批判性地評估企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）在當(dāng)代組織中的重要性

張嘉榮 王振宇

摘要：現(xiàn)代組織越來越傾向于依靠信息系統(tǒng)對內(nèi)部和外部活動進(jìn)行管理，一般情況下，系統(tǒng)會被劃分為幾種不同的類型，不同的系統(tǒng)基于不同的屬性側(cè)重于不同的目的，比如本文所研究的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP System，以下簡稱ERP系統(tǒng)）。而日本豐田汽車公司（TMC）又是作為一個典型的且融合了許多先進(jìn)的系統(tǒng)以及技術(shù)的現(xiàn)代公司，所以本文以日本豐田汽車公司為例對企業(yè)資源計劃系統(tǒng)ERP在當(dāng)代公司中應(yīng)用的重要性進(jìn)行系統(tǒng)性的分析。首先闡述了價值和組織的概念，并在價值鏈分析的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析了豐田汽車公司（TMC）的價值，從而提供一個全方位的視角，并通過實例說明了豐田汽車公司（TMC）的有形價值和無形價值。之后，本文描述了企業(yè)通常使用的四種系統(tǒng)，比如：行政管理支持系統(tǒng)（ESS）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、決策支持系統(tǒng)（DSS）以及交易處理系統(tǒng)（TPS），并將其應(yīng)用于豐田汽車公司的內(nèi)外部活動進(jìn)行分析，并對這四種系統(tǒng)之間的關(guān)系進(jìn)行闡述。接下來基于豐田汽車公司的ERP系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)的說明，比如ERP的工作原理、優(yōu)缺點等以及豐田汽車公司如何將該系統(tǒng)逐步應(yīng)用于公司中。最后總結(jié)出從長遠(yuǎn)來看，ERP可以為組織提供更低的成本和更高的效率系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP System） ?豐田汽車公司（TMC）

一、組織和價值

組織是為了一個共同的目標(biāo)而有意組織起來的一群人的系統(tǒng)性的安排。一些組織的成立是為了盈利，而另一些組織的成立則是以非盈利目的（Kokemuller，2015）。盡管如此，無論是否以盈利與否，公司的價值是由一些財務(wù)數(shù)字進(jìn)行衡量的，如稅后凈利潤和利息。以豐田汽車公司為例，2019年底，豐田的凈收入為1.88萬億日元（豐田年報，2019）。在一定程度上，公司的價值可以作為衡量組織績效的工具。

（一）價值鏈模型

價值鏈（Mind Tools，2015）系統(tǒng)的說明了公司的價值是如何在不同的環(huán)節(jié)產(chǎn)生的。其中主要活動包括入站物流（這一過程涉及到內(nèi)部的接收、儲存和配送，供應(yīng)商關(guān)系是在這一活動中創(chuàng)造價值的關(guān)鍵）、生產(chǎn)（它是一個轉(zhuǎn)換過程，將輸入轉(zhuǎn)換為輸出，準(zhǔn)備好出售給客戶，這個活動本身就是一個創(chuàng)造價值的過程）、出庫物流（這個過程是將在前一個過程中完成的產(chǎn)品或服務(wù)交付給客戶，例如，收集、儲存和分銷渠道）以及銷售和市場營銷（這個過程是說服和鼓勵客戶購買你的產(chǎn)品或服務(wù)，而不是你的競爭對手，它可以包括交易的好處等）。同時價值鏈還包括了輔助/支持活動，有人力資源（它關(guān)系到公司將如何招聘、培訓(xùn)、激勵和獎勵員工的過程，人可以被視為價值的來源）、財務(wù)（這個活動是管理組織的資金，它包括計劃，組織，審計和會計組織的財務(wù)）以及信息系統(tǒng)（基于相關(guān)系統(tǒng)處理信息，保護(hù)公司的知識庫，幫助協(xié)調(diào)其他部門或活動。這個過程是價值創(chuàng)造，因為它提高了效率，降低了成本）。以上所述的價值鏈構(gòu)成了價值鏈模型，從而進(jìn)一步分析公司的價值。從理論上來講，價值鏈模型可以描述多個價值增值活動從而影響該公司的供給與需求。同時它還可以評估整個系列活動是如何一步步被創(chuàng)造與建立。而目標(biāo)公司的總價值或者說邊際價值就等于組織在不同環(huán)節(jié)中生產(chǎn)出來的價值之和（見圖1）（《經(jīng)濟(jì)時報》，2015年）。

此外，傳統(tǒng)的價值鏈被重新評估后由如下圖2（修正后的價值鏈）所示，表現(xiàn)出所有的活動都可以為最終的利潤做出貢獻(xiàn)，且部門之間更好的協(xié)作也可以增加利潤的Deise et al （2000） 。

（Hussain，2008）從市場調(diào)查開始，并以管理銷售和執(zhí)行結(jié)束為一個周期進(jìn)行對該修正模型的分析，強(qiáng)調(diào)了實時環(huán)境分析的重要性，以及分析了關(guān)于有可能實現(xiàn)與分銷商和客戶之間的電子通信聯(lián)系的情況。

