基建檔案管理中存在的問題和對(duì)策

盛建軍

摘 要：在國家政策的扶持和鼓勵(lì)下，基建工程發(fā)展迅速?；üこ探ㄔO(shè)作為國家建設(shè)的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，必須要保障基建工程質(zhì)量。而基建工程檔案管理工作能夠?qū)üこ添?xiàng)目的工程信息加以整合，是基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、交付使用、維護(hù)、管理和擴(kuò)建的重要參考依據(jù)。因此，基建檔案管理水平需要與基建工程發(fā)展速度相一致，以提高基建工程的建設(shè)質(zhì)量。本文著重從現(xiàn)階段基建工程檔案管理所存在問題出發(fā)，并提出了一些相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基建工程;檔案管理;問題;對(duì)策

基建工程建設(shè)過程中必然會(huì)產(chǎn)生大量的工程數(shù)據(jù)信息，這就需要采用基建檔案管理對(duì)這些數(shù)據(jù)信息加以整合，并進(jìn)行安全完整的存儲(chǔ)與保管[1]?，F(xiàn)階段，基建工程涉及的建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜多樣，其資料收集和管理的難度也隨之增加。再加上，互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的快速發(fā)展為基建工程檔案管理提供了新的技術(shù)手段，使檔案資料的存儲(chǔ)、查閱和歸檔等過程更加自動(dòng)化，但是也對(duì)傳統(tǒng)的管理模式提出了問題和調(diào)整，需要基建工程單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。

1 基建檔案的簡介

1）基建檔案的定義?；n案是在基建工程建設(shè)過程中形成的，貫穿在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段。因此，基建檔案的覆蓋范圍較廣，形式具有多樣化。通常情況下，對(duì)于基建檔案管理主要分為三個(gè)階段：即前期管理檔案、施工管理檔案和竣工管理檔案。其中，前期管理檔案主要包括科研報(bào)告、專家建議以及一些日常工程文件等，如會(huì)議紀(jì)要、征地文件等。施工管理檔案則會(huì)涉及施工圖紙、安裝說明、模型、報(bào)表、竣工報(bào)告以及驗(yàn)收單等文件?？⒐す芾頇n案則是指監(jiān)理檔案和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等工程材料[2]。

2）基建檔案管理的作用?；n案管理在基建工程項(xiàng)目管理過程中發(fā)揮著積極作用。首先，基建檔案涵蓋了基建工程從項(xiàng)目立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收直至交付使用整個(gè)過程中的工程資料，其資料形式主要有文字、聲像和圖紙等。這些資料真實(shí)客觀的反應(yīng)了基建工程的建設(shè)情況，為工程項(xiàng)目的開展提供了重要的數(shù)據(jù)和技術(shù)支持。同時(shí)，基建工程檔案能夠?yàn)楹罄m(xù)項(xiàng)目的變更、擴(kuò)建或者二次建設(shè)等提供必要的參考依據(jù)，直接將現(xiàn)有工程的建設(shè)條件、建設(shè)數(shù)據(jù)以及建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行全面的展示，并作為真實(shí)的數(shù)據(jù)支撐，為工程項(xiàng)目的后續(xù)決策提供重要的依據(jù)[3]。

此外，工程項(xiàng)目管理過程中可以從基建檔案中學(xué)習(xí)總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，并運(yùn)用到其他項(xiàng)目管理過程中。最后，大部分基建工程都會(huì)涉及拆遷征地等社會(huì)問題，如果處理不當(dāng)就會(huì)引起法律糾紛，而基建檔案中的用地許可、規(guī)劃文件等則可以作為一種法律依據(jù)，減少工程糾紛現(xiàn)象的發(fā)生。

2 基建檔案管理工作中存在的主要問題

1）規(guī)章制度的執(zhí)行力和保障力不足?；üこ添?xiàng)目建設(shè)范圍和建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，使得相關(guān)部門開始逐步加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理的重視程度。國家也相繼出臺(tái)了關(guān)于基建檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，如《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城建檔案管理規(guī)定》等。同時(shí)，各個(gè)區(qū)域根據(jù)當(dāng)?shù)鼗üこ痰膶?shí)際情況制定了相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則。但是，基建檔案管理法律法規(guī)的部分條款只具有部分適用性，并不能完全適用。因此，有些法律條款并不能得到根本上的落實(shí)，只是浮于形式。再加上基建工程的建設(shè)周期一般較長，涉及的建設(shè)內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，同時(shí)，工程單位還需要綜合考慮工程成本和工程進(jìn)度等問題，使得檔案管理工作總是滯后，而不能與工程建設(shè)進(jìn)度保持一致，甚至處于被忽略的狀態(tài)[4]。

