新時(shí)期如何做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

張利

摘 要：辦公室文書檔案是企、事業(yè)單位工作開展情況的完整記錄，是非常重要的檔案材料，它記載著單位發(fā)展的歷史變遷及重要工作開展的各項(xiàng)情況，因此新時(shí)期如何做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作是我們應(yīng)該著重考慮的問題，本文分析了當(dāng)前辦公室文書檔案工作存在的問題，為下一步做好單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;收集與歸檔

辦公室文書檔案在企、事業(yè)單位發(fā)展過程中起著重要的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位事業(yè)發(fā)展提供科學(xué)、有效、真實(shí)的記錄與依據(jù)。在新時(shí)期，又對檔案工作提出了新的要求，因此，如何做好新時(shí)期辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是目前辦公室檔案工作者亟需思考與解決的一個(gè)重要問題。

1 辦公室文書檔案亟需解決的問題

1.1 檔案專職人員兼職工作多

在企、事業(yè)單位辦公室，基本都會配有專職檔案工作人員，對辦公室文書檔案或單位綜合檔案進(jìn)行管理。近年來通過不斷培訓(xùn)及綜合素質(zhì)的提升，大多數(shù)檔案工作者都具有較高專業(yè)素養(yǎng)和檔案責(zé)任意識。但大多數(shù)專職檔案工作者在繁雜辦公室業(yè)務(wù)中，往往承擔(dān)了較多的兼職工作，對于所謂的“主業(yè)”有時(shí)候感覺力不從心，也造成了對辦公室文書檔案收集、整理、歸檔等各項(xiàng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)不及時(shí)、紕漏現(xiàn)象。

1.2 檔案歸檔協(xié)同意識有待加強(qiáng)

辦公室作為單位上傳下達(dá)的綜合部門，大多數(shù)材料雖由辦公室“產(chǎn)出”，但未涵蓋所有文書檔案的范圍。因此在收集與歸檔中，除本部門文書檔案外，還需要其他各部門配合協(xié)同，不能僅靠檔案工作者“眼看六路、耳聽八方”進(jìn)行收集與歸檔，還要加強(qiáng)單位其他部門的檔案歸檔協(xié)同意識，自覺將上傳下達(dá)及工作完成的材料及時(shí)歸檔，以便日后查閱使用。

1.3 檔案收集分類有待細(xì)化

在辦公室工作中，為確保文書檔案收集能夠做到在歸檔范圍內(nèi)的材料應(yīng)收盡收，在日常工作中可能隨時(shí)會將某項(xiàng)工作結(jié)束的材料或者階段性成果進(jìn)行歸檔，也會在未開始集中整理前就需要查閱使用，在這些環(huán)節(jié)中，如果檔案收集時(shí)分類工作不細(xì)化、不到位，會造成在文書檔案提供利用時(shí)查閱不便、調(diào)閱的材料不系統(tǒng)、不全面等現(xiàn)象。

1.4 檔案歸檔方式有待提高

隨著辦公方式的改變，文書檔案不僅需要紙質(zhì)存檔還要將電子版檔案一并存檔，因此在收集與歸檔時(shí)會出現(xiàn)的問題，一是收集與歸檔時(shí)僅將紙質(zhì)版進(jìn)行保存，電子版檔案沒有及時(shí)歸檔;二是電子版歸檔時(shí)，因修改次數(shù)較多，最終保存版與歸檔版本不一致，出現(xiàn)名稱相同內(nèi)容不同或內(nèi)容一樣名稱不同等各種情況，因此造成保存的電子檔案不真實(shí)或有冗余數(shù)據(jù)。

2 做好辦公室文書檔案的有效措施

2.1 提高對文書檔案工作的重視程度

在辦公室工作中，不能將重視檔案變成僅僅停留在嘴邊上的口號，而是要切實(shí)意識到檔案工作的重要性，對于檔案工作的重視程度要不斷加強(qiáng)。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要具備強(qiáng)烈的檔案意識，合理安排人員配置，為文書檔案工作配備具備專業(yè)素養(yǎng)的專職檔案工作者，讓他們有時(shí)間、有精力專注于文書檔案工作，切實(shí)將該項(xiàng)工作做好做實(shí)做細(xì);同時(shí)，要在單位各部門中貫徹檔案意識，各部門與辦公室專職檔案工作人員做好協(xié)同配合，共同做好文書檔案的收集和歸檔工作。

2.2 完善文書檔案管理工作制度

不斷完善文書檔案的收集與歸檔管理工作制度，明確文書檔案的收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍和相關(guān)注意事項(xiàng)，明確專職檔案人員的工作程序，理清各部門需協(xié)同配合的各項(xiàng)工作。

2.3 加強(qiáng)對文書檔案收集與歸檔的宣傳

不斷加強(qiáng)對單位文書檔案工作制度的宣傳與執(zhí)行力度，辦公室要加強(qiáng)與單位各部門的溝通與協(xié)調(diào)，使各部門了解檔案收集范圍、收集時(shí)限，增強(qiáng)檔案歸檔意識，確保檔案材料能夠及時(shí)、完整歸檔，做到?jīng)]有遺漏、不留死角。

2.4 不斷提高專職檔案管理人員的素質(zhì)能力

專職檔案管理人員是文書檔案管理工作的具體執(zhí)行人，只有不斷提高專職檔案管理人員的素質(zhì)能力，才能進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案管理人員要定期參加各種專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高檔案意識，增強(qiáng)知識儲備，提高綜合素質(zhì)，能熟練應(yīng)用各種新型設(shè)備與技術(shù)，掌握更多的現(xiàn)代化辦公和檔案工作的方法、手段，以更好地勝任檔案工作。

2.5 做好文書檔案的收集與分類工作

在文書檔案收集的同時(shí)，要做好檔案的分類及細(xì)化工作，例如，按照處理文件的部門、事由、類別等進(jìn)行及時(shí)分類和編號，即便隨時(shí)查閱也會清晰可見，同一事件、同一事由都在一起保管，有利于保持檔案材料的系統(tǒng)性、連貫性、完整性，確保高效、及時(shí)地提供文書檔案查閱服務(wù)。

2.6 創(chuàng)新文書檔案的歸檔方式

在文書檔案歸檔方式中，要將紙質(zhì)與電子版材料一同歸檔，做好電子檔案的儲存、編號、保管，查驗(yàn)電子檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，確保所存入紙質(zhì)檔案與電子檔案內(nèi)容一致、真實(shí)可靠。

綜上，新時(shí)期對檔案工作提出了新要求，做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作，對于單位各項(xiàng)工作提供完整記錄和查閱利用至關(guān)重要，因此要加強(qiáng)對檔案工作的重視與支持，不斷建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，做好文書檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，確保辦公室文書檔案收集與歸檔的完整、及時(shí)，對單位各項(xiàng)工作的開展起到強(qiáng)有力的支撐。