（二）豐田汽車公司的價值鏈

豐田汽車公司價值鏈的所有活動做出貢獻(xiàn)的利潤所有活動可視為一個增值的過程，如增值將豐田從供應(yīng)商收到部分增加了船和卡車，可以降低成本，在這個階段間接增加增值。

價值實際上可以分為有形價值和無形價值，一般來說，有形價值是指公司在物質(zhì)上能夠擁有的價值，如產(chǎn)品或人才。而無形價值是指公司在物質(zhì)上無法擁有的價值，如品牌聲譽(yù)和版權(quán)（Hill，Jones & Schilling，2013）。

二、四類主要應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)中包含四個信息系統(tǒng)，分別是管理信息系統(tǒng)（MIS）、交易處理系統(tǒng)（TPS）、決策支持系統(tǒng)（DSS）以及行政管理支持系統(tǒng)（ESS）。

（一）管理信息系統(tǒng)（MIS）

管理信息系統(tǒng)（Management Information Service）可以向中高層管理人員提供關(guān)于組織當(dāng)前績效的相關(guān)報告，而這些內(nèi)容可用于控制當(dāng)前以及未來的業(yè)務(wù)（Laudon&Laudon，2007）。例如，1986年豐田實施了管理信息系統(tǒng)（MIS）來控制當(dāng)前和未來的業(yè)務(wù)，有助于管理者根據(jù)當(dāng)前的業(yè)績做出決策（豐田汽車公司的75年，2012）。如圖3所示，管理信息系統(tǒng)所提供的報告中顯示年銷售的相關(guān)信息。

（二）交易處理系統(tǒng)（TPS）

交易處理系統(tǒng)（Transaction Processing Systems）側(cè)重于組織的交易，例如銷售和存款，管理者通常使用TPS來監(jiān)控公司的內(nèi)部運營狀態(tài)和與外部環(huán)境的關(guān)系。對于豐田汽車公司來說，使用了來自交易處理系統(tǒng)的報告去支持其持續(xù)改進(jìn)的決策（包括準(zhǔn)時化和人性化的自動化）（Prezi，2014）。

（三）決策支持系統(tǒng)（DSS）

決策支持系統(tǒng)Decision-Support Systems （DSS）專注于那些獨特的、快速變化的問題，并支持中層管理的決策?；旧?，DSS使用來自TPS和MIS的內(nèi)部信息，同時，它將外部資源匯集在一起。DDS在PC上運行時（如圖4所示），當(dāng)管理者需要對運輸合同進(jìn)行投標(biāo)時，應(yīng)該使用DDS （Laudon & Laudon，2007）。而豐田公司就實施了決策支持系統(tǒng)（DSS）來分析這些數(shù)據(jù)和信息，以確定其價值并幫助做出決策。

（四）行政支援系統(tǒng)（ESS）

行政支援系統(tǒng)Executive Support Systems （ESS）重于需要評估和判斷的決策，它的設(shè)計目的是通過高級管理人員的外部活動搜集相關(guān)數(shù)據(jù)。此外，它還可以總結(jié)來自MIS和DSS報告中產(chǎn)生的信息（Laudon & Laudon，2007）。而豐田公司的高級管理人員就可以使用這樣的系統(tǒng)來支持決策和收集公司外部的信息，同時，這個系統(tǒng)可以整合來自MIS和DSS的信息，減少高級管理人員的時間，提高工作效率。

以上所述的四種系統(tǒng)是相互關(guān)聯(lián)的，TPS對于其他三類信息系統(tǒng)是數(shù)據(jù)的主要來源，ESS系統(tǒng)可以和其他系統(tǒng)進(jìn)行互相交換數(shù)據(jù)等。比如，在豐田公司的ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中，TPS進(jìn)行信息收集并將獲取道的信息轉(zhuǎn)移到DSS和MIS系統(tǒng)中。同時，DSS獲得的信息也將流向ESS，以幫助高級經(jīng)理在管理中做出判斷。

通常情況下，一個公司可能有幾個不同的系統(tǒng)，問題的關(guān)鍵在于公司中所有不同類型的系統(tǒng)如何一起工作。因此，企業(yè)應(yīng)用程序理論是解決此類問題的方法，該應(yīng)用可以跨越功能領(lǐng)域，關(guān)注整個組織中的業(yè)務(wù)流程操作，且包含所有管理階層。此外，這四個主要的應(yīng)用程序集成了相關(guān)的功能和業(yè)務(wù)流程，可以提高組織的整體性能（Hussain，2008）。

三、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)

企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning），由美國 Gartner Group 公司于1990年提出，實質(zhì)上是一種供應(yīng)鏈管理理念。該系統(tǒng)基于信息技術(shù)的管理平臺，為企業(yè)決策者和員工提供系統(tǒng)的管理思想決策手段。從理論上講，ERP是一種業(yè)務(wù)流程管理軟件，可以用于集成應(yīng)用程序，并將許多與技術(shù)相關(guān)的后臺功能自動化（Beal，2015）。ERP的主要組成部分包括供應(yīng)鏈管理（SCM）、財務(wù)會計管理、人力資源管理（HRM）、制造資源規(guī)劃和客戶關(guān)系管理（見圖5）。

