探析視頻會議系統(tǒng)在石油企業(yè)的應用

張攀

【關鍵詞】視頻會議;石油企業(yè);可視化

一、視頻會議系統(tǒng)在石油企業(yè)中應用的典型案例

現(xiàn)階段國內大型的石油企業(yè)總部基本上都設立在國內，然后在全球油氣產區(qū)及全國各個地區(qū)建立分公司或者辦事處，因此企業(yè)的網絡結構也順應自身的業(yè)務要求，采用了國內總部、海外辦事處以及國內各地區(qū)該三層結構。由于各個機構之間距離較遠，因此石油企業(yè)經常采用此種方式進行溝通交流。針對于這種情況，企業(yè)逐漸開始采用總部、海外區(qū)域中心以及海外分支機構的三層結構會議架構方式，以此來提高會議效率。在各個地區(qū)設置MCU終端服務器，MCU，即多點控制單元，它既是視頻會議服務器，也是視頻會議系統(tǒng)的核心部分，為用戶提供群組會議、多組會議的連接服務，負責所有視頻會議終端的接入以及會議視音頻碼流的交換、轉發(fā)和處理，然后再在各個分支機構部署視頻會議終端。利用該系統(tǒng)不僅可以召開多級別的視頻會議，而且在召開海外全球會議時，還能利用MCU之間的級聯(lián)降低對帶寬的專用，從而國內的會議可以利用總部的MCU發(fā)起會議號召，并且可以在總部與海外區(qū)域中心的MCU之間進行呼叫，從占用多個帶寬點轉向只占用單個帶寬，不僅有效節(jié)約網絡資源，同時還實現(xiàn)了對會議的分級管理。

二、視頻會議系統(tǒng)在石油企業(yè)中的應用情況分析

（一）在員工管理培訓方面的應用

經濟的快速發(fā)展，對石油企業(yè)的要求越來越高，因此，對員工綜合素質的要求也越高。在企業(yè)中，對員工進行培訓是常見的工作，隨著技術、管理模式、市場環(huán)境的不斷變化，相關石油企業(yè)員工對自身的學習體系也需進行不斷的更新。在石油企業(yè)的員工培訓中，借助現(xiàn)代視頻會議系統(tǒng)能夠幫助員工培訓工作順利進行，可以有效地提升員工的業(yè)務能力與豐富員工的知識水平，提高石油企業(yè)的核心競爭力。目前，大多數(shù)企業(yè)的員工培訓都是采用這種模式，所有參加會議的終端先在MCU服務器上進行登記，當MCU終端啟動會議后，采用服務器邀請或終端呼叫的方式，各終端可以加入視頻會議。一方面，按照傳統(tǒng)的方式，每位專家不可能在同一時間到達多地參加會議，而視頻會議系統(tǒng)就很好地解決了這個問題，同時還能減少專家的旅途勞累和極端天氣等原因造成的無法參會的情況。另一方面，石油企業(yè)運用視頻會議系統(tǒng)培訓的方式，能夠節(jié)約時間，提升工作效率。由于石油企業(yè)部門較多，并且部門之間較分散，運用視頻會議系統(tǒng)，能夠使石油企業(yè)總部與分部的員工培訓共同舉行，不需要員工把時間浪費在路上，節(jié)約了時間成本[1]。

（二）在企業(yè)生產管理方面的應用

石油企業(yè)作為大型企業(yè)，管理部門的調度是至關重要的，有效的調度能夠保證石油企業(yè)各個部門之間高效運轉，并加強各部門之間的配合，使各部門之間形成良好的溝通。如果在石油企業(yè)中，沒有在工作中進行高效的調度，容易使各部門在生產過程中脫節(jié)，使生產流程被打亂。在傳統(tǒng)石油企業(yè)的調度中，都是由人工方式進行操作的，所以經常在調度中出現(xiàn)誤差。如今，基于IP數(shù)據(jù)共享互動的軟件視頻會議的應用能夠加強企業(yè)員工的溝通。通過應用共享功能與其他員工分享相關材料，再加上使用電子白板的功能，能夠有效提高交流的效率，使各個部門的員工都能在一個視頻會議中交流，能夠及時地調整企業(yè)生產方式，提高石油企業(yè)員工的工作質量。在石油企業(yè)中，良好的企業(yè)生產管理能夠提升員工的業(yè)務水平，使石油企業(yè)在競爭日益激烈的市場中占據(jù)有利地位。充分利用視頻會議系統(tǒng)，能夠及時彌補石油企業(yè)在生產管理中的不足，并加以及時地改正，提高石油企業(yè)的競爭優(yōu)勢，保障石油企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（三）在應對企業(yè)危機時的應用

隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，視頻會議系統(tǒng)應用的也越來越廣泛。在過去，石油企業(yè)發(fā)生危機時，往往無法實現(xiàn)面對面地異地溝通，部門之間的交流充滿阻礙。而如今，隨著視頻會議系統(tǒng)的應用，能夠大大提高企業(yè)在面臨危機時的工作效率，加強總部與分部之間的溝通交流，極大地節(jié)約了時間成本，提高了工作效率。對于石油企業(yè)而言，市場的不斷變化需要管理部門對相關信息的處理更加快捷，在企業(yè)面臨危機時能夠做出更加高效的決策。而視頻會議系統(tǒng)的出現(xiàn)能夠減少會議的開支，并且提供靈活的共享模式，使不同地區(qū)的石油企業(yè)能夠實現(xiàn)資源共享。該模式主要應用于政策傳達等交互性較低的會議，解決了會議終端數(shù)量限制的問題。該系統(tǒng)可以將管理人員的音頻、視頻信號向全體與會終端廣播，并且在此終端之上支持觀眾的數(shù)量較多，使石油企業(yè)發(fā)生危機時企業(yè)管理人員都能夠及時給出處理方案，而傳統(tǒng)的會議模式需要準備眾多的紙質文件內容，浪費了大量的時間，現(xiàn)代視頻會議系統(tǒng)通過電子白板、文檔共享、視頻通話等方式與成員進行交流，能夠有效地解決需要準備繁多文件的問題，通過實時傳輸會議文件，實現(xiàn)不同部門之間的同步交流，為石油企業(yè)爭取到了危機后的黃金時間，提高石油企業(yè)的工作效率[2]。

（四）在部門溝通時的應用

在石油企業(yè)中，上級部門與員工之間的溝通是至關重要的。傳統(tǒng)的會議模式下，需要各個部門的員工集中到一個物理地點。這對于龐大的石油企業(yè)來說，將會耗費巨大的成本，而視頻會議系統(tǒng)的應用則會節(jié)省大量的人力、物力資源，提升石油企業(yè)的管理效率。與傳統(tǒng)的電話會議、電子郵件交流相比，視頻會議系統(tǒng)能夠有效解決單純地語音、文字無法全面描述的問題，可以隨時提供部門之間所需要的文件與資料，完全模擬現(xiàn)場溝通交流，使工作人員雖然身在千里之外但卻如親臨現(xiàn)場一般，毫無溝通障礙的交流。一方面，石油企業(yè)能夠根據(jù)市場的要求改善公司內部的溝通機制，更好的貼合市場的需求，通過視頻會議系統(tǒng)，加強企業(yè)內部信息的共享，促進信息的流通，建立管理部門與員工之間的溝通橋梁，從而提升石油企業(yè)的管理效率。另一方面，通過運用現(xiàn)代化視頻會議系統(tǒng)，能夠使分布在各地的董事會成員直接面對面溝通，避免由于突發(fā)公共性衛(wèi)生事件而造成石油企業(yè)業(yè)務的停滯。通過石油企業(yè)運用現(xiàn)代視頻會議系統(tǒng)可以看出，企業(yè)在更新管理模式的同時，更應盡快、科學的全面推進信息化建設，保證石油企業(yè)在日益激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位。

三、視頻會議系統(tǒng)在石油企業(yè)應用的效果分析

首先，視頻會議系統(tǒng)能夠有效提升工作效率。由于視頻會議系統(tǒng)可以憑借自身的技術優(yōu)勢，將處于不同位置的企業(yè)有效連接起來，從而令企業(yè)工作人員之間的溝通交流不再受時間與空間的限制。與傳統(tǒng)會議系統(tǒng)中利用電話會議、E-mail交流相比，視頻會議系統(tǒng)不僅可以更好的利用語音以及視頻進行交流，而且還可以隨時為工作人員提供會議所需的資料以及文件，確保會議系統(tǒng)能夠提升整個企業(yè)的工作效率。其次，視頻會議系統(tǒng)可以顯著降低企業(yè)的運營成本，利用視頻會議系統(tǒng)不僅可以降低工作人員的出差次數(shù)，避免浪費企業(yè)資源，而且還能令工作人員將更多的時間用在工作中，提升企業(yè)的經營效益。最后，利用視頻會議系統(tǒng)還可以提高企業(yè)員工的素質。在經濟不斷發(fā)展的背景下，企業(yè)規(guī)模也在逐漸拓大，導致了管理人員對員工培訓的難度加大，而視頻會議則可以依托于自身的技術，幫助企業(yè)構建出一個網絡的培訓教室，使參培人員與授課老師可以面對面地進行溝通和交流，同時在培訓結束后，還可以在網絡上進行培訓考核，有效提高培訓的質量和效率。與此同時，工作人員之間還可以隨時通過視頻、電子白板等手段進行溝通，提升團隊的向心力和凝聚力，更好的完善企業(yè)項目，提高了企業(yè)的競爭力。

結論：總之，石油企業(yè)不斷提升自身的管理水平是實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎，所以在實際的管理中，運用現(xiàn)代視頻會議系統(tǒng)能夠實現(xiàn)高效的企業(yè)管理，及時彌補企業(yè)管理中的不足，保障石油企業(yè)健康平穩(wěn)的發(fā)展。