基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

馬巖巖

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在多個(gè)行業(yè)均得到廣泛應(yīng)用，使人們的工作便利性大大提高。醫(yī)院是保障國(guó)民健康的重要機(jī)構(gòu)，檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，其涉及面較廣。本文就總結(jié)目前醫(yī)院檔案管理中的不足，并總結(jié)基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的措施，以期為醫(yī)院檔案管理效率提升提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;辦公自動(dòng)化

隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸成熟，大部分行業(yè)在開(kāi)展辦公的過(guò)程中，均應(yīng)用到自動(dòng)化技術(shù)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可有效提高辦公效率，使企業(yè)的管理體系變得更為完善[1]。醫(yī)院檔案管理工作中也可通過(guò)建設(shè)辦公自動(dòng)化環(huán)境，來(lái)整合醫(yī)院的內(nèi)部資源，由此促使資源在內(nèi)部得到共享，通過(guò)采用信息交互手段將復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，使醫(yī)院的管理效率提高。由此促使醫(yī)院得到有效發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理中辦公自動(dòng)化環(huán)境構(gòu)建的影響

首先通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可使醫(yī)院檔案管理工作的效率提高，檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜且繁瑣的工作，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理以及編目，具有較廣的涉及面，比如病歷、人事、財(cái)務(wù)等[2]。若能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境，則可將檔案管理人員的工作量減輕，使其工作效率提高;其次辦公自動(dòng)化環(huán)境的構(gòu)建也會(huì)給檔案管理人員帶來(lái)挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法滿足辦公自動(dòng)化需求，需要應(yīng)用更多的技術(shù)性措施，因此使得檔案管理人員必須對(duì)大量信息技術(shù)予以掌握，由此使辦公自動(dòng)化具備的價(jià)值和功能得到體現(xiàn);最后辦公自動(dòng)化的實(shí)施可促使醫(yī)院內(nèi)部資源共享，使信息傳遞更為迅速。傳統(tǒng)檔案管理儲(chǔ)存較為分散，但信息技術(shù)的應(yīng)用可使資源實(shí)現(xiàn)共享，科室人員可通過(guò)計(jì)算機(jī)登錄系統(tǒng)，獲取所需的檔案資源，由此使得辦公領(lǐng)域得到一定程度擴(kuò)大，可使醫(yī)療行業(yè)發(fā)展得到促進(jìn)。

2 當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的不足

2.1 電子檔案不具備較高的保密性與安全性

辦公自動(dòng)化環(huán)境下主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整體和存儲(chǔ)，而電子檔案則可能受到破壞。首先表現(xiàn)在保密性上，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)變得日益發(fā)達(dá)，部分不法分子可依靠木馬程序來(lái)進(jìn)入檔案網(wǎng)站，對(duì)檔案信息進(jìn)行盜取，由此達(dá)到盈利的目的，因此會(huì)使得醫(yī)院電子檔案具備的保密性受到影響[3];其次大多數(shù)醫(yī)院均會(huì)將患者的信息儲(chǔ)存在電子設(shè)備中，但當(dāng)電子設(shè)備受到損壞，或是發(fā)生網(wǎng)絡(luò)故障，則可能導(dǎo)致信息丟失，相關(guān)人員若未能對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，則會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響，使醫(yī)院形象受損。

2.2 檔案管理人員不具備較高的綜合素養(yǎng)

醫(yī)院在應(yīng)用自動(dòng)化辦公開(kāi)展檔案管理時(shí)，要求檔案管理人員具備各類(lèi)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用方法，才可使檔案管理工作有序開(kāi)展。但目前醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員大多為老員工，其文化程度普遍偏低，且應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式開(kāi)展檔案管理工作，未能熟練掌握電子檔案管理方式，因此需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，但部分醫(yī)院并未在此方面引起足夠重視，由此使檔案管理工作開(kāi)展受影響[4]。

2.3 醫(yī)院檔案管理不規(guī)范

辦公自動(dòng)化環(huán)境的構(gòu)建，使得醫(yī)院檔案管理工作變得更為高效便利，但也導(dǎo)致新問(wèn)題的出現(xiàn)，分析其原因，主要是由于檔案管理工作不具備標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。首先不具備完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，目前大部分醫(yī)院在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件中的投入力度較小，未能建立健全辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使得無(wú)法全面提升辦公自動(dòng)化水平，對(duì)醫(yī)院檔案管理水平產(chǎn)生影響[5];其次不具備完善的信息化管理制度，目前大多數(shù)醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理時(shí)，信息化技術(shù)仍舊處于初級(jí)階段，軟硬件設(shè)施均不完善，且電子檔案的存儲(chǔ)無(wú)法得到保障，病歷資料容易泄露。盡管部分醫(yī)院投入一定成本，但由于未能建立辦公高級(jí)自動(dòng)化系統(tǒng)，軟硬件配套差異明顯，導(dǎo)致其無(wú)法對(duì)高效醫(yī)院檔案管理平臺(tái)進(jìn)行建立。

