事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探究

【摘? 要】隨著我國社會的不斷進(jìn)步，我國的科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)有了極大的進(jìn)步，在這種大環(huán)境下，為事業(yè)單位在檔案管理方面提供了極大的優(yōu)化，同時也為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了最新的挑戰(zhàn)與新的機(jī)遇。事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理是極為重要的，但是仍然存在著諸多的不足之處，管理工作的質(zhì)量更是低下，因此事業(yè)單位需要改進(jìn)檔案管理的方法，借助于科技的力量做好檔案管理信息化的建設(shè)。本文簡要的探討了事業(yè)單位檔案管理中的存在的主要問題，并且針對性的提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)有所幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔單管理;信息化建設(shè);探究

引言

檔案對每一個單位來說都極為的重要，因此做好檔案管理十分必要，一直以來我國的檔案管理模式一直是傳統(tǒng)的模式，但是隨著科技與信息的發(fā)展，我國的檔案管理模式也不斷的發(fā)展著，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，檔案管理信息化更適應(yīng)當(dāng)前社會的大環(huán)境。信息化檔案管理模式借助于科技的力量，因此檔案管理工作的效率得到了極大的提升，由于檔案管理的效果較好，因此市場上越來越多的事業(yè)單位積極的進(jìn)行了探索，并且在探索的過程中取得了極大的效果，但是這一過程中仍存在著一些不足，需要針對性的制定相關(guān)的解決措施，做好檔案管理。

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

1.1信息化檔案管理意識較為薄弱

檔案管理信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)簡單的工作，相反是一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作，并不是一個人就可以完成的，需要全部的工作人員共同努力，同時做好檔案管理的信息化建設(shè)對事業(yè)單位有著極大的幫助。每一個事業(yè)單位都需要重視信息化檔案管理工作，但是目前一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人會并沒有重視信息化檔案管理工作，甚至敷衍了事，信息化檔案管理意識極為的薄弱，這是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題。

1.2缺乏完善的檔案管理信息化制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)并不是我國專屬的，因此我國的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)起步是比較晚的，這種情況就導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的制度并不如其他的國家完善，因此我國的事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理信息化制度，這也是相關(guān)的事業(yè)單位不重視的重要原因之一。

1.3檔案管理人員的素質(zhì)偏低

檔案管理工作的實(shí)施有著專門的管理人員，因此檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理人員的能力有著極大的關(guān)系，從事檔案管理的人員需要有著極強(qiáng)的工作能力，這樣才能保證檔案工作的質(zhì)量，但是，當(dāng)前存在一個極為嚴(yán)重的現(xiàn)象，事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，檔案管理工作完成的并不好。一些檔案管理工作人員實(shí)際的操作能力是不足的，并且一些工作人員并沒有實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，因此在工作時就會面臨一些問題，工作效率較低，因此檔案管理人員的素質(zhì)較低是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題。

1.4檔案檢索效率較低

當(dāng)前檔案管理工作的檔案檢索方式主要有兩種，一種便是手工檢索，另一種就是計(jì)算機(jī)檢索，隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)檢索方式為主要的檢索方式，但是在以往，手工檢索為主要的檢索手段。即使隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，但是一些事業(yè)單位也并未完全的接受計(jì)算機(jī)檢索方式，絕大多數(shù)事業(yè)單位仍然在使用手工檢索方法。這種情況下便導(dǎo)致了檢索效率較低，極大的影響著檢索結(jié)果的質(zhì)量。

2.做好事業(yè)單位檔案管理信息化工作的有效策略

2.1提高思想認(rèn)識

每一個事業(yè)單位的檔案數(shù)量都是比較多的，并且檔案的類型較多，隨著時間的不斷發(fā)展，事業(yè)單位各類檔案的數(shù)量不斷的增多，這是當(dāng)前一個重要的現(xiàn)象，也是事業(yè)但是做好檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題，相關(guān)的檔案管理人員面臨著極為艱巨的任務(wù)，檔案管理人員需要及時做好檔案的分類、編目和檢索等繁雜的任務(wù)。正是由于是檔案管理工作的艱巨性，需要各個單位的領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，尤其要加強(qiáng)思想的重視，以往事業(yè)單位極為重視傳統(tǒng)的管理方式，在科技不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的思想認(rèn)識已經(jīng)不再適合當(dāng)前的檔案管理工作。因此事業(yè)單位需要充分的認(rèn)識到加快檔案管理的信息化進(jìn)程，并且在網(wǎng)絡(luò)的時代中，加快檔案管理的信息化進(jìn)程已經(jīng)成為最主要的任務(wù)，因此各個事業(yè)單位需要盡快提高思想認(rèn)識，做好檔案管理信息化建設(shè)。

2.2提高檔案管理工作人員的素質(zhì)能力

做好檔案管理工作對管理人員的能力要求是比較高的，在一定程度上甚至影響著的檔案信息化建設(shè)工作。因此，提高檔案管理人員的能力，加大力對檔案管理人員的培訓(xùn)是極為重要的，也是極為必要的。隨著科技與信息的發(fā)展，檔案管理人員需要掌握必要的計(jì)算機(jī)技能，這是對是檔案管理人員的要求。檔案管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的順利開展有著極大的幫助，因?yàn)闄n案管理工作并不是一項(xiàng)簡單的事情，只有提高檔案管理工作人員的素質(zhì)能力，才能最大程度上確保檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。

2.3創(chuàng)新信息化設(shè)備

在新時代下，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時代潮流，因此做好檔案管理工作，需要充分的利用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，在現(xiàn)代化軟硬件方面加大投入的力度。做好檔案管理信息化建設(shè)不僅僅是一個人的事，而需要相關(guān)的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)加大重視。檔案管理信息化建設(shè)包含的內(nèi)容量十分巨大，正是由于信息量大，因此相關(guān)的電子存儲設(shè)備必須要保證其穩(wěn)定性，以免設(shè)備存在不穩(wěn)定性，影響檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)需要充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，借助網(wǎng)絡(luò)的便利性，提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

3.結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理工作極為的重要，做好事業(yè)單檔案管理信息化建設(shè)更是重中之重，但是事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)簡單的事情，甚至是一項(xiàng)極為復(fù)雜的事情，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作中存在著諸多的問題。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作并不是一項(xiàng)短期的工作，而是一個系統(tǒng)而長久的工作，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)檢索成為主要的檢索方式，但是一些事業(yè)單位仍局限于傳統(tǒng)的管理模式，面對這種情況，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)勢在必行，針對檔案信息化建設(shè)中存在的不足，本文簡要的提出了相應(yīng)的解決措施，希望對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)有所幫助，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)向信息化的順利轉(zhuǎn)變。

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作者簡介：徐森（1982.07-），男，山東菏澤人，本科，助理館員。