關于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

楊莉

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作的主要任務就是對社會信息進行完善，同時對檔案記錄工作進行管理，全面促進事業(yè)單位在新形勢下的改革與發(fā)展速度。文章在此背景下就事業(yè)單位的檔案管理工作的重要意義進行了分析，同時結合目前實際工作中存在的不足提出了幾點創(chuàng)新性的改革方案。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案;管理;現(xiàn)狀;對策

1 引言

在新時代背景之下，事業(yè)單位正在不斷的改革與發(fā)展過程中，在轉制以及重構重組轉型的過程中事業(yè)單位都取得了一系列的成就。其中檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的一項十分重要的內容之一，需要及時的對管理方法以及工作手段進行創(chuàng)新，確保事業(yè)單位的檔案工作能夠得到有效的利用以及管理，從而為接下來事業(yè)單位的穩(wěn)定以及高效有序發(fā)展提供可靠的保障。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

從目前的事業(yè)單位實際發(fā)展情況來看，檔案管理工作主要是對事業(yè)單位中的一些工作內容、人事資料、重大決策以及單位發(fā)展過程中的事跡和歷程進行記錄的過程，整個記錄內容對于事業(yè)單位的長久發(fā)展以及社會公眾服務事業(yè)來說具有很大的價值。同時檔案管理工作能夠有效的協(xié)調單位內部工作，原始檔案信息的整理、歸類以及統(tǒng)計保存工作等等也是單位工作高效開展的重要保證。隨著信息技術的不斷發(fā)展與進步，事業(yè)單位也在對內部的一些機構、體制與人事制度進行深入的改革中，這也從側面突出了檔案管理工作對事業(yè)單位改革的意義。目前事業(yè)單位面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，有些事業(yè)單位將單位績效與經濟效益工作的開展放在首位，檔案管理工作缺乏完善的計劃方案僅僅是流于形式，甚至有些單位還出現(xiàn)了被動應付工作的現(xiàn)象，難以針對檔案管理工作實施嚴格的協(xié)調與控制工作，結合這種現(xiàn)狀事業(yè)單位需要加強對檔案管理工作的重視，采取措施將其納入每一個具體的工作環(huán)節(jié)當中，真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效發(fā)展。

3 當前事業(yè)單位檔案管理工作的缺陷

3.1 缺乏專職管理人員，且業(yè)務素質不高

首先專職管理人員的配備對于各項工作的開展來說具有十分重要的意義。檔案工作不同于其他的系統(tǒng)的工作內容，大部分的檔案都處于一種分散的管理狀態(tài)，一些工作人員往往是兼職對檔案進行整理，由于缺乏培訓對于一些檔案的整理標準并不是十分的熟悉，在很多情況下工作人員難以分辨什么是檔案什么是資料，有時候為了應付工作便將覺得是檔案的資料放進盒子里進行保管。其次對于配備有專人來管理檔案的單位對檔案管理工作認識不到位，因此在會選擇一些年齡結構偏大的員工來管理檔案，難以結合現(xiàn)階段先進的設備來開展工作。有些工作人員缺乏專業(yè)的培訓工作，因此無論是從基礎理論方面還是專業(yè)意識方面都比較匱乏，加之實踐經驗不夠豐富常常會出現(xiàn)一些失誤。例如在檔案的收集以及整理裝訂過程中如果不按照程序容易導致工作產生疏漏，對于檔案的保管與利用產生不利的影響。

3.2 科學化、信息化管理程度不高

目前在很多事業(yè)單位的檔案管理工作都引入了一些先進的管理設備，但是有些單位依舊采用傳統(tǒng)的管理模式對檔案進行管理，不僅降低了工作效率也為工作人員加大了工作量。在目前很多單位對檔案管理的軟硬件設備進行了更新，但是設備更新之后工作人員的技術水平很難及時跟上，一些應該備份的檔案沒有明確的數(shù)據文檔的備份位置，十分影響檔案工作的效果。其次在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一些管理疏漏，對于檔案物質載體的管理要求沒有做到及時的明確，同時對于電子檔案的管理未能樹立正確的安全意識，對于電子檔案信息數(shù)據的保密工作做的不夠到位。最后，對于檔案管理的硬件設備以及軟件系統(tǒng)需要及時的進行更新與維護，在實際的使用過程中如果缺乏維護很容易造成系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，進而進入病毒出現(xiàn)泄密，對于單位的工作以及整體數(shù)據信息的安全埋下了隱患。

