時代;城建檔案;雙套制管理模式;問題分析

在經(jīng)濟、電子技術高速發(fā)展的今天，檔案管理也在原有的基礎上得到了進一步的優(yōu)化。城建檔案作為工程項目建設的歷史憑證及記錄，用紙質檔案這一種載體早已不能滿足需求了，因此大部份城建檔案館已實行紙質、電子（包括聲像）一并歸檔、保存、利用的雙套制管理辦法。電子檔案無論在存儲還是利用上都存在明顯的優(yōu)勢，但由于城建檔案形成涉及主體眾多，所以現(xiàn)目前在形成過程中幾乎都采用的是紙質文件，電子檔案是由紙質檔案數(shù)字化轉換而來，因此城建檔案雙套制并存將會持續(xù)很長的一段時間。此時檔案的雙套制管理就顯得十分重要。

1、檔案雙套制管理存在的合理性分析

在信息時代想要將檔案雙套制管理的積極作用和價值充分發(fā)揮出來，則需要對檔案內(nèi)容進行深入全面的剖析。

電子檔案的優(yōu)點在于能夠對大量的數(shù)據(jù)信息進行儲存，而且它的載體體積相對較小，如果需要對某些信息進行查詢，在很短的時間內(nèi)就能夠進行檢索，大大提高信息使用者的操作便利性。雖然具有很多優(yōu)勢，但是也存在一定的不足之處，其中最主要的問題就是信息數(shù)據(jù)轉換技術以及數(shù)據(jù)安全。除此之外，信息數(shù)據(jù)對于硬件、軟件的依賴性較大，一旦硬件、軟件遭到破壞，則可能造成大量數(shù)據(jù)信息的流失。紙質檔案的優(yōu)勢是真實可靠性，而且法律地位十分明確，但是缺點在于第一儲存空間較大，對庫房的溫度和濕度有著十分嚴格的要求;第二是紙質檔案需要檔案管理人員進行編目、消毒、上架等繁瑣的歸檔處理，耗費了大量的人力和時間;第三查閱檢索起來迅速非常慢并且反復利用會減少紙質檔案的壽命。

檔案的雙套制既能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息高效的儲存和檢索，同時也能保證檔案信息的憑證價值。檔案雙套制管理的出現(xiàn)是社會發(fā)展的必然趨勢，其具有絕對的必要性和合理性。

2、信息時代檔案雙套制管理存在的問題及解決對策

2.1制度建立還需繼續(xù)完善

紙質檔案管理模式已經(jīng)很成熟，但是對于大部分城建檔案館來說電子檔案管理是一個陌生的領域，是機遇但更是挑戰(zhàn)。我國對于雙套制管理的范圍并沒有一個十分明確的規(guī)定，這就導致不同單位在進行檔案雙套制管理的過程中會呈現(xiàn)出不同的問題。電子文件的管理從制度到技術規(guī)則、設備、人員等等方面都是需要檔案館重新來構建，有很多內(nèi)容是需要長期的運行，不斷地摸索更新才能被檢驗的。很多城建檔案館電子信息管理工作起步較晚，各自為陣，水平參差不齊。

2017年建設部修改了《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，這一行業(yè)標準的更新修改，更明確了具體的工作操作規(guī)范，我們應以規(guī)范來指導工作，充分考慮自身的實際發(fā)展情況，充分借鑒先進地區(qū)的經(jīng)驗，推動自身管理機制地不斷改善。

2.2資金、軟硬件設備不到位

電子檔案管理對于資金的要求較高，沒有足夠的資金，就無法滿足城建檔案電子信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展的需求。隨著城市建設的迅速發(fā)展，各地的城建檔案館藏日益增多，電子檔案的容量也隨著不斷擴展。這種情況下，我們在硬件上需要更大容量的存儲陣列，更好的服務器和網(wǎng)絡安全設備，軟件上需要更穩(wěn)定的在線及庫館系統(tǒng)作為支撐。但由于經(jīng)費等原因條件的限制，阻礙了檔案信息化發(fā)展，這也是檔案雙套制管理模式無法得到快速發(fā)展的重要原因之一。因此我們應爭取更多的經(jīng)費投入，多方面拓展經(jīng)濟來源，爭取把電子信息建設和管理納入到年度預算規(guī)劃中去。同時檔案館應該結合實際自身實際，有前瞻性的對設備進行布局，并且積極致力于著手對軟硬件設備優(yōu)化和完善。

2.3檔案管理人員的專業(yè)素質有待提高

檔案管理人員的專業(yè)素質能力對于實施檔案雙套制管理有著十分重要的影響，目前許多單位的檔案管理人員中比較缺乏計算機信息管理這方面的人才。面對這樣的問題，首先需要讓檔案管理人員轉變思想意識，并且要明確信息時代背景下對于檔案管理的新要求;其次定期開展培訓活動，努力掌握最新的知識結構和信息技術，爭取形成一支專業(yè)能力極強的檔案管理人員隊伍;在對專業(yè)人才進行招募的過程中，應優(yōu)先考慮計算機專業(yè)、數(shù)據(jù)通信等專業(yè)人才。

2.4網(wǎng)絡安全管理還需要加強

城建檔案電子信息化管理時間不長，當前還存在諸多的技術應用難點。 我們的電子數(shù)據(jù)信息隨時都可能會遭受網(wǎng)絡病毒與自然災害兩種外部環(huán)境的破壞。因此，維護網(wǎng)絡安全是我們?nèi)粘９ぷ鞯闹刂兄亍Ｊ紫任覀儜獙芾砣藛T進行安全培訓，增強人員的安全意識，對關鍵和薄弱環(huán)節(jié)重點督促、檢查。其次，建立一個完善的保障機制，設置內(nèi)外網(wǎng)絡訪問權限，構建防火墻，安裝殺毒軟件來保護電子檔案安全。 另外，應定期備份本地數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。有條件的情況下，采取數(shù)據(jù)容災異地備份，定期將存有備份檔案數(shù)據(jù)的有效載體報送到備份單位，當本地數(shù)據(jù)一旦遭到損壞，就可以在異地得到恢復。

結語：

綜上所述，我們應遵循城建檔案“雙套制”發(fā)展的規(guī)律和特點，認識當前實施過程中存在的問題并不斷完善，充分發(fā)揮好“雙套制”的作用，使之更好地為我們的城市建設服務，也為將來的數(shù)字檔案“單套制”奠定良好的基礎。

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