個(gè)人檔案管理的幾點(diǎn)建議

胡紅均

摘 要：個(gè)人檔案記錄著每個(gè)公民在一生中的學(xué)習(xí)、工作整個(gè)過(guò)程，關(guān)系著每個(gè)公民的切身利益，對(duì)每個(gè)公民都十分重要。重視個(gè)人檔案的完整性，保密性，無(wú)論是檔案管理機(jī)構(gòu)還是公民個(gè)人，意義重大。

關(guān)鍵詞：個(gè)人檔案;管理;建議

1 個(gè)人檔案資料包括哪些內(nèi)容

1）學(xué)籍材料。公民個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷，學(xué)歷層次，是體現(xiàn)公民個(gè)人受教育程度的重要原始依據(jù)。也是組織人事部門(mén)和用人單位考察個(gè)人審核的必要材料。（1）起始學(xué)籍材料。個(gè)人檔案中的學(xué)籍材料，從目前管理來(lái)看，如果公民是全日制中專畢業(yè)的，學(xué)籍材料就從初中學(xué)歷收集;如果公民個(gè)人是大專以上全日制畢業(yè)的，學(xué)籍材料就從高中學(xué)歷收集。（2）在職學(xué)籍材料。公民在參加工作后，取得的學(xué)歷，整套學(xué)籍材料應(yīng)裝入個(gè)人檔案中。（3）學(xué)籍材料的種類。裝入個(gè)人檔案的學(xué)籍材料應(yīng)當(dāng)反映個(gè)人學(xué)習(xí)過(guò)程中的測(cè)評(píng)鑒定、學(xué)習(xí)成果、畢（結(jié)）業(yè)情況等。包括以下材料：畢業(yè)生登記表、學(xué)年學(xué)期測(cè)評(píng)表、報(bào)名表、志愿表、高考成績(jī)單、高考體檢表、大學(xué)生登記表、入學(xué)體檢表、軍訓(xùn)成績(jī)鑒定表、實(shí)習(xí)鑒定表或報(bào)告、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表等。如果是脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的，還應(yīng)當(dāng)將本單位同意推薦入學(xué)的意見(jiàn)表裝入個(gè)人檔案中。（4）學(xué)術(shù)科研成果材料。公民個(gè)人在學(xué)術(shù)科研中作出的重要貢獻(xiàn)，應(yīng)當(dāng)裝入個(gè)人檔案中。包括發(fā)表的論文、著作、科研成果轉(zhuǎn)化、應(yīng)用等。（5）培訓(xùn)材料。公民個(gè)人在某個(gè)階段或某個(gè)領(lǐng)域的培訓(xùn)材料，體現(xiàn)出個(gè)人在某一方面的學(xué)識(shí)或能力提升，也應(yīng)裝入個(gè)人檔案中。包括培訓(xùn)的通知、報(bào)到證明、畢（結(jié)）業(yè)證明等。

2）黨團(tuán)材料.個(gè)人的政治面貌，思想素質(zhì)，是組織人事部門(mén)和用人單位考察個(gè)人必不可少的一個(gè)方面。團(tuán)員材料和黨員材料的完整性，反映出個(gè)人對(duì)組織的認(rèn)可程度，思想的純潔程度，政治敏銳程度。完整的黨員材料，應(yīng)體現(xiàn)個(gè)人加入組織的整個(gè)過(guò)程，包括以下材料：入黨申請(qǐng)書(shū)、思想認(rèn)識(shí)、黨員培訓(xùn)學(xué)習(xí)材料、個(gè)人政審考察材料、入黨積極人員考察材料、入黨介紹人意見(jiàn)、群眾座談材料、支部會(huì)議記錄、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正公示、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正會(huì)議記錄、入黨志愿書(shū)等。

3）工作材料.工作材料，能完整的反映公民個(gè)人的工作經(jīng)歷，反映公民個(gè)人在工作中對(duì)社會(huì)所作出的重大貢獻(xiàn)以及影響。（1）入職材料.公民個(gè)人的入職材料，能夠反映個(gè)人就業(yè)的基本情況和入職的方式，也是公民個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要體現(xiàn)。一般來(lái)說(shuō)，入職材料包括以下幾個(gè)方面：聘用合同、入職政審考察表、體檢表、錄用人員審批表、入職工資表等。（2）工作經(jīng)歷材料.工作經(jīng)歷材料應(yīng)包括以下方面：轉(zhuǎn)正定級(jí)材料、連續(xù)工齡認(rèn)定表、離職、解聘或開(kāi)除材料、工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免審批表、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、工作鑒定材料、工作調(diào)動(dòng)材料、崗位聘用審批表、職稱評(píng)審表、公民出（入）國(guó)境審批表、個(gè)人信用記錄、仲裁法律文書(shū)、犯罪記錄、社保繳費(fèi)情況、退休報(bào)批表、黨代表、政協(xié)代表、人大代表材料、死亡證明材料等。

