市政工程檔案采集與管理中存在的問題及路徑

曹俊

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的加快，人們的生活水平得到了顯著的提升，由此，人們對城市環(huán)境提出了更高的要求。目前，部分城市的市政工程對藝術(shù)性與環(huán)保性的重視程度有所加強，但是與實際需求依舊存在一定的偏差。而市政工程檔案作為工程設(shè)計的重要信息來源，對市政工程的質(zhì)量與效果具有重要影響。對此，本文將對市政工程檔案采集與管理進(jìn)行分析，并針對其存在的問題提出相關(guān)的優(yōu)化路徑，實現(xiàn)市政工程檔案采集與管理水平的提高，進(jìn)而促進(jìn)市政工程質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：市政工程;檔案;采集;管理;問題;路徑

市政工程檔案作為市政工程設(shè)計與規(guī)劃的重要數(shù)據(jù)來源，記錄著城市以往市政工程的信息與資料，由此可見，市政工程檔案信息真實性與完整性的重要性。特別是在各方對市政工程的環(huán)保與藝術(shù)重視程度日漸提高的背景下，市政工程檔案采集與管理水平的提高尤顯重要。對此，本文將從兩個方面對市政工程檔案的采集與管理進(jìn)行分析，以當(dāng)前市政工程檔案采集與管理存在的問題為出發(fā)點，對其具體的優(yōu)化路徑進(jìn)行探究，以此提高優(yōu)化路徑的科學(xué)性與有效性，進(jìn)而為市政工程質(zhì)量的提高提供基礎(chǔ)性信息保障。

一、市政工程檔案管理與收集的重要價值

1.市政工程檔案收集的重要價值

市政工程檔案作為市政工程設(shè)計與規(guī)劃的重要數(shù)據(jù)來源，是在城市建設(shè)的過程中產(chǎn)生的，其中記錄了城市設(shè)施建設(shè)的活動狀態(tài)。因此，想要通過對市政工程檔案中記錄的資料進(jìn)行有價值的參考，就需要檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確和真實，真實有效的內(nèi)容記載，才能對工程的施工提供有效的技術(shù)支持，以實施更好的城市建設(shè)。隨著社會的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量也不斷提升，城市的格局也發(fā)生著巨大的變化，也因此產(chǎn)生了大量的市政工程檔案建立工作。但是，長期以來，市政工程檔案沒有建立一套完整的收集體系，檔案出現(xiàn)零、散、亂的現(xiàn)象，使許多市政工程項目在施工時只能憑借經(jīng)驗、靠記憶來識別地上地下市政設(shè)施、管網(wǎng)，給市政建設(shè)帶來了大量的反復(fù)和浪費。隨著形勢的發(fā)展，這種狀況已無法適應(yīng)市政建設(shè)飛速發(fā)展的需要。市政工程的檔案是通過在不斷的城市規(guī)劃中收集而來的，因此，市政工程的檔案收集的質(zhì)量將直接影響市政施工檔案內(nèi)容的質(zhì)量。

2.市政工程檔案管理的重要價值

市政工程檔案記錄的內(nèi)容一般都是在城市工程建設(shè)中的城市規(guī)劃問題，工程采用的技術(shù)或者是一些出現(xiàn)的問題等，對于完善市政工程檔案能夠為城市的規(guī)劃建設(shè)提供重要參考，有效提升城市規(guī)劃施工中的施工質(zhì)量與效率，還可以通過對成本的控制，進(jìn)而創(chuàng)造更多價值。

（1）市政工程檔案是城市規(guī)劃編制的重要依據(jù)

市政工程施工中，往往需要在城市規(guī)劃方面進(jìn)行大量的時間考察，而城市規(guī)劃又要通過參考市政工程檔案的資料來進(jìn)行施工?？梢?，市政工程檔案將直接影響市政工程的施工，對城市的規(guī)劃建設(shè)有重要的指導(dǎo)意義，只有依據(jù)相關(guān)的檔案資料才能實現(xiàn)有效的施工部署;另外對于城市新項目的規(guī)劃和舊城問題都需要通過了解城市原來的各項設(shè)施才能進(jìn)行，如，道路交通、管道網(wǎng)、給排水及供暖等問題。尤其可見，市政工程檔案的管理好壞，決定了城市總體的規(guī)劃質(zhì)量。