2）缺乏對(duì)基建檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)?；üこ添?xiàng)目中，管理人員將過多的精力放在工程質(zhì)量控制、成本控制和進(jìn)度控制等方面，并沒有深刻認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性。在實(shí)際工程檔案管理過程中，并不能及時(shí)將所有工程項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，使得部分工程資料欠缺，而有些工程資料即使被收集上來也只是應(yīng)付工作，并不具有實(shí)際的存儲(chǔ)和管理意義。

3）基建檔案管理工作難度較大?；üこ探ㄔO(shè)規(guī)模和建設(shè)范圍的擴(kuò)大使得工程項(xiàng)目自身的復(fù)雜度也逐漸加大，因此，基建工程材料種類變得更加繁雜?；üこ添?xiàng)目的開展可能會(huì)涉及設(shè)計(jì)、勘察、施工、招投標(biāo)以及監(jiān)理等多個(gè)單位，這就加重了工程資料來源的復(fù)雜程度，很容易使得檔案管理員無從下手。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起，使得基建檔案資料的載體形式也變得多樣化。檔案管理工作需要改變傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式，以適應(yīng)工程檔案資料的發(fā)展形勢。

4）檔案管理人員專業(yè)能力有待提升。由于基建單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，因此經(jīng)常會(huì)安排一些不具備檔案管理專業(yè)素質(zhì)的工作人員來從事檔案管理工作。這些檔案管理人員往往并不具備專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，只是一味的按照固有模式進(jìn)行資料保管，不能采用專業(yè)、科學(xué)的管理方法進(jìn)行檔案管理，更不會(huì)積極主動(dòng)的創(chuàng)新管理方法，使得檔案管理工作中出現(xiàn)大量錯(cuò)誤，進(jìn)而影響到工程項(xiàng)目的驗(yàn)收質(zhì)量等。

3 基建工程檔案管理的對(duì)策

1）構(gòu)建科學(xué)合理的基建檔案管理制度?？茖W(xué)合理的基建檔案管理制度是確?；n案管理工作得以落實(shí)的重要保障，能夠有效提高基建檔案管理工作的規(guī)范性和高效性。相關(guān)部門需要在參考國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身的工作管理現(xiàn)狀，制定與自身發(fā)展相匹配的檔案管理制度?；n案管理制度要從檔案管理工作的實(shí)際問題出發(fā)，具有一定的可行性和落地性。同時(shí)，在基建檔案管理制度中明確規(guī)定各個(gè)崗位的工作職責(zé)，并實(shí)施科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，全面規(guī)范工作人員的工作內(nèi)容，并調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，從根本上提高基建檔案管理的質(zhì)量[5]。

2）樹立正確的基建檔案管理意識(shí)?；n案管理工作是基建工程項(xiàng)目的重要組成內(nèi)容，必須得到足夠的重視。相關(guān)工作人員只有樹立正確的基建檔案管理意識(shí)，才能夠科學(xué)規(guī)范的從事檔案管理工作，并將各項(xiàng)工作職責(zé)切實(shí)履行。在正確管理意識(shí)的引導(dǎo)下，基建檔案管理人員還會(huì)積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和管理方法，并不斷引進(jìn)新型創(chuàng)新的管理辦法，以促使基建檔案管理工作能夠適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展。

3）加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，基建檔案管理工作應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，構(gòu)建科學(xué)的基建檔案信息化管理系統(tǒng)，為檔案資料的查閱、調(diào)用和管理等提供便利條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，也在一定程度上改變了檔案資料的存儲(chǔ)形式，擺脫了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)資料形式，并且解決了紙質(zhì)資料易損壞和易丟失的問題，使得基建檔案管理質(zhì)量顯著提高。

4）加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員是基建檔案管理工作的重要執(zhí)行者。只有檔案管理人員具有過硬的專業(yè)技能和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，才能夠有效提升基建檔案管理質(zhì)量。這就需要基建單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)與引進(jìn)，定期組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和交流，并積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理方法，以提升管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。同時(shí)，基建單位需要制定科學(xué)的人才引進(jìn)機(jī)制，適當(dāng)?shù)钠赣靡恍└咚降墓芾砣藛T，提升基建檔案管理水平。

4 結(jié)語

基建檔案管理質(zhì)量關(guān)系著工程項(xiàng)目的實(shí)施交付以及后續(xù)的使用、擴(kuò)建和改造等工作，因此，相關(guān)部門需要充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理的重要性，并結(jié)合當(dāng)前接管檔案管理工作中所存在的問題，制定科學(xué)合理的解決對(duì)策，以提高基建檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王涵，張軍歌，廣浩.淺談基建檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2020（S1）：54-55.

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[3]劉峰.基建工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策探討[J].江西建材，2018（12）：65+67.

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