對企業(yè)制度管理系統(tǒng)基于EBPM理念進(jìn)行改造的思考

程 倩

（中國石化國際石油勘探開發(fā)有限公司 北京 100029）

1 制度管理體系現(xiàn)狀

1.1 離散型管理手段并不是真正的“信息化”

所謂離散型管理手段，主要還是使用office等辦公軟件，利用word、excel、visio等工具繪制流程圖及業(yè)務(wù)流程說明文檔，并將這些文件資料保存在根據(jù)制度名字命名的文件夾中，并且該文件夾中可能還有若干子文件夾用來保存制度或流程所需流轉(zhuǎn)的表單或報表模板。在修訂制度時，重新創(chuàng)建新的文件夾、文檔說明、流程圖、表單，并以特定格式命名。這些文件資料的作用，一是保存制度或者流程文件作為制度或流程執(zhí)行的參照標(biāo)準(zhǔn)；二是追蹤制度或流程的修訂記錄以了解管理路徑的變遷。

以上類型的管理手段，主要還是依賴于人的能動性，例如某個制度和流程的修訂，可能只是改動了說明文檔的某一個小節(jié)，但由此影響到的流程圖變動、表單模板變動，都需要人為手動操作，而不同的修訂人對變動的理解不同，可能導(dǎo)致不同的修訂結(jié)果，并且在審批過程中還會發(fā)生重復(fù)審核那些沒有修改的部分，浪費時間和精力。

1.2 業(yè)務(wù)流程“自說自話”如何提高工作效率

面對眾多的業(yè)務(wù)流程，如果沒有一套統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并且強制執(zhí)行的描述規(guī)范，就會發(fā)生“自說自話”的現(xiàn)象：不同的人在描述相同的流程時，或者同一批人在不同的時間點描述同一個制度或流程時，會因為描述的差異性而產(chǎn)生理解上的不同，這就可能導(dǎo)致在處理業(yè)務(wù)流程的時候輸出不同的結(jié)果亦或是進(jìn)行了重復(fù)處理，不利于提高部門處理業(yè)務(wù)的工作效率。

例如在梳理統(tǒng)計管理制度的業(yè)務(wù)流程中，涉及到附件報表時，從勘探部口徑收集到的“統(tǒng)計年報-勘探部分”和從計劃部角度收集到的“油氣勘探項目年報附表”其實是一張表格。類似的例子在現(xiàn)行的制度或這流程執(zhí)行過程中常有所見。

1.3 管理要素缺乏關(guān)聯(lián)性只會帶來冗余和低效

在大型國際油公司內(nèi)部，企業(yè)管理的業(yè)務(wù)流程多如繁星。而各職能部門也大多圍繞本部門業(yè)務(wù)流程進(jìn)行處理，較少去關(guān)心與其他職能部門的交叉，又或者只有在需求被提出時才會就事論事去處理與本部門相關(guān)的其他部門業(yè)務(wù)流程。這樣以來，就無形中為公司的協(xié)同辦公制造了障礙，例如企業(yè)進(jìn)行了組織機構(gòu)調(diào)整，改變了若干部門名稱，那么現(xiàn)行制度或流程中涉及的相關(guān)部門名稱就需要一并修改，按照傳統(tǒng)的管理手段，需要人為對所有涉及修改的部門制度或流程進(jìn)行修訂并審批后發(fā)布成管理文檔，且不說需要投入大量人力找出所有修改點并進(jìn)行更改的難度多大，但就審批發(fā)布的線上流程走下來，就能損耗不少時間。這種打補丁的方式積累久了，就會產(chǎn)生若要了解部門的整體流程必須閱讀一本制度結(jié)合一本補丁集。

以上類型的問題只是滄海一粟，管理要素之間的關(guān)聯(lián)性在需要展示一套企業(yè)整體管理流程閉環(huán)的時候能起到事半功倍的作用，但如果通過投入大量人力來進(jìn)行這項工作，就無法保證精度和速度，而且以什么標(biāo)準(zhǔn)來搜集管理要素及形成管理閉環(huán)，需要若干資深業(yè)務(wù)專家來則會耗費大量時間和精力，也違背了降本增效的初衷。

2 EBPM方法論在制度管理中的應(yīng)用

2.1 要素式管理的重要性

在EBPM方法論中，管理要素是流程管理的關(guān)鍵點。管理要素，可以理解為是管理的元數(shù)據(jù)，一個智能化精細(xì)化的管理體系，是要各種管理要素相互作用而形成的有機整合體。而業(yè)務(wù)流程就是將各類管理要素進(jìn)行關(guān)聯(lián)的載體，就好比一個的句子可能由主語、謂語、賓語、狀語等組成，而每一部分都對句子的邏輯表達(dá)產(chǎn)生獨立的影響。不同的管理要素組合、以及管理要素之間邏輯關(guān)系的合理性，都會影響管理體系的運行效果和運行成本。那么為了達(dá)成特定環(huán)境下的企業(yè)管理目標(biāo)，就要對管理要素進(jìn)行合理關(guān)聯(lián)，以求最佳效果。

在本文中，國內(nèi)大型油企在企業(yè)管理方面，已經(jīng)有多年的信息化體系迭代，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、制度管理系統(tǒng)等信息化平臺也已穩(wěn)定運行多年。如何在已成型的龐大制度體系中，作出符合當(dāng)下企業(yè)需求、順應(yīng)社會技術(shù)改革變遷、管理人員能順利過渡思維慣性、制度執(zhí)行人員能明確流程動作的系統(tǒng)變化，是一項重要的挑戰(zhàn)。