（2）利于健全市政工程質(zhì)量保證體系

在市政工程檔案的管理中，我國有相關(guān)文件明確指出，在檔案質(zhì)量不合格時，無法進(jìn)行工程的完工交付。另外，在建設(shè)工程質(zhì)量相關(guān)的管理條例中也明確了相關(guān)規(guī)定，要求建立健全完善的工程項目檔案，否則會根據(jù)檔案的具體質(zhì)量做出相應(yīng)懲罰。此外，市政工程檔案管理也要結(jié)合目前實施的相關(guān)法律法規(guī)做出相應(yīng)的改進(jìn)，這樣才可以最正確的為市政工程的進(jìn)行提供最有效的參考方案，才能使工程項目整體的質(zhì)量有所保障。

（3）為市政工程施工技術(shù)管理提供依據(jù)

市政工程項目檔案中記載著城市規(guī)劃過程中的各個情況，城市規(guī)劃相關(guān)單位可根據(jù)檔案記載內(nèi)容對基礎(chǔ)設(shè)施工程進(jìn)行具體分析，根據(jù)分析結(jié)果制定符合工程項目作業(yè)、管理所需的實施計劃。如，檔案中道路交通方面記載的技術(shù)，能夠為之后在道橋建設(shè)中提供重要參考依據(jù)，從而能夠通過記載的內(nèi)容分析確定規(guī)劃中的具體方案及實施工藝等。特別是在地下管網(wǎng)和附近建筑群的施工質(zhì)量上，都可以通過工程技術(shù)記載的檔案進(jìn)行參考。并且，這些新項目工程建設(shè)完工后留下的檔案資料，還能為之后的市政規(guī)劃建設(shè)提供有力參考，這是一個循環(huán)的可持續(xù)性的發(fā)展過程。

二、市政工程檔案采集的問題與優(yōu)化路徑

1.采集的問題

市政工程檔案的采集存在的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是采集效率偏低，目前，市政工程檔案的收集與整理更多依賴的是管理人員，管理人員在工程建設(shè)期間對工程檔案信息進(jìn)行記錄與整理，并在竣工驗收階段經(jīng)由采集部門進(jìn)行統(tǒng)一的驗收與指導(dǎo)。但是，在實際的檔案信息采集的過程中，由于針對性的檔案采集制度與體系并未建立，使得采集工作的規(guī)范性有待提高，進(jìn)而導(dǎo)致市政工程檔案采集的效率偏低;二是信息完整度偏低，目前，以環(huán)境藝術(shù)設(shè)計為主要內(nèi)容的市政工程多為政府工程，采用的是先開工后辦手續(xù)的方式，在一定程度上增加了檔案丟失或檔案信息不對稱等問題出現(xiàn)的可能性，再加上，針對于檔案采集的法規(guī)有待完善，導(dǎo)致檔案采集缺乏約束力與方向指導(dǎo)，使得所采集的方案資料在完整性與真實性上有所欠缺，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料失去其原有的參考價值;三是檔案采集意識有所欠缺，目前，部分以環(huán)境藝術(shù)設(shè)計為重要內(nèi)容的市政工程，其檔案采集消耗的時間與人力相對較多，卻對采集人員環(huán)境藝術(shù)設(shè)計的相關(guān)知識具有更高的要求，而在實際的檔案采集過程中，存在檔案信息采集人員缺乏專業(yè)知識體系，且對資料信息的參考價值無法準(zhǔn)確識別，再加之自身檔案信息采集意識的缺乏，使得檔案采集完整性受到一定的影響。

2.采集的優(yōu)化

市政工程檔案采集的優(yōu)化，具體包括以下幾個方面：一是健全備案管理制度，科學(xué)的管理制度能夠有效約束檔案信息采集人員的行為，以實現(xiàn)檔案采集工作的規(guī)范化發(fā)展，在市政工程竣工驗收備案管理制度完善的過程中，首先應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核制度，引導(dǎo)行政管理部門積極配合辦理工程竣工驗收備案工作，并對檔案采集的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的把控，規(guī)范檔案信息采集人員的工作行為，用以提高檔案采集效率的同時，還能促進(jìn)檔案信息準(zhǔn)確性的提高。其次規(guī)范檔案采集程序，以市政工程建設(shè)的規(guī)律為依據(jù)，對采集的流程與程序進(jìn)行逐步的完善，對于大型城市建設(shè)工程的檔案采集，應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)實行階段性、全方位的資料采集，并對驗收后所產(chǎn)生的資料與數(shù)據(jù)中具有較高利用價值的文件進(jìn)行悉心整理歸檔;二是協(xié)調(diào)溝通、健全法規(guī)，首先政府與建設(shè)行政部門應(yīng)當(dāng)加強對檔案采集工作的重視，積極引導(dǎo)各部門進(jìn)行協(xié)作與溝通，特別是規(guī)劃、建管等相關(guān)部分應(yīng)當(dāng)積極參與到市政工程檔案收集與移交工作之中，只有引導(dǎo)各職能部門進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，才能開拓檔案采集的渠道，促進(jìn)檔案采集完整性的提高。其次完善法規(guī)制度，通過建立明確的追責(zé)制度，用以約束采集人員的工作行為，保證市政工程檔案采集規(guī)范性的提高;三是培養(yǎng)檔案采集意識，檔案采集工作對工作人員態(tài)度與認(rèn)知的依賴度較高，在強化檔案工作人員采集意識的過程中，首先應(yīng)當(dāng)強化培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案采集人員按照專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作行為，并通過學(xué)習(xí)新方法、新技術(shù)的方式，促進(jìn)自身檔案采集工作能力的提高。其次強化監(jiān)督管理，檔案采集人員應(yīng)當(dāng)對工程各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)、模型等進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，積極協(xié)助完成項目單位文件資料的收集與編制。最后強化宣傳指導(dǎo)，引導(dǎo)相關(guān)部門認(rèn)知到檔案采集與整理工作的重要性，并未優(yōu)秀的檔案工作者進(jìn)行表揚，以提高檔案采集人員的工作熱情。

