信息化背景下檔案管理的發(fā)展路徑探析

張樹東

摘 要：當下信息化技術處于飛速發(fā)展階段，“互聯網+”時代已經到來。檔案在現實社會中具有重要價值和作用，不論是企事業(yè)單位還是政府機關是否能夠正常運行，都離不開完整的檔案資料?；诖耍疚暮喴治隽爽F階段檔案管理信息化發(fā)展中的問題，并提出一系列檔案管理工作發(fā)展路徑，旨在提升檔案管理信息化建設綜合性，不斷的創(chuàng)新檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;數字化資源

引言：

關于檔案管理的問題已引起廣泛的重視，信息化已成為發(fā)展的必然趨勢。隨著社會的發(fā)展進步，檔案管理水平需要不斷的提升同時但成效有待提高。檔案管理辦公室為了實現這一目標，要把高科技設備和技術應用于管理過程中來。為了使信息管理更加科學有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本次研究以信息化在檔案管理的作用為主要內容，探討在這個過程中存在的問題，并提出可行性建議。

一、現階段檔案管理信息化發(fā)展中的問題

（一）檔案管理安全意識對其創(chuàng)新性造成阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發(fā)晨?？梢钥吹綑n案管理雖然處于信息化發(fā)晨階段，很多問題亟待解決。由此可知實現檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現這一目標的難度較大，這對我國現階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

（二）信息化管理有待實現標準化和法治化

客觀的看待我國現階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實現共享，究其原因主要集中在以下三個方面：①由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標準。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門在管理檔案時所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現矛盾和沖突之處。2②從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內容也各不相同，有不協調的情況存在。③我們所處的時代信息化技術飛速發(fā)展，而且處于動態(tài)變化之中，這對系統(tǒng)建設提出更高的要求，時效性較強，如果失去時效性將不利于平臺的建設。

二、加強檔案管理信息化建設的路徑

（一）創(chuàng)新檔案管理的觀念

在企業(yè)的檔案管理工作當中，優(yōu)化管理工作的關鍵內容就是對管理觀念進行創(chuàng)新。管理人員不要用以往的管理觀念來對企業(yè)的檔案信息來進行管理，這樣也就導致管理工作無法順利開展。在大數據背景下，還是有許多企業(yè)的管理人員沒有意識到現階段的情況，沒有跟上時代發(fā)展的腳步?，F階段的檔案數據種類非常的多，而且數據信息的數量也非常的大，要是結合傳統(tǒng)的管理觀念來管理檔案，那么就會花費很多的時間，這樣也就會導致管理工作無法達到效果。所以，在開展管理工作的時候，一定要創(chuàng)新管理理念，滿足大數據時代的改變，合理的使用信息技術進行工作，并且將信息技術運用到管理工作中，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量。

（二）加強檔案數字化資源建設

為了把高質量的信息化服務提供給社會和需要者，對于檔案數字化資源建設工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎軟硬件設施必須要完備，并且把現代多媒體、3D等高科技技術應用于其中，使紙質檔案信息資料逐漸實現電子化，并構建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務具有更強的吸引カ，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網絡平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

（三）強化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應用達到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強對相關工作人員的培訓，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調整服務態(tài)度，構建更加合理的管理模式，調整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應變能力，形成主動服務的意識。要認識到我們處于信息技術迅速發(fā)展的時期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質和水平，具有較高的時事熱點信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動提供資源信息，檔案信息管理向著科技術和現代化的方向發(fā)展，把更具價值的信息內容提供給社會。還要注意的是企業(yè)在進行檔案信息化管理建設時，要把電子軟件應用于其中，對信息內容進行有效的檢索，使檔案管理更具規(guī)范性，増強檔案管理的安全性和使用的有效性。

（四）聘請專業(yè)的管理人才

很多的企業(yè)都沒有重視檔案的管理工作，而且企業(yè)中也缺少專業(yè)的檔案管理人才。而且進行檔案管理工作一般都是有其他人員進行的，而且缺少專業(yè)的管理知識，無法正確的對檔案進行管理。這些管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓エ作，也沒有豐富的管理知識，在對檔案進管理的時候也就沒有合理的進行管理。所以，企業(yè)一定要招聘一些專業(yè)的管理人オ從事檔案管理的工作。企業(yè)可以經過學校招鵬和網上的求職來進行招聘エ作，從而引進更多專業(yè)的管理人員，合理的來對企業(yè)的檔案進行管理。在大數據時代下，要是企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理團隊，那么就會導致企業(yè)的檔案管理工作無法順利的進行，影響企業(yè)的發(fā)展。

（五）創(chuàng)新檔案管理的方法

在企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的時候，最關鍵的一點就是要對管理方法來進行創(chuàng)新。滿足大數據時代的需求，改變以往存在問題的檔案管理方法，促進信息技術和檔案管理方法的結合，建立一個全新的檔案管理方法。企業(yè)只要使用這樣的管理方法，就可以有效地提升檔案管理質量和效率，使檔案管理工作得到晚上。此外，企業(yè)還要建立一個獎勵的制度，對檔案管理工作中表現好的管理人員進行表揚和獎勵。經過這樣的方法，可以有效地激發(fā)管理人員工作的積極性，并且使檔案管理工作的質量更好，促進企業(yè)的發(fā)展。由于社會的發(fā)展，檔案館的職能也隨之處于動態(tài)變化之中，很多環(huán)節(jié)需要調整和更新，這對管理人員提出更高的要求，要順應時代的變化和要求，對機構設置進行調整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機構管理等服務。在部門機構創(chuàng)新改革過程中，要處理好人員調整的問題，創(chuàng)造出功能更加完善的工作平臺，使檔案管理工作人員能夠利用平臺為社會公眾提供高質量的服務。

結論：

綜上所述，關于檔案信息化建設的重要性已達成共識，要轉變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實現此目標，必須要提高服務水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數字化的發(fā)展之路。

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