交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理中的問題及應(yīng)對(duì)策略分析

關(guān)勇

摘要：交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案是交通運(yùn)輸管理過程中所形成的各類有價(jià)值的資料的舍集，具體表現(xiàn)為文字、圖像、視頻等形式，強(qiáng)化交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理，有利于交通運(yùn)輸保護(hù)及利用的優(yōu)化，意義重大?，F(xiàn)階段，在交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理工作中，存在重視程度不足、管理人員素質(zhì)偏低、管理手段落后等問題。

關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理;工作現(xiàn)狀;應(yīng)對(duì)策略

交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理工作也應(yīng)該作出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案的信息化管理有利于增強(qiáng)交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理工作水平，有利于實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸信息的全面采集，有利于全面地統(tǒng)計(jì)分析，能夠?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸行業(yè)管理資源的合理配置與利用，提供參考依據(jù)。這對(duì)于社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展有著積極意義。

1.交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理工作中的問題

1.1個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案的管理重視程度不夠

交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理在交通運(yùn)輸管理中的信息指導(dǎo)作用是不可忽略的，但是，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)層沒有正確認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，對(duì)于交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理的重視層度不夠，繼而導(dǎo)致工作人員缺乏歸檔意識(shí)。交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案是日積月累形成的，但是大部分員工在按既定程序完成工作后，缺乏將相關(guān)資料歸檔整理的習(xí)慣，久而久之，交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理流于形式化，內(nèi)容不齊全，數(shù)據(jù)不真實(shí)，失去借鑒意義。在這種情況下，交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理工作無以為繼，在檔案整理、排序、搜索等方面做得不到位，繼而導(dǎo)致檔案利用率低下。

1.2交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理人員素質(zhì)有待增強(qiáng)

時(shí)代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會(huì)越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低，所以，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理手段，引人數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)高效化、信息化檔案管理。但是，這一過程會(huì)受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，由于交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職，或者說檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、工作流程不熟悉，部分人員對(duì)于《檔案法》及相關(guān)方面檔案管理規(guī)定并不熟悉，保密意識(shí)不強(qiáng)，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

1.3交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理手段落后

由于經(jīng)費(fèi)有限，管理理念陳舊，相關(guān)部門并沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，未意識(shí)到檔案管理對(duì)于先進(jìn)信息技術(shù)手段的需求，管理技術(shù)手段落后，硬件、軟件設(shè)施配置不足，檔案信息化建設(shè)受到制約，影響到交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，地籍檔案管理相關(guān)法律法規(guī)應(yīng)用普遍性不強(qiáng)，往往停留于具體某一項(xiàng)地籍檔案管理環(huán)節(jié)。受當(dāng)前我國地籍檔案管理法律法規(guī)缺少全面性及綜合性的影響，無法于交通運(yùn)輸行業(yè)管理中重視法律法規(guī)的地位，嚴(yán)重影響地籍檔案管理的效率，難以充分發(fā)揮地籍檔案管理的作用。

2.交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理優(yōu)化策略

2.1建立健全交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理制度

在新形勢(shì)下，交通運(yùn)輸管理部門應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視度，加大資金投入，構(gòu)建數(shù)字化交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時(shí)，健全交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理實(shí)情，制定科學(xué)合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對(duì)、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

根據(jù)現(xiàn)代化交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理規(guī)范化過程中所遇到的人才瓶頸。而且，在新形勢(shì)下，交通運(yùn)輸管理部門應(yīng)該充分重視檔案管理工作，設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育。而且，檔案管理人員自身也應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，根據(jù)工作需求，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，機(jī)構(gòu)在配置信息化檔案管理設(shè)施后，應(yīng)該組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，增強(qiáng)自己的責(zé)任心，保持高度警惕。

2.3推動(dòng)交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理信息化建設(shè)

隨著全站儀、RS、GPS、GIS等現(xiàn)代化測(cè)繪技術(shù)在交通運(yùn)輸管理中的應(yīng)用，各項(xiàng)資料趨于數(shù)字化，交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案工作難度大大降低，實(shí)現(xiàn)高效化、信息化管控的目標(biāo)指日可待。工作人員可以充分利用現(xiàn)代化測(cè)繪體系中的數(shù)據(jù)庫，建立共享數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的異地共享，使用者登陸平臺(tái)后，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，大大增強(qiáng)工作效率。為了完善交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，相關(guān)部門應(yīng)加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，加強(qiáng)平臺(tái)維護(hù)與管理，增強(qiáng)檔案利用率。

3.結(jié)語

交通運(yùn)輸管理部門在日常工作中，會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)、圖像、視頻等資料，將這些資料采集、存儲(chǔ)起來，進(jìn)行整理、分類、分析、利用，就是交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理工作的主要內(nèi)。強(qiáng)化交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理，對(duì)于發(fā)揮其交通運(yùn)輸保護(hù)、交通運(yùn)輸行業(yè)管理資源配置優(yōu)化中的價(jià)值有著積極意義，不過，現(xiàn)階段，這項(xiàng)工作并沒有得到應(yīng)有的重視，相關(guān)部門檔案應(yīng)用意識(shí)不足，導(dǎo)致其信息指導(dǎo)作用沒有真正發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息資產(chǎn)的利用價(jià)值日益增強(qiáng)，在這種情況下，相關(guān)部門應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，提高對(duì)于交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理工作的重視度，加大資金投入，推動(dòng)交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)電子檔案管理的信息化建設(shè)，并借此增強(qiáng)交通運(yùn)輸管理水平。