三、市政工程檔案管理的問題與優(yōu)化路徑

1.管理的問題

市政工程檔案管理的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是管理水平偏低，在市政工程建設(shè)中，由于相關(guān)部門對檔案管理的重視程度較低，使得實際的檔案管理工作存在管理手段落后、管理環(huán)節(jié)冗雜等方面的問題，導(dǎo)致市政工程檔案存在參考利用價值偏低、真實度偏低等方面的問題，此外，信息化程度較低也是管理水平偏低的一個具體化表現(xiàn)，隨著信息化時代的到來，信息化的檔案管理成為其發(fā)展趨勢，但是，由于資金與人力上的限制，使得部門市政工程檔案管理缺乏現(xiàn)代化的硬件設(shè)備，進(jìn)而影響到市政工程檔案管理水平與質(zhì)量;二是法規(guī)制度力度偏低，目前，我國的已經(jīng)存在約束檔案管理行為的規(guī)章制度，但是，在實際的檔案管理過程中，存在執(zhí)法不嚴(yán)、執(zhí)法力度偏低以及責(zé)任認(rèn)定不明確等方面的問題，再加之健全行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，在一定程度上增加了檔案管理工作的難度，對檔案管理水平的提升產(chǎn)生一定的阻礙;三是管理技能不足，隨著時代的發(fā)展，市政工程檔案不再局限于紙質(zhì)檔案，電子文件、模型以及音像資料等成為重要檔案形式，在一定程度上降低檔案管理工作難度的同時，對檔案管理人員亦提出了更高的要求，但是，在實際的檔案管理過程中，市政工程檔案管理人員存在專業(yè)素養(yǎng)偏低、檔案管理認(rèn)知不明等方面的問題，導(dǎo)致市政工程檔案管理存在較多的問題。

2.管理的要求

市政工程檔案管理的要求，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理的及時準(zhǔn)確，市政工程檔案作為工程項目設(shè)計的重要參考，保證其完整、及時以及準(zhǔn)確的重要性可想而知，對此，在市政工程管理的過程中，應(yīng)當(dāng)立足于提高檔案數(shù)據(jù)的完整性、及時性以及準(zhǔn)確性，其中完整性的保證以監(jiān)督檔案收集的各個環(huán)節(jié)為基點，保證檔案數(shù)據(jù)與實際情況向貼合，并在此基礎(chǔ)上引導(dǎo)檔案工作人員對工程檔案進(jìn)行及時的歸檔與調(diào)整，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理及時性、完整性以及準(zhǔn)確性的提升;二是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理的基本要求，將之具體到檔案管理之中，主要表現(xiàn)為檔案收集、整理以及歸檔等工作應(yīng)當(dāng)以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為重要依據(jù);三是檔案管理的延續(xù)性，主要是指為保證市政工程檔案價值的延續(xù)性，檔案管理應(yīng)當(dāng)以維系工程檔案的可調(diào)余地為重要工作內(nèi)容，以實現(xiàn)市政工程檔案利用價值的長久性;三是檔案管理的自動化，隨著時代的發(fā)展，市政工程檔案管理的工作量逐漸增大，工作流程的繁復(fù)性也有所提高，傳統(tǒng)的人工操作已經(jīng)無法保證檔案管理的準(zhǔn)確性與效率要求，對此，市政檔案管理應(yīng)當(dāng)以自動化的實現(xiàn)為優(yōu)化目標(biāo)，通過構(gòu)建計算機管理體系，實現(xiàn)檔案管理效率與利用效率的雙向提高。

