探析專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化

郭美彤

摘 要：專業(yè)技術(shù)人員是企業(yè)單位進(jìn)行發(fā)展和建設(shè)的中堅(jiān)力量，是推動(dòng)企業(yè)單位發(fā)展的重要保障況，做好專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作，并且引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化，有助于保障專業(yè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)，從而有效促進(jìn)企業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文主要針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以及推動(dòng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化發(fā)展的具體策略進(jìn)行了詳細(xì)的探究和分析，全面確保專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù);檔案管理;數(shù)字化

人才資源是企業(yè)單位發(fā)展中急需的重要戰(zhàn)略資源，而且企業(yè)單位之間關(guān)于人才的競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，所以加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化具有很重要的價(jià)值意義。專業(yè)技術(shù)人員檔案能夠反映專業(yè)技術(shù)人員在不同階段不斷學(xué)習(xí)知識(shí)和獲取榮譽(yù)，以及能夠體現(xiàn)出專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和專業(yè)技能等實(shí)際情況，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中的應(yīng)用，有助于增強(qiáng)人力資源管理和實(shí)現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，從而有助于為企業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供優(yōu)秀的人才資源保障。

1 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的重要意義

隨著科技的快速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中的應(yīng)用較為廣泛，同時(shí)數(shù)字化技術(shù)的合理應(yīng)用，有助于提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作效率，并且能夠有效整合和處理專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)及信息。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和改革，在社會(huì)各領(lǐng)域中十分廣泛的應(yīng)用，而數(shù)字化技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的分支，同時(shí)也具備一定的功能和優(yōu)點(diǎn)，在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中融入數(shù)字化技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠有效提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理效率，并能夠確保檔案管理工作效果和質(zhì)量。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合與處理，同時(shí)能夠快速統(tǒng)計(jì)和分析這些數(shù)據(jù)信息，便于管理工作人員收集和歸納大量的數(shù)據(jù)信息，有效縮減一系誒不必要的工作流程，而且大大改善了人工操作模式的弊端問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化，有效促進(jìn)企業(yè)單位人力資源管理的發(fā)展。

2 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中的問(wèn)題

2.1 專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息管理的安全問(wèn)題

科技發(fā)展日新月異，信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理工作中具有十分可觀的發(fā)展前景，在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中融入數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，有效提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作水平和效率，并且大大提升了檔案數(shù)據(jù)信息的分析和處理效率。但是檔案數(shù)據(jù)信息的安全問(wèn)題一直是社會(huì)非常關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，若是沒(méi)有及時(shí)針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案信息安全管理問(wèn)題進(jìn)行分析和處理，很容易引發(fā)一系列的新問(wèn)題，尤其是有些不法分子和黑客會(huì)運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)惡意攻擊企業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理系統(tǒng)，造成檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和竊取，給企業(yè)單位會(huì)造成嚴(yán)重的損失。

2.2 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的資金保障問(wèn)題

推動(dòng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要大量的資金作為保障和支持，現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案主要是以紙質(zhì)檔案為主，關(guān)于紙質(zhì)檔案管理存在很多弊端，無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求和檔案管理工作的內(nèi)在需要，所以只能使用計(jì)算機(jī)和掃描機(jī)將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成電子檔案，并結(jié)合專業(yè)的軟硬件設(shè)施的合理運(yùn)用才能有效實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化。而實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理需要軟件和硬件設(shè)施的支持與使用，所以這些都是需要耗費(fèi)大量的資金才能配備齊全。還有專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員也是需要定期參與專業(yè)知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)活動(dòng)，也是需要一定數(shù)額的經(jīng)費(fèi)作為啟動(dòng)資金。同時(shí)為了促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化發(fā)展，也是需要單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案數(shù)字化加以重視，才能有效實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理。