2.2 利用信息系統(tǒng)自動生成管理模型

實踐EBPM理論的工具平臺是一套基于管理要素進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)流程和管理體系設(shè)計、執(zhí)行、治理和優(yōu)化分析的信息化平臺。從制度管理者操作習(xí)慣變更角度，這一套平臺將流程管理的思維方式貫徹始終，是一套全生命周期的信息化管理平臺。不同于office辦公軟件這一類輔助性工具，EBPM依靠使用者自發(fā)邏輯來對管理文檔進(jìn)行編輯、存儲；EBPM方法論的實踐也必須依靠信息化手段才能落地產(chǎn)生實效。

3 企業(yè)制度管理系統(tǒng)的改進(jìn)思路

3.1 企業(yè)制度系統(tǒng)介紹

本文介紹的企業(yè)制度管理系統(tǒng)基本符合流程管理的全生命周期管理模式。如本系統(tǒng)在首頁即展示了整個系統(tǒng)所涵蓋的制度管理內(nèi)容功能模塊，具體如下圖1所示：

圖1：制度管理系統(tǒng)功能模塊示意圖

這一套完整的功能模塊包含了現(xiàn)行企業(yè)制度建設(shè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的每一個具體操作環(huán)節(jié)，從流程管理的角度滿足PDCA環(huán)。從制度立項、起草、預(yù)審、會簽、制度簽發(fā)、宣貫、制度承接以及后評估環(huán)節(jié)，都有具體可操作的界面。從科學(xué)原則和痕跡原則來說，基本能夠滿足要求。

這一套制度管理系統(tǒng)在企業(yè)當(dāng)前正常經(jīng)營狀態(tài)下也能穩(wěn)定運行，然而，在實際應(yīng)用中卻發(fā)現(xiàn)，整套系統(tǒng)真正被充分利用的只有制度數(shù)據(jù)庫的查詢和下載，而核心模塊制度起草卻難以應(yīng)用在真實辦公場景下。

那么究竟是哪個環(huán)節(jié)出了問題呢？在本文所介紹的制度管理系統(tǒng)中，上傳一個清除了附加格式的word版制度文檔，系統(tǒng)將按照標(biāo)準(zhǔn)格式在線生成條款化制度內(nèi)容，以便于修訂并留痕。但是傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部存在的老問題：流程繁瑣、邏輯不清、關(guān)聯(lián)模糊，使得制度內(nèi)容無法有效條款化，也就無法發(fā)揮信息化平臺的高效，也體現(xiàn)不出流程管理的清晰可操作，失敗案例如下圖2示：

圖2：制度條款化失敗案例示意圖

3.2 平臺集成的改進(jìn)思路

找到切入點，讓承載了大量現(xiàn)行及歷史制度數(shù)據(jù)庫的企業(yè)制度管理系統(tǒng)與EBPM平臺有結(jié)合點，從而充分利用現(xiàn)有平臺優(yōu)勢又能讓管理要素下沉到制度體系內(nèi)，這是本文要討論的核心。從制度管理系統(tǒng)的核心功能模塊來看，如下圖3所示：

圖3：制度管理系統(tǒng)核心功能模塊示意圖

在立項模塊之后，制度上傳之前，集成嵌入EBPM流程引擎，無論是現(xiàn)行制度文本還是新起草的制度文本，都要根據(jù)下一步流程引擎輸入規(guī)則來進(jìn)行梳理，生成基于管理要素的制度文本；再輸入EBPM引擎根據(jù)一定的算法生成流程條款后，錄入制度管理系統(tǒng)的條款化模塊，成為可以進(jìn)入審批流程的正式文本。具體的系統(tǒng)集成邏輯圖如下圖4所示：

圖4：制度管理系統(tǒng)模塊集成EBPM流程引擎邏輯圖

在實現(xiàn)了關(guān)鍵的制度流程條款化功能之后，如果想要自動生成和發(fā)布管理文檔、崗位手冊等，也更容易實現(xiàn)了。至于擴展性的功能例如自動抽取管理要素并進(jìn)行精準(zhǔn)催辦，催辦的對象可細(xì)化到用戶和崗位，也可以基于部門、組別等組織機構(gòu)單元，也可以加載到EBPM引擎后面。

4 結(jié)論

企業(yè)流程管理是一項復(fù)雜而繁瑣的工作，能夠借助計算機系統(tǒng)平臺對管理要素進(jìn)行精細(xì)化識別和利用，能夠顯著提高生產(chǎn)經(jīng)營中流程執(zhí)行的效率，同時降低管理成本，節(jié)約人力物力，滿足企業(yè)降本增效的需求。但是，管理不是機械式的，每一個人類個體都有自己獨立的“模糊識別和理解”能力，即使再好的管理模型，再先進(jìn)的信息系統(tǒng)，最后落實到企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的真實場景下，還是人的能動性在推動事件的發(fā)展，如何平衡人的能動性與精細(xì)化管理的執(zhí)行效率，這也是企業(yè)流程管理科學(xué)性和藝術(shù)性如何平衡的難點，值得我們在實踐中不斷探索和改進(jìn)。