3.管理的優(yōu)化

市政工程檔案管理的優(yōu)化，具體包括以下幾個方面：一是信息化檔案管理的建設(shè)，在信息化檔案管理建設(shè)的過程中，首先應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)檔案館內(nèi)利用價值偏低的資料進(jìn)行過濾，經(jīng)過對比分析對利用價值較高的檔案進(jìn)行掃描，并建立信息檔案目錄，同時還應(yīng)當(dāng)將目錄與內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以提高用戶使用的便利性。此外，針對不同的地區(qū)提出的信息化發(fā)展方向應(yīng)當(dāng)有所差異，對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較高的地區(qū)，可以率先發(fā)布信息化的建設(shè)任務(wù)，并應(yīng)當(dāng)當(dāng)?shù)亻_發(fā)檔案管理軟件和布設(shè)檔案管理局域網(wǎng)，對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較低的地區(qū)，可以先引導(dǎo)其構(gòu)建信息化建設(shè)的外在條件，之后再分階段完整信息化的建設(shè);二是健全檔案管理的制度，首先是應(yīng)當(dāng)訂立管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，主要包含軟件與硬件的施工標(biāo)準(zhǔn)。其次是管理流程的規(guī)范，適當(dāng)減少檔案管理的業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)檔案管理的層次化發(fā)展，同時，還應(yīng)當(dāng)增強檔案管理的幅度與強度，以實現(xiàn)檔案管理效能的提高。最后健全運行機制，通過構(gòu)建健全的運行機制，實現(xiàn)以國家檔案局為首，各地檔案管理為分支的管理體系，形成由上至下的檔案管理評價體系以及檔案管理制度，引導(dǎo)檔案管理人員嚴(yán)格按照法律法規(guī)執(zhí)行管理工作;三是管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，目前，無論是信息化的檔案管理，還是傳統(tǒng)人力操作的檔案管理，皆以工作人員為依托，管理人員的專業(yè)知識體系以及操作能力對檔案管理工作的成效具有直接影響，對此，在市政檔案管理優(yōu)化的過程中，首先應(yīng)當(dāng)強化對管理人員的理論知識培訓(xùn)，引導(dǎo)管理人員充分的認(rèn)知到現(xiàn)代檔案管理的重要性以及其與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，為后續(xù)的檔案管理提供重要的知識保障。其次操作技能的培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)的方式，保證管理人員的操作技能與時俱進(jìn)，加深其對現(xiàn)代化檔案管理理論知識的理解。

結(jié)束語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，信息化的檔案管理成為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，特別是在市政工程檔案采集與管理繁復(fù)性逐漸提高的背景下，檔案采集與管理的優(yōu)化成為必然趨勢。在實際的優(yōu)化過程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)?shù)貙嶋H發(fā)展情況，以信息化市政工程檔案為方向，對檔案采集與管理的制度、人才培養(yǎng)等進(jìn)行調(diào)整，促進(jìn)市政工程檔案采集與管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉 穎.市政工程檔案采集和管理的問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]吉才妮.市政工程檔案采集和管理問題探究[J].城建檔案，2018

[3]龔志軍.市政工程檔案采集與管理中存在的問題[J].中國管理信息化，2015

[4]胡曉莉.簡析市政工程檔案管理存在的問題和對策[J].中國室內(nèi)裝飾裝修天地，2019

[5]張西峰.新時期市政工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑分析[J].信息周刊，2019

[6]王文華.簡析市政工程建設(shè)檔案的信息化管理[J].環(huán)球市場，2019

[7]王 梅.市政工程檔案收集與管理中存在的問題及對策[J].陜西檔案，2017

[8]龔志軍.市政工程檔案采集與管理中存在的問題[J].中國管理信息化，2015

[9]韋艷蘭.南寧市市政工程檔案的收集管理[J].城建檔案，2013

[10]謝 穎.略談市政工程檔案的收集[J].黑龍江史志，2013

[11]王 立.淺談市政工程檔案的作用與管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012

[12]洪光和.淺談市政工程檔案收集工作的體會[J].城建檔案，2013

[13]王 威.淺談市政工程檔案的作用與管理[J].黑龍江科技信息，2010

[14]岳衛(wèi)彬.眉山市市政工程檔案收集存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014

[15]李 準(zhǔn).談?wù)勈姓こ虣n案的質(zhì)量管理問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013

（作者單位：廈門市政工程有限公司）