高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)中檔案隊(duì)伍轉(zhuǎn)型問(wèn)題研究

摘 要：高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)是機(jī)關(guān)檔案信息化事業(yè)過(guò)程中的必要載體。其在建設(shè)過(guò)程中必然會(huì)面臨相關(guān)困境，檔案員隊(duì)伍轉(zhuǎn)型的問(wèn)題就是其中之一。本文以國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室為研究基點(diǎn)，調(diào)研走訪(fǎng)大量的檔案室，就在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案員隊(duì)伍提出的新要求等問(wèn)題展開(kāi)研究，并提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;檔案員隊(duì)伍;轉(zhuǎn)型;高職院校

基金項(xiàng)目：本文系鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院科研基金項(xiàng)目“高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中檔案員隊(duì)伍轉(zhuǎn)型問(wèn)題研究——以鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院為例”（項(xiàng)目編號(hào)：EJD19002）的階段性成果。

1 高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)概述

2014年國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》提出了數(shù)字檔案室的概念、原則、建設(shè)內(nèi)容和要求，開(kāi)啟了機(jī)關(guān)檔案信息化工作的新篇章。高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)就是地方機(jī)關(guān)檔案信息化事業(yè)的一項(xiàng)重要組成部分。2015年10月鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院被內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局推薦，由國(guó)家檔案局設(shè)為數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位。在建設(shè)過(guò)程中，筆者深感，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案工作不同，數(shù)字檔案室建設(shè)是試圖通過(guò)技術(shù)要求、借助技術(shù)手段重塑適應(yīng)現(xiàn)行檔案工作分工的電子文件管理流程，推動(dòng)檔案工作從人工到智能，檔案工作人員從手工操作到腦力勞動(dòng)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中高職院校檔案工作人員轉(zhuǎn)型的必要性

1）從高職院校檔案室的設(shè)置基礎(chǔ)看。在高職院校的建設(shè)進(jìn)程中，除極少部分院校屬于新建院校外，絕大部分都是由過(guò)去的中專(zhuān)、大專(zhuān)、廣播電視大學(xué)等升級(jí)或組建而來(lái)的。在這些前身院校中，檔案工作本身就是一項(xiàng)弱勢(shì)工作，無(wú)專(zhuān)門(mén)的工作場(chǎng)地，無(wú)專(zhuān)業(yè)的檔案工作人員。因此，在組建或升級(jí)新的高職院校后，這些前身根本無(wú)法給新校提供成熟的、專(zhuān)業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及工作人員。所以，新校在建設(shè)初期為了解決、整理幾校移交回的大量檔案材料，只能從合并后的教職工隊(duì)伍中挑選部分老師充實(shí)到檔案室，以便開(kāi)展工作。久而久之這部分老師也就扎根在檔案線(xiàn)上了，成為一名“專(zhuān)業(yè)”檔案工作人員?？墒?，當(dāng)下啟動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)工作，這些“老”檔案員卻受到了專(zhuān)業(yè)性的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，因此，從專(zhuān)業(yè)的角度出發(fā)，高職院校檔案工作人員向?qū)I(yè)的檔案工作人員轉(zhuǎn)型是必要的，也是必須的。

2）從高職院校檔案室原有工作人員的工作心態(tài)看。高職院校的檔案管理工作隊(duì)伍一般是由專(zhuān)職檔案員與兼職檔案員組成。但高職院校普遍受到建校初期事務(wù)冗雜的影響，經(jīng)常會(huì)忽視檔案管理這項(xiàng)常規(guī)性工作。具體表現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)檔案管理人員出現(xiàn)角色認(rèn)知偏差，失去了工作創(chuàng)新的動(dòng)力，有需求就完成流程性服務(wù)，對(duì)本職工作無(wú)熱情可言。另外，從兼職檔案員來(lái)看，其本職的教學(xué)、管理工作已經(jīng)占據(jù)了他大部分的工作時(shí)間、精力以及注意力，根本無(wú)暇顧及檔案工作。

如果高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)工作是建立在這類(lèi)型的工作心態(tài)和現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，其進(jìn)展和建設(shè)效果可想而知。反之，如果學(xué)校重視檔案工作，工作人員的精神面貌是很正態(tài)的，此時(shí)再開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)工作，就會(huì)順暢的多。比如鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室在組建后通過(guò)8年時(shí)間的建設(shè)就成為國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案建設(shè)試點(diǎn)單位，其中副高職稱(chēng)的檔案工作人員就占到66.6%，這項(xiàng)成績(jī)?cè)跇I(yè)內(nèi)也應(yīng)該是排在前列的。