2.3 專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員存在不足問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，大大推動(dòng)了企業(yè)和事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，促使經(jīng)營(yíng)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，吸引了更多的專業(yè)技術(shù)人員，但是專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作人員依舊存在人手不足的情況，還有就是新入職的工作人員還需要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的培訓(xùn)和教導(dǎo)才能自己進(jìn)行工作，同時(shí)對(duì)工作業(yè)務(wù)也不太熟悉，尤其是檔案管理學(xué)和數(shù)字化管理等方面的專業(yè)知識(shí)與技能還不熟練，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作容易造成不良影響。而老員工本身的檔案管理工作任務(wù)量很重，加上機(jī)構(gòu)科室重組等情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致出現(xiàn)專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員人手不夠的問(wèn)題。這些問(wèn)題若是不及時(shí)采取合理的方法加以解決，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

3 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的發(fā)展策略

3.1 建立完善的專業(yè)技術(shù)人員檔案信息安全管理系統(tǒng)

專業(yè)技術(shù)人員是單位工作和發(fā)展的重要人力資源，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理對(duì)事業(yè)單位人力資源管理具有十分重要的意義，所以需要結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用建立完善的專業(yè)技術(shù)人員檔案信息安全管理系統(tǒng)。首先需要通過(guò)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和管理系統(tǒng)的合理應(yīng)用，并結(jié)合事業(yè)單位人力資源管理和檔案管理實(shí)際情況建立信息安全管理制度，尤其是需要加強(qiáng)檔案信息安全管理系統(tǒng)建設(shè)，全面保障檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

3.2 加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員的重視意識(shí)

在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視度和關(guān)注度，并讓各級(jí)管理層清楚意識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員對(duì)單位發(fā)展的重要意義，同時(shí)認(rèn)識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理對(duì)人才資源優(yōu)化配置的關(guān)鍵作用，尤其是需要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作人員對(duì)數(shù)字化管理的重視意識(shí)，組織管理工作人員參與數(shù)字化知識(shí)和技能的培訓(xùn)，不斷提升管理工作人員對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的認(rèn)知能力以及數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力。同時(shí)需要加強(qiáng)培養(yǎng)管理工作人員的專業(yè)知識(shí)和工作能力，并且需要教導(dǎo)管理工作人員熟練利用數(shù)字化技術(shù)做好檔案文件、電子照片等資料的收集和管理工作，尤其是需要學(xué)習(xí)使用計(jì)算機(jī)和掃描機(jī)等設(shè)備，并做好紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變電子檔案的工作，從而有助于突破傳統(tǒng)檔案管理模式，有效提高專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息的分析與處理效率。

3.3 加快專業(yè)技術(shù)人員檔案管理云計(jì)算平臺(tái)建設(shè)

隨著企業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，所需要整合和處理的數(shù)據(jù)量也會(huì)隨之有所增加，為了有效提升專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理水平，加快專業(yè)技術(shù)人員檔案管理云計(jì)算平臺(tái)建設(shè)，充分發(fā)揮和利用云計(jì)算平臺(tái)具備的功能，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)單位各部門之間的信息傳遞和共享，尤其是能夠真正實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息的共享，有助于提升單位專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理的時(shí)效性和便捷性。云計(jì)算技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)存在一定的共同點(diǎn)，在信息化時(shí)代發(fā)展的背景下，加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)的有機(jī)融合，并充分利用該技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立健全的檔案管理云計(jì)算平臺(tái)，通過(guò)設(shè)置操作指令能夠快速搜索和獲取檔案數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)⑾鄳?yīng)的數(shù)據(jù)信息第一時(shí)間傳遞給管理工作人員，有助于提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作人員的工作效率，并有效降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，專業(yè)技術(shù)人員檔案反映了單位人員參與培訓(xùn)和學(xué)習(xí)進(jìn)修等真實(shí)情況，在數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，信息安全問(wèn)題是企業(yè)單位非常重視的問(wèn)題，為了保障專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和真實(shí)性，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用構(gòu)建檔案安全管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)和作用，促使保障企業(yè)單位的健康發(fā)展。

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