建設(shè)工程招投標(biāo)服務(wù)及招投標(biāo)檔案的收集管理與提供利用研究

杜錦

摘 要： 建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的收集管理，為相關(guān)活動(dòng)開(kāi)展提供了真實(shí)可靠的信息資源支持，為招投標(biāo)工作順利展開(kāi)提供了有力保障。為了提升檔案管理與服務(wù)水平，公共資源交易中心應(yīng)規(guī)范檔案采集流程，落實(shí)檔案整理、保管工作，優(yōu)化檔案提供利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞： 建設(shè)工程;招投標(biāo)服務(wù);招投標(biāo)檔案;收集管理;提供利用

【中圖分類(lèi)號(hào)】TU723.2 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.268

近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展，建設(shè)工程領(lǐng)域市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為了規(guī)范市場(chǎng)秩序，推動(dòng)建設(shè)行業(yè)的良性發(fā)展，建設(shè)工程招投標(biāo)制度逐步完善。建設(shè)工程確定后，建設(shè)單位會(huì)公開(kāi)發(fā)文進(jìn)行招標(biāo)，專(zhuān)業(yè)資質(zhì)達(dá)標(biāo)的施工企業(yè)，可進(jìn)行投標(biāo)，具有良好信譽(yù)、專(zhuān)業(yè)施工資歷，且編制的施工方案工期短、造價(jià)低、質(zhì)量高的企業(yè)，即可中標(biāo)[1]。在信息時(shí)代背景下，建設(shè)工程招投標(biāo)服務(wù)趨于電子化發(fā)展，這為招投標(biāo)檔案的收集管理與提供利用提供了技術(shù)支持，確保相關(guān)工作更為科學(xué)高效地開(kāi)展，有效提升了招投標(biāo)方案管理及服務(wù)水平。

1 規(guī)范招投標(biāo)檔案采集流程

公共資源交易綜合監(jiān)管部門(mén)應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程招投標(biāo)服務(wù)及其檔案構(gòu)建的重要性，完善招投標(biāo)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配置專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作政策性、原則性極強(qiáng)，管理人員必須具備較強(qiáng)的政治紀(jì)律意識(shí)，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，遵守檔案保密紀(jì)律，對(duì)待客戶(hù)友善和藹，主動(dòng)為人們服務(wù)。在日常工作中，檔案管理人員需做好建設(shè)工程招投標(biāo)檔案原始記錄的采集、整理、立卷、歸檔移，并按照規(guī)定移交至市城建檔案館移交，為了便于長(zhǎng)期儲(chǔ)存，應(yīng)該使用耐久性的檔案載體及書(shū)寫(xiě)材料，基于《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）立卷，在中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后 15 日內(nèi)移交歸檔。招投標(biāo)檔案中應(yīng)采集的資料包括報(bào)建手續(xù)、業(yè)主委托書(shū)、招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、開(kāi)標(biāo)記錄表、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和辦法、評(píng)委抽取表、評(píng)標(biāo)結(jié)果確認(rèn)、中標(biāo)通知書(shū)、投標(biāo)文件、合同備案等，具體形式包括紙質(zhì)文件、電子資料及影像資料等，盡可能使用原件或正本，若無(wú)方可使用復(fù)印件或副本，確保資料全面、真實(shí)，格式規(guī)范，能夠真實(shí)反映建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)情況[2]。

2 落實(shí)招投標(biāo)檔案整理工作

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案資料不斷累積，需定期整理，便于檔案的提供利用。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，會(huì)形成一個(gè)案卷，資料是按照備案登記、資格預(yù)審、開(kāi)評(píng)標(biāo)、中標(biāo)候選人公式及合同文件資料的順序排列的，儲(chǔ)存于牛皮紙制檔案盒內(nèi)，盒子上標(biāo)注了建設(shè)工程項(xiàng)目的名稱(chēng)、招標(biāo)編號(hào)與歸檔時(shí)間，盒子內(nèi)制有卷內(nèi)目錄，上面寫(xiě)明了檔案件號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任人、文件材料題名、日期、備注、備考表。為了便于檔案管理利用，相關(guān)部門(mén)基于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T50328—2014）、《電子檔案管理制度》、《電子文件管理暫行辦法》、《電子檔案移交與接收辦法》（等規(guī)章制度），構(gòu)建了電子化招投標(biāo)檔案服務(wù)系統(tǒng)，形成了相對(duì)應(yīng)的電子檔案，分門(mén)別類(lèi)，按照年度、按項(xiàng)目分別建檔，儲(chǔ)存于檔案信息平臺(tái)上[3]。