4）其它材料。如果個(gè)人基本信息不一致或重要信息不一致的，要把相應(yīng)的佐證材料放入個(gè)人檔案中，達(dá)到材料能夠相互印證的目的。例如，個(gè)人姓名或身份證號(hào)碼不一致、婚姻狀況改變、入學(xué)和畢業(yè)學(xué)校名稱不一致、國(guó)籍變動(dòng)、工作單位因機(jī)構(gòu)變革等原因名稱發(fā)生變動(dòng)、因行政區(qū)劃調(diào)整身份證號(hào)碼發(fā)生變動(dòng)等。

其它有重要影響或意義的材料。比如軍銜、警銜、特殊榮譽(yù)、治喪材料等。

2 個(gè)人檔案管理中的問(wèn)題

1）公民個(gè)人對(duì)檔案重視程度不夠。在工作中，公民個(gè)人在需要用到自己的檔案的時(shí)候，才會(huì)去關(guān)心自己的檔案。由于時(shí)間久遠(yuǎn)，當(dāng)年應(yīng)當(dāng)保存的個(gè)人檔案材料，沒(méi)有及時(shí)存放，導(dǎo)致辦事的時(shí)候缺材料，辦理不了，維護(hù)不了自身的權(quán)益，損失很大。有的甚至連自己的檔案保管在哪里都不知道。單位發(fā)生變化了，自己的檔案轉(zhuǎn)接到什么單位了，都不清楚。

2）檔案知識(shí)的宣傳普及程度不夠。學(xué)生畢業(yè)了，由于沒(méi)有參加工作，不知道檔案應(yīng)當(dāng)保管在哪里;有的在校進(jìn)入黨員預(yù)備期，畢業(yè)后沒(méi)有及時(shí)把組織關(guān)系轉(zhuǎn)出對(duì)接，到了轉(zhuǎn)正期，延期轉(zhuǎn)正不知道怎么辦;即將入職，單位要政審了，有的還不知道自己的檔案保存在哪里;參加工作了，只要單位給我發(fā)工資了，就放心了，社保交了沒(méi)有，合同簽訂了放入檔案中沒(méi)有，都不關(guān)心;要辦理退休了，需要核實(shí)檔案年齡、參工時(shí)間、工齡等問(wèn)題，很多人檔案中參工的材料根本就沒(méi)有;涉及遺產(chǎn)權(quán)益分配，需要證明親屬關(guān)系，才想起用檔案資料來(lái)證明了;發(fā)生工傷事故，要證明勞動(dòng)關(guān)系，才想起勞動(dòng)合同關(guān)系;財(cái)產(chǎn)分割、子女撫養(yǎng)、老人贍養(yǎng)糾紛等問(wèn)題出現(xiàn)，需要用到檔案資料了，才知道檔案的重要性等等問(wèn)題，這些關(guān)系到公民個(gè)人切身利益涉及檔案資料利用的，公民個(gè)人知曉度不高，重視不夠。職工一般都是信任本單位的人事干部，潛意識(shí)里認(rèn)為，這些都是人事干部的事情，他們應(yīng)當(dāng)給自己存放到個(gè)人檔案中去了的。就是這樣的潛意識(shí)，往往給自己權(quán)益維護(hù)帶來(lái)巨大損失。造成這些普遍性問(wèn)題的原因是我們對(duì)檔案知識(shí)的宣傳不夠，公民個(gè)人的知曉程度不夠，重視程度不足。

3）檔案管理?xiàng)l件亟待改善。個(gè)人檔案很重要，保管好個(gè)人檔案需要專門(mén)的機(jī)構(gòu)和專門(mén)的人員，管理制度要完善。經(jīng)費(fèi)要保障到位，庫(kù)房面積要足夠，庫(kù)房條件要達(dá)到檔案保管要求，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)要跟上社會(huì)的發(fā)展，要滿足人民的需求。這些問(wèn)題，在實(shí)際的工作中，存在著不足。