3）從數(shù)字檔案工作與傳統(tǒng)檔案工作的區(qū)別看。數(shù)字檔案工作較之傳統(tǒng)的檔案工作在管理和技術(shù)應(yīng)用方面有著很大的差別，工作內(nèi)容發(fā)生了很多變化，具體表現(xiàn)在：（1）承載檔案的載體發(fā)生了變化，數(shù)字檔案室更注重用計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件處理后的電子檔案的歸檔工作，包括各種音視頻資料、數(shù)據(jù)、電子基建圖紙、紙質(zhì)檔案掃描件等。（2）對(duì)檔案室的評(píng)價(jià)體系也發(fā)生了變化。之前評(píng)價(jià)檔案室建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)包括館藏檔案的起始年份、數(shù)量、種類(lèi)、保存條件、保存效果以及使用率等，而對(duì)數(shù)字檔案室的評(píng)價(jià)體系又增加了多項(xiàng)的技術(shù)性指標(biāo)，包括對(duì)實(shí)務(wù)檔案的數(shù)字化能力與比例、與同行檔案室數(shù)據(jù)的開(kāi)放和鏈接能力、查閱檔案的便捷性等。（3）服務(wù)的方式也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作基本流程多是體力勞動(dòng)。而數(shù)字檔案可以說(shuō)更便捷、高效，具體流程是：調(diào)檔人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)注冊(cè)登錄相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)——了解所調(diào)取檔案的存儲(chǔ)情況（有或無(wú)）——網(wǎng)上提交相關(guān)驗(yàn)證——數(shù)字檔案室審核通過(guò)——可以點(diǎn)擊查閱。對(duì)于調(diào)檔人員來(lái)說(shuō)省去了大量的時(shí)間和精力，對(duì)于檔案工作人員也可提高服務(wù)的效率。

3 數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中高職院校檔案工作人員如何轉(zhuǎn)型

1）學(xué)校層面要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案工作認(rèn)識(shí)，完善檔案管理機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)。（1）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，用實(shí)際行動(dòng)支持檔案工作人員轉(zhuǎn)型。各高職院校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理工作及學(xué)校全面發(fā)展的重要性，用實(shí)際行動(dòng)支持檔案管理工作，要通過(guò)經(jīng)費(fèi)投入、設(shè)備保障、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、甚至職稱(chēng)評(píng)聘等角度，激發(fā)起檔案工作人員的積極性和信心，讓他們找回自己的角色認(rèn)同，主動(dòng)去創(chuàng)新檔案工作，才能有信心去從事數(shù)字檔案工作。（2）要引進(jìn)必要的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。數(shù)字檔案室的建設(shè)僅靠原有的以手工勞動(dòng)為主的工作人員學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)型是不夠的，這些人員雖然可以通過(guò)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、調(diào)研、參觀(guān)等對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)工作有一定的認(rèn)識(shí)和了解，掌握一定的技術(shù)，但系統(tǒng)地把握和搭建數(shù)字檔案室，還是需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的參與與引導(dǎo)。即從隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。（3）穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)注兼職檔案員，要用文件和政策確保他們的身份，讓他們師出有名。要加大宣傳力度，提高他們?cè)趲熒械恼J(rèn)同感，要在實(shí)際工作中支持和鼓勵(lì)他們開(kāi)展檔案工作;要保障他們要與專(zhuān)職檔案員在培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方面有同等的權(quán)利;要鼓勵(lì)他們技多不壓身，主動(dòng)走進(jìn)并了解檔案工作，強(qiáng)化他們的檔案意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、甚至法制意識(shí)，要主動(dòng)參與數(shù)字檔案室建設(shè)。

2）專(zhuān)職檔案工作人員要轉(zhuǎn)變心態(tài)，提高認(rèn)識(shí)，主動(dòng)掌握數(shù)字化專(zhuān)業(yè)技能。（1）專(zhuān)職檔案工作人員要轉(zhuǎn)變心態(tài)和作為。要改變以往在工作中形成的因循守舊、滿(mǎn)足現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、工作方式落后、服務(wù)效率低下的心態(tài)和表現(xiàn)。轉(zhuǎn)變精神面貌，提高自我的職業(yè)認(rèn)同，要有職業(yè)榮譽(yù)感，要有干一行專(zhuān)一行敬業(yè)精神。（2）專(zhuān)職檔案工作人員要提高對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)。要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化是信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)，是檔案工作換發(fā)生機(jī)、實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展的必然選擇。避免出現(xiàn)抵制情緒、說(shuō)風(fēng)涼話(huà)，甚至扯后腿行為。（3）要主動(dòng)掌握數(shù)字檔案專(zhuān)業(yè)技能。除了要掌握一些必須的文秘、計(jì)算機(jī)、識(shí)圖等綜合性知識(shí)外，要求檔案員必須熟悉和掌握現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，特別是檔案數(shù)字化過(guò)程中所必須的軟件、網(wǎng)絡(luò)技能，成為一名復(fù)合型的專(zhuān)業(yè)檔案人才。

4 總結(jié)

在信息化時(shí)代，在高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，不可避免的對(duì)高職院校的檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了要求，這就需要廣大檔案人注重自我學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)。積極主動(dòng)投身到檔案隊(duì)伍轉(zhuǎn)型的工作當(dāng)中，從而適應(yīng)更高的檔案工作要求。

參考文獻(xiàn)

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[2]斯慶，杭剛，潘曄.數(shù)字檔案室建設(shè)初探——以鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院為例[J].內(nèi)蒙古教育，2019（20）.

作者簡(jiǎn)介

王小娟（1984-），女，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。