3 提升辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理水平的措施

3.1 促使醫(yī)院檔案管理體系變得更為完善

為了使醫(yī)院檔案管理水平得到有效提升，就需要參照醫(yī)院檔案管理的具體情況，來(lái)制定標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。對(duì)歸檔材料進(jìn)行仔細(xì)識(shí)別，使檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性得到保證，對(duì)科學(xué)合理的檔案管理制度進(jìn)行制定，對(duì)存在的不足之處進(jìn)行及時(shí)修改和優(yōu)化，明確管理方針、目標(biāo)和流程，對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容與職責(zé)予以確定，使檔案管理工作能夠按照標(biāo)準(zhǔn)有序開(kāi)展，由此使不同部門(mén)間的聯(lián)系與交流加強(qiáng)，達(dá)到信息共享的目的，使檔案管理水平與質(zhì)量進(jìn)一步提升。

3.2 將醫(yī)院檔案信息化的管理步伐加快

首先檔案管理人員需要提升自身的認(rèn)知，意識(shí)到自動(dòng)化辦公環(huán)境建設(shè)和信息化建設(shè)存在的關(guān)聯(lián)，對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，由此使自動(dòng)化環(huán)境建設(shè)速度加快;其次需要對(duì)安全的醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行搭建，避免患者的病例資料被盜取，防止出現(xiàn)相應(yīng)的醫(yī)療糾紛[6];最后是需要在病例管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，將相同病例開(kāi)展科學(xué)合理分類(lèi)，由此使檔案管理工作的質(zhì)量得到保障。

3.3 應(yīng)用多重防護(hù)措施使檔案信息安全得到保證

隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，雖然不必?fù)?dān)心紙質(zhì)文檔載體發(fā)生損害或出現(xiàn)丟失的情況，但有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，檔案資料信息較為敏感，因此需要將檔案管理工作中的安全防護(hù)力度加強(qiáng)，使患者的個(gè)人信息以及醫(yī)院文件信息安全得到保障，因此在開(kāi)展檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要做好各類(lèi)防護(hù)措施。首先需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)和企業(yè)的建議予以積極采納，構(gòu)建強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)屏障，通過(guò)設(shè)置防火墻，避免網(wǎng)絡(luò)中心受到攻擊;其次需要對(duì)檔案資料安全分級(jí)管理機(jī)制進(jìn)行應(yīng)用，使檔案資料管理更為科學(xué)合理，參照工作人員自身的崗位級(jí)別，工作性質(zhì)和需求，為其提供一定的訪問(wèn)權(quán)限;最后在對(duì)網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，需要保證身份認(rèn)證和權(quán)限管理系統(tǒng)的健全與合理，在對(duì)檔案信息資源共享工作進(jìn)行加強(qiáng)的同時(shí)，使系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定的運(yùn)行。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

為提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，首先需要將招聘工作做好，不可僅一味追求高學(xué)歷，需要更為重視招聘人才的能力，在上崗前做好培訓(xùn)工作，使檔案管理人員能夠意識(shí)到自身的責(zé)任以及職責(zé)，同時(shí)還需要將目前已有檔案管理人員的培訓(xùn)工作做好，為其提供更多培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使其能夠不斷成長(zhǎng)，對(duì)自身的檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，使其綜合素養(yǎng)提高，能夠更好滿足辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展。

4 小結(jié)

隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在日常生活中的應(yīng)用得到普及，使人們的工作與生活變得更為方便。醫(yī)院屬于國(guó)家衛(wèi)生事業(yè)的重要機(jī)構(gòu)之一，將醫(yī)院檔案管理工作做好，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。因此需要將醫(yī)院檔案管理中自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用加強(qiáng)，促使醫(yī)院資料得到科學(xué)合理應(yīng)用，將醫(yī)院的整體管理水平與質(zhì)量提升，促使我國(guó)的醫(yī)院事業(yè)能夠以更快的發(fā)展實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

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