3 優(yōu)化招投標(biāo)檔案保管工作

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的收集管理與提供利用是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，為了保存好相關(guān)資料，需完善招投標(biāo)檔案室建設(shè)，其建設(shè)必須滿(mǎn)足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標(biāo)準(zhǔn)，完善安全設(shè)施配置。整理檔案時(shí)，如若發(fā)現(xiàn)檔案散失、破損、霉變、發(fā)生蟲(chóng)害，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，重新復(fù)制資料，確保檔案資料的完整性與真實(shí)性。一般來(lái)說(shuō)，建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的最低保存期限為10 年，未中標(biāo)人投標(biāo)文件的最低保存期限為5年，開(kāi)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)錄音、錄像材料的最低保存期限為1年，對(duì)于保存期限超過(guò)10年的檔案資料，公共資源交易可以在保存超過(guò)5年后移交至市城建檔案館保管。在檔案儲(chǔ)存期間，檔案管理人員需每半年進(jìn)行一次全面檢查，記錄檔案歸檔情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，發(fā)現(xiàn)超過(guò)保管期的檔案，需登記造冊(cè)。招投標(biāo)檔案管理工作政治性、紀(jì)律性極強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法》、《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，貫徹落實(shí)于工作中，并且樹(shù)立正確的職業(yè)道德觀念，樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，基于招投標(biāo)服務(wù)及相關(guān)檔案管理工作要求的變化，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，提升信息技術(shù)素養(yǎng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，適應(yīng)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀。

4 完善招投標(biāo)檔案提供利用服務(wù)

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的分類(lèi)儲(chǔ)存，編制目錄，就是為了變?yōu)楸憷乩脵n案資料。在日常工作中，公共資源交易中心應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，為項(xiàng)目投資方、政府等提供檔案查閱服務(wù)，要想查閱招投標(biāo)檔案，必須去辦理查閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。而且查閱檔案時(shí)，必須在指定位置，且有檔案管理人員在場(chǎng)，查閱者不得私自復(fù)制、涂改、拍照、劃線、損毀、調(diào)換文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必將嚴(yán)懲[4]。原則上，檔案資料不得外借，如若各級(jí)紀(jì)檢委調(diào)查案件需要查閱、復(fù)印文件，必須按照規(guī)定辦理手續(xù)。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，查閱者可以登錄檔案平臺(tái)，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息資源開(kāi)放共享，有效提升檔案利用率。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建設(shè)工程招投標(biāo)檔案是指在房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等項(xiàng)目招投標(biāo)活動(dòng)中形成的，各類(lèi)具有保存價(jià)值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識(shí)性、價(jià)值性、教育性的特征，服務(wù)于建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)，公共資源交易綜合監(jiān)管部門(mén)，可以應(yīng)用這些資料，為客戶(hù)提供有價(jià)值的咨詢(xún)服務(wù)，助力其在招投標(biāo)活動(dòng)中，能夠做出更為合理的決策，確保建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)有序展開(kāi)，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，而且，在項(xiàng)目運(yùn)作后期，可以為建設(shè)項(xiàng)目投資方、政府等提供招投標(biāo)資料的查閱、下載等服務(wù)，便于其對(duì)于項(xiàng)目的監(jiān)督和管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 張曉麗.電子化招投標(biāo)服務(wù)系統(tǒng)在建設(shè)工程招投標(biāo)中的應(yīng)用要點(diǎn)初探[J].居舍，2020，（18）：191-192.

[2] XU CHAO.論基于互聯(lián)網(wǎng)匿名投標(biāo)與自動(dòng)化資審在建設(shè)工程電子招投標(biāo)中的應(yīng)用和意義[J].建筑市場(chǎng)與招標(biāo)投標(biāo)，2020，（03）：50-54.

[3] 周欣.大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)建設(shè)工程招投標(biāo)市場(chǎng)投標(biāo)企業(yè)流失情況分析[J].電子技術(shù)與軟件工程，2020，（10）：196-198.

[4] 仇偉海，韓季紅，王靚.從電子證據(jù)的視角看電子文件歸檔管理——以政府采購(gòu)網(wǎng)上招標(biāo)平臺(tái)電子文件歸檔管理為例[J].中國(guó)檔案，2019，（12）：60-61.