淺談事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

王曉紅

摘 要：6月9日是第13個(gè)國際檔案日，國家檔案局以“檔案見證小康路、聚焦扶貧決勝期”為主題，通過回顧精準(zhǔn)扶貧、脫貧攻堅(jiān)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)和畫面，進(jìn)一步增強(qiáng)社會組織、群眾認(rèn)知檔案的價(jià)值，增強(qiáng)保護(hù)檔案意識，營造全社會關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。如今的檔案工作，與人民的生活息息相關(guān)，對于一個(gè)單位、團(tuán)體工作的開展發(fā)揮著愈加重要的作用。對于事業(yè)單位來說，推進(jìn)信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，這對于對當(dāng)前事業(yè)單位提升管理水平和工作效率的是非常重要的。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

隨著以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)成為新時(shí)期檔案工作的開展趨勢。事業(yè)單位在政府推行“放管服”的政務(wù)改革的號召下，也在積極推動內(nèi)部檔案管理的優(yōu)化革新。本文將以事業(yè)單位檔案管理信息化為切入點(diǎn)，闡述檔案管理信息化的特點(diǎn)與優(yōu)勢，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化的現(xiàn)狀，并據(jù)此針對性地提出切實(shí)可行的措施。

1 檔案管理信息化的特點(diǎn)與優(yōu)勢

1.1 檔案線上管理，存儲環(huán)境持續(xù)優(yōu)化

在現(xiàn)有的大部分單位的檔案管理中，檔案的記錄媒介多為紙張，而由于紙張的保質(zhì)期有限、較易磨損且容易受潮或蟲蛀等特點(diǎn)，檔案管理資料需要定期進(jìn)行重新記錄和整理，檔案的存放時(shí)間較短，存放條件限制也較多。因此，從這一角度來說，在進(jìn)行檔案管理過程中，事業(yè)單位要專門選取合適的儲存環(huán)境進(jìn)行檔案的存放和整理。若全面推行信息化管理，大部分檔案都可以存儲到電子硬盤或者線上系統(tǒng)中，且隨時(shí)實(shí)地可以根據(jù)需要對檔案進(jìn)行復(fù)刻或備份。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過數(shù)據(jù)庫來對相關(guān)的人事檔案進(jìn)行分類歸檔存儲，不僅能夠減少檔案存儲的空間，減輕工作人員的工作壓力，同時(shí)還能夠跨越時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)對檔案的長時(shí)間保管。

1.2 查詢使用便捷，人力物力有效節(jié)省

傳統(tǒng)的檔案由于大多由紙張記載形成，耗費(fèi)檔案管理工作人員大量的時(shí)間和精力進(jìn)行整理，因此檔案資料相對來說都十分珍貴。所以在借閱和查詢時(shí)，程序都較為繁瑣。另外，由于借閱使用的過程中，檔案與粉塵進(jìn)行了大量接觸，因此檔案很容易受到磨損，更增加了檔案管理工作的困難性。而信息化檔案管理可以在減少檔案占據(jù)的時(shí)間和空間的同時(shí)，使得檔案管理工作的外部共享和內(nèi)部使用都更加方便。在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，相關(guān)工作人員只要利用電子信息搜索和查閱的功能尋找相關(guān)的資料，不必多次查閱卷宗，盡可能避免了檔案資料的磨損。另外，檔案管理查閱的手續(xù)也更加簡便，借閱人員可以根據(jù)需要隨時(shí)進(jìn)行檔案查閱。

1.3 信息資源融合，績效管理顯著提升

檔案基礎(chǔ)資料作為績效管理的有效載體，不但直接記載了績效管理的工作重點(diǎn)，而且反映了基層對落實(shí)績效管理的行動速度和標(biāo)準(zhǔn)指向。傳統(tǒng)檔案管理模式，人工模式占用空間比較大、查詢的速度比較慢、檔案管理不暢，不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化不僅能夠有效提高工作效率，更加快速地收集、編纂，還能保真保全的留存文件、文檔、圖片等檔案資料，為績效管理提供了新的途徑和重要依據(jù)，為工作落實(shí)提供強(qiáng)有力抓手。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

一是信息化檔案的信息化水平仍需加強(qiáng)。信息化的檔案管理模式讓傳統(tǒng)意義上的檔案的功能得到了拓展。然而，即便是已經(jīng)推行信息化管理的許多單位中，只是單純將檔案資料由線下移至線上，沒有讓過去只是單純地被保存的檔案資料成為能夠服務(wù)于當(dāng)下工作模式的有用的信息資料。有些單位對檔案管理硬件保障力度不夠，軟件系統(tǒng)不規(guī)范，技術(shù)水平不夠高，造成裝備版本陳舊，運(yùn)行緩慢、卡頓、存儲空間小等問題時(shí)有發(fā)生，未能真正發(fā)揮出信息化建設(shè)的最大功效。