大型組織機(jī)構(gòu)中一般會有許多不同種類的系統(tǒng)來支持不同的功能、業(yè)務(wù)流程和組織級別。然而，在傳統(tǒng)的組織系統(tǒng)中存在一個問題，即各個部門的系統(tǒng)不能相互“溝通”或“很好地溝通”，信息不能充分得到交換。因此，管理者可能需要更長的時間來組裝數(shù)據(jù)（Hussain，2008）。如果每個部門都是基于一個單獨的系統(tǒng)，不與其他部門共享或溝通，很容易在日常運作中產(chǎn)生問題。

而ERP可用于收集各類數(shù)據(jù)，比如關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門財務(wù)與會計、市場營銷和制造等，它可以將數(shù)據(jù)存儲在電腦里，在需要用到該類數(shù)據(jù)時隨時可以調(diào)用，使其他部門和管理人員減少組裝分析數(shù)據(jù)的時間。因此，該軟件可以使組織內(nèi)的不同部門共享分散化的信息，從而幫助各個部門密切協(xié)作。此外，ERP軟件被視為企業(yè)應(yīng)用程序，因為它通常被大型企業(yè)使用，需要團(tuán)隊對ERP收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行裁剪和分析，而其他小型企業(yè)實際上使用輕量級的ERP解決方案來實施（Beal，2015）。

（一）ERP系統(tǒng)在豐田汽車公司的應(yīng)用

關(guān)于豐田汽車公司的企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)是為了升級會計、采購、人員和生產(chǎn)管理。更詳細(xì)地說，豐田從新的ERP系統(tǒng)中節(jié)省了700萬美元，該系統(tǒng)使所有員工都能獲得人力資源記錄，并使經(jīng)理們能夠訪問有關(guān)員工的車間信息?，F(xiàn)在，豐田每年還可以節(jié)省額外的5萬美元，因為公司不需要安裝或支持員工的桌面上的人力資源軟件（Monk & Wagner，2009）。

（二）ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）系統(tǒng)的優(yōu)缺點

1.優(yōu)點。ERP加快了組織機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門之間的信息溝通的效率，更方便日常工作的運作以及協(xié)調(diào)。例如，在豐田汽車公司系統(tǒng)內(nèi)部，當(dāng)客戶下訂單時，信息會自動流向并共享給所有相關(guān)部門。同時，ERP還可以收集、整理、分析有價值的信息數(shù)據(jù)來提高公司整體決策能力。例如，豐田汽車公司的ERP系統(tǒng)包含了全球人力資源管理的功能，它展示了員工培訓(xùn)投資和質(zhì)量之間的關(guān)系，在很大程度上可以幫助公司在員工培訓(xùn)方面做出相應(yīng)決策。再者，ERP可以整合部門之間的自動工作流程，以確保持續(xù)平穩(wěn)地過渡和業(yè)務(wù)流程完成的高效性。例如，豐田汽車公司的ERP系統(tǒng)整合了所有部門，從而提高了部門之間的協(xié)調(diào)性。并且，企業(yè)可以使用ERP系統(tǒng)中的主要模塊，如財務(wù)會計、人力資源管理、市場營銷等。例如，在人力資源管理中，豐田使用ERP系統(tǒng)來實施，這明顯降低了該公司的成本（Rajesh，2011）。

2.缺點。使用ERP非常耗時，使用過程可能需要1 - 3年。例如，豐田可能需要兩年時間來更換ERP的關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而勞動力的變化也是其中面臨的一個問題。而成本也是ERP面臨的主要問題，比如：測試、定制、計劃、配置和實施都相對來說比較復(fù)雜，成本也比較高。豐田也在新的ERP系統(tǒng)的投資和數(shù)據(jù)傳輸上花費了大量的資金。并且將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到新的ERP系統(tǒng)是比較困難的，它可能會消耗大量的時間、資源和金錢。在豐田汽車公司中，舊系統(tǒng)收集和保存的舊數(shù)據(jù)很難轉(zhuǎn)移到新的ERP系統(tǒng)，因為不同的系統(tǒng)可能使用不同的處理技術(shù)。

四、總結(jié)

本文對現(xiàn)代組織中的信息系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并以豐田公司為例進(jìn)行了各部分的分析。在這篇文章中，它演示了不同類型的系統(tǒng)、企業(yè)應(yīng)用程序架構(gòu)，以展示信息如何在整個組織中流動，并詳細(xì)分析了與豐田相關(guān)的ERP系統(tǒng)。一般來說，從長遠(yuǎn)來看，ERP可以為組織提供更低的成本和更高的效率系統(tǒng)，盡管實施ERP系統(tǒng)可能是昂貴的。

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作者單位：1.西安歐亞學(xué)院;2.華潤置地有限公司