加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

孫明杰

摘 要：我國是一個地域遼闊，人口眾多的國家。這種現(xiàn)象給我國的檔案管理工作帶來了嚴(yán)重的問題。在信息技術(shù)不斷進步的背景下，越來越多的文件管理通過網(wǎng)絡(luò)從過去的紙質(zhì)文件向電子文件的方向傳輸信息和資料，實現(xiàn)廣泛的信息共享。如何有效地整合復(fù)雜的檔案和材料并規(guī)范管理任務(wù)尤為重要。文件管理工作是其他工作的基礎(chǔ)，也是管理，決策，計劃等的重要數(shù)據(jù)參考。在文件管理工作中，傳統(tǒng)的文件管理工作方法比較陳舊，主要依靠人工實現(xiàn)，工作效率不高，工作強度高，造成了人力，物力，資源的浪費。本文主要分析文件管理在安全性和機密性方面的增強，結(jié)合實際情況，對信息文件管理進行合理的改進。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化檔案管理

前言

檔案管理是為社會的建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。在構(gòu)建和開發(fā)檔案管理信息時，有必要充分理解這一主題，建立事件管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息水平。隨著電子信息時代的到來，信息更新的速度加快，在檔案管理中需要不斷加強檔案信息的建設(shè)。隨著電子檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案給歸檔和使用帶來不便的僵局已經(jīng)消除。并促進了歸檔信息化的發(fā)展。隨著人們對電子檔案的日益認識，電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，加強檔案的信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢。無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件還是電子文件，安全性和機密性問題都非常重要。本文重點介紹如何增強文件管理和信息文件管理的安全性和機密性。

一、檔案信息化管理和安全保密概述

在信息時代，信息建設(shè)和檔案管理的發(fā)展是必然的選擇。與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，它更符合時代的發(fā)展要求，可以有效減少工作量和錯誤，減少人工成本，提高檔案管理效率。但是，確保存檔信息的質(zhì)量和安全性已成為要解決的最重要問題之一。因此，有必要加強對信息檔案管理安全性和機密性的研究，為后續(xù)檔案管理信息建設(shè)提供參考。

檔案信息的安全性和機密性是社會檔案管理組織必須面對的核心問題和嚴(yán)格測試。特別是在檔案管理計算機化的過程中，需要一個完整的安全系統(tǒng)來確保檔案的安全性和機密性。潛在的安全問題旨在提供可確保文件管理安全的解決方案。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理工作認知存在不足

鑒于我國檔案管理業(yè)務(wù)的當(dāng)前狀況，認識不足的問題長期存在。大多數(shù)人認為存檔管理工作不會產(chǎn)生重大的財務(wù)收益。存在主觀盲目忽視現(xiàn)象，在某種程度上限制了檔案管理。信息化建設(shè)。這樣做的原因是文件管理工作未被充分認識，并且不能完全理解其重要性。文件管理不僅僅是將文件信息輸入計算機，它是一個系統(tǒng)的過程和全面的控制。

（二）檔案管理信息化水平不高

當(dāng)我國目前的檔案管理工作開展時，政府部門和企業(yè)單位沒有開展檔案管理工作，缺乏支持管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)，而是更多地依靠政府官員進行管理。文件信息管理未得到充分利用，從而影響了原始信息。為了解決現(xiàn)有問題，我們需要進行改進和完善，促進文件管理信息的建設(shè)，提高文件管理的質(zhì)量。

（三）信息化技術(shù)較為落后

我國檔案管理信息化建設(shè)起步于管理經(jīng)驗少，技術(shù)相對落后。與發(fā)達國家相比，仍然存在一些差距。此外，工作的性質(zhì)與檔案管理軟件不匹配，因此難以充分利用檔案管理。信息化建設(shè)的作用是有限的，并且在某些任務(wù)的執(zhí)行中受到不同程度的影響。

三、探討加強檔案安全保密管理相關(guān)措施

（一）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平

提高文件管理器的專業(yè)素質(zhì)是加強安全控制的重點。首先，文件管理應(yīng)堅持集中統(tǒng)一的原則，對所有文件進行合并和分類，以便專門的管理人員進行管理。另外，如果雇用管理人員，則需要提高“門檻”。所有應(yīng)聘的管理人員的工作能力都將通過所有規(guī)定的考核，選擇最佳的的管理人，優(yōu)勝劣汰，并確保檔案管理員的工作能力滿足規(guī)定的要求。第三，檔案管理人員不斷提高專業(yè)人員素質(zhì)，狠抓檔案的安全保密工作，增強檔案的安全保密管理能力，有效保護檔案信息。最后，我們著重于培訓(xùn)，定期為檔案管理員提供安全性和機密性培訓(xùn)。檔案維護者的階級地位和職業(yè)道德應(yīng)提高對保密的認識，絕不危害國家安全和人民利益。此外，根據(jù)實際情況，為了順應(yīng)信息檔案管理的趨勢，我們定期進行有關(guān)計算機操作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（二）完善安全管理制度

在完善安全管理系統(tǒng)時，應(yīng)考慮各種因素對數(shù)字檔案信息安全性的影響。關(guān)于人身安全管理，有必要建立專門的安全審查制度，運行安全評估制度，安全教育制度等。必須對所有存儲的數(shù)字信息進行保密分類。機密信息和敏感信息必須進行加密，并離線存儲在安全的環(huán)境中，以防止竊聽，修改或破壞信息。從系統(tǒng)安全運行的角度來看，它必須在控制對計算機機房的訪問，管理環(huán)境條件，自然災(zāi)害防護，防護設(shè)施管理、電磁波與磁場防護等工作。將建立一個系統(tǒng)，例如操作安全管理，操作權(quán)限管理，操作規(guī)范管理，操作責(zé)任管理，操作監(jiān)視管理，操作恢復(fù)管理，應(yīng)用程序部分備份管理，應(yīng)用程序軟件維護和安全管理等制度。從技術(shù)上防止文檔被人為修改，并提高了電子文檔的可靠性。

（三）維護數(shù)據(jù)信息自身安全

信息安全和機密性任務(wù)可以使用安全加密技術(shù)來集成信息資源，以確認在兩方之間傳輸信息的目的，或者使用雙向密鑰加密。雙重密鑰技術(shù)在實際應(yīng)用中更為廣泛。使用兩個加密密鑰，可以通過適當(dāng)?shù)钠ヅ鋪頋M足解密需求。

結(jié)語

綜上所述，在檔案管理中管理安全性和機密性對于檔案的應(yīng)用和開發(fā)非常重要。在新時代將最新的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理將有助于減輕勞動強度，提高檔案管理信息化水平。更重要的是，在保持強大的檔案信息管理能力的同時，還需要注意檔案管理的安全性。為了加強檔案的安全性和保密性管理，有必要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，完善安全管理體系。還可以應(yīng)用信息技術(shù)來確保檔案的安全性。在這個階段，文件管理的信息化建設(shè)已成為必然的發(fā)展趨勢。從加強信息建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，加強安全性和機密性兩個方面著眼于如何加強信息管理建設(shè)，為文件管理的進一步發(fā)展做出貢獻。

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