二是檔案管理工作人員的素質(zhì)略顯不足。目前，很多事業(yè)單位都呈現(xiàn)老齡化的趨勢，部分檔案管理人員年齡偏大、對信息化等新興事物的接受能力偏弱，信息化業(yè)務(wù)能力儲備不夠，對檔案資料方面的收集、整理、裝訂工作進(jìn)展不到位，導(dǎo)致檔案信息采集、整理質(zhì)量不高，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤、導(dǎo)入信息及導(dǎo)出信息不夠及時(shí)，最終出現(xiàn)輸入時(shí)的初始信息出現(xiàn)誤差，導(dǎo)出時(shí)的信息也不夠完善甚至是錯(cuò)誤等現(xiàn)象，這些因素都影響著檔案管理信息化的順利推進(jìn)。

三是信息化檔案的安全管理不夠完善?？陀^來講，信息化的檔案管理為人們帶來便利的同時(shí)，也伴隨著線上數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，在當(dāng)前不斷變化的互聯(lián)網(wǎng)安全大背景下，如果事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)的安全保障平臺的技術(shù)更新不夠及時(shí)，安全防護(hù)等級不高，就容易導(dǎo)致信息泄露、文件流失，危及檔案安全甚至社會穩(wěn)定。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對策

一是創(chuàng)新加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。工欲善其事，必先利其器。高速運(yùn)轉(zhuǎn)的信息化檔案管理系統(tǒng)，離不開技術(shù)的支持。相關(guān)部門應(yīng)科學(xué)合理地利用現(xiàn)有設(shè)施設(shè)備和技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理部門和其他部門以及用戶的溝通交流與合作，從需求出發(fā)，廣泛征求實(shí)際操作人員的意見建議，研發(fā)出滿足當(dāng)代市場需求的檔案服務(wù)業(yè)務(wù)，讓檔案服務(wù)業(yè)務(wù)不單具備基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)性質(zhì)，而且還能夠具備一定的增值性能，例如增加網(wǎng)絡(luò)簽章的功能，讓檔案管理工作朝專業(yè)化、個(gè)性化的方向發(fā)展，全面提升檔案的管理水平。同時(shí)，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新運(yùn)用，將檔案管理同信息化管理相結(jié)合，讓檔案在分類、統(tǒng)計(jì)、檢索等方面更加方便、快捷、有效，從而在工作中發(fā)揮出檔案管理信息化應(yīng)有的作用和優(yōu)勢。

二是積極做好檔案的安全保密工作。在數(shù)據(jù)信息高速傳播的現(xiàn)在，信息的傳播速度以及傳播范圍都比之前要更快、要更廣。當(dāng)事業(yè)單位對檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)時(shí)，如果各種檔案、信息都在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行交流傳播，將會嚴(yán)重威脅到事業(yè)單位的信息安全，為部分檔案的保密性管理埋下了隱患。因此，在事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化管理過程中，要積極做好檔案的保密管理工作，定期維護(hù)好單位的信息安全，提高數(shù)據(jù)信息的安全性，切實(shí)維護(hù)單位信息安全。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的檔案保密管理機(jī)制，對檔案的各種數(shù)據(jù)信息加強(qiáng)安全管理;其次，要讓單位員工，尤其是檔案管理人員提高對檔案信息化管理安全性的重視，簽署保密協(xié)議，加強(qiáng)對高素質(zhì)員工的培養(yǎng)，防止信息的內(nèi)部丟失;最后，還要加強(qiáng)事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，防止檔案信息被黑客攻擊而丟失。

三是強(qiáng)化檔案管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)。打鐵還需自身硬，要充分發(fā)揮檔案信息化的效能，事業(yè)單位檔案管理工作者必須要具備相當(dāng)扎實(shí)的專業(yè)管理技術(shù)，同時(shí)還必須要掌握足夠的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)知識。因此，事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理專業(yè)人員的引進(jìn)及培養(yǎng)，一方面，要加大對計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)人員的招錄，根據(jù)他們信息化水平高、操作能力強(qiáng)的特點(diǎn)，崗盡其責(zé)，人盡其用;另一方面，要提升干部培養(yǎng)的針對性，通過“引進(jìn)來+走出去”等形式，開展學(xué)習(xí)，增強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和意識，啟發(fā)干部通過理論學(xué)習(xí)與實(shí)際工作相結(jié)合的方式，對工作方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作水平的全面提升。

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