3 個(gè)人檔案建設(shè)中的幾點(diǎn)建議

1）加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)的宣傳，提高公民對(duì)檔案的重視程度。學(xué)生畢業(yè)前夕，學(xué)校在開(kāi)展就業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)工作的時(shí)候，把個(gè)人檔案保管利用的知識(shí)宣傳到位，增強(qiáng)公民個(gè)人的檔案意識(shí)，讓每個(gè)學(xué)生知道自己的檔案應(yīng)該保管在哪個(gè)單位、哪些材料應(yīng)該放入個(gè)人檔案中去保存、如何進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)遞、查閱、如何利用好自己的檔案維護(hù)自身的切身利益。

2）加強(qiáng)對(duì)職工個(gè)人檔案知識(shí)的宣傳，提高職工個(gè)人對(duì)檔案的重視。本單位的人事干部，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，知曉哪些材料應(yīng)當(dāng)存放在個(gè)人檔案中。在實(shí)際工作中，個(gè)人檔案缺失，很多都是因?yàn)槿耸赂刹繘](méi)有及時(shí)把當(dāng)時(shí)產(chǎn)生的材料送到檔案保管機(jī)構(gòu)去存放造成的。有些單位人事干部變動(dòng)頻繁，工作交接的時(shí)候，上一任同志沒(méi)有把交接工作做好，應(yīng)當(dāng)存放的材料，胡亂堆放，沒(méi)有鑒別，當(dāng)作沒(méi)用的材料處置了。職工個(gè)人的檔案知識(shí)宣傳教育，要多形式、多渠道的開(kāi)展，以切實(shí)維護(hù)他們的權(quán)益。

3）加強(qiáng)檔案信息化工作建設(shè)，提高檔案的利用效率。加強(qiáng)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，爭(zhēng)取所有的檔案資料都能在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共享。前提是，對(duì)管理員和公民個(gè)人設(shè)置不同的權(quán)限，保障個(gè)人檔案的安全性和機(jī)密性。一是：檔案管理平臺(tái)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，首要的條件是平臺(tái)建設(shè)要統(tǒng)一，完善。用一個(gè)平臺(tái)，各地都能夠在平臺(tái)辦理業(yè)務(wù)，檔案材料轉(zhuǎn)遞、查詢利用都能無(wú)縫銜接。二是：學(xué)生檔案信息化、數(shù)字化。大學(xué)生入學(xué)新建檔案時(shí)進(jìn)行信息化，數(shù)字化處理。畢業(yè)后，通過(guò)機(jī)要的形式，將個(gè)人檔案郵寄到入職單位所在地檔案保管機(jī)構(gòu)或者戶籍所在地個(gè)人檔案保管機(jī)構(gòu)，把新產(chǎn)生的個(gè)人檔案從源頭上就進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，提高利用率。三是：檔案零散材料及時(shí)數(shù)字化。入職后產(chǎn)生的材料，檔案保管機(jī)構(gòu)及時(shí)將新增的材料進(jìn)行數(shù)字化處理，保存進(jìn)個(gè)人檔案中。轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，用光盤(pán)或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備同時(shí)拷貝一份密封后同紙質(zhì)檔案一起轉(zhuǎn)遞，以便接收方快速導(dǎo)入到系統(tǒng)中去。四是：政審考察的便利化和高效化。信息化后的個(gè)人檔案，可以為單位用人政審考察提供便利。特別是現(xiàn)代社會(huì)，學(xué)生就業(yè)五湖四海，如果我們檔案建設(shè)沒(méi)有跟上，就只能按照傳統(tǒng)的方式，乘坐交通工具，千里迢迢的跑，增加行政成本，同時(shí)也影響用人單位及時(shí)為新員工辦理入職速度，員工不能及時(shí)到崗工作，拖累工作進(jìn)度。五是：保障充足的人員。實(shí)際工作中，人員不足問(wèn)題影響著工作的效率，這是群眾辦事不滿意的很大因素。

總之，多種形式和渠道的宣傳檔案知識(shí)，不斷完善和提升檔案管理水平，切實(shí)維護(hù)公民個(gè)人合法權(quán)益，提高檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)中的作用，讓群眾滿意，少跑路，多辦事，辦實(shí)事，辦好事，是每個(gè)檔案工作人的初衷和使命。