關(guān)于企業(yè)檔案管理的探索與思考

王會(huì)麗

摘 要：企業(yè)檔案管理體現(xiàn)著企業(yè)文化和信息，優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理工作能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)價(jià)值。不容忽視的是，企業(yè)檔案管理還存在著一些問題，需要引起企業(yè)的重視。通過分析存在的問題，從而找到解決問題的根源，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理

企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。越來越多的企業(yè)更加重視企業(yè)檔案管理。國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)了《企業(yè)檔案管理辦法》，為各個(gè)企業(yè)檔案管理工作指明了方向，能夠更好地促進(jìn)企業(yè)自身的發(fā)展壯大。企業(yè)檔案管理工作不再是一個(gè)人一支筆，而是更為復(fù)雜更為專業(yè)的一項(xiàng)工作。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用與發(fā)展，企業(yè)檔案管理要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)和電子網(wǎng)上管理的結(jié)合，在企業(yè)檔案管理方面做更深入的探索與思考。

1 企業(yè)檔案管理的概述

做好企業(yè)檔案管理，首先要明確檔案管理的目的、構(gòu)成、分類、要求等方面的知識(shí)，通過掌握這些基本知識(shí)，才能更好地做好企業(yè)檔案管理。如果對(duì)企業(yè)檔案管理知識(shí)一無所知，是無法做好企業(yè)檔案管理的。

1.1 企業(yè)檔案管理的目的

企業(yè)檔案管理的目的就是為了更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。從企業(yè)檔案的組成看，不難得出企業(yè)檔案管理的目的就是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。做好企業(yè)檔案管理并不是一件容易的事情，需要專業(yè)的檔案管理人員。

1.2 企業(yè)檔案管理的歸檔

做好企業(yè)檔案管理歸檔，有利于后期檔案的查閱。做好企業(yè)檔案管理歸檔，需要明確檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，注意檔案歸檔的時(shí)間，落實(shí)好歸檔的基本要求。檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)大約分為以下幾類：物資供應(yīng)方面、勞動(dòng)工資方面、財(cái)務(wù)管理方面、產(chǎn)品生產(chǎn)方面、經(jīng)營(yíng)銷售方面、設(shè)備儀器方面、技術(shù)管理方面、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面、教育培訓(xùn)方面、黨、政、工、團(tuán)工作方面、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面等。歸檔的時(shí)間要把握好及時(shí)性原則。重要資料和秘密件要及時(shí)歸檔，需要請(qǐng)示匯報(bào)的資料，要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)后，及時(shí)歸檔。及時(shí)歸檔有利于防止文件丟失和防止被他人竊取成果。歸檔時(shí)要把握幾方面的要求：一是真實(shí)性，二是完整性，三是層次性。歸檔資料必須是真實(shí)的，不能弄虛作假;必須是完整的，不能缺頁少頁;必須有層次性，不能眉毛胡子一把抓。

只有這樣的檔案資料，才有其利用保存價(jià)值，否則保存的檔案資料不僅不能派上用處，還有可能給企業(yè)帶來不必要的損失。

1.3 企業(yè)檔案管理要有連續(xù)性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的伴生物，體現(xiàn)著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念和相關(guān)信息。做好企業(yè)檔案管理，要確保檔案管理的連續(xù)性。檔案管理不是一項(xiàng)可有可無的工作，企業(yè)要安排專門的工作人員專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照時(shí)間軸整理企業(yè)檔案，確保企業(yè)檔案的連續(xù)性。只有確保檔案的連續(xù)性，企業(yè)檔案才有了其使用價(jià)值，這也對(duì)管理人員提出了更高的要求。

2 企業(yè)檔案管理存在的問題

鑒于企業(yè)檔案管理的重要性，筆者通過走訪調(diào)研多家企業(yè)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理中還存在不少問題。這些問題的存在阻礙了企業(yè)檔案管理工作的提升，也不利于企業(yè)自身的發(fā)展和壯大。

2.1 重視程度不夠

不少企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作可有可無。在企業(yè)中普遍存著一種錯(cuò)誤觀念：檔案管理并不能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。這種觀念是錯(cuò)誤的，檔案管理的目的就是為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。要樹立企業(yè)檔案是資產(chǎn)的觀念。要樹立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。只有樹立了正確的觀念，企業(yè)檔案管理才會(huì)得到進(jìn)一步的重視。

2.2 缺乏專門的檔案管理人員

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的工作，需要安排專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。目前情況是，檔案管理人員不固定，變動(dòng)較快，再者檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)素養(yǎng)，并不是很了解檔案工作，只有接觸了這項(xiàng)工作后，才知道檔案管理。檔案管理工作需要分門別類，只有對(duì)檔案管理有全面的了解和掌握，才能更準(zhǔn)確地對(duì)其分類。部分企業(yè)的檔案管理人員不具備過硬的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案歸檔時(shí)存在各種問題，不利于后期檔案的管理與使用。檔案管理人員除了要具備專業(yè)的知識(shí)，還要有責(zé)任心。檔案工作的特殊性，需要管理人員有高度的責(zé)任心，才能把一份份資料留存好。調(diào)研過程中，部分檔案管理人員認(rèn)為這只是臨時(shí)性的工作，并不給予足夠的重視。

2.3 資金投入不足

不少企業(yè)對(duì)檔案管理工作的資金投入不足，認(rèn)為檔案工作可有可無。主要體現(xiàn)在缺乏硬件設(shè)施。保存檔案必須有專門的庫房，而且對(duì)庫房的濕度、溫度和通風(fēng)都有一定的要求，但部分企業(yè)不具備這種條件，導(dǎo)致檔案存放不當(dāng)。同時(shí)，要對(duì)庫房定期進(jìn)行整理，對(duì)破損的檔案要及時(shí)修補(bǔ);對(duì)于因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。部分企業(yè)并沒有這種意識(shí)，檔案保存后就不再過問，認(rèn)為只要保存了就等于工作任務(wù)完成了。其實(shí)檔案歸檔只是第一步，后期的維護(hù)和整理更加重要。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，尤其是5G技術(shù)的推廣，電子檔案在不少企業(yè)得到應(yīng)用與發(fā)展。但更多的企業(yè)還沒有建立本單位的電子檔案，電子檔案的應(yīng)用在這些企業(yè)也應(yīng)該得到重視。

3 企業(yè)檔案管理的建議

首先，要及時(shí)改變觀念，樹立正確的企業(yè)檔案管理觀念，把企業(yè)檔案管理放在更重要的位置上。企業(yè)檔案管理不僅僅是保存已有的文件，更是企業(yè)文化、企業(yè)價(jià)值的體現(xiàn)。優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)文化和信息的體現(xiàn)。其次，要選用專業(yè)人員管理檔案。檔案工作有一定的連續(xù)性、及時(shí)性、真實(shí)性要求，要選派具有一定理論知識(shí)功底的人員專門管理企業(yè)檔案。同時(shí)，要注重檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。具備高度責(zé)任心的工作人員才能將檔案管理做好。最后，要增加檔案管理的資金投入。完善硬件設(shè)施，配備專門的庫房和計(jì)算機(jī)設(shè)施。檔案資料對(duì)于溫度、濕度、通風(fēng)都有較高的要求，庫房要購置專門的硬件設(shè)施以有利于資料的保存。同時(shí)，電子檔案管理應(yīng)引起重視，逐步完善電子檔案管理工作，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。