4 事業(yè)單位檔案管理的對策

4.1 建立健全檔案管理制度

對于基層事業(yè)單位的檔案管理工作來說，一項完善的法律與法規(guī)制度是十分重要的，可以使得具體的檔案管理工作做到有理可循、有據可依。要想真正的改善目前的檔案管理工作不夠清晰以及不夠規(guī)范的現(xiàn)狀，需要真正建立起來一整套完善的檔案管理制度，對相關的檔案管理標準進行統(tǒng)一，確保每一個制度與規(guī)范都能夠與具體的工作細節(jié)環(huán)環(huán)相扣。同時在完善檔案管理制度的同時需要結合不同的單位工作實際情況來有針對性的制定相關的內容，確保單位的制度規(guī)范具有靈活性、可行性與可操作性。

4.2 加強檢查檔案質量的事中控制與管理

檔案管理工作是不斷的變化的，各單位需要定期或者是不定期的對相關工作開展集中檢查，在實際檢查工作中需要將事后管理轉變成為事前預防以及事中管控的形式。在檔案工作開展之前及時進行預防，在管理過程中嚴格每一項環(huán)節(jié)的檢查與控制工作，明確分類標準，統(tǒng)一工作規(guī)范要求，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，將安全隱患扼殺在搖籃里，采取科學的措施全面提升檔案管理工作的效果。因此事業(yè)單位的檔案管理人員不僅要具備較強的專業(yè)技能與文化素養(yǎng)，也需要掌握與檔案相關的法律與法規(guī)以及行政事務與計算機知識等相關內容。單位一方面可以借助招聘優(yōu)秀的人才來負責單位檔案工作，盡可能實現(xiàn)檔案管理工作的專人專崗專職;另一方面需要從思想上提升單位工作者對檔案的重視，確保檔案管理人員的質量意識、保密意識和安全意識的提升，定期對檔案管理人員開展技術與理論知識方面的實踐與培訓工作，促使學生不斷提升自身學習水平與道德素質。

4.3 制定信息化檔案管理方案

目前科學技術的不斷發(fā)展帶動了檔案管理工作水平的提升，在此背景下各事業(yè)單位也在不斷的推動檔案的信息化建設，力圖使事業(yè)單位的檔案管理效率能夠得到進一步的提升。

1）需要針對硬件系統(tǒng)開展合理建設。存檔工作的穩(wěn)定性，因此單位應當對此重視起來加大資金方面的投入，配備完善的檔案信息化硬件設施，不斷的將現(xiàn)金的技術經驗借助硬件設備融入到檔案管理工作當中，從而營造出良好的檔案存儲氛圍。同時對于硬件系統(tǒng)來說需要在檔案資料的保存過程中充分的發(fā)揮出系統(tǒng)的電子存儲優(yōu)勢，并且結合信息存儲的工作要求及時做好檔案數(shù)據的備份，有條件的開展異地備份，這樣不僅提升了存儲量同時也保障了文件的安全性。

2）需要針對軟件系統(tǒng)進行合理的開發(fā)。事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要結合單位實際情況進行對軟件系統(tǒng)進行合理開發(fā)，同時需要結合市場實際發(fā)展概況篩選出合理的軟件技術方式創(chuàng)建出行業(yè)管理系統(tǒng)平臺，不斷提升檔案信息數(shù)據的共享效果，確保在檔案管理工作中形成完善的統(tǒng)籌規(guī)劃機制。

3）保障檔案信息的安全性。在檔案信息化建設的過程中，需要提前對其中的風險進行預防，一方面可以結合現(xiàn)階段的互聯(lián)網的開放情況做好信息風險的預防工作，減少黑客與病毒對網絡的攻擊，及時規(guī)避檔案數(shù)據丟失問題。其次，需要針對硬件系統(tǒng)的相關問題進行預防，結合硬件系統(tǒng)設置完善的防火墻系統(tǒng)，同時安裝殺毒軟件，保障檔案管理系統(tǒng)能夠形成安全性較高的隔離體系，從源頭上對系統(tǒng)風險進行管控，全面提升工作效果。

5 結語

隨著事業(yè)單位的不斷進步與發(fā)展，檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)，因此事業(yè)單位需要采取有效的措施不斷的對檔案管理工作進行創(chuàng)新，并積極的創(chuàng)建先進的軟硬件辦公系統(tǒng)，形成完善的現(xiàn)代自動化辦公設備與系統(tǒng)，在優(yōu)秀人才的管理下實現(xiàn)檔案管理工作的進步。

參考文獻

[1]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用，2013，000（003）：290-290.

[2]姚欣.關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[J].經營管理者，2012（2）：72-72.