提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略探討

摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作。隨著我國信息化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會(huì)各領(lǐng)域，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位也積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，推進(jìn)信息化檔案建設(shè)，但是具體的推進(jìn)過程中也存在著諸多問題影響了檔案管理工作效率。本文主要分析了檔案管理信息化建設(shè)存在的問題以及如何有效提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略，從而為各機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理和服務(wù)工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);策略

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，信息化管理技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會(huì)各行業(yè)和各領(lǐng)域，事業(yè)單位的檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了信息化管理。但是，從目前事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程看，仍存在著信息化水平低、重視程度不夠等一些問題，一定程度影響檔案管理的效果，制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，充分利用信息化技術(shù)成果，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，是信息化背景下亟待解決的問題。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化中存在的問題

1.1 重視程度不夠

信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢，目前各事業(yè)單位也都按照相關(guān)要求配備了軟硬件設(shè)備，推進(jìn)檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)。但是仍有部分管理人員和領(lǐng)導(dǎo)沒有深刻認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性。認(rèn)為檔案管理只是對相關(guān)人事檔案進(jìn)行保管和儲(chǔ)存，簡單把檔案管理信息化等同于將所有的檔案內(nèi)容錄入電腦系統(tǒng)，對信息化管理缺少正確的認(rèn)識和統(tǒng)籌規(guī)劃，大大降低了檔案管理工作信息化建設(shè)的效率和水平。

1.2 缺乏專業(yè)性管理人才

檔案管理與信息化的結(jié)合，對檔案管理人員提出了更高要求。但是，目前事業(yè)單位對這方面人才的引進(jìn)力度不夠，大多數(shù)管理人員都沒有受過專業(yè)管理培訓(xùn)，缺乏一定的理論知識和信息化素養(yǎng)，特別隨著事業(yè)單位的改革重組，很多部門人員調(diào)整，導(dǎo)致沒有專門的人員對檔案進(jìn)行管理，對檔案工作投入精力不足，一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理水平。

1.3 檔案信息化利用程度低

雖然各事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，節(jié)約了勞動(dòng)成本，提高了工作效率和檔案管理水平。但是，很多單位在開展檔案管理的過程中，對一些重大檔案信息材料利用效率低，比如，對人事檔案主要在人員調(diào)動(dòng)時(shí)有利用價(jià)值，沒有認(rèn)識到有效的利用效果。

1.4 檔案信息安全存在潛在威脅

雖然電子檔案具有諸多優(yōu)勢，但是面對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，很多不確定因素加大了檔案保密信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，部分事業(yè)單位沒有對信息資源進(jìn)行安全保密處理，社會(huì)上一些不法分子的惡意破壞，甚至是管理人員的一些誤操作也會(huì)導(dǎo)到檔案信息安全性遭到破壞。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

2.1 提高信息化建設(shè)的重視程度

相關(guān)管理人員和責(zé)任人要明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，注重運(yùn)用新技術(shù)、新手段、新方法來管理檔案，提升對檔案管理信息化建設(shè)的支持力度。首先，要加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的投入，營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提升管理水平。其次，及時(shí)維護(hù)和更新信息化檔案管理，從整理，查閱，收集等方面嚴(yán)格檔案工作程序，確保內(nèi)容準(zhǔn)確完整，提高檔案信息管理高效運(yùn)作。

2.2 注重檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。檔案管理人員不僅要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識，同時(shí)還掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)軟件等知識。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。注重培養(yǎng)檔案管理人員的信息技術(shù)知識以及檔案管理技能，通過長期培訓(xùn)與短期培訓(xùn)相結(jié)合的方式，及時(shí)更新管理知識，學(xué)會(huì)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，并將參加培訓(xùn)的情況列人考核、評審的范圍，從而調(diào)動(dòng)人員參與的積極性。二是加強(qiáng)優(yōu)秀人才的引進(jìn)。通過與高等院校聯(lián)合，采用引進(jìn)、聯(lián)合培養(yǎng)等方式，加強(qiáng)對高素質(zhì)人才的引進(jìn)，尤其是同時(shí)具備檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，從而建立高素質(zhì)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平。

2.3 提升信息化服務(wù)利用能力

各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在加快推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)、管理場所、設(shè)備等方面信息技術(shù)化的同時(shí)，還要借助信息化、數(shù)字化管理進(jìn)程，不斷提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案利用率，按照政務(wù)信息公開的原則，逐步建立檔案資源共享機(jī)制，充分挖掘有價(jià)值的檔案信息，通過檔案分類、設(shè)置角色權(quán)限、安全審查等程序?qū)崿F(xiàn)檔案查詢、使用等信息化服務(wù)，能力最大化實(shí)現(xiàn)檔案的效用。

2.4 提高檔案信息的安全利用

為確保人事檔案信息保密及適度公開，關(guān)鍵要制定完善的安全管理制度，既要有合理的開放程序，也要有嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，以滿足不同群體對檔案利用的需求，也確保檔案資源的安全管理。同時(shí)，要強(qiáng)管理人員自身的安全防范意識，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的檔案資料進(jìn)行定期維護(hù)與更新，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計(jì)算機(jī)防火墻等科技手段及技術(shù)設(shè)備來保障檔案安全，防止重要檔案的丟失。

3 結(jié)語

總之，檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要資源。在信息化背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，加快推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，提升檔案管理效率，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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作者簡介

鄭云鵬，男，漢族，吉林白城人，助理編輯，研究方